Vijf stappen voor een snellere jaarafsluiting

Een snelle jaarafsluiting is een goede indicatie van de algehele financiële gezondheid van je organisatie en een teken dat je processen en systemen nauwkeurig en efficiënt zijn.

Vindt u uw eindejaarsproces een slopende beproeving of een reeks voorspelbare gebeurtenissen? Wat als ik u zou vertellen dat eindejaarsafsluitingen sneller en eenvoudiger kunnen?

Een snelle jaarafsluiting is een goede indicatie van de algehele financiële gezondheid van je organisatie en een teken dat je processen en systemen nauwkeurig en efficiënt zijn. Een effectief eindejaarsproces bespaart ook tijd, zodat je financiële team zich kan richten op activiteiten met toegevoegde waarde.

Als je je jaarafsluiting wilt versnellen, overweeg dan deze vijf stappen:

1. Schakel auditcommissies vroeg in

Door auditors, zowel interne als externe, vroeg in het afsluitproces te betrekken, kunt u valkuilen vermijden en uw financiële afdeling inzicht geven in de verbeteringen die in uw systemen kunnen worden aangebracht. Auditors kunnen ook regelmatig feedback geven tijdens de implementatie van een financieel managementsysteem en kunnen het personeel aanspreken op vertragingen.

2. Financiële controles verbeteren en implementeren

De implementatie van een financieel beheersysteem biedt een middel om te beoordelen hoe uw bedrijf in staat is om te reageren op risico's en deze te beperken. Wanneer auditors van mening zijn dat uw systemen goed werken, is het alleen nodig om kleine steekproeven van gegevens te testen in plaats van grote hoeveelheden transacties.

3. Ontwikkel de managementrapportagefunctie

Het opzetten van een systeem voor het produceren van regelmatige managementrapportages kan het eindejaarsrapportageproces eenvoudiger maken door afdelingen in staat te stellen hun middelen en uitgaven gedurende het jaar te volgen. Up-to-date managementrapportages stellen afdelingen ook in staat om hun middelen opnieuw toe te wijzen en te prioriteren om ervoor te zorgen dat de bedrijfsdoelen worden gehaald. Dit komt niet alleen een snellere afsluiting ten goede, maar ook een effectiever management.

4. Zorg voor effectief projectbeheer

Projectplanning moet deel uitmaken van het systeem dat wordt gebruikt om de eindejaarsrapportage te beheren en af te leveren.

5. Maak gebruik van technologie om het proces te optimaliseren

Uw boekhoud- of ERP-software is een dure investering, maar is slechts zo goed als de gegevens die het bevat en hoe gemakkelijk het is om die gegevens te gebruiken. Een goed beleid en goede procedures voor het gebruik van je ERP zijn essentieel voor een soepelere afsluiting. De meeste consolidaties en afsluitingen worden echter buiten het ERP om uitgevoerd met behulp van tijdrovende, handmatige boekhoudmethoden en foutgevoelige spreadsheets. De complexiteit neemt vooral toe wanneer er meer dan één systeem wordt gebruikt, gegevens worden geladen en cellen worden beoordeeld.

Om hier iets aan te doen, is het sterk aan te raden om een degelijk financieel managementsysteem te hebben. Corporate Performance Management (CPM)-software is ontworpen om de prestaties van divisies beter zichtbaar te maken en het eenvoudiger te maken om informatie te delen binnen het bedrijf.

Met CPM-software kunnen gebruikers snel en eenvoudig alle aspecten van journaalposten aanmaken, bewerken, beheren en rapporteren, zoals intercompany eliminaties en valutaomrekeningen. Met CPM-software is het ook eenvoudig om credit- en debetcorrecties toe te passen ter ondersteuning van het financiële consolidatieproces. Oh, en zorg ervoor dat uw CPM-oplossing cloudgebaseerd is, want dit maakt het ideaal voor werken op afstand, aangezien het toegankelijk is voor iedereen met een op internet aangesloten apparaat. Gecentraliseerde gegevens, automatisering en samenwerking zijn toegankelijk voor alle leden van het financiële team, ongeacht waar ze werken. Dit helpt om de tijd die nodig is om de boeken af te sluiten aanzienlijk te verkorten en de rapportage te versnellen.

[caption id="attachment_26141" align="aligncenter" width="1200"]

Snellere jaarafsluiting met Prophix Software[/caption]

Als je eenmaal een snellere jaarafsluiting hebt bereikt, kun je deze principes toepassen op je eindejaarsrapportage, kwartaal-/maandafsluiting, jaarlijkse budgettering, belasting- en auditvoorbereiding, productwinstgevendheidsanalyse en kwartaal- of halfjaarprognoses.

Lees voor meer informatie over de voordelen van een snellere jaarafsluiting onze whitepaper Achieve A Faster Year-End Close Now.