Statisch budget: alles wat je moet weten

Wat is een statisch budget? Wat is het verschil met een flexibel budget of een vast budget? En waarom zou een bedrijf een statisch budget willen?

Er zijn veel vragen over statische budgetten, en ze zijn allemaal terecht. In dit artikel leer je meer over statische budgetten, waarom ze worden gebruikt, voor wie ze het beste zijn, waarom je er misschien geen wilt gebruiken en hoe je er zelf een kunt maken.

Lees verder.

Wat is een statisch budget?

Een statisch budget is een financiële blauwdruk voor een bepaalde periode, meestal een boekjaar, dat onveranderd blijft ongeacht de werkelijke bedrijfsprestaties. Het is gebaseerd op geschatte cijfers op basis van historische gegevens en voorspellingen voor de toekomst. Dit type budget wordt vaak gebruikt voor kostenbeheersing en is het meest effectief wanneer de activiteiten van een bedrijf voorspelbaar zijn.

Dat betekent natuurlijk niet dat je een statisch budget kunt opstellen, aankondigen en vergeten. Bedrijven zullen consequent teruggrijpen naar hun statisch budget, zelfs als hun werkelijke uitgaven variëren.

Wat betekent "statisch"?

Het "statische" deel van "statisch budget" betekent onveranderlijk, of op zijn minst niet elastisch. Een statisch budget is niet ontworpen om gewijzigd te worden tijdens de periode die wordt geschetst.

In die zin kan een statisch budget gezien worden als een ideaal of Goudlokje budget om naar te streven. Afwijkingen worden verwacht, maar correcties in de reële begroting moeten erop gericht zijn om terug te keren naar het evenwicht dat de statische begroting schetst.

Voorbeeld van een statisch budget

Stel dat een bedrijf 50.000 dollar opzij zet voor reclame-uitgaven voor een bepaalde duur. Het is aan de campagnemanager om zich aan dat budget te houden-en om de verwachte ROI te produceren die aan die advertentie-uitgaven wordt toegeschreven. Dit is ongeacht hoe die advertentie-uitgaven in werkelijkheid uitpakken.

Statisch budget vs. flexibel budget

Alle budgetten zijn bindend. Maar terwijl een statisch budget niet levend is, is een flexibel budget dat wel.

Met andere woorden, een flexibel budget heeft ingebouwde voorzieningen en scenario's voor schommelingen in inkomsten en uitgaven. Maar een statisch budget niet.

Wat is het doel van een statisch budget?

Het doel van een statisch budget is om de financiën van een bedrijf op orde te houden met minimale tussenkomst. Het is de financiële weergave van een strategisch plan, een blauwdruk of een stappenplan om het doel van het bedrijf te bereiken.

Formule voor statische budgetvariantie

Statische budgetvariantie - de weergave van de afwijking van het statische budget - is eenvoudig te berekenen: trek de werkelijke uitgaven af van het geplande budget voor elke post over de gegeven periode.

Als je dit getal als percentage wilt weergeven, deel dan het verschil door het oorspronkelijke budget.

Dit is de formule:
Statisch variantiepercentage van het budget = (Gepland budget - Werkelijke uitgaven) / Gepland budget

Voordelen van een statisch budget

Er zijn tal van redenen waarom een bedrijf een statisch budget zou willen gebruiken.

Voorspelbaarheid

Statische budgetten zijn voorspelbaar en minimaliseren de onzekerheid. Wat er ook gebeurt in de loop van het jaar, het statisch budget is een plaats om naar terug te keren. Hoewel variaties gedurende het jaar onvermijdelijk zijn, kunnen bedrijven het plan en de verhoudingen uit het statische budget gebruiken om op koers te blijven, zelfs als hun werkelijke cijfers hoger of lager zijn dan wat oorspronkelijk was voorgeschreven.

Kostenbeheer

Omdat het statische budget geen rekening houdt met uitgavenvariaties, is het een effectief hulpmiddel voor kostenbeheer.

En voor het financiële team is het een dubbele hulp om tijd en dus kosten te besparen door de last van het naleven van het budget bij de budgeteigenaar te leggen. Als je $10.000 per maand hebt begroot voor customer success software, dan is het aan de budgeteigenaar om zich daaraan te houden. Doen ze dat niet, dan heb jij een vetorecht.

Meetbaar

Omdat statische budgetten van het begin tot het einde van de periode hetzelfde zijn, vormen ze een goede basis om de resultaten van een bedrijf te meten. Omdat er halverwege geen variantie wordt geïntroduceerd om het meetproces te verstoren, is het berekenen van statische budgetvariantie eenvoudig.

Beperkingen van een statisch budget

Toch hebben statische budgetten enkele echte beperkingen en nadelen.

Nauwkeurige voorspellingen vereist

Opdat een statisch budget zinvol zou zijn, moeten bedrijven bekwame voorspellers zijn. Nieuwere bedrijven of bedrijven met risicovollere of agressievere groeidoelstellingen zijn misschien beter af met een flexibel budget, waarmee ze rekening kunnen houden met de onvermijdelijke variaties die zullen opduiken.

Inflexibel om te reageren op veranderende behoeften en marktomstandigheden

Omdat het statische budget van nature inflexibel is, bestaat het risico dat het snel ter ziele gaat of slecht reageert op de veranderende behoeften van het bedrijf zoals bepaald door externe factoren zoals marktomstandigheden.

Ook als een bedrijf merkt dat het zijn plan niet haalt, mislukt het hele statische budget.

