Rollende voorspellingen: Chris Ortega legt uit waarom, wat en hoe

Wat is één eigenschap die financiële afdelingen van toonaangevende bedrijven gemeen hebben? Doorlopende prognoses. Gebaseerd op de resultaten van ons wereldwijde onderzoek onder meer dan 500 financieel managers, presteren bedrijven die rolling forecasts gebruiken beter dan bedrijven die kwartaalprognoses gebruiken, vooral als het gaat om hun vermogen om de prognose snel bij te werken. De overstap van kwartaalprognoses naar doorlopende prognoses kan ontmoedigend lijken, vooral als je het aan de C-suite probeert te verkopen. Of zelfs aan je eigen team. Om je op weg te helpen met de veranderingen in processen, procedures en technologieën, spraken we met Chris Ortega, een World's Top 10-stem in Accounting, Finance en F&PA. Lees verder voor meer informatie.

Wat is een doorlopende prognose?

Met een voortschrijdende prognose schuift u de tijdshorizon steeds verder naar voren. Een typische benadering van doorlopende prognoses is om elke maand die voorbijgaat een maand toe te voegen aan het einde van de prognose. "Het gebruikt de meest actuele informatie die je in je bedrijf hebt om vooruit te kijken", legt Chris uit. Het voordeel is dat je altijd hetzelfde aantal maanden vooruitkijkt en dat de gegevens voortdurend worden bijgewerkt op basis van de nieuwste informatie die een organisatie tot haar beschikking heeft.

Voordelen van voortschrijdende prognoses

Chris zegt dat doorlopende prognoses helpen bij "het informeren van het bedrijf over wat er in de realiteit gebeurt, het veranderen van de vooruitzichten die we zien op de 6-, 12- en 18-maandenhorizon van het bedrijf" Doorlopende prognoses bieden ook een perspectief op de huidige bedrijfsvoering. Chris legt dit uit als "... de mogelijkheid om een verband te leggen tussen wat we zien dat er gaat gebeuren en wat we vandaag aan het doen zijn

Zoek een technologie die configureerbaar is

Volgens Chris hoeft de beste technologie voor rolling forecasting niet op maat gemaakt te zijn voor uw bedrijf. "Ik denk altijd dat het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je de technologie vindt die het beste voldoet aan de behoeften van je bedrijf," zegt hij. "Te vaak zie ik dat organisaties en teams in veel verschillende branches proberen hun processen aan te passen aan een technologie." "Je hebt niet altijd de processen en procedures en datapunten om een technologie volledig op je bedrijf af te stemmen," legt Chris uit. "Dat is de fundamentele denkfout die veel boekhoud- en financiële teams maken als ze een rolling forecasting-technologie gaan implementeren ... Ze proberen de technologie aan te passen aan hun bedrijf." Chris denkt dat dit het proces ingewikkelder maakt dan nodig is. Hij merkt op dat softwarebedrijven er veel tijd in steken om ervoor te zorgen dat hun technologie bedrijfsoverstijgend werkt. "Ze hebben het gezien. Ze hebben het gedaan. Ze zijn in verschillende sectoren actief geweest. Probeer dus een technologie te vinden die configureerbaar is voor uw bedrijf, niet aangepast aan uw bedrijf." Chris raadt je ook aan om onderzoek te doen bij betrouwbare bronnen zoals TrustRadius en G2: "Het geeft echt aan wie de leiders zijn, de visionairs, en het geeft zeer gedetailleerde informatie over de trends, de zwakke punten, de bruikbaarheid en een heleboel andere factoren voor jou om te overwegen over het implementeren van een rolling forecasting tool in je boekhoud- en financieel team." Wanneer je technologie evalueert, zorg er dan voor dat je een oplossing kiest die voldoet aan je veranderende bedrijfsbehoeften:

• Cloud-gebaseerd voor eenvoudige communicatie en samenwerking
• Ondersteunt geautomatiseerde processen
• Connectiviteit en compatibiliteit met de rest van uw IT-stack
• Van een betrouwbare leverancier met een bewezen staat van dienst

Vragen die u moet stellen om uw prognoseproces te starten

"Veel teams zijn zo reactief als het gaat om hoe ze naar hun bedrijf kijken. Dus een manier waarop financiële leiders kunnen beginnen met de overgang naar een rolling forecasting-model is door echt, echt concreet te worden over wat je processen zijn," zegt Chris. Dit houdt in dat je een aantal fundamentele vragen moet beantwoorden:

• Wat zijn de bedrijfsprocessen die je vooruitzichten bepalen?
• Wat zijn de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) die de toekomst van je bedrijf bepalen?
• Wat zeggen we dat we gaan doen en hoe gaan we dat doen?

3 valkuilen bij rollende prognoses

Waar lopen mensen vast bij het invoeren van rolling forecasts? Chris deelde drie belangrijke gebieden en wat financiële leiders moeten doen om het proces in beweging te houden.

1) Te veel KPI's

"Mensen meten te veel KPI's", zegt Chris. "Hoe kun je als bedrijf 15 verschillende dingen meten in de toekomstverwachting en 15 verschillende modelaannames hebben in je rolling forecast? Dat is veel te veel." In plaats daarvan raadt Chris bedrijven aan om zich te richten op de vier tot zes KPI's die de meeste impact zullen hebben op het bedrijf in de toekomst.

2) Slecht begrip van business drivers

Chris zegt dat het niet genoeg is om de traditionele boekhoudkundige en financiële functies te beheersen, zoals het beheren van het grootboek, journaalposten en afschrijvingen. "Als boekhoudkundige en financiële teams kennen we de cijfers. Maar je moet de business begrijpen. Je moet begrijpen wat inkomsten genereert, wat kosten genereert, wat cash genereert, wat een klantmarge genereert en wat leadgeneratie genereert," zegt Chris.

3) Een te verre tijdshorizon

Een andere valkuil, volgens Chris, is proberen te ver in de toekomst te voorspellen. "Normaal gesproken wil je een doorlopend prognosemodel met een perspectief van maximaal 12 maanden", zegt hij. Naarmate je verder van de huidige dag verwijderd raakt, neemt de nauwkeurigheid van de voorspelling af. En hoewel je 18 of 24 maanden vooruit misschien richtingvast bent, zullen de cijfers niet nauwkeurig zijn. Met rolling forecasts is precisie het doel. Chris zegt: "Je zou ... 90 tot 97% vertrouwen moeten hebben dat dit is wat je de komende drie tot zes maanden in het bedrijf gaat zien." Houd de focus binnen dat venster van 12 maanden en je kunt je nauwkeurigheid vergroten.

3 manieren om uw huidige prognose-inspanningen te verbeteren

Chris gaf ook drie manieren waarop financiële leiders hun huidige inspanningen met rolling forecasts kunnen optimaliseren.

1) Betrek belanghebbenden uit de hele organisatie erbij

Rollende prognoses hebben het vermogen om de business te informeren en vorm te geven, maar als mensen niet betrokken zijn bij het prognoseproces, vertrouwen ze de resultaten misschien niet. "Maak van je rolling forecast niet specifiek een financiële oefening", zegt Chris. "Maak er niet alleen een boekhoudkundige en financiële aangelegenheid van en produceer een 3-, 6-, 9-, 12-, 18-maands rolling forecast." Chris stelt voor dat verkoop, marketing en andere operationele afdelingen allemaal het gevoel moeten hebben dat ze een aandeel hebben in het proces.

2) Help uw team de waarde van de technologie te begrijpen

FP&A-technologie kan de invoering van rolling forecasts veel gemakkelijker maken. Maar uw financiële team kan nieuwe investeringen in technologie - en vooral nieuwe, geautomatiseerde processen - zien als een bedreiging voor hun baan. Volgens Chris is het essentieel om voortdurend de toegevoegde waarde van een rolling forecast te benadrukken en te laten zien hoe deze het werk van mensen kan vereenvoudigen en het Finance-team waardevoller kan maken voor de organisatie. "Je wilt je mensen echt betrekken bij de waardevolle activiteiten van een rolling forecast-model," zegt Chris. Voor hem draaien deze hoogwaardige activiteiten om wat hij de vier C's noemt: Samenwerking, verbinding, communicatie en duidelijkheid. Laat je team weten dat automatisering niet het einde van hun baan betekent, maar dat ze zich kunnen richten op het helpen sturen van het bedrijf.

3) Begin met het bijhouden van prognosefouten

"Ik denk dat het te vaak voorkomt dat mensen een rolling forecast implementeren en zeggen: 'Hé, we hebben goed gekeken naar het bedrijf voor de komende 12 maanden, zonder echt te leren van de gegevens terwijl ze vooruitgaan," zegt Chris. "Een manier om je processen rondom rolling forecasting echt te verbeteren, [is] het implementeren van prognosefouten, het meten ervan, het bijhouden ervan en ervoor zorgen dat je team haarscherp is over de variaties en fouten in de business." Om je prognosefout te bepalen, moet je je prognoses maandelijks vergelijken met je werkelijke resultaten. Dan kun je zien hoe nauwkeurig je model is en zo nodig aanpassingen doen. Chris zegt dat goed presterende teams moeten streven naar een foutmarge van minder dan 3% per maand en minder dan 5% voor het kwartaal. Als je dit niveau van nauwkeurigheid bereikt, zegt Chris: "Je kunt naar de business gaan en zeggen: 'Ik heb comfort en vertrouwen in de prognose die ik produceer. Omdat ik onze marges ken, is onze prognosefout +/- 5%. We zijn nauwkeurig in onze KPI's. We zijn precies in de manier waarop we duidelijkheid communiceren naar de business. We zijn precies in waar we met het bedrijf naartoe gaan.""

Aan de slag voor meer precisie en flexibiliteit

Uit ons onderzoek bleek dat rolling forecasts een van de drie essentiële vaardigheden zijn van toonaangevende financiële afdelingen. Hoewel het tijd en moeite kost om over te stappen, zijn de voordelen op het gebied van nauwkeurigheid en flexibiliteit de moeite meer dan waard. Bekijk de volledige resultaten van het FSN-onderzoek en ontdek alle redenen waarom uw bedrijf rolling forecasts nodig heeft. Volg Chris voor meer informatie op LinkedIn en Twitter.