Transformeer financiën met budgetteringssoftware | Prophix

Elke technologische vooruitgang, van de ploeg tot de supercomputer, heeft geholpen om de hoeveelheid tijd die je kwijt bent aan taken die je moet doen te verminderen ten gunste van taken die je wilt doen. Ze gaan over het uit handen geven van het fysieke en mentale zware werk zodat je je kunt richten op het lonende, bevredigende en nuttige werk dat alleen mensen kunnen doen. Budgetterings- en prognosesoftware is niet anders.

In te veel organisaties zit het kantoor van de CFO vast aan te veel taken die ze moeten uitvoeren. Gegevens consolideren, rapporten samenstellen en een dozijn andere repetitieve processen worden handmatig uitgevoerd om goed te kunnen budgetteren en voorspellen. Deze verplichtingen creëren ongetwijfeld waarde voor het bedrijf, maar het handmatige werk is zelden het beste gebruik van iemands tijd.

Het transformeren van je budgetterings- en prognoseprocessen houdt in dat je technologie gebruikt om ze opnieuw uit te vinden, te stroomlijnen en te automatiseren, zodat je team zich kan bezighouden met taken die meer waarde toevoegen.

Budgettering vs. prognoses (en waar software om de hoek komt kijken)

Voor iedereen buiten het CFO Office lijken budgettering en prognoses verwisselbare termen. Voordat we ingaan op de vraag waarom budgetterings- en prognosesoftware essentieel is voor uw organisatie, zorgen we ervoor dat we deze termen hebben gedefinieerd.

Wat is budgettering?

Budgettering is een proces dat organisaties gebruiken om verwachte inkomsten en uitgaven te kwantificeren. Uit dit proces komen budgetten voort, die naar verschillende afdelingen worden gestuurd om te communiceren hoeveel ze precies mogen uitgeven in een bepaalde periode - meestal een boekjaar of kwartaal. Hoewel sommige organisaties gegevens van voorgaande jaren gebruiken om hun budgetten te plannen, kan zero-based budgettering vaak effectiever zijn. Met deze methode wordt van afdelingen verwacht dat ze hun behoeften uitzetten zonder simpelweg het budget van het vorige jaar met een paar procentpunten aan te passen.

Wat is forecasting?

Terwijl budgettering gaat over verwachte inkomsten en uitgaven, gaat forecasting over het projecteren van de potentiële toekomst van je organisatie. Het Office of the CFO gebruikt gegevens uit eerdere periodes om prognoses op te stellen. Soms worden deze prognoses in de loop van de tijd naar de toekomst verschoven - dit worden rolling forecasts genoemd.

Wat is het verschil tussen budgettering en forecasting?

Het belangrijkste verschil tussen budgettering en forecasting zit in twee woorden: "verwachting" en "projectie" Hoewel deze woorden op elkaar lijken, zijn de verwachtingen bij budgettering doorgaans conservatiever dan de projecties bij forecasting, wat betekent dat je doorgaans meer vertrouwen hebt in budgetten.

Budgetten gaan over het maximale halen uit elke dollar die je organisatie binnenbrengt, terwijl prognoses bedoeld zijn om mogelijke scenario's in kaart te brengen en je bedrijfsstrategie aan te passen. Als het financiële team merkt dat afdelingen het budget dreigen te overschrijden, volgt er meestal een serieus gesprek over het vasthouden aan budgetten of het heroverwegen ervan. Als prognoses niet meer zo nauwkeurig zijn als ze ooit waren, zal de leiding van je organisatie de algemene strategie van de organisatie veranderen of zich aanpassen aan een andere prognose.

De voordelen van budgettering en prognoses

De voordelen van budgettering

Nauwkeurig budgetteren biedt bedrijven een aantal serieuze voordelen:

• Precies weten hoeveel geld er de organisatie binnenkomt.
• Precies weten hoe (en waar) inkomsten in uitgaven veranderen.
• Ervoor zorgen dat elke afdeling het maximale haalt uit het geld dat aan hen is toegewezen.
• Uitgaven aanpassen aan veranderende marktomstandigheden.
• Potentiële financiële problemen van tevoren identificeren.

Waar komt het op neer? Budgettering is essentieel om je bedrijfsresultaat te laten groeien.

De voordelen van prognoses

Een goede prognose is meer dan de moeite waard omdat het de volgende voordelen met zich meebrengt:

• Het plannen van meerdere potentiële scenario's kan je helpen bij het opstellen van een actieplan voor elk van deze scenario's, waardoor het aanpassingsvermogen van je organisatie verbetert.
• Door je af te vragen "wat als" met prognoses kunnen problemen in de hele organisatie aan het licht komen die anders onopgemerkt zouden zijn gebleven.
• Prognoses worden eenvoudiger te maken (en nauwkeuriger) naarmate je meer gegevens hebt.
• Een goede prognose kan leiden tot meer efficiëntie in de hele organisatie, omdat je manieren vindt om je aan te passen aan zowel stijgende als dalende inkomsten.