Niet geschikt voor bedrijven met variabele kosten

Het statische budget is het beste voor bedrijven met gemakkelijk te voorspellen kosten en uitgaven op korte termijn. Een bedrijf dat te maken heeft met seizoensinvloeden of een bedrijf dat anticipeert op een evenement dat een onbekende toevloed van activiteiten zal opleveren, is niet geschikt voor een statisch budget en zou beter af zijn met een kortere budgetteringscyclus of een flexibel budget.

De effectiviteit van een statisch budget meten met statische budgetvariantie en variantie in verkoopvolume

Hoe goed houdt het bedrijf zich aan het statische budget? Dat kun je meten met twee handige statistieken: variantie statisch budget en variantie verkoopvolume.

Statische budgetvariantie

Statische budgetvariantie is de afwijking van het statische budget in ruwe dollarbedragen of als percentage.

Bedrijven berekenen de statische budgetvariantie om te zien hoe dicht ze bij het statische budget zaten. Deze variantie is nuttig om te weten bij het opstellen van het budget voor het volgende jaar, omdat het bedrijven toelaat om hun modellen te verfijnen en de volgende keer nauwkeuriger te zijn.

Formule voor statische budgetvariantie

Statische budgetvariantie = Gepland budget - Werkelijke uitgaven

Als je een percentage wilt, deel het dan door het geplande budget.

Statische budgetvariantie percentage = (Gepland budget - Werkelijke uitgaven) / Gepland budget

Variantie verkoopvolume

Variantie in verkoopvolume is het verschil tussen de werkelijk verkochte eenheden en de gebudgetteerde eenheden die zijn verkocht tegen een bepaalde prijs binnen een bepaalde periode.

Het is een statische budgetvariantie die alleen kijkt naar het verkoopvolume. Als zodanig is het nuttig om specifiek een punt van budgetafwijking aan te pakken.

Formule variantie verkoopvolume

De formule is eenvoudig.
Variantie in verkoopvolume = (Werkelijk verkochte eenheden - Gebudgetteerde verkochte eenheden) x Prijs per eenheid

Als je dit getal als percentage wilt, deel het dan door de gebudgetteerde verkochte eenheden en vermenigvuldig het niet met de prijs.
Variantie in verkoopvolume = [(Werkelijk verkochte eenheden - Gebudgetteerde verkochte eenheden) / Gebudgetteerde verkochte eenheden]

7 stappen om een statisch budget op te stellen

Nu je alles weet over statische budgetten, blijft er nog één vraag over: wat zijn de stappen om er daadwerkelijk een te maken?

1. Bepaal de budgetteringsperiode en het budgetteringsproces

Eerst moet je de budgetteringsperiode bepalen. Het is gebruikelijk voor bedrijven om te budgetteren voor het hele fiscale jaar; veel bedrijven die gebruik maken van statische budgetten hebben echter baat bij kortere budgetteringsperioden. Je moet kiezen wat je het beste lijkt op basis van de complexiteit van je organisatie en eventuele bekende afwijkende periodes.

2. Inkomsten schatten

Vervolgens ga je je inkomsten schatten. Voor deze stap moet je historische gegevens gebruiken, gecombineerd met prognoses of projecties die je al hebt.

Je zult een paar keer op deze stap terugkomen, dus het is het beste om een paar verschillende omzetgetallen te kiezen om mee te beginnen: één die ideaal is, één die 5-20% lager is afhankelijk van je groeistadium en één die 5-20% beter is dan je verwacht.

3. Vaste en variabele kosten schatten

Dan is het tijd om je vaste en variabele kosten in te schatten. Je zou je vaste kosten moeten kennen en je zou je variabele kosten moeten kunnen identificeren, dus het grootste deel van deze stap bestaat uit het raden naar de hoogte van die variabele kosten.

4. Netto-inkomen schatten

Van daaruit kun je je netto-inkomen schatten door je kosten af te trekken van je inkomsten.

Tijdens deze stap kun je ook de ideale EBIT en EBITDA berekenen.

5. Je budget toewijzen

Nu komt de moeilijke stap: je fondsen toewijzen aan de verschillende behoeften van het bedrijf. Je kunt hiervoor elke budgetteringsmethode gebruiken: op activiteiten gebaseerd, op nul gebaseerd, incrementeel, waardepropositie of iets heel anders.

Aangezien dit een statisch budget is, moet je dubbel zeker zijn van je toewijzingen. Het is de moeite waard om deze stap langzaam uit te voeren, vragen te stellen aan budgethouders en ervoor te zorgen dat je ieders vereisten begrijpt.

6. Het budget herzien en aanpassen

Dan volgt een budgetbeoordeling, waarbij je eventuele laatste aanpassingen aanbrengt in het budget op basis van feedback van belanghebbenden.

En dan heb je je statische budget definitief gemaakt! Er is niets meer te doen, behalve het te delen met alle belanghebbenden in het bedrijf.

7. De prestaties van het budget bewaken en beoordelen

Natuurlijk is het budgetteringsproces niet voorbij tot het budget is uitgeput. Tijdens de periode die in je statische budget is opgenomen, moet je de uitgaven en inkomsten van het bedrijf controleren en beoordelen en de verschillen berekenen.

Dit zal je helpen om een nauwkeuriger budget op te stellen tijdens de volgende budgetteringscyclus.

Conclusie: Een statisch budget maken met Prophix

Nu weet je alles over hoe je een statisch budget kunt maken. En als je dit wilt omzetten in actie, dan kan Prophix je helpen.

Prophix maakt het gemakkelijk om losgekoppelde spreadsheets en gebroken formules achter je te laten. Met Prophix komt real-time samenwerking samen met geautomatiseerde efficiëntie, zodat je je team betrokken en op één lijn kunt houden met een gestroomlijnd financieel planningsproces.

Bekijk een demo om Prophix in actie te zien.