Wat is activiteitsgestuurde budgettering (ABB)?

Activity-based budgeting is een essentieel hulpmiddel voor de financiële teams van vandaag. Het onderstreept het belang van het focussen op waardegedreven activiteiten, het nemen van efficiënte beslissingen en het afstemmen van middelen op waar ze het meest van belang zijn.

Door samenwerking tussen afdelingen mogelijk te maken en duidelijke doelen te stellen, slaat activity-based budgeting op effectieve wijze een brug tussen strategische planning en bedrijfsvoering.

In dit artikel behandelen we de basisprincipes van activity-based budgettering, zodat je de doelstellingen van je organisatie kunt ondersteunen, waaronder:

Wat is budgettering in een bedrijf?

Budgettering in het bedrijfsleven biedt een financieel stappenplan dat de toewijzing van middelen, kosten en inkomsten in verband met verschillende taken en activiteiten schetst. Het is een mix van macro- en microperspectieven en geeft een overzicht van de financiële gezondheid van het bedrijf en details over operationele activiteiten.

Waarom is budgettering noodzakelijk voor bedrijven?

Budgettering dient als kompas voor bedrijven en stuurt belangrijke besluitvormingsprocessen. Het stelt bedrijven in staat om middelen efficiënt toe te wijzen, duidelijke doelstellingen te bepalen, prestaties op te volgen en betere financiële beslissingen te nemen. Het is een strategisch hulpmiddel dat helpt bij het navigeren door de complexe financiële wereld.

Wat zijn de belangrijkste soorten budgettering?

Er bestaan verschillende budgetteringstechnieken, elk met hun eigen unieke aanpak. Deze omvatten zero-based budgettering, incrementeel budgetteren, top-down budgettering en bottom-up budgettering. Elke methode biedt een ander perspectief op de toewijzing van middelen en kostenbeheer, waardoor bedrijven hun markt en activiteiten beter begrijpen.

Wat is activiteitsgestuurde budgettering (ABB)?

ABB (Activity Based Budgeting) identificeert en wijst middelen toe op basis van activiteiten die nodig zijn om de bedrijfsdoelen te realiseren. Het biedt een gedetailleerd perspectief van kosten en richt zich op wat echt belangrijk is - activiteiten.

Waarom is activity-based budgettering nuttig?

Budgettering op basis van activiteiten biedt een gedetailleerd overzicht van de middelen en kosten die zijn gekoppeld aan specifieke activiteiten. Deze zichtbaarheid helpt bedrijven om middelen beter toe te wijzen en kostenveroorzakers te identificeren om datagestuurde beslissingen te nemen.

Wie zou activity-based budgettering moeten doen?

Alle bedrijven, vooral bedrijven met complexe activiteiten of bedrijven die hun kostenbeheer en toewijzing van middelen willen verfijnen, hebben baat bij activity-based budgettering.

Is activity-based budgeting een top-down of bottom-up budgetteringsmethode?

Activity-based budgeting combineert zowel top-downals bottom-up en bottom-up gegevens, waaronder inzichten van het hogere management over doelen en doelstellingen op hoog niveau en details over specifieke activiteiten en benodigde middelen van afdelingsmanagers.

Voordelen van activiteitsgestuurd budgetteren

Activity-based budgeting biedt verschillende voordelen:

Op activiteiten gebaseerde budgettering wijst kosten nauwkeurig toe

Door kosten te categoriseren op basis van specifieke activiteiten, maakt activity-based budgeting een nauwkeurigere kostentoewijzing mogelijk, wat bedrijven helpt te begrijpen waar middelen worden verbruikt en hoe ze uitgaven effectief kunnen beheren.

In plaats van een algemene benadering van budgettering toe te passen, die de werkelijke kosten van activiteiten kan verdoezelen, zorgt activity-based budgeting ervoor dat elke uitgegeven dollar wordt verantwoord en gekoppeld aan een specifieke activiteit die waarde toevoegt.

Op activiteiten gebaseerd budgetteren wijst middelen strategisch toe

Strategische toewijzing van middelen is een ander voordeel van activity-based budgettering, dat bedrijven in staat stelt om prioriteit te geven aan activiteiten die in lijn liggen met hun strategische doelen. Deze aanpak zorgt ervoor dat middelen worden ingezet voor activiteiten die waarde toevoegen, waardoor de impact van elke financiële beslissing wordt geoptimaliseerd.

Activity-based budgettering versterkt de besluitvorming

Activity-based budgeting geeft financiële leiders meer macht door een gedetailleerd inzicht te geven in de impact van dagelijkse activiteiten en strategische initiatieven. Door de werkelijke kosten van elke activiteit te identificeren, kunnen managers weloverwogen beslissingen nemen over waar ze op de kosten moeten besparen zonder waarde op te offeren of waar ze meer moeten investeren om groei te stimuleren.

Nadelen van activity-based budgeting

Ondanks de voordelen is activity-based budgettering niet zonder uitdagingen.

