Nul-budgettering: Wat, Waarom en Hoe

Is jouw Finance-team op alles voorbereid? Kun je een budgetwijziging in één dag doorvoeren? Kun je binnen een week een nieuwe winstprognose maken? Zijn je prognoses altijd accuraat?

Zo niet, wat houdt u dan tegen?

De financiële sector van de toekomst zal steeds nauwkeuriger en flexibeler moeten worden. Maar wat is er nodig om succesvol te zijn? Volgens ons wereldwijde onderzoek onder meer dan 500 financieel managers is zero-based budgeting (ZBB) voor veel bedrijven een belangrijk ingrediënt.

Hier volgt een overzicht van wat ZBB is, waarom het belangrijk is en hoe je ermee kunt beginnen.

Wat is zero-based budgettering?

ZBB is budgetteren zonder bagage. Het is elk jaar opnieuw beginnen met begroten en de aannames over inkomsten van het vorige fiscale jaar niet overnemen. Praktisch gezien betekent dit dat het budget van vorig jaar niet als uitgangspunt wordt gebruikt. In plaats daarvan wordt het budget vanaf de grond opgebouwd, op basis van de strategieën en doelen van de organisatie.

Hoe ZBB voor meer nauwkeurigheid zorgt

Het belangrijkste voordeel van ZBB kan in één woord worden samengevat: nauwkeurigheid. Waarom zijn ZBB-budgetten meestal precies goed? Dat heeft met twee dingen te maken: het proces en de verwachtingen.

Nauwkeurigheid door proces

Het conventionele budgetteringsproces is efficiënt, maar niet ongelooflijk nauwkeurig. Dat is niet zo verwonderlijk. Als een budget voortbouwt op de aannames van het vorige budget - en de tientallen daarvoor - zal de geldigheid van de cijfers onvermijdelijk een klap krijgen.

Overblijfselen uit het verleden achtervolgen bijna altijd de nauwkeurigheid van conventionele budgetten. Zoals wanneer dat ene afdelingshoofd de post "morepop" niet kan uitleggen en waarom ze daar $25.000 voor nodig hebben. Maar omdat het al acht jaar in de begroting staat, moet het blijven.

Omdat het ZBB-proces bij nul begint, krijg je begrotingen met minder aannames en minder rommel.

Nauwkeurigheid door verantwoording

Als afdelingshoofden moeten verantwoorden hoe elke uitgave de bedrijfsdoelstellingen ondersteunt, zullen ze het budgetteren heel anders benaderen. Ze zullen de cijfers van vorig jaar niet met een paar procentpunten naar boven of beneden bijstellen, maar meer tijd nemen voordat ze cijfers in het budget vastleggen. Ze zullen hun cijfers baseren op de meest actuele en uitgebreide informatie - wat betekent dat de cijfers nauwkeuriger zullen zijn wanneer het budget wordt vrijgegeven en gedurende het hele fiscale jaar.

Hoe werkt het?

Stuur je gewoonlijk een budgetsjabloon met cijfers naar de afdelingshoofden? Stel je nu voor dat je een sjabloon stuurt zonder cijfers - alleen nullen - en dat je de mensen vertelt dat ze het vanaf daar moeten overnemen.

Hoe zou dit er dan uit kunnen zien? Stel dat je bedrijf een grote productlancering plant voor het komende jaar. Een marketingleider zou alles begroten wat nodig is om de lancering tot de beste ooit te maken, inclusief personeel, financiering voor campagnes en ondersteuning van bureaus. Op dezelfde manier zou het hoofd bedrijfsvoering de uitgaven evalueren die nodig zijn om de productlancering te ondersteunen - zoals de noodzaak om apparatuur aan te passen of nieuw personeel toe te voegen - en daar het budget voor opstellen.

Maar het opstellen van het budget is slechts de eerste stap. Daarna komt het verkrijgen van buy-in voor het budget. Goedkeuring van het budget is natuurlijk niets nieuws. Maar met ZBB kan het goedkeuringsproces iets intensiever zijn. Er wordt niet zomaar een stempel gezet omdat een afdelingsbudget binnen het verwachte kostenbereik valt. In plaats daarvan kijken de beoordelaars echt naar elk onderdeel en de bijbehorende kosten. En meestal zijn er veel meer vragen, wat resulteert in meer communicatie, samenwerking en beoordelingsrondes.

Als dit allemaal klinkt als meer werk... dan is dat ook zo. Maar als je die extra inspanning in het begin doet, zal dat je het hele jaar door geld opleveren.

Hoe ZBB het hele FP&A proces versterkt

Het is waarschijnlijk geen verrassing dat bedrijven die ZBB gebruiken budgetwijzigingen extreem snel kunnen doorvoeren - meestal in minder dan een halve dag. Maar het blijkt dat ZBB een bonusvoordeel heeft. Volgens de resultaten van het onderzoek naar financiële leiders uit 2021 vergroot ZBB ook de flexibiliteit van een bedrijf in andere aspecten van FP&A.

Vierentachtig procent van de bedrijven die ZBB gebruiken, kunnen hun inkomsten in minder dan een week opnieuw voorspellen, vergeleken met 51% van de bedrijven die dat niet doen. De bedrijven die ZBB gebruiken hadden ook twee keer zoveel kans om omzet en winst te voorspellen binnen +/- 5%.

Hoe weet ik of mijn bedrijf het moet doen?

Uw organisatie zal deze grote vraag moeten beantwoorden: Is het hebben van een aanzienlijk nauwkeuriger budget de tijd en energie waard die nodig zijn om ZBB in de hele organisatie uit te rollen?

Voor sommige bedrijven is het antwoord een ondubbelzinnig ja. Ondernemingen en grote bedrijven met budgetten die consequent meer dan 5% afwijken, zouden absoluut moeten beginnen met het onderzoeken van ZBB als een optie. Voor kleinere organisaties met minder middelen om aan het proces te besteden, is het misschien geen goede keuze.

Wat heb ik nodig om te beginnen?

Als je denkt dat ZBB zinvol is voor jouw organisatie, ga dan voorzichtig te werk bij de implementatie en zorg voor draagvlak en ondersteuning voordat je van start gaat.

Betrokkenheid van bedrijfsleiders

Eén ding is cruciaal voor ZBB-succes: betrokkenheid en steun op de hoogste niveaus van de organisatie. Een succesvol ZBB-proces vereist de inbreng en betrokkenheid van iedereen - vooral van senior leiders.

ZBB is een fundamentele verschuiving van budgettering zoals gebruikelijk - en een die veel meer vraagt van veel mensen. Zelfs als je afdelingshoofden op dit moment deelnemen aan budgettering, vereist het proces meestal geen diepe duik in de kostenberekening van strategieën en tactieken. En laten we eerlijk zijn, niet iedereen staat te popelen om gedetailleerde details te verstrekken om de kosten van elke post te rechtvaardigen. En het zijn niet alleen de afdelingsleiders - het ZBB-proces vereist meer betrokkenheid van alle beoordelaars. Is de top geïnteresseerd om de tijd te nemen om alle budgetten in detail te bekijken en vraagtekens te zetten bij uitgaven die niet lijken te stroken met de bedrijfsstrategieën?

Als je organisatie ZBB nastreeft, overweeg dan om het uit te rollen als een top-down bedrijfsinitiatief - en zorg ervoor dat je duidelijk aangeeft wat de voordelen zijn voor de organisatie en alle betrokkenen.

Nieuw proces en training

Bij het uitrollen van een ZBB moet je misschien je financiële team en degenen die deelnemen aan het budgetteringsproces bijscholen. Zakelijke leiders moeten leren hoe ze de tools moeten gebruiken. Financiële professionals moeten een visie op hoog niveau hebben over hoe de zaken zich ontwikkelen vanuit een bedrijfsbreed perspectief - en hoe de verschillende afdelingen werken.

Hulp van technologie

Hoewel het theoretisch mogelijk is om ZBB te implementeren met spreadsheets, is het een stuk eenvoudiger met technologie aan je zijde. Een Corporate Performance Management (CPM) systeem kan het budgetterings- en rapportageproces stroomlijnen en automatiseren, waardoor het handmatige werk voor het Finance Team drastisch wordt verminderd. Je kunt het CPM-systeem bijvoorbeeld zo configureren dat wijzigingen in afdelingsbudgetten automatisch worden doorgevoerd in het organisatiebudget.

Een CPM ondersteunt ook een betere samenwerking en communicatie, zodat budgetten het beoordelingsproces kunnen doorlopen zonder al die vergaderingen om 5 uur 's ochtends. Het CPM is een centraal systeem, zodat mensen op elk moment toegang hebben tot een budget om te zien hoe het ervoor staat met de herziening - en indien nodig wijzigingen kunnen aanbrengen. Je kunt zelfs teruggaan naar eerdere versies van het budget als dat nodig is.

Meer informatie over het bereiken van grotere nauwkeurigheid en flexibiliteit

ZBB kan een krachtig voordeel zijn voor elk bedrijf, maar de ultieme kracht ligt in de symbiotische relatie tussen ZBB, rolling forecasts en scenarioplanning. Hoewel uw bedrijf misschien een van deze technieken kan toepassen met behulp van handmatige processen, zult u om deze technieken - en alle andere FP&A-technieken - onder de knie te krijgen waarschijnlijk nieuwe technologie nodig hebben om het proces te vereenvoudigen door middel van automatisering.

Lees meer over hoe u de wendbaarheid en nauwkeurigheid van uw FP&A proces kunt verbeteren: bekijk de 2021Agility in Planning, Budgeting and Forecasting Survey.