Waarom u zou moeten kiezen voor een sneller en kosteneffectiever financieel afsluitings- en rapportageproces

Steeds strengere eisen en deadlines van de beurzen over de hele wereld. Snel veranderende economie en toename van de complexiteit van bedrijven. Deadlines zijn korter. Er is minder mankracht. Maar de lat ligt hoog en er is behoefte aan nauwkeurigere, betrouwbaardere rapporten die voldoen aan de steeds veranderende normen.

Lees verder voor enkele tips en trucs om uw organisatie te helpen snellere en meer kosteneffectieve financiële afsluitings- en rapportageprocessen te gebruiken om gelijke tred te houden met het veranderende zakelijke landschap.

Wat zijn de voordelen van een snelle afsluiting en rapportage?

Vergeet het gezegde - langzaam en regelmatig wint niet altijd de race, vooral niet als het gaat om financiële afsluiting en rapportage. Vanuit het perspectief van een bedrijf is er sprake van een betere gegevensintegriteit, kwaliteitsrapportage en snellere informatievoorziening, waardoor het management slimmere beslissingen kan nemen en strategisch kan denken bij het maken van prognoses.

Een sneller afsluitings- en rapportageproces biedt een concurrentievoordeel in de markt, omdat u sneller kunt reageren op zakelijke behoeften en meer analyses met toegevoegde waarde kunt uitvoeren.

Hoe dan ook, met een snellere afsluiting en fundamenteel goede processen en systemen kunt u er zeker van zijn dat u klaar bent - en misschien zelfs "onbevreesd" - voor wat de toekomst brengt.

Een proces gebouwd voor probleemoplossing

Groepen worstelen met intercompany reconciliaties, samen met het uitgebreide aantal aanpassingen die met de tijd complexer lijken te worden door wijzigingen in lokale en groepsrapportage standaarden, late indieningen door lokale entiteiten en onjuiste gegevens.

De hoofdoorzaak van late en incorrecte indieningen door entiteiten ligt in onvoldoende richtlijnen en tools voor de entiteiten om hun afsluitproces op een meer effectieve en geautomatiseerde manier uit te voeren. Het goede nieuws is dat er reële mogelijkheden voor verbetering zijn waarop u kunt inspringen.

Hoe het financiële afsluitproces optimaliseren

Hier volgt een lijst met een aantal concrete acties die u kunt ondernemen om uw financiële afsluitproces te optimaliseren, te beginnen bij de entiteit, over te gaan naar de groep en af te sluiten met de rapportagefase. Als kader kunnen alle voorgestelde acties worden gecategoriseerd in procesgedreven, mensgedreven of technologiegedreven stappen.

Vanuit het perspectief van de entiteit :

• Het instellen van rollen en verantwoordelijkheden, het toewijzen van meer transparante KPI's aan mensen en hen dienovereenkomstig belonen (bijvoorbeeld op basis van hun succesvolle indiening).
• Stroomlijnen van groepsbreed beleid en procedures die de entiteit moet volgen, zoals hoe om te gaan met verschillen in rapportagenormen, hoe verschillen tussen bedrijven te behandelen en het definiëren van een materialiteitsdrempel.
• Het verminderen van handmatig werk en het automatiseren van sommige handmatige boekingen op terugkerende items zoals uw afschrijvingen, salarisadministratie en overlopende posten binnen uw ERP-systeem.
• Zoveel mogelijk activiteiten verschuiven naar de fase voorafgaand aan de afsluiting. Oplossingen zoals de Intercompany Reconciliation tool zullen je helpen je intercompany matching te automatiseren en de reconciliaties van AR, AP en accruals te vergemakkelijken.
• Een duidelijke afsluitkalender maken en je daaraan houden.
• Proactief communiceren met alle partijen die betrokken zijn bij het afsluitproces.
• Een checklist opstellen die door alle belanghebbenden moet worden bijgewerkt als een vorm van communicatie.

Vanuit het consolidatieperspectief :

• Het maken van een diepere analyse en het standaardiseren van uw rekeningstelsel in de hele organisatie door alle parameters te overwegen die nodig zijn voor consolidatie en groepsrapportage.
• De groepsstructuur stroomlijnen - slapende bedrijven niet lang in stand houden.
• Overgaan tot meer gecentraliseerde gegevensindiening van alle entiteiten en het vermijden van onnodige subconsolidaties.
• Strikte materialiteitsrichtlijnen opstellen met de goedkeuring van accountants.

Vanuit technologisch oogpunt is het volgende slechts een momentopname van enkele van de geautomatiseerde taken waarmee een consolidatietool uw inspanningen kan ondersteunen:

• Het automatiseren van controles vanaf de indiening van entiteiten tot het consolidatieniveau met validatieregels.
• Monitoring van workflow, status en validatieresultaten samen met uitzonderingsrapporten.
• Het automatiseren van reconciliaties voor intercompany saldi en transacties, evenals fouten/waarschuwingen.
• Automatiseren van financiële en managementrapportage met ingebouwde analyse, door de gebruiker gedefinieerde en aan Excel gekoppelde rapporten.
• Automatiseren van valutaconversie.
• Het automatiseren van eliminaties en aanpassingen.

Met dit alles kan je financiële afsluiting efficiënter gebeuren. Maar bovenal, omdat je een systeem en methode hebt, hoef je niet te wachten tot de 12e maand en kun je al in maand 10 of 11 beginnen met de voorbereidingen.

Met een systeem en een gecentraliseerde database kun je in een paar minuten tijd alle gegevens uit verschillende periodes verzamelen en omzetten in herbruikbare sjablonen. Dit hoef je maar één keer te doen: gewoon de periode veranderen, alle sjablonen vernieuwen en je kunt aan de slag.

Optimaliseer uw groepssluitings- en rapportageproces

Vanuit technologisch oogpunt zijn er tools beschikbaar om u te helpen het group close en reporting proces van begin tot eind te optimaliseren.

Uiteindelijk helpt technologie je om je financiële rapporten en toelichtingen beter te beheren, door een complete oplossing te bieden die mensen effectief helpt bij het ontwerpen van processen en zorgt voor een snellere financiële afsluiting en rapportering voor je organisatie.

Opmerking: dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op LinkedIn.