Activity-based budgettering vereist veel tijd voor implementatie

Het implementeren van activity-based budgettering vergt veel tijd en inspanning, vooral in de beginfase. Dit is te wijten aan de noodzaak om alle activiteiten binnen het bedrijf te analyseren en categoriseren en nauwkeurig kosten toe te wijzen aan elke activiteit, wat middelen kan onttrekken aan andere gebieden van het bedrijf, waardoor projecten of processen mogelijk worden vertraagd tijdens de overgangsperiode.

Op activiteiten gebaseerd budgetteren kan complex zijn om te begrijpen

De complexiteit van activity-based budgeting, met name in termen van begrip en implementatie, kan een barrière zijn voor adoptie. Activity-based budgeting kan complex zijn omdat gedetailleerde analyses nodig zijn om de kosten nauwkeurig toe te wijzen aan de verschillende activiteiten. Bijgevolg kunnen kleinere organisaties of organisaties zonder een toegewijd financieel team het een uitdaging vinden om de voordelen van deze budgetteringsaanpakvolledig te benutten aanpak.

Activiteitgebaseerd budgetteren kan weerstand oproepen tegen verandering

Medewerkers vinden het misschien maar niks om over te stappen op activity-based budgeting, omdat ze gewend zijn aan de manier waarop dingen altijd zijn gedaan. Om hiermee om te gaan, is het belangrijk om alles duidelijk uit te leggen, te laten zien hoe het op de lange termijn zal helpen en wat training aan te bieden om de verandering gemakkelijker te maken.

Hoe verschilt activity-based budgeting van andere budgetteringsmethoden?

Activity-based budgeting onderscheidt zich van andere budgetteringsmethoden in verschillende cruciale aspecten.

Activity-based budgeting vs. het traditionele budgetteringsproces

Traditioneel budgetteren gaat vaak uit van een historische benadering, waarbij budgetten van voorgaande jaren worden aangepast op basis van verwachte financiële resultaten voor het komende jaar, wat kan leiden tot inefficiënties.

Activity-based budgeting daarentegen begint elk jaar met een schone lei en analyseert de huidige activiteiten en middelen die nodig zijn om de bedrijfsdoelen te bereiken zonder voorafgaande budgetbeperkingen. Met deze toekomstgerichte aanpak kunnen bedrijven zich beter aanpassen aan veranderende marktomstandigheden en interne strategische verschuivingen. Het richt zich op het financieren van activiteiten die waarde creëren in plaats van simpelweg uitgaven uit het verleden aan te passen, wat efficiëntie en strategische afstemming bevordert.

Activiteitgebaseerd budgetteren vs. zero-based budgetteren

Zero-based budgeting vereist, net als activity-based budgeting, dat elke uitgave gerechtvaardigd wordt voor elke nieuwe periode, beginnend vanaf een "nulbasis" Maar terwijl zero-based budgettering zich richt op het rechtvaardigen van elke uitgave alsof het een nieuwe uitgave is, ongeacht uitgaven in het verleden, legt activity-based budgeting de nadruk op het begrijpen van de kostenveroorzakers achter activiteiten.

Door dit belangrijke verschil gaat activity-based budgeting meer over het optimaliseren van de activiteiten op basis van de activiteiten die het meest bijdragen aan de strategische doelen, in plaats van simpelweg de uitgaven van het afgelopen jaar te evalueren. Als gevolg hiervan biedt activity-based budgeting een dieper inzicht in de kosten-batenaspecten van bedrijfsactiviteiten.

Op activiteiten gebaseerd budgetteren vs. incrementeel budgetteren

Incrementeel budgetteren neemt in wezen het budget van vorig jaar en past het aan op basis van verwachte veranderingen in het komende jaar, meestal door het budget met een bepaald percentage te verhogen of te verlagen. Deze methode wordt vaak bekritiseerd vanwege het gebrek aan innovatie en de neiging om inefficiënties uit het verleden te bestendigen.

In tegenstelling tot activity-based of zero-based budgettering, vereist incrementeel budgetteren geen grondig onderzoek van activiteiten of kosten, wat kan leiden tot een verkeerde toewijzing van middelen. Daarom is het mogelijk dat incrementele budgettering niet nauw aansluit bij de strategische doelstellingen, wat het vermogen van een organisatie om te reageren op de veranderende dynamiek van de markt kan ondermijnen.

Activiteitgebaseerd budgetteren versus waardegebaseerd budgetteren

Value-based budgeting is gericht op het toewijzen van middelen op basis van de waarde voor de organisatie, waarbij de nadruk ligt op uitkomsten en resultaten in plaats van alleen op activiteiten of kosten. Het stemt uitgaven af op de kernwaarden en strategische doelstellingen van het bedrijf en geeft prioriteit aan investeringen die het meeste rendement opleveren.

