Waarom groepscontrole en consolidatie samen beter zijn

Feiten zijn feiten: Group controlling kan uw consolidatieafdeling aanvullen (en omgekeerd) om de productie van financiële informatie te verbeteren.

De groepscontroller en de consolidatiemanager hebben twee verschillende rollen in de financiële functie. Maar als je de kwaliteit van het werk van beide wilt verbeteren, moeten deze functies met elkaar communiceren en informatie uitwisselen.

Om deze trend beter te begrijpen, kijken we eerst naar de verschillen tussen deze twee functies en duiken we later in hoe ze op elkaar kunnen inwerken:

• Het definiëren van de rollen en verantwoordelijkheden van groepscontroller versus consolidatiemanager
• Verschillen tussen groepscontroller en consolidatiemanager
• Overeenkomsten tussen groepscontroller en consolidatiemanager
• Hoe de groepscontroller en consolidatiemanager als partners kunnen samenwerken

De rollen van de groepscontroller en de consolidatiemanager definiëren

Voordat we een overzicht geven van de twee functies, gaan we eerst in op de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokkenen.

Allereerst is er de group controller die grotendeels verantwoordelijk is voor:

• Het vaststellen van indicatoren om ervoor te zorgen dat de activiteiten van het bedrijf in lijn zijn met de financiële en niet-financiële doelstellingen
• Het meten van behaalde resultaten
• Signaleren van afwijkingen
• Het analyseren van de werkelijke oorzaken

De consolidatiemanager is verantwoordelijk voor:

• Het opstellen van de geconsolideerde rekeningen van de groep
• Deelnemen aan de controle van deze rekeningen door externe auditors
• Ervoor zorgen dat de rekeningen worden ingediend bij de relevante autoriteiten
• De waarderingsregels beheren die van toepassing zijn op alle bedrijven binnen de groep

Nu je de verantwoordelijkheden begrijpt, laten we eens kijken naar het verschil tussen deze twee functies.

Verschillen tussen groepscontroller en consolidatiemanager

Frequentie van de rapportering

Rapportering gebeurt meestal maandelijks. Hoewel groepsconsolidatie in sommige gevallen met dezelfde frequentie wordt uitgevoerd, consolideren veel groepen nog steeds op halfjaarlijkse basis. Als gevolg van de frequentie en andere factoren die we later zullen analyseren, varieert het moment waarop je je resultaten presenteert. Rapportering vereist kortere reactietijden.

Sociaal-economische invloed

Sociaal-economische factoren beïnvloeden deze twee functies, maar waar van de groepscontroller wordt verwacht dat hij anticipeert op de effecten ervan, zal de consolidatiemanager getuigen van en bewijs leveren voor de impact die de situatie heeft op een organisatie.

Criteria voor gegevensvergelijking en variantieanalyse

De concerncontroller vergelijkt actuele gegevens met budgetten of prognoses. Aan de hand van deze vergelijkingen analyseren ze afwijkingen en trends, identificeren ze mogelijke oorzaken en stellen ze in sommige gevallen corrigerende maatregelen voor. De consolidatiemanager geeft een algemeen overzicht van de geconsolideerde gegevens, vergeleken met het vorige boekjaar of dezelfde periode in het vorige boekjaar. Verschillen tussen periodes moeten worden uitgelegd in begeleidende tabellen en moeten 100% nauwkeurig en volledig zijn. Deze gegevens moeten ook extern gecontroleerd worden door bedrijfsrevisoren.

Consolidatiebereik

Voor de groepscontroller wordt de consolidatiekring van de groep eerst bekeken vanuit een economisch standpunt. Het is essentieel om de prestaties van de afdelingen en bedrijven met het grootste economische belang binnen de groep te volgen en te analyseren. Het is niet ongebruikelijk dat de rapporteringsfrequentie varieert naargelang de grootte en de omzet van de dochteronderneming. Het essentiële criterium is de mogelijkheid om afwijkingen en trends ten opzichte van budgetten vast te stellen en de nodige actie te ondernemen op groepsniveau. In dit geval sluit de beperkte invloed van sommige bedrijven kleine bedrijven vaak uit van de gedetailleerde analyse van de gerapporteerde cijfers of zelfs van de maandelijkse rapportering zelf.

Aan de andere kant is de consolidatiemanager verplicht om alle bedrijven op te nemen die binnen de consolidatiekring vallen of die de criteria overschrijden met betrekking tot het percentage dat de groep bezit in het bedrijf in kwestie, vooral sinds de komst van IFRS. Ze zullen het waarschijnlijk meer vanuit het perspectief van een juridische entiteit bekijken.

Standpunten en cijfers interpreteren

De methode om deze bedrijven te consolideren varieert ook, afhankelijk van het gezichtspunt van de groepscontroller of consolidatiemanager. Vanuit een economisch perspectief houdt de groepscontroller meestal rekening met bedrijven met de grootste economische impact bij het opstellen van budgetten en het vergelijken van cijfers.

Het is de consolidatiemanager die vervolgens de consolidatiemethode moet toepassen op basis van het percentage controle dat de groep heeft over de dochteronderneming. Dit beïnvloedt de waarde van geconsolideerde rekeningen op de resulterende ratio's.

Ontvangers van informatie

De groepscontroller richt zich in de eerste plaats tot personen binnen de organisatie die hen de informatie moeten verstrekken die nodig is voor operationele beslissingen, namelijk de financiële en operationele managers en de raad van bestuur.

De consolidatiemanager zal voornamelijk informatie verstrekken aan mensen buiten de organisatie of het dagelijkse operationele management, zoals accountants, aandeelhouders en financiële analisten.

De verschillende methoden van informatiebeheer

Om terug te komen op ons vorige punt: geconsolideerde gegevens ondergaan doorgaans een strenge externe controle en zijn het onderwerp van een goedkeuringsbrief van de jaarrekening en van een wettelijk depot.

De gedetailleerdheid van de informatie

Bij het analyseren van afwijkingen ten opzichte van gebudgetteerde of geprognosticeerde gegevens moet de concerncontroller toegang hebben tot voldoende gedetailleerde informatie om de oorzaken te achterhalen en bewijs te leveren voor de impact ervan. De concerncontroller moet bijvoorbeeld ook weten welk product of welke producten de laagste omzet opleverden, welke grondstoffen duurder waren dan verwacht en welke klanten in totaal minder bestelden. Deze belangrijke informatie moet veel gedetailleerder zijn dan nodig is voor boekhoudkundige doeleinden.

Laten we eens kijken naar multidimensionale analyse van rekeningen.

De consolidatiemanager heeft zeer gedetailleerde informatie nodig over elke afzonderlijke rekening in de balans en de winst- en verliesrekening. Voor elk van deze rekeningen is een verklaring nodig van de veranderingen op deze rekening van de ene periode naar de volgende. Daarnaast heeft de consolidatiemanager informatie nodig over het soort operaties die deze rekeningen beïnvloeden tijdens de rapportageperiode. Deze informatie kan ook juridisch van aard zijn.

De verschillende soorten geanalyseerde gegevens

Groepscontroleurs concentreren zich voornamelijk op operationele gegevens van het EBIT-type, maar op een zeer gedetailleerd niveau om afwijkingen en trends te analyseren. Dit is ook om te anticiperen op de impact van de economische situatie op gegevens in toekomstige perioden.

De consolidatiemanager zal zich meer richten op balansgegevens en veranderingen daarin met behulp van de winst- en verliesrekening om eventuele inconsistenties te ontdekken. Bovendien zal hij verschillende operaties moeten verwerken die eigen zijn aan zijn functie en die vaak slecht begrepen worden door de groepscontroller, zoals dividenden, waardevermindering van aandelen, interne overdracht van voorraden, berekening of toewijzing van goodwill, valutaomrekeningsverschillen, minderheidsbelangen, uitgestelde belastingen en meer.

Aanpassingen aan de gerapporteerde gegevens

De verwerking door de groepscontroller, meestal 'optellen', kan worden gebruikt voor prognoses, simulaties en analyse van afwijkingen en trends.

