Voordelen en nadelen van zero-based budgeting

Zero-based budgeting kan een revolutie teweegbrengen in het kostenbeheer van uw organisatie. Het gaat om meer dan alleen het berekenen van cijfers - het gaat om het stimuleren van een omgeving van verantwoordelijkheid en operationele efficiëntie.

Wat is budgettering op nulbasis?

Zero-based budgeting is een benadering van bedrijfsbudgettering waarbij je elk boekjaar begint met een nulbasis. Bij een zero-base moet elke afdeling haar behoeften tot op de regel nauwkeurig specificeren, ongeacht het bedrag dat in het budget van het vorige jaar werd gevraagd.

Voordelen van zero-based budgeting

Zero-based budgeting (ZBB) biedt verschillende voordelen. Het moedigt een cultuur van kostenbewustzijn aan, bevordert efficiëntie door verspillende uitgaven te elimineren en stemt middelen af op strategische doelstellingen. ZBB biedt ook een gedetailleerd inzicht in kosten en activiteiten en bevordert een cultuur van eigenaarschap en verantwoordelijkheid.

1. Verbeterde wendbaarheid

Een voordeel van zero-based budgeting (ZBB) is dat het de flexibiliteit van je financiële team vergroot. Budgetbeheerders moeten tijdens elke budgetteringscyclus vanaf nul beginnen en hun behoeften aan middelen verdedigen, wat van onschatbare waarde is tijdens perioden van economische onzekerheid.

2. Geoptimaliseerde gegevens

Bedrijven die een zero-based benadering van hun budget hanteren, behandelen gegevens als een waardevol bedrijfsmiddel en vermijden de verwarring die wordt veroorzaakt door onsamenhangende spreadsheets en slecht gegevensbeheer. Elke waarde die wordt toegewezen aan het budget moet een bijbehorende behoefte hebben, zodat er geen extra uitgaven worden toegevoegd.

3. Sneller opnieuw budgetteren

Zero-based budgeting vereist gevalideerde en geordende gegevens, wat nog een voordeel is. Deze zelfde gegevensset kan uw prognoseprocessen versnellen, waardoor de tijd die nodig is om uw inkomsten en opbrengsten te herprognosticeren aanzienlijk wordt verkort.

Nadelen van budgettering op nul

Laten we nu eens kijken naar enkele nadelen van budgettering op nul basis, en hoe je die kunt ondervangen.

1. Beperkte zichtbaarheid

Hoewel zero-based budgeting (ZBB) op veel gebieden uitblinkt, schiet het tekort in het projecteren van langetermijnresultaten in vergelijking met conventionele methoden. Dit komt doordat ZBB zich richt op het bijstellen van het budget in plaats van het voorspellen van de toekomst. Om dit aan te pakken, is het belangrijk om niet alleen tijd te besteden aan het herzien van je budget, maar ook aan het prioriteren van strategische initiatieven voor de lange termijn.

2. Arbeidsintensief

Voor organisaties die gewend zijn aan een stapsgewijze benadering van budgettering, kan ZBB veeleisend lijken. Elke afdeling moet haar uitgaven en plannen onderbouwen zonder te leunen op aannames uit voorgaande jaren. Ondanks het feit dat ZBB een geweldige manier is om overbesteding tegen te gaan, vereist het samenwerking tussen verschillende afdelingen binnen de organisatie.

3. Moeilijkheid bij het meten

Wanneer de productiviteit van een afdeling niet gemakkelijk meetbaar is, kan het een uitdaging zijn om te beslissen waar het geld naartoe moet en om deze uitgaven te rechtvaardigen tegenover het senior management.

Voordelen van zero-based budgettering

De voordelen van zero-based budgeting - verbeterde wendbaarheid, geoptimaliseerde gegevens en snellere reforecasting - kunnen resulteren in aanzienlijke voordelen voor uw financiële team en bredere organisatie, waaronder:

Doelgerichte activiteiten

Wanneer je gedwongen wordt om na te denken over hoe elke dollar van je budget wordt besteed, moet je ook je doelen voor het jaar evalueren en de middelen die je nodig hebt om ze te bereiken. Het resultaat is dat de strategische doelstellingen van uw organisatie duidelijker worden gedefinieerd, zodat u weet wat echt belangrijk is.

Verbeterde verantwoording

Zero-based budgeting is een samenwerkingsproces waarbij elke afdeling haar behoeften aan middelen voor het jaar indient. Omdat elk team betrokken is bij het proces, is het gemakkelijker om hen verantwoordelijk te houden voor hun beslissingen en prestaties. Zero-based budgeting vereist ook regelmatige check-ins gedurende het jaar, wat een geschikt moment is om als team samen te komen om prioriteiten te stellen en wijzigingen aan te brengen.

Geoptimaliseerd kostenbeheer

Misschien wel het grootste voordeel van zero-based budgeting is kostenbeheer. Bij een incrementele benadering van budgettering, waarbij je het totale budget elk jaar met een bepaald percentage verhoogt, loop je het risico dat je onnodige uitgaven overhoudt die niet in lijn zijn met je strategische doelstellingen. Zero-based budgeting dwingt teams om elke kostenpost te verantwoorden, zodat het eenvoudiger is om gebieden te identificeren waar je uitgaven kunt verminderen.

Uitdagingen van zero-based budgeting

Laten we eens kijken naar de uitdagingen waarmee je te maken kunt krijgen bij het implementeren van zero-based budgeting, van de buy-in van belanghebbenden tot een mogelijke verschuiving in focus en de introductie van onzekerheid en stress.

Inkoop door belanghebbenden

Als je budgettering meestal stapsgewijs aanpakt, kan het moeilijk zijn om de belanghebbenden te laten instemmen met een nieuwe methode. Als je teams gewend zijn om elk jaar een vast bedrag te ontvangen, kan het een schok zijn om gevraagd te worden om elke post te verantwoorden. Voordat je begint met zero-based budgeting, is het belangrijk om de voordelen van zero-based budgeting uit te leggen aan je organisatie en de buy-in te krijgen van alle belanghebbenden, zodat iedereen klaar is om deel te nemen aan het proces.

Focus op korte termijn

Zero-based budgeting hanteert een granulaire aanpak voor het toewijzen van middelen, wat effectief is voor kostenbeheer, maar je focus kan verschuiven naar de korte termijn. Wanneer je fondsen toewijst aan elke post, loop je het risico dat je langetermijnprojecten geen prioriteit geeft, vooral die projecten die geen tastbare output hebben. Voordat je aan het proces begint, moet je een duidelijke richting bepalen voor je langetermijninitiatieven, zodat ze gefinancierd en bemand blijven.

Onzekerheid en stress

Zero-based budgeting heeft het potentieel om onzekerheid en stress te introduceren in je organisatie. Wanneer afdelingen voor hun eigen budget moeten opkomen, kan het voelen alsof ze met andere teams moeten concurreren voor financiering en ze kunnen zich zorgen maken dat hun projecten en programma's zullen worden geschrapt. Daarom is het zo belangrijk om de goedkeuring van belanghebbenden te krijgen voordat je ZBB gaat uitvoeren, zodat iedereen de prioriteiten van de organisatie op korte en lange termijn begrijpt.

Beste praktijken van zero-based budgettering

Laten we eens kijken naar de meest effectieve strategieën voor het implementeren van zero-based budgeting in uw organisatie, inclusief evaluatiemethoden, collaborative budgeting en het gebruik van FP&A software.

Evalueer verzoeken om middelen aan de hand van één kader

Wanneer u zero-based budgeting gebruikt, kunt u het beste alle verzoeken om middelen meten aan de hand van één standaard raamwerk. Dit betekent dat alle kosten op dezelfde manier worden vergeleken, waardoor het gemakkelijker wordt om te beslissen wat nodig is. Het helpt er ook voor te zorgen dat de budgetten van alle afdelingen op dezelfde manier worden geëvalueerd en dat de behoeften van teams met meetbare resultaten geen voorrang krijgen op andere belangrijke functies (bijv. marketing, personeelszaken, enz.).

Maak er een gezamenlijke inspanning van

Om zero-based budgettering het beste te laten werken, moet je er een teamprestatie van maken. Alle betrokkenen moeten inspraak hebben in hun budgetbehoeften. Op die manier begrijpt iedereen de beslissingen en voelt iedereen zich onderdeel van het proces. Het draait allemaal om samenwerken voor het beste resultaat.

Gebruik FP&A-software

ZBB vereist dat je volledig inzicht hebt in al je kostenplaatsen, inclusief hun activiteiten, productiviteit en inkomsten. FP&A software is de ideale oplossing voor deze methode, omdat het gegevens uit je hele organisatie samenvoegt, wat een tijdrovend en arbeidsintensief proces kan zijn in spreadsheets.