Terwijl budgettering op basis van activiteiten zich richt op de kosten en efficiëntie van bedrijfsactiviteiten, breidt budgettering op basis van waarde deze overweging uit naar hoe deze activiteiten bijdragen aan de overkoepelende waarden en prioriteiten van de organisatie. Deze aanpak bevordert een diepere afstemming tussen budgettaire beslissingen en de strategische richting op lange termijn, zodat elke uitgegeven dollar de missie van het bedrijf bevordert.

Wat zijn de belangrijkste elementen van activity-based budgeting?

Essentiële elementen die deel uitmaken van activity-based budgeting zijn onder andere:

Activiteiten en kostendrijvers identificeren

Het identificeren van activiteiten en hun kostenveroorzakers geeft een gedetailleerd inzicht in waar middelen worden gebruikt binnen de organisatie. Deze stap stelt bedrijven in staat om budget toe te wijzen aan activiteiten die het meest efficiënt zijn en nauw aansluiten bij het bereiken van de bedrijfsdoelen.

Middelen toewijzen op basis van activiteiten

Middelen toewijzen op basis van activiteiten zorgt voor een meer gerichte benadering van budgettering, waarbij de focus ligt op gebieden die direct bijdragen aan het creëren van waarde en strategische doelstellingen. Het zorgt ervoor dat financiële middelen worden geoptimaliseerd en de meest kritieke activiteiten worden ondersteund.

Prestaties van activiteiten bewaken en evalueren

Het monitoren en evalueren van de prestaties van activiteiten is van fundamenteel belang bij budgettering op basis van activiteiten. Deze aanpak houdt niet alleen de efficiëntie en effectiviteit van elke activiteit bij, maar biedt ook inzicht in gebieden die voor verbetering vatbaar zijn. Deze voortdurende beoordeling zorgt ervoor dat het budget in lijn blijft met de strategische doelen en proactief kan worden aangepast als reactie op veranderende interne of externe omstandigheden.

Hoe een op activiteiten gebaseerd budget opstellen

Maak een effectieve activiteitsgestuurde begroting door de volgende stappen te volgen:

1. Doelstellingen definiëren - Stel duidelijke doelen en targets op om het project of proces effectief te sturen.
2. Markeer activiteiten en kostenveroorzakers - Identificeer de belangrijkste taken en factoren die de projectkosten beïnvloeden om de toewijzing van middelen te stroomlijnen.
3. Middelen toewijzen op basis van activiteiten - Middelen efficiënt verdelen op basis van geïdentificeerde taken en vereisten om de prestaties te optimaliseren.
4. Prestaties van activiteiten bewaken en evalueren - Voortdurend de uitvoering en resultaten van taken beoordelen om ervoor te zorgen dat ze overeenkomen met de doelstellingen en de nodige aanpassingen doen.

Voorbeeld van activiteitsgestuurde budgettering

Laten we eens kijken naar het geval van Copenhagen Business School (CBS), een van de grootste businessgerichte universiteiten van Europa. Ze vonden het moeilijk om salaris- en projectbudgetten te beheren.

CBS had problemen met het verkrijgen van de meest recente gegevens uit hun grootboek, waardoor hun budgetteringsproces werd vertraagd. Het ontbreken van een formele workflow maakte het nog moeilijker om specifieke budgetten te creëren, zoals project-, salaris- of operationele budgetten.

CBS was op zoek naar een tool die naadloos kon samenwerken met hun boekhoudsysteem en hen kon helpen bij het begroten van salarissen, projecten en operaties - die ongeveer 70% van hun jaarlijkse uitgaven uitmaken.

Dit is waar Prophix om de hoek komt kijken.

Prophix heeft het budgetteren voor CBS getransformeerd. Ze gebruiken nu het Financial Performance Platform van Prophix voor activiteitengebaseerde budgettering en kostenberekening, en voor het maken van voortschrijdende prognoses elk kwartaal. Dankzij een integratie met hun ERP, Microsoft Dynamics NAV, kan het kantoor van Financiën direct toegang krijgen tot cijfers over het collegegeld van studenten en prognoses genereren wanneer ze maar willen.

Dit heeft het CBS enorm veel tijd bespaard, zodat het personeel waardevolle gegevensanalyses kan uitvoeren. Door één enkele bron van waarheid te creëren, heeft het Financieel Bureau van CBS zijn bedrijfsprocessen geautomatiseerd.

Dat is de kracht van activiteitengeoriënteerd begroten met Prophix. Het biedt duidelijke, actuele financiële gegevens, vereenvoudigt budgettering en bespaart tijd, waardoor bedrijven zoals Copenhagen Business School zich kunnen richten op wat het belangrijkst is.

Conclusie: Op activiteiten gebaseerd budgetteren met Prophix

Activity-based budgeting kan uw organisatie transformeren als het effectief wordt gebruikt. Met een gedetailleerd inzicht in de kosten, verbeterde toewijzing van middelen en verbeterde besluitvormingsmogelijkheden kunt u uw bedrijf de toekomst in leiden.

Wilt u zien hoe activity-based budgettering zich verhoudt tot andere benaderingen? Lees uitleg over top-down budgettering.