Zonder prognoses kan een organisatie in een goed jaar nog steeds haar doelen halen, maar zal ze waarschijnlijk niet alle groei kunnen realiseren die ze anders wel had kunnen realiseren. In een slecht jaar kan een gebrek aan prognoses de organisatie verlammen.

De uitdagingen van budgettering en prognoses

De uitdagingen van budgettering

Hoewel budgettering een essentieel financieel proces is, brengt het aanzienlijke uitdagingen met zich mee:

• Inflexibele budgetten kunnen het voor afdelingen moeilijk maken om goed te reageren op problemen en kansen.
• Zonder budgetteringssoftware kan het moeilijk zijn om flexibele, nauwkeurige budgetten te creëren.
• Onnauwkeurige budgetten kunnen een organisatie hinderen, waardoor ze kansen niet volledig kunnen benutten.
• Te veel transparantie in budgettering kan leiden tot concurrentie tussen afdelingen, die het gevoel hebben dat ze moeten concurreren voor elke dollar.

Budgettering kan een aanzienlijke stressfactor zijn voor sommige organisaties, maar de voordelen wegen ruimschoots op tegen de mogelijke uitdagingen. En als je budgetterings- en prognosesoftware gebruikt, kun je veel van deze uitdagingen elimineren.

De uitdagingen van prognoses

Hier zijn enkele manieren waarop prognoseprocessen een uitdaging kunnen vormen voor je organisatie:

• Het is gemakkelijk om te conservatief te zijn met prognoses, wat de effectiviteit ervan kan beperken. Evenzo zullen overdreven buitensporige prognoses van twijfelachtige waarde zijn. Het juiste evenwicht vinden kan moeilijk zijn.
• Net als budgettering kunnen prognoses veel tijd en middelen kosten, vooral zonder budgetterings- en prognosesoftware.
• Nauwkeurig voorspellen kan een uitdaging zijn, en voorspellingen moeten op zijn minst enigszins nauwkeurig zijn om nuttig te zijn.
• Te veel vertrouwen stellen in één enkele prognose kan leiden tot beslissingen die uiteindelijk schadelijk zijn voor de organisatie.

Om deze uitdagingen te vermijden, moet je prognoses zien als wat ze zijn - een blik in de mogelijke toekomst - in plaats van een strikt stappenplan voor het plannen van je financiële jaar.

Uw budgettering en prognoses transformeren

Hiervoor is een combinatie nodig van de juiste budgetterings- en prognosesoftware, de juiste processen en de juiste houding. Een team met geweldige software maar verouderde processen zal achterop raken, net als een team dat volledig is uitgerust met moderne processen maar niet overtuigd is van het veranderen van de software. Voordat je aan de slag gaat, is het belangrijk om te kijken wat je team tegenhoudt.

Wat houdt het kantoor van de CFO tegen?

Prophix' onderzoek naar budgettering en prognoses heeft veelvoorkomende problemen geïdentificeerd die het CFO-bureau ervan weerhouden zijn processen volledig te transformeren.

Siloïde gegevens

Gegevens zijn een van de meest waardevolle activa van een bedrijf. Maar ze zijn alleen waardevol als je ze kunt verfijnen, analyseren en gebruiken om je beslissingen te onderbouwen. Het samenbrengen van gegevens op één platform maakt het makkelijker voor het kantoor van de CFO om er goed gebruik van te maken.

Gebrek aan samenwerking

Niet alleen gegevens worden in silo's opgezogen. Als elke afdeling zijn eigen weg gaat - zonder te communiceren met de rest van de organisatie - is de kans groot dat er knelpunten ontstaan. Deze vertragingen kunnen zelfs de meest gestroomlijnde processen afremmen.

Gebrek aan de juiste tools

Je organisatie ontvangt meer gegevens dan een mens - of zelfs een volledig team van mensen - kan verwerken. Zonder de juiste tools om die gegevens te interpreteren, zit je vast in een poging om uit een waterpijp te drinken. De juiste budgetterings- en prognosesoftware kan deze processen automatiseren en stroomlijnen.

Handmatige processen

Het grootste obstakel voor transformatie is het gebrek aan tijd en middelen. Het is moeilijk om een nieuwe rol aan te nemen als je vastzit aan het handmatig manipuleren van gegevens in spreadsheets. Automatisering is een cruciaal onderdeel van een succesvolle transformatie.