De consolidatiemanager voert aanpassingen uit het verleden door en past de gegevens van dochterondernemingen aan om dezelfde regels voor de waardering van rekeningen toe te passen op alle bedrijven binnen de groep en zo de continuïteit van informatie te waarborgen. Hij moet er ook voor zorgen dat gegevens met betrekking tot operaties tussen bedrijven binnen de groep op elkaar worden afgestemd om te voorkomen dat er gevolgen zijn voor rekeningen die aan externe instanties worden voorgelegd. De verwerking zal voornamelijk consolidatie zijn.

Hoe intergroepsgegevens te benaderen

De aanpak van de groepscontroller bestaat erin deze informatie te isoleren en de vrijgestelde gegevens met betrekking tot deze transacties te analyseren. Net als bij de begroting is de aanpak om te beginnen met een aankoop en datzelfde bedrag toe te wijzen aan de leverancier. In het budget bepaalt het verwachte omzetniveau de hoeveelheden grondstoffen die nodig zijn voor de productie.

De consolidatiemanager heeft de tegenovergestelde aanpak. Het is over het algemeen de verkoper, namelijk het bedrijf dat de factuur uitgeeft, die de macht heeft en daardoor de taak heeft om de aankooptransactie toe te wijzen aan zijn tegenhanger in het ERP. Bovendien zijn deze processen vanwege het volume van de transacties, de invloed van valuta en de productie van kapitaalgoederen vaak bijzonder tijdrovend voor de consolidatieaccountant en leveren ze soms problemen op bij de controle door externe accountants.

Waar het voor de groepscontroller gaat om niet-relevante informatie, moet deze informatie voor de consolidatieaccountant goed worden beheerd door dochterondernemingen en correct worden gerapporteerd.

Overeenkomsten tussen groepscontroller en consolidatiemanager

Er zijn ook overeenkomsten tussen deze twee functies. Het belangrijkste aspect is dat groepscontrollers en consolidatiemanagers gedeelde gegevens gebruiken, ook al wordt deze informatie op een andere manier verwerkt en voor verschillende doeleinden gebruikt.

Hoe kunnen de groepscontroller en de consolidatiemanager samenwerken?

De concerncontroller heeft vaker contact met dochterondernemingen voor doeleinden als maandelijkse rapportage, budgetten, prognoses en budgetaanpassingen. Hij staat dus dichter bij de verschillende entiteiten binnen de groep. Nog belangrijker is dat deze persoon voorkennis heeft van de feiten in vergelijking met de consolidatiemanager, waardoor hij de rekeningen van dochterondernemingen kan aanpassen en ze kan opnemen in het consolidatieproces. Denk bijvoorbeeld aan voorraadbeheer en -waardering, afschrijvingsmethodes die lokaal worden toegepast door dochterondernemingen, winsten binnen de groep als gevolg van de verkoop van aandelen tussen bedrijven van de groep.

Aangezien de groepscontroller sneller toegang heeft tot deze gegevens, kan de groepscontroller een zeer belangrijke rol spelen als informatieverstrekker ten opzichte van zijn collega in de consolidatie.

De consolidatiemanager moet de groepscontroller op de hoogte brengen van boekingen (dividenden, voorzieningen, minderheidsbelangen, afschrijving van goodwill, uitgestelde belastingen, enz.

Deze zelfde boekingen kunnen bijvoorbeeld een dominante rol spelen bij de overdracht van bepaalde dochterondernemingen van de groep. Daarom is het essentieel dat deze twee rollen hun krachten bundelen. Een wederzijds begrip van de boekhoudkundige verwerking, het gebruik van software die is gebouwd voor transparantie en de uitwisseling van informatie zullen allemaal bijdragen aan een efficiënter proces.

Overweeg je op dit moment specifieke acties om de kwaliteit van je financiële gegevens te verbeteren? Denk dan eens aan de kracht van het creëren van een effectiever partnerschap tussen group controlling en consolidation accounting in uw groep. Om alle hierboven genoemde redenen zult u blij zijn dat u het gedaan hebt.