Planning, budgettering en meer: Wanneer de cloud een voordeel is voor CPM

Corporate Performance Management (CPM) toepassingen, zoals planning en budgettering, worden nog maar zelden in de Cloud uitgevoerd. Maar waarom is dat zo? BARC-analist Dr. Christian Fuchs legt uit waarom veel bedrijven aarzelen om naar de Cloud te migreren en waar de voordelen van Cloud-oplossingen liggen.

Zoals bij zoveel trenddiscussies en technologische doorbraken, is ook het debat rond de Cloud zeer polariserend: voor sommigen is het de IT-benadering van de toekomst en voor anderen is het het einde van zakelijke IT. Zoals zo vaak het geval is, ligt de waarheid er ergens tussenin.

Status quo en uitdagingen

Meer dan tien jaar geleden begon Salesforce.com de Cloud Computing-aanpak toegankelijk te maken door een van de eerste frontoffice-applicaties op de markt te brengen. Dit succes leidde tot een groot aantal imitators, waaronder business intelligence (BI), CPM en gegevensbeheer. Feit is echter dat CPM-tools veel minder vaak via de Cloud worden gebruikt dan oplossingen voor rapportage, analyse of het ontdekken van gegevens (zie figuur 1).

Figuur 1: Wat zijn de meest gebruikte toepassingen voor Cloud BI in uw bedrijf? (Bron: BARC-onderzoek "BI en gegevensbeheer in de cloud", n=164)

Onder het motto "never change a running system" vertrouwen veel bedrijven op on-premise oplossingen, vooral in het MKB. De belangrijkste reden hiervoor is de ernstige bezorgdheid over de beveiliging als het gaat om het gebruik van strategisch relevante (financiële) gegevens en de bijbehorende hoge eisen aan de gegevensbeveiliging van CPM-systemen (zie afbeelding 2). Ook juridische bezwaren hebben meestal betrekking op gegevensbescherming en -beveiliging, wat het enorme "remmende effect" van deze kwesties op het gebruik van CPM-oplossingen in de cloud onderstreept. Het relatief kleine aantal respondenten dat bedrijfsbeleid als belemmering noemt, bevestigt dat het gebruik van Cloud voor CPM tegenwoordig meer een zakelijke dan een politieke beslissing is geworden. De ervaring leert dat vooral nieuwe klanten van CPM-oplossingen aanzienlijk meer gebruik maken van de Cloud dan bedrijven die deze oplossingen al in gebruik hebben en zouden moeten migreren.

Figuur 2: Top 3 redenen om CPM niet via een Cloud-gebaseerde oplossing te gebruiken (bron: BARC studie "Corporate Performance Management in the Age of Digitalization", n=153)

Toepassingen voor CPM in de Cloud

CPM-projecten met potentieel grotere aantallen gebruikers in gedecentraliseerde, gedistribueerde scenario's zijn vaak voorbestemd voor implementatie via de Cloud (zie figuur 1). Hoe meer toepassingen als "kritisch" worden beschouwd, hoe minder bedrijven de voorkeur lijken te geven aan CPM-oplossingen in de Cloud (zie bijvoorbeeld financiële planning). Het verschil in gebruik van financiële planning ten opzichte van operationele planning en forecasting leidt tot de conclusie dat Cloud-oplossingen vaker worden gebruikt als aanvulling op on-premise oplossingen. Het verzamelen van gegevens voor operationele planning kan bijvoorbeeld in de Cloud worden georganiseerd.

Figuur 3: Top 5 toepassingen voor CPM in de Cloud (bron: BARC-studie "Corporate Performance Management in het tijdperk van digitalisering", n=45)

De belangrijkste voordelen van de cloud

Vanuit een marktperspectief zijn er nu ook Cloud-gebaseerde softwareaanbiedingen voor CPM-subgebieden zoals planning en budgettering. Deze zijn vaak gebaseerd op een Software as a Service (SaaS)-model, waarbij de leverancier de applicatiesoftware levert, volledig installeert en configureert, naast de infrastructuur, waardoor een snellere implementatie mogelijk is. Hoewel sommige softwareleveranciers hun oplossingen alleen via de cloud aanbieden, kiezen de meeste voor een hybride aanpak. Dit laat de klant de vrijheid om te beslissen of hij de oplossing via de cloud of op locatie wil implementeren.

Het meest voor de hand liggende voordeel van een Cloud-oplossing is ongetwijfeld de lage vraag naar IT-resources. Met name de bediening en het onderhoud van hardware en software vallen vaak buiten de kerncompetenties van bedrijven. Een Cloud-aanpak biedt echter nog meer voordelen, die zeker belangrijk kunnen zijn, afhankelijk van de taak.

De 5 grootste voordelen zijn de volgende:

• Snelheid (time to value): Cloud-gebaseerde CPM-oplossingen kunnen meestal onmiddellijk worden gebruikt. Langdurige aanschaf- of installatietijden van hardware vallen weg, wat de implementatie enorm kan versnellen.
• Schaalbaarheid (gebruikers en gegevens): Piekgebruikstijden met veel gelijktijdige gebruikers kunnen worden opgevangen door verbinding te maken met flexibele hardwarebronnen in de cloud (CPU, geheugen enz.).
• Actualiteit (updates en onderhoud): Door een CPM-oplossing via de Cloud te betrekken, bent u ervan verzekerd dat de oplossing altijd wordt bijgewerkt naar de nieuwste release en kunt u als klant altijd werken met de nieuwste functionaliteit.
• Beveiliging (gegevensbeveiliging en back-ups): Cloud datacenters zijn goed beveiligde faciliteiten. Dit geldt met name voor gebouwbeveiliging, brandbeveiliging, toegangscontrole, beschikbaarheid, gegevensbescherming, gegevensbeveiliging en storingsbeheer. Clouddiensten van CPM zijn over het algemeen veel veiliger dan de eigen IT-diensten van een bedrijf, vooral in het MKB.
• Investering: Op diensten gebaseerde CPM huurmodellen vereisen geen hoge initiële investeringen (CAPEX) met de definitie van de afschrijvingsperiode en extra jaarlijkse onderhoudskosten. Afrekening vindt meestal jaarlijks plaats en wordt volledig in rekening gebracht als kosten (OPEX).

Conclusie

De markt is rijp en nu is de tijd om een CPM-operatie in de Cloud met een open geest te evalueren. Als bedrijven nieuwe producten lanceren en grote veranderingen doorvoeren als onderdeel van hun digitaliseringsstrategie, moeten ze zorgvuldig nagaan of de Cloud geen significante voordelen biedt ten opzichte van on-premise oplossingen. De ervaring heeft BARC geleerd dat veel kleine en middelgrote ondernemingen niet in staat zijn om een datacenter te beheren. Een migratie naar de Cloud biedt hier duidelijke voordelen.

Er moet echter worden vermeld dat de Cloud niet voor alle doeleinden geschikt is. Zwakke connectiviteit door onvoldoende bandbreedte of instabiele netwerken, gemengde platforms met Cloud en on-premise systemen en de vaak hogere prijs voor langdurig gebruik met een stabiel aantal gebruikers kunnen een bijzondere uitdaging vormen voor bedrijven.