V&A met bouwexperts: Navigeren door het nieuwe normaal

In 2020 stond de bouwsector voor veel verschillende uitdagingen. Elke staat had zijn eigen overheidsvoorschriften, reisbeperkingen verstoorden toeleveringsketens en nieuwe veiligheidsrichtlijnen hadden invloed op de productiviteit op de bouwplaats. Nu de bedrijfswereld in 2021 evolueert naar een meer wendbaar projectbeheer, moeten aannemers zich concentreren op hun middelen - mensen en uitrusting. Constante verschuivingen in de bouwsector betekenen dat aannemers voortdurend opnieuw moeten voorspellen en plannen moeten aanpassen om de beschikbaarheid van geschoolde arbeiders en apparatuur effectief te beheren. We spraken met bouwdeskundige Chuck Schwartz van Marcum LLP en Chris Porter, Construction Manager bij Prophix, over de uitdagingen van resource management in het tijdperk van COVID-19 en de verwachtingen voor herstel.

Chuck Schwartz

Chris Porter

1. Wat zijn volgens u enkele van de uitdagingen op het gebied van resourcing die nog voortvloeien uit COVID-19?

Chuck: Een belangrijke uitdaging waren de bedrijven die lokale servergebaseerde softwaresystemen gebruiken (ook wel "in-house" genoemd) tegenover de bedrijven die boekhoud- en bedrijfsmanagementsoftware in de cloud gebruiken. De bedrijven die cloudsoftware gebruiken, zagen geen noemenswaardige vertragingen of downtime, in tegenstelling tot de bedrijven die computers moesten instellen om verbinding te kunnen maken met hun systemen. En dan waren er natuurlijk nog de kantoorsluitingen en -vergrendelingen, waardoor belangrijke processen zoals systeemback-ups niet regelmatig of helemaal niet werden uitgevoerd. Chris: Zoals velen van ons weten, is het tekort aan arbeidskrachten al enige tijd een aanhoudend probleem in de bouwsector. Zoals veel dingen heeft COVID dit probleem alleen maar vergroot. Maar niet alleen arbeid zal een uitdaging blijven. Er is ook veel vraag naar materialen en uitrusting en de prijzen zijn op beide gebieden aanzienlijk gestegen, onder andere door de productievertragingen. Deze verstoring zal ongetwijfeld nog enige tijd aanhouden totdat de productie en het aanbod weer op het niveau van voor de pandemie komen.

2. Op basis van de hierboven genoemde uitdagingen, in welke gebieden moeten bouwbedrijven volgens u investeren om zich voor te bereiden op mogelijke toekomstige verstoringen? (bijv. software, beurzen of handelsprogramma's om nieuw talent op te leiden, veiligheidsprotocollen, opleiding voor projectmanagers, enz.)

Chuck: Er is een oud gezegde - doe dingen in goede tijden, zodat je niet in de problemen komt in slechte tijden. En hoewel dit zeker niet de goede tijden zijn (nog niet tenminste), denk eens terug aan vlak voor de lockdown - we hadden goede tijden. Maar toen hoorde ik dingen als "we hebben het te druk om daar nu aan te denken" en andere excuses om sommige belangrijke dingen in de goede tijden niet te doen. Dus als we iets geleerd hebben van de lockdown, dan is het wel dat het leven onvoorspelbaar is en dat er op elk moment dingen kunnen gebeuren. Het is belangrijk om voor de belangrijke en moeilijke dingen te zorgen voordat het noodlot toeslaat. Chris: Chuck maakt hier veel goede punten. Proactief investeren in de juiste onderdelen van je bedrijf zal je voorbereiden op succes in de toekomst, ongeacht de uitdagingen waar je mee te maken krijgt. Het is altijd leuk om te genieten van de goede tijden, maar organisaties moeten strategisch nadenken over investeren in hun mensen, technologie en processen. Wat de technologie betreft, gebruiken bouwbedrijven veel verschillende technologieën om hun bedrijf te runnen. ERP-, calculatie-, projectbeheer-, CRM- en loonlijstsoftware zijn er maar een paar van. Je hebt al deze systemen nodig om je bedrijf te runnen en beslissingen te nemen, maar het is vervelend om van het ene systeem naar het andere te moeten springen om de antwoorden te krijgen die je nodig hebt. Aannemers zouden moeten investeren in een datastrategie en technologie die al hun gegevens samenbrengt. Dit maakt het voor innovatieve aannemers mogelijk om problemen te zien en erop te reageren op het moment dat ze zich voordoen. Aannemers moeten eenvoudig de impact kunnen modelleren van projectvertragingen, materiaal- of arbeidstekorten en de daaruit voortvloeiende geldstromen voor het hele bedrijf.

3. Zijn er technologische oplossingen waarvan u denkt dat aannemers er baat bij zouden hebben om erin te investeren, of als ze die al hebben, zoek dan naar manieren om er meer van te gebruiken?

Chuck: Naast CPM-software in de cloud, zou ik zeggen een geïntegreerde ERP-software voor de bouw. Wat ik hiermee bedoel is dat de meeste boekhoudsystemen voor de bouw altijd heel goed werk hebben geleverd op het gebied van boekhouding, werkkostenberekening en financiële rapportage, maar ik zie ook prachtige vooruitgang op het gebied van projectbeheer en documentcontrole. De meeste aannemers met wie ik spreek, geven de voorkeur aan één systeem om hun hele bedrijf te beheren, van boekhouding en backoffice tot projectbeheer en de buitendienst. Wat ik de laatste tijd heb gezien van systeemleveranciers als Viewpoint is zeer indrukwekkend en maakt de noodzaak voor projectmanagementsystemen van derden overbodig. Ik zal ook zeggen dat wat ik heb gezien van Prophix en hoe zij werken met ERP-systemen om geavanceerde mogelijkheden te bieden voor financiële en statistische rapportage zeer indrukwekkend is. CPM-software is waardevol voor aannemers die te maken hebben met zaken als PPP, ERC en andere rapportage- en prognosebehoeften. Chris: Ik ben het helemaal eens met Chuck dat je zonder geïntegreerde ERP-software voor de bouw zoals Viewpoint, je bedrijf niet zo efficiënt runt als je zou kunnen. Ik geloof echter dat dit slechts de helft van de puzzel is. Je voelt je misschien opgebrand na een lange ERP-implementatie en denkt dat dit het is - maar er is meer. Nu moet je bedenken hoe je al die geweldige informatie gaat consumeren. Uiteindelijk zijn relationele datasystemen zoals ERP vooral bedoeld voor het vastleggen en opslaan van grote datasets. Door die gegevens naar buiten te brengen en in een bruikbaar en eenvoudig te begrijpen formaat op te slaan, zul je concurrentievoordelen in de markt kunnen behalen en betere beslissingen kunnen nemen.

4. Op welke gebieden moeten aannemers volgens jou letten met betrekking tot planning en personeelsbezetting vanwege de COVID-beperkingen?

Chris: Een van de lessen die we volgens mij allemaal hebben geleerd van deze pandemie is dat onze situatie met de minuut kan veranderen. In veel opzichten is dit niets nieuws voor bouwprofessionals die voortdurend te maken hebben met wijzigingen in de planning. Waar het om gaat is dat je van tevoren begrijpt waar en wanneer je wijzigingen kunt aanbrengen in je geplande arbeid en apparatuur. Als je in staat bent om je personeelsbezetting en het gebruik van apparatuur ruim van tevoren te voorspellen, zal dat leiden tot een betere benutting en marges van deze belangrijke activa. De vraag die we onszelf dus moeten stellen is: kan ik dit vandaag doen? Bovendien, kan ik dagelijks rapporteren over mijn vereiste, geplande en werkelijke uren? Dit is waar een datastrategie om de hoek komt kijken. Het verbinden van deze 3 datasets is noodzakelijk en gelukkig heeft Prophix een speciaal gebouwde oplossing om dit mogelijk te maken.

5. Waarop moeten aannemers zich voorbereiden in 2021, zodra het vaccin op grotere schaal beschikbaar is?

Chris: In gesprekken met verschillende zekerheidsstellers en boekhoudpartners is er al meer aandacht voor cashmanagement en financiële gezondheid. Iedereen vraagt om regelmatiger 13-wekelijkse kasprognoses en updates van belangrijke prestatie-indicatoren, zoals het aantal dagen kasgeld en andere liquiditeitsratio's. Wetende dat dit in de nabije toekomst waarschijnlijk zo zal blijven, moeten aannemers nadenken over de processen die ze hebben om deze gegevens samen te stellen voor belanghebbenden. Ben je dagenlang bezig om deze gegevens uit verschillende systemen te halen en in Excel te verwerken? Een bank of borg zal veel meer vertrouwen hebben als je ze kunt laten zien op welke solide basis je deze cijfers hebt geproduceerd. Corporate Performance Management-oplossingen, zoals Prophix, bieden aannemers de automatisering, schaalbaarheid en best practices die Excel niet kan bieden. Out-of-the-box dashboards, gekoppeld aan een bibliotheek van KPI's, kunnen aannemers vrijwel direct inzicht geven in de gezondheid van hun bedrijf. Bekijk voor meer informatie over resource management onze on-demand presentatie, Navigating Challenges and Strategies Related to Construction Claims During a Pandemic, met Marcum, Viewpoint en Prophix.