Prognoseprocessen transformeren: Rollend vs. per kwartaal

Zodra je de obstakels hebt aangepakt die de algehele transformatie in de weg staan, is je team klaar om zich te verdiepen in specifieke processen. De overstap naar voortschrijdende prognoses is een belangrijk onderdeel om succes in de toekomst te garanderen. Teams die doorlopende prognoses gebruiken, kunnen omzet en winst nauwkeuriger voorspellen dan teams die per kwartaal prognoses maken. Volgens Anders Liu-Lindberg, partner en medeoprichter bij Business Partnering Institute, zijn wendbaarheid en flexibiliteit de twee grootste voordelen van rolling forecasts:

"Om processen geschikt te maken voor de toekomst van finance, moeten finance leiders flexibele en wendbare processen creëren. Het enige waar we zeker van kunnen zijn, is dat de wereld sneller verandert dan we een nauwkeurig getal kunnen voorspellen of kunnen voorspellen wat er hierna gaat gebeuren. Het is essentieel dat we de aannames begrijpen achter de strategische en tactische keuzes die we hebben gemaakt. We kunnen de realiteit afzetten tegen deze aannames en weten wanneer we moeten handelen omdat onze aannames niet meer kloppen. Dat is het soort proces dat financiële leiders moeten creëren terwijl ze hun transformatietraject voortzetten."

Doorlopende prognoses kunnen complex, moeizaam en tijdrovend zijn. Om met succes op dit proces over te stappen, heb je het volgende nodig:

• Eén geïntegreerde oplossing voor budgetterings- en prognosesoftware. Een platform als Prophix kan gegevens automatisch importeren en naadloos integreren met je andere bedrijfsoplossingen.
• Tools voor samenwerking. Prophix biedt workflows die prognoses stroomlijnen door input te volgen, wijzigingen vast te leggen en goedkeuringen te registreren, allemaal met versiebeheer en zonder "reply all" e-mailketens.
• Agile tools. Er zijn tientallen factoren die een hele prognose kunnen veranderen: rentetarieven, wisselkoersen, productieniveaus en meer.Prophix maakt het eenvoudig om deze waarden aan te passen wanneer ze veranderen.

Budgetteringsprocessen transformeren: Zero-based budgettering

Overschakelen op zero-based budgeting (ZBB) kan een krachtige verandering teweegbrengen voor het Office of the CFO. Het stelt organisaties in staat om inkomsten en winst nauwkeuriger te voorspellen en budgetmodellen efficiënt te wijzigen als dat nodig is.

Hoewel je in eerste instantie moet investeren in middelen, zoals het vormen van een multidisciplinaire commissie of het investeren in de juiste budgetterings- en prognosesoftware, zijn de voordelen meer dan de moeite waard.

Aan de slag met ZBB

Het ZBB-proces begint bij de mensen. Het is van cruciaal belang om steun te hebben tot op uitvoerend niveau. Het is een serieuze paradigmaverschuiving ten opzichte van het gebruikelijke budgetteringsproces en vereist meer input en betrokkenheid van andere afdelingen. Financiële leiders kunnen voorvechters zijn voor dit proces en de business case maken voor de C-suite.

Als de leidinggevenden er eenmaal achter staan, hangt het succes af van het proces en de training. Het kantoor van de CFO en anderen die deelnemen aan het proces moeten leren hoe ze de benodigde tools moeten gebruiken. Financiële leiders moeten een goede kennis hebben van de organisatie, inclusief hoe de verschillende afdelingen werken en wat hun budgetteringsvereisten zullen zijn. Dit is een goede gelegenheid voor je team om meer verbonden te raken met de organisatie en meer datavaardig te worden.

Tot slot is ook de technologiecomponent essentieel voor succes. Hoewel het mogelijk is om ZBB handmatig uit te voeren op spreadsheets, is het een complex en tijdrovend proces. Een platform zoals Prophix kan helpen om te automatiseren wat geautomatiseerd kan worden, terwijl het de communicatie en samenwerking voor de rest vergemakkelijkt.

Begin je transformatie met de juiste budgetterings- en prognosesoftware

Digitale transformatie is essentieel voor elk CFO Office dat een zinvollere en waardevollere rol wil spelen binnen zijn organisatie. De flexibiliteit en efficiëntie die deze transformatie met zich meebrengt, kan leiden tot meer toekomstgerichte praktijken, waardoor het CFO Office de rest van de organisatie beter kan adviseren. Bovendien verhogen getransformeerde financiële processen de kwaliteit en kwantiteit van de inzichten die uit gegevens worden afgeleid, wat leidt tot betere besluitvorming voor iedereen.

Klaar om aan de slag te gaan? Bekijk de Prophix-demo om transformatieve budgetterings- en prognosesoftware in actie te zien.