Vier manieren om het ultieme kartonboek te maken

In een onderzoek uitgevoerd door Deloitte zei bijna 73% van de leidinggevenden en bestuursleden dat hun bedrijven onder toenemende druk staan om niet-financiële prestatie-indicatoren te meten.[1] Nie

juni 18, 2019

by Prophix

Leestijd: 7 min

Abonneer je op de blog

In een onderzoek uitgevoerd door Deloitte zei bijna 73% van de leidinggevenden en bestuursleden dat hun bedrijven onder toenemende druk staan om niet-financiële prestatie-indicatoren te meten.[1] Niet-financiële prestatie-indicatoren bieden een context van onschatbare waarde voor de gegevens waarop financiële teams vertrouwen. De raden van bestuur van bedrijven krijgen echter vaak slechts een beknopte versie van de gebeurtenissen te zien, ook wel bekend als het board book. Traditioneel beslaan boardbooks 200 tot 300 pagina's met financiële gegevens en "bevatten ze vaak gedetailleerde resultaten per product, divisie, enzovoort[2]" En hoewel financiële cijfers van cruciaal belang zijn om de gezondheid van een bedrijf te begrijpen, is 92% van de respondenten het ermee eens dat financiële indicatoren alleen de sterke en zwakke punten van hun bedrijf niet adequaat kunnen weergeven.[3] Directieboeken zijn vaak "onvoldoende gedetailleerd om trends te verklaren of bestuurders in staat te stellen de situatie goed te beoordelen en beslissingen te nemen."[4] Katya Forsyth, C-Suite Advisor bij Positive Venture Group, stelt dat "wat ontbreekt in de meeste boardbooks toekomstgerichte indicatoren zijn, zoals gegevens over klantbetrokkenheid en retentie, die laten zien waar het bedrijf naartoe gaat." De vraag is dus: hoe kan het Office of Finance de boardbooks verbeteren zodat directies de informatie krijgen die ze nodig hebben om weloverwogen strategische beslissingen te nemen? In de blog van vandaag onderzoeken we vier manieren om het ultieme directieboek te maken. Wil je het ultieme boardbook maken? Download onze gids.

Gegevens in een veranderlijke bedrijfsomgeving

De afgelopen jaren zijn bedrijven steeds kritischer geworden door de volatiele markt. Door de toenemende nadruk op technologie maken veel bedrijven zich zorgen over hoe het ze zal vergaan in de "digitale revolutie".[5] Maar hoe beïnvloedt dit de creatie en distributie van kartonnen boeken? Het is de taak van de raad van bestuur om het management te helpen risico's te beheersen en kansen te benutten. Aangezien raden van bestuur zich steeds meer zorgen maken over de ontwrichting van bedrijfsmodellen, veranderende wereldwijde omstandigheden en bedreigingen voor cyberbeveiliging, moeten de jaarlijkse strategiesessies van de raad van bestuur worden aangevuld met frequentere interacties om de vooruitgang van het bedrijf en de kansen in kaart te brengen. Frequentere bestuursvergaderingen vragen om een grotere betrokkenheid van financiële teams, die de rapporten moeten verzamelen, valideren en verspreiden. Met meer waardevolle informatie in je board book kan je raad van bestuur hun expertise gebruiken om weloverwogen strategische beslissingen te nemen. Maak een board book met toekomstgerichte indicatoren - nu downloaden.

Focus op input (drijfveren) in plaats van output (resultaten)

De eerste stap in het verbeteren van de kwaliteit van de informatie in je bestuursverslag is het verleggen van de focus van drijfveren naar resultaten. Cijfers (financiële gegevens) moeten in een context worden geplaatst voor het bestuur, anders is het moeilijk om te bepalen wat het succes van het bedrijf bepaalt . Vraag je je af hoe je gegevens in context kunt plaatsen? Onze gids heeft de antwoorden. Toen Deloitte onderzoek deed onder directies naar hun belangrijkste punten van zorg, bleken het succes van de klant en de kwaliteit van producten en diensten hoger te scoren dan financiële gegevens[6]. Door de focus van het financiële team te verleggen naar niet-financiële cijfers, kan het bestuur zich richten op "absolute prestaties, historische trends en prestaties ten opzichte van de markt", waardoor het bestuur een beter inzicht krijgt in het bedrijf als geheel.

Focus op investeringen

Als het directieboek wordt herzien en er meer aandacht wordt besteed aan niet-financiële maatstaven, moeten investeringen die organische groei stimuleren ook worden beoordeeld door de raad van bestuur. In plaats van zich alleen te richten op grote aankopen, moeten raden van bestuur informatie tot hun beschikking hebben om grote investeringen te beoordelen, zoals onderzoek en ontwikkeling, reclamebudgetten en het aantal verkoopmedewerkers.[7] Onze gids laat zien hoe je niet-financiële statistieken kunt opnemen in je bestuursverslagen. Deze investeringen en uitgaven kunnen de levensvatbaarheid en winstgevendheid van een bedrijf aanzienlijk beïnvloeden en daarom moet je bestuur inzicht hebben in "welk niveau van organische investeringen nodig is om langetermijndoelen te bereiken."[8]

Gegevens op individueel niveau

Vaak geven bestuursverslagen een overzicht van het bedrijf op hoog niveau, waardoor de gegevens op individueel niveau worden losgekoppeld van hun betekenis. Het tonen van resultaten per individuele manager verhoogt de nauwkeurigheid en verantwoordelijkheid van gegevens, zodat het bestuur precies kan vaststellen waar de winstgevendheid laag is. Stanford's Building a Better Board Book suggereert dat "het aanvullen van inkomsteninformatie met kostengegevens (kosten van verkochte goederen; verkoop-, algemene en administratieve kosten en andere relevante kosten), de verantwoordingsplicht verder vergroot door een winst- en verliesrekening te geven die bij elke manager hoort en een betere prestatiemeting mogelijk maakt bij het berekenen van managersbonussen."[9] Neem geïndividualiseerde gegevens op in je boardbook met onze gids.

Uitschieters en wanprestaties onderzoeken

Hoewel het belangrijk is om te focussen op de belangrijkste business drivers in je board book, moeten directies ook uitschieters of outperformance onderzoeken in elke branche. Raden van bestuur moeten kunnen evalueren wat de oorzaak is van de afwijkingen en of ze duurzaam zijn op lange termijn. Als deze trends het gevolg zijn van "eenmalige prijspromoties, het einde van de levensduur van producten of verstoringen door concurrenten", dan zijn ze waarschijnlijk niet duurzaam en moeten ze onder de aandacht van de raad van bestuur worden gebracht om teleurstellingen in de toekomstige prestaties van de organisatie te voorkomen.[10]

De kracht van automatisering

Veel bedrijven zijn meer dan twee weken bezig met het verzamelen van gegevens voor hun bestuursverslagen. Met een toenemende behoefte om zowel financiële als niet-financiële statistieken op te nemen, kan dit proces meer dan drie weken voorbereiding in beslag nemen. Veel bedrijven maken gebruik van automatisering om hen te helpen bij het verzamelen van de gegevens voor hun board books, wat hen een aanzienlijk concurrentievoordeel oplevert. Door te kiezen voor een oplossing die zowel financiële als niet-financiële gegevens centraliseert, kan de tijd die nodig is voor het samenstellen, organiseren, creëren en distribueren van een Board Book aanzienlijk worden verkort. Automatiseer de creatie van uw Board Book met CPM-software - download onze gids. Bedrijven die hebben gekozen voor Corporate Performance Management (CPM) software kunnen hun board book ook templatizeren, zodat ze in een paar uur een uniek rapport kunnen genereren

Een beter Board Book

Nadat je een beter bestuursverslag hebt gemaakt, moet je het kunnen gebruiken als springplank naar zinvolle gesprekken over belangrijke onderwerpen. Door een objectief overzicht te geven van zowel financiële als niet-financiële gegevens, zou je bestuur: