Nieuwe technologieën omarmen om te slagen in tijden van verandering

Waarom groeiende bedrijven moeten investeren in financiële automatisering

De huidige staat van financiën

Er is een transformatie gaande in het Finance-kantoor. Financiële leiders worden de partners van het bedrijf die we altijd al wilden zijn. We doen realtime analyses en sturen actuele zakelijke beslissingen aan. Al deze gegevens waartoe we nu toegang hebben, veranderen het spel. We hebben real-time gegevens, geïntegreerd in inzichtelijke rapporten, dashboards met drilldowns, met alle informatie die we nodig hebben binnen handbereik. Onze teams hoeven alleen maar op een paar knoppen te drukken om het allemaal mogelijk te maken. Toch? Helaas is de realiteit minder dan 5% van de financiële teams echt iets ervaart dat daar ook maar in de buurt komt. Het afsluiten van de boeken en het maken van prognoses duurt nog steeds te lang, dus gebruiken we uiteindelijk spreadsheets en "gissen" wanneer we snel beslissingen moeten nemen. We gebruiken de beste gegevens die we hebben, niet de echte, nauwkeurige, actuele gegevens die we echt nodig hebben. We doen nog te vaak "snelle en vuile" analyses, of "achter de schermen" berekeningen.

We hebben genoeg paardenkracht in onze telefoons om ruimteschepen naar Mars te sturen, dus waarom gebruiken we nog steeds eenmalige spreadsheets om bedrijfskritische beslissingen te nemen?

Er is weinig vooruitgang geboekt op het gebied van planningsvermogen

Nu we de immense uitdagingen van de afgelopen 15 maanden te boven beginnen te komen, is het een goed moment om na te denken over wat goed heeft gewerkt en wat kan worden verbeterd, met name in Finance. Een onderzoek onder financiële professionals van meer dan 500 bedrijven over de hele wereld gaf hun inzichten over hoe ze vorig jaar presteerden, welke tools ze gebruikten en hun vermogen om te voorspellen. Niet verrassend bevestigde het onderzoek dat het planning-, budgetterings- en prognoseproces (PB&F) het meest verstoord was van alle financiële kernprocessen. Bedrijven vonden het moeilijk om snel en accuraat te herprognosticeren in een periode van stress en verandering. Wat blijkt uit de onderzoeksresultaten? Over het algemeen forecasten bedrijven sneller dan in het verleden, maar de nauwkeurigheid is achteruitgegaan. Twee derde van de organisaties kan binnen een week opnieuw voorspellen, maar slechts 39% kan inkomsten voorspellen met een nauwkeurigheid van +/- 5%. Maar liefst 80% kan niet verder dan een jaar vooruitkijken. Gezien de schokken in de toeleveringsketen die we nog steeds ondervinden van vorig jaar, rechtvaardigt dat alleen al een investering in betere prognoses!

Hoe kunnen we wendbaarder worden en beter voorbereid op crisissituaties, maar ook op de meer "normale" veranderingen waarmee we regelmatig te maken krijgen, zoals overnames, disruptieve concurrenten en steeds veranderende bedrijfsmodellen?

Scenario planning

De Covid-19 pandemie zorgde voor een golf van interesse in scenarioplanning omdat leidinggevenden zochten naar een betere manier om te plannen voor een onzekere toekomst. Bedrijven met de mogelijkheid tot scenarioplanning deden het beter dan alle andere bedrijven in hun vermogen om snel en accuraat te voorspellen. Waarom? Omdat ze minder afhankelijk zijn van spreadsheetsomdat ze al hebben geïnvesteerd in gespecialiseerde tools. Ze worden niet overladen met te veel gegevens en te weinig informatie.

Zonder automatisering is het bijna onmogelijk om tegelijkertijd meerdere scenario's, aannames en variabelen te modelleren.

Dus waarom heeft slechts 4% van de organisaties tijd vrijgemaakt voor scenarioplanning? Te veel organisaties zitten vast in een spreadsheet-hel. Rollende prognoses is een ander hulpmiddel dat bedrijven wendbaarder maakt in hun planning 19%. Ook dit is een techniek die moeilijk is op te bouwen, te onderhouden en te beheren in spreadsheets.

Gegevens moeten fundamenteel worden verbeterd

De meeste Finance executives zijn het erover eens dat gegevens moeten worden verbeterd. De kwaliteit van de gebruikte gegevens bepaalt de kwaliteit van prognoses. Garbage in = garbage out. Om de kwaliteit van de gegevens te verbeteren, moeten we een breder net uitwerpen en operationele gegevens buiten de GL, gegevens over klantrelaties en andere niet-financiële gegevens identificeren om onze prognoses te verbeteren. De explosieve toename van sociale mediagegevens is een voorbeeld van nieuwe soorten gegevens die kunnen worden gebruikt om trends te herkennen en te gebruiken voor prognoses. Naarmate de hoeveelheid gegevens toeneemt, kan het gebruik van de juiste tools om deze verschillende soorten gegevens te analyseren een concurrentievoordeel opleveren. Toch lijken externe gegevens nog steeds ondergeschikt te zijn aan interne gegevens, waarschijnlijk omdat we onze interne processen en tools nog niet hebben geoptimaliseerd om die gegevens efficiënt vast te leggen.

Transformatie verbetert wendbaarheid

Het voorbereiden op en managen van verandering is een fundamenteel onderdeel van zakelijk succes. Toch hebben de meeste organisaties de afgelopen 3 jaar geen grote veranderingen in hun PBF-processen doorgevoerd. En dat is niet omdat verandering niet nodig is! Om te begrijpen hoe transformatie de wendbaarheid van planning, budgettering en forecasting beïnvloedt, vergeleek het onderzoek de 5% bedrijven die hun functies volledig hebben getransformeerd met de 14% die hier de afgelopen 3 jaar geen moeite voor hebben gedaan. Wat kunnen we leren van de 5% transformatieleiders die hun PB&F-proces volledig hebben getransformeerd? Hoe zijn zij in staat om hun gegevens te beheren als een bedrijfsmiddel in plaats van overweldigd te worden door losgekoppelde spreadsheets met slecht gegevensbeheer? Ze hebben deze elementen gemeen:

• Eén bron van de waarheid voor hun gegevens, die afkomstig is van een gecentraliseerd bedrijfsmodel, meestal in de cloud
• Ze gebruiken geavanceerde tools zoals AI en visualisatie
• Ze hechten veel waarde aan het elimineren van spreadsheets voor gegevensverzameling en rapportage

Dit stelt ze vervolgens in staat om rolling forecasts, zero-based budgeting en scenarioplanning te implementeren. Of je deze nu allemaal gebruikt of slechts enkele, ze ALLE dragen bij aan het vergroten van de wendbaarheid van het PBF-proces.

Hoe uw planning wendbaarder maken

Dus hoe kun je beginnen met het implementeren van deze veranderingen? Er is geen gemakkelijke knop en maar weinig organisaties lijken de tijd of energie te hebben voor de enorme transformatie-inspanningen om deze tools vanaf de grond op te bouwen. Toch staat het buiten kijf dat we in staat moeten zijn om onze inkomsten nauwkeurig te voorspellen, het juiste niveau van personeel en leveranciers moeten hebben en genoeg cashflow om alles te betalen. Logischerwijs weten we dat we dit moeten doen en dat het een positieve ROI zal hebben. Wat is dan het probleem? Mijn ervaring is dat het in zeer handmatige omgevingen zo veel werk kost om alleen al de dagelijkse deliverables af te ronden, dat het overweldigend kan lijken om er zelfs maar aan te denken om te proberen het spreekwoordelijke nieuwe vliegtuig te bouwen, terwijl je zo hard werkt om met het oude te vliegen. Heb jij dat punt al bereikt?

Veel voorkomende pijnpunten

Hieronder staan enkele veelvoorkomende pijnpunten bij teams met te handmatige processen en systemen. Als dit scenario je bekend in de oren klinkt, is het waarschijnlijk tijd om te overwegen om je tools te upgraden. Wanneer je je prognoses probeert bij te werken met de werkelijke resultaten, komen de gegevens uit de GL niet overeen met de aannames voor de prognose. De prognoses zijn gebaseerd op aannames die niet in de GL zijn opgenomen. Dus de variantieanalyse aan het einde van de maand helpt je niet om de verandering in je prognoses te verklaren. Als je de veranderingen in je actuals niet kunt verklaren, hoe kun je dan je forecasts bijwerken? Als je datasystemen niet geïntegreerd zijn, dan moet je elke keer dat je actuals krijgt je analyse opnieuw doen. Dat duurt te lang, dus doe je het maar één keer per kwartaal, of waarschijnlijker als er een dramatische verandering is die je daartoe dwingt. Tegen die tijd is het te laat. Je hebt de vroege signalen gemist waarmee je had kunnen reageren, en nu zit je weer in een crisis te reageren. Als je gegevens en systemen niet geïntegreerd zijn, vertrouw je op het institutionele geheugen van medewerkers, die hun "eerdere ervaring" gebruiken als leidraad voor wat het probleem is. Maar in de achteruitkijkspiegel kijken voor antwoorden is niet goed genoeg meer. En het maakt je nog kwetsbaarder als je die medewerkers verliest, want nu is je institutionele kennis gewoon de deur uit. Het afgelopen jaar heeft ons laten zien hoe belangrijk het is om de cashflowbehoeften nauwkeurig te kunnen voorspellen VOORUIT om het juiste niveau van aanpassingen mogelijk te maken - of het nu gaat om kostenbesparingen, overbruggingsfinanciering of het vinden van alternatieve inkomstenbronnen. Als je alleen maar gokt of hoopt dat je door een crisis heen komt, is de strijd waarschijnlijk al verloren. Je weet het alleen nog niet. Bij het bekijken van de uitdagingen op het gebied van prognoses moeten we ons ook richten op het afsluitproces aan het einde van de maand - de bron van veel van onze gegevens.

Maandafsluiting is de KERNbron van je werkelijke financiële gegevens die in prognoses worden verwerkt.

Als je gegevens niet vastlegt op het niveau waarop je ze wilt hebben voor prognoses, zul je nooit afstemming hebben tussen je gegevens die uit verschillende systemen komen. Als het planningsteam niet uit de GL kan halen wat ze nodig hebben, gaan ze rapporten uit SalesForce, verkoopkubussen en andere operationele rapporten halen. En als de gegevens niet overeenkomen, is het weer een extra variabele om aan te passen. En als er niet genoeg discipline is in de upstream bedrijfsprocessen om gegevens in de juiste perioden vast te leggen, dan krijg je te maken met tijdsverschillen en catch=ups/reversals die zoveel ruis creëren rond je gegevens dat je blij mag zijn als je de signalen opvangt die je waarschuwen voor veranderingen. Een gedisciplineerd einde-maandproces dat nauw geïntegreerd is met de upstream bedrijfsprocessen kost veel moeite om te creëren en te onderhouden. Maar als je het goed doet, levert het de beloning op van schone, nauwkeurige gegevens die je kunt gebruiken in je prognoseproces. Met de juiste tools en automatisering kan het Finance-team zijn tijd besteden aan het analyseren van de veranderingen en het markeren van de signalen van verandering waarop het bedrijf moet reageren, in plaats van 's avonds laat door te werken om de cijfers aan elkaar te knopen.

Creëer een gecentraliseerd bedrijfsmodel

Hoe kunnen we dit beter gaan doen zonder al onze systemen eruit te halen en helemaal opnieuw te beginnen? Ten eerste moet je op een gecentraliseerde manier naar je bedrijf en de belangrijkste gegevens gaan kijken. Elk team kan niet zijn eigen set KPI's in zijn eigen spreadsheets hebben. Je moet de kritieke KPI's kiezen die IEDEREEN zal gebruikenleg ze vast, volg de trends en werk binnen het hele bedrijf samen als één team. Van bestelling tot betaling, van inkoop tot betaling en uw mensenprocessen. Dat is wat ÉÉN bron van de waarheid betekent. De gegevens schoon houden. Als je de gegevens in spreadsheets blijft dumpen om te krijgen wat je nodig hebt, dan heb je niet de systemen die je nodig hebt, of je hebt ze niet goed geconfigureerd om aan je behoeften te voldoen.

Maak een inventarisatie van ALLE bedrijfskritische spreadsheets die in je bedrijf in gebruik zijn en bepaal dan WAAROM de spreadsheet nodig is.

Als de gegevens kritisch zijn voor de missie van het bedrijf, dan is het de moeite waard om te investeren in de juiste tools om het goed te doen. Als dat niet zo is, stop dan met meten. Het stroomschema hieronder is een voorbeeld van hoe je AL je processen in Financiën kunt integreren. Mijn ervaring is dat de planningsteams en rapportageteams zich op elk moment op verschillende prioriteiten en projecten richten. Het rapportageteam is meestal gehaast bezig met het einde van de maand of het einde van het jaar en kijkt achterom, terwijl het planningsteam met de business werkt en vooruit kijkt. Maar als je de tijd kunt nemen om het eens te worden over de belangrijkste inkomsten- en uitgavenfactoren voor het bedrijf als geheel, en om ALLE teams over het belang van het vastleggen van de kritieke KPI's bij elke stap, dan kun je gegevens veel naadlozer overdragen van het ene team naar het andere. Je hebt hier geen geavanceerde tools voor nodig - het is de discipline om de tijd te nemen om je proces als een geïntegreerd geheel te ontwerpen, in plaats van individuele cycli. En als je dat eenmaal hebt, heb je de basis die je nodig hebt om de juiste planningstools succesvol te implementeren.

Belangrijke informatie

1 - Centraliseer uw bedrijfsmodel door je processen te integreren en één bron van de waarheid te creëren. Het harde werk zit in het afstemmen van je processen tussen functies om de inefficiëntie en het herwerk te elimineren dat ontstaat als elk team voor zichzelf ontwerpt. De beloning maakