Plannen door onzekerheid

Software voor financiële planning en analyse (FP&A) is een categorie van zakelijke softwaretoepassingen (B2B) die door de meeste analisten wordt erkend. Deze categorie software stelt bedrijven in staat om verder te gaan dan de beperkingen van spreadsheets en om financiële planning, rapportage en analyse eenvoudiger en in samenwerking uit te voeren. Het wordt ook wel Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM) of Business Performance Management (BPM) software genoemd, afhankelijk van de leverancier.

Deze whitepaper onderzoekt hoe marktvolatiliteit de behoefte aan bedrijfsplanning benadrukt en plaatst deze veranderingen in de context van geavanceerde FP&A.

Hoe planning is veranderd

Nog niet zo lang geleden was de belangrijkste (en vaak de enige) planningsoefening van een bedrijf het opstellen van het jaarlijkse budget. Budgettering was een formeel proces dat werd beheerd door het kantoor van Financiën, met als resultaat een plan op detailniveau van het grootboek. Het Finance-team legde het budget ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur of het senior management en was in veel bedrijven een autorisatie om uitgaven te doen. Als een uitgave in het budget stond, gingen managers ervan uit dat ze het geld konden uitgeven.

Het jaarlijkse budget was ook gekoppeld aan compensatie en afdelingsbonussen waren meestal gebaseerd op het behalen van omzetdoelstellingen. Om dit te doen, was het nodig om varianties te berekenen - als je 120% van het budget haalde, kreeg je een grotere bonus dan als je 110% haalde.

In deze manier van zaken doen is planning relatief onbelangrijk. Het opstellen van het budget is een jaarlijks proces waar voornamelijk financiële mensen bij betrokken zijn. Mensen buiten de financiële afdeling zijn meer bezig met hun variabele beloning en de mogelijkheid om meer personeel aan te nemen.

Maar nu is de manier waarop bedrijven plannen aan het veranderen. Ze plannen gedetailleerder om verschillende redenen:

1. Moderne ERP-systemen maken meer gedetailleerde of 'granulaire' gegevens in het grootboek mogelijk. Financiële transacties kunnen worden toegewezen aan veel verschillende rapporteringsentiteiten, zoals afdeling, project, product, enz.
2. De granulariteit kan zich ook uitstrekken tot de tijd. In plaats van één keer per jaar te plannen, willen de meeste bedrijven elk kwartaal, elke maand of (voor cash forecasting) elke week of dag prognoses maken.
3. Maandelijks plannen heeft bedrijven gemotiveerd om verder te gaan dan het huidige fiscale jaar en elke maand te plannen voor een volledige periode van 12 maanden vooruit (rolling forecasts) of de planning halverwege het jaar uit te breiden naar het volledige volgende jaar (concertina planning).
4. Rapporteren op zo'n gedetailleerd niveau kan zinloos zijn als er geen plan is om het mee te vergelijken. Bedrijven zijn dus ook gemotiveerd om op een meer gedetailleerd niveau te plannen - bijvoorbeeld per project per afdeling. Voor personeelskosten kan dit betekenen dat ze plannen voor individuele werknemers of op functieniveau.
5. Met een gedetailleerdere planning zijn meer betekenisvolle afwijkingen mogelijk - niet alleen 'YTD bedrijfsinkomsten stijgen met 10%', maar 'kosten voor tijdelijke hulp in de westelijke regio zijn 15% hoger dan gepland' of 'operationele marges over de laatste twaalf maanden (TTM) zijn de laatste zes maanden gestegen'

Bedrijven gebruiken de beste FP&A software om financiële gegevens te plannen, te rapporteren en te analyseren. Vergeleken met handmatige spreadsheetalternatieven kunnen ze dit niet alleen gedetailleerder doen, maar ook vaker, zodat planningsprocessen nauwkeuriger en tijdiger zijn. Dit betekent dat bedrijven in "normale" economische omstandigheden grote voordelen halen uit het gebruik van FP&A software.

Maar zelfs met gedetailleerde gegevens en frequente planning is het voorspellen van de toekomst niet eenvoudig. Zakelijke professionals, vooral financiële leiders, geven de voorkeur aan de hoogst mogelijke mate van zekerheid - "als het in het verleden succesvol was, zal het dat in de toekomst ook zijn" - omdat dit de kans op het halen van plannen en prognoses maximaliseert.

Omgaan met onzekerheid

Onzekerheid is anathema voor planners omdat het de risico's van het runnen van een bedrijf verhoogt. Onverwachte gebeurtenissen, zoals economische neergang, maken plannen veel moeilijker, maar maken het ook belangrijker om te kunnen reageren op onverwachte gebeurtenissen door vaker te plannen.

De meeste mensen kennen de Wall Street Crash van 1929, maar wie heeft er ooit gehoord van de Kredietcrisis van 1772 of de Paniek van 1907? De realiteit is dat economische neergang niets nieuws is en regelmatig voorkomt.

De gebruikelijke definitie van een recessie is wanneer de economie twee of meer opeenvolgende kwartalen krimpt. Dit is een lijst van Amerikaanse recessies sinds de jaren 1960:

Ruwweg 1/7^th van de tijd, van 1960 tot 2020, heeft de Verenigde Staten een van de negen recessies doorgemaakt. Elke recessie duurt gemiddeld ongeveer 12 maanden, maar het herstel kan gemakkelijk net zo lang duren. Dit betekent dat de effecten van deze economische recessies en de bijbehorende herstelperiodes tot 1/3 van de tijd kunnen duren.

Dus hoe kan een bedrijf zich het beste voorbereiden op schokken in de economie? Wat zijn de beste praktijken?

Best practices voor planning

In tijden van marktvolatiliteit verandert de bedrijfsomgeving. Planning wordt veel belangrijker dan in 'normale' tijden. Met COVID-19 zijn de veranderingen snel gegaan en de economische verwachtingen lijken bijna elke maand te veranderen. Elk bedrijf zal problemen hebben als 'planning' alleen het opstellen van het jaarlijkse budget betekent.

Tijdens COVID-19 hebben Prophix-klanten baat gehad bij financiële modellen van hun bedrijf.

Hier zijn enkele voorbeelden:

Scenarioplanning - Het ideaal is om niet slechts één 'beste gok' te hebben, maar om veel verschillende mogelijke uitkomsten te onderzoeken, zowel positief als negatief.

Variantieanalyse - In een financiële crisis geeft het vergelijken van meerdere geplande scenario's met wat er op macroniveau gebeurt aan welk scenario de meest waarschijnlijke uitkomst is. Dit type analyse geeft senior executives een beter gevoel van wat er gebeurt.

Regelmatige en tijdige prognoses - Wanneer externe economische omstandigheden snel veranderen, is het essentieel om nieuwe prognoses te maken zodra er nieuwe gegevens beschikbaar zijn. tijdig' betekent dat een nieuwe hervoorspelling kan worden gemaakt in een kwestie van dagen in plaats van weken.

Cash prognoses - In moeilijke tijden is cash koning. Het is essentieel om te voldoen aan de eisen van de salarisadministratie en banken. Dit kan een maandelijkse, wekelijkse of dagelijkse planning vereisen.

Personeelsplanning - COVID-19 heeft de arbeidskosten op verschillende manieren beïnvloed. Voor veel bedrijven betekende het afvloeiingen en inkrimpingen van het personeelsbestand (RIF's). In andere bedrijven werd het personeel gekort op de lonen, terwijl sommige bedrijven snel groeiden en meer mensen in dienst namen. Elk van deze uitkomsten kan leiden tot plotselinge en aanzienlijke veranderingen in de arbeidskosten, waaronder niet alleen salarissen en lonen, maar ook loonbelastingen en andere uitgaven.

Overheidssteun bijhouden - Tijdens een recessie kan overheidssteun in veel verschillende vormen voorkomen en bijna maandelijks veranderen. Steun kan bijvoorbeeld bestaan uit leningen voor persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM's), loonbeschermingsprogramma's of overheidssubsidies.

Verkoopplanning - Sommige bedrijven importeren verkoopprognoses uit hun Customer Relationship Management (CRM)-software om bijna-realtime prognoses te maken. Veranderingen in de uitgavenpatronen van klanten beïnvloeden toekomstige inkomsten en geven aan waar middelen moeten worden geïnvesteerd.

Er is niet één magische oplossing. Bedrijven in verschillende sectoren moeten rekening houden met verschillende informatie. Voorbeelden tijdens COVID-19 zijn:

1. Not-for-profit organisaties voorspellen veranderingen in hun fondsenwerving en hoe dit hun vermogen om programma's te leveren zal beïnvloeden.
2. Bouwbedrijven moeten op de hoogte zijn van overheidsprojecten die de economie moeten stimuleren en analyseren hoe deze hun bedrijf ten goede kunnen komen.
3. Professionele sportteams plannen wanneer ze weer kunnen gaan spelen en in welke vorm. Televisie-inkomsten kunnen doorgaan, maar de inkomsten uit kaartverkoop en concessies kunnen verdwijnen.

Al deze sectoren gebruiken FP&A software voor hun planning en deze voorbeelden hebben allemaal te maken met belangrijke veranderingen in de manier waarop bedrijven plannen. Om effectief te zijn, moet hun planning wendbaar (d.w.z. gemakkelijk te veranderen) en tijdig (d.w.z. snel antwoorden) zijn.

Daarom hebben de best geleide bedrijven een "planningscultuur", waarbij planning niet afhankelijk is van zwaar handmatige processen, zoals het kopiëren en plakken van spreadsheetformules en indelingen. Het maken van een nieuw scenario of prognose is bijvoorbeeld een herhaalbaar proces dat geen tijdrovende handmatige invoer vereist. Met de juiste tools kunnen financiële professionals meer tijd besteden aan het toevoegen van waarde aan de organisatie door te begrijpen hoe het bedrijf werkt.

De tools die een planningscultuur ondersteunen zijn beschikbaar in FP&A softwareoplossingen zoals Prophix. Best practices voor planning vereisen dat het planningsproces wendbaar en tijdig is, en dit is niet langer alleen een streven maar een realiteit.

Economische onzekerheid is niet ongewoon. Om een bedrijf door tijden van economische instabiliteit te loodsen, is een behendige, tijdige planning nodig. Het is echter belangrijk om onderscheid te maken tussen "planning" en "het plan".

Bedrijven moeten nooit slaafs één plan volgen - dit is de oude manier van plannen waarbij het jaarlijkse budget het enige was dat telde. De realiteit is dat zodra een plan klaar is, het verouderd is.

Dit betekent niet dat planning tijdverspilling is. Het plannen zelf dwingt mensen om na te denken over wat er in de toekomst zou kunnen gebeuren en geeft inzicht in de risico's en kansen van het navigeren van een bedrijf door onzekere tijden in de markt.

De best geleide financiële afdelingen hebben een planningscultuur waarin ze het bedrijf begrijpen, snel reageren op veranderingen in externe factoren en het senior management helpen om het bedrijf door turbulente tijden te loodsen.