FP&A software kan ook worden aangeduid als Financial Performance Management (FPM), Corporate Performance Management (CPM) of Enterprise Performance Management (EPM) software.

Hoe budgetteer je op nul?

Er zijn 5 belangrijke stappen bij zero-based budgettering:

1. Doelstellingen bepalen - Beschrijf wat je hoopt te bereiken tijdens deze budgetperiode en welke middelen je nodig hebt om dit mogelijk te maken.
2. Identificeer cost drivers - Bepaal welke variabelen je inkomsten en kosten beïnvloeden en onderzoek hoe deze veranderen in de loop van de tijd.
3. Classificeer uitgaven - Verdeel elke post in een van de vier categorieën: essentieel, strategisch, ondersteunend of discretionair.
   1. Essentiële uitgaven zijn noodzakelijk om je bedrijf te runnen (bijv. huur, salarisadministratie, enz.).
   2. Strategische fondsen ondersteunen direct strategische doelstellingen.
   3. Ondersteunende fondsen ondersteunen indirect strategische doelstellingen.
   4. Discretionaire fondsen worden meestal gereserveerd voor reizen of entertainment, die optioneel zijn.
4. Wijs middelen toe - Wijs middelen toe aan elke uitgavencategorie en motiveer de voordelen, kosten, risico's en alternatieven voor elke post.
5. Bewaak je budget - Vergelijk je werkelijke resultaten met je plan en rapporteer de resultaten aan je belanghebbenden.

Alternatieven voor budgettering op nul

Zero-based budgeting is niet de enige benadering die er is - er zijn verschillende budgetteringsalternatieven die misschien beter passen bij je doelen en doelstellingen.

ZBB vs. budgettering op basis van activiteiten

Activity-based budgeting is een top-down benadering die vereist dat je de middelen berekent die nodig zijn om je gewenste output of doel te ondersteunen. Dit staat in contrast met zero-based budgettering, dat zich richt op een gedetailleerde boekhouding voor de behoeften van elke afdeling. Terwijl activity-based budgeting de nadruk legt op strategische afstemming en groei, zorgt zero-based budgeting voor precisie en bescherming tegen onverwachte verschuivingen in kosten.

ZBB vs. incrementeel budgetteren

Incrementeel budgetteren is het proces waarbij je het budget van het huidige jaar berekent door een percentage toe te voegen aan of af te trekken van het plan. Bij zero-based budgeting daarentegen wordt helemaal niet uitgegaan van het budget van het vorige jaar en moet je het proces helemaal opnieuw beginnen.

ZBB vs. continu budgetteren

Bijcontinu budgetteren voeg je een nieuwe maand toe aan het einde van het budget voor elke maand die verstrijkt. Zo kun je elke maand evalueren waar je staat en gaandeweg wijzigingen aanbrengen. ZBB geeft je aan het begin een gedetailleerd plan voor het jaar, waar continu budgetteren je de mogelijkheid geeft om je budget elke maand te verfijnen.

ZBB vs. waardepropositie budgettering

Waardepropositie budgetteringzorgt ervoor dat elke kostenpost in het budget waarde toevoegt, door vragen te stellen als: Waarom wordt dit bedrag gebruikt? Voor wie creëert het waarde - klanten, personeel of belanghebbenden? Weegt de waarde op tegen de kosten? Zo niet, is het dan gerechtvaardigd? Net als zero-based budgeting is value proposition budgeting een goede manier om onnodige uitgaven te elimineren en je rendement op investering te verhogen.

Conclusie: Voordelen en nadelen van zero-based budgeting

Concluderend kan gesteld worden dat zero-based budgettering een gedetailleerde benadering van budgettering is waarbij elke kostenpost nauwkeurig bekeken moet worden. Hoewel het voordelen heeft, zoals betere kostenbeheersing en verhoogde efficiëntie, brengt het uitdagingen met zich mee zoals onzekerheid en het verkrijgen van buy-in van belanghebbenden. Maar met best practices zoals samenwerking en het evalueren van aanvragen op basis van één raamwerk, kunnen deze obstakels worden overwonnen. Onthoud dat er alternatieven zijn die je kunt overwegen als zero-based budgettering niet bij jouw organisatie past. Uiteindelijk hangt de keuze af van je unieke financiële behoeften en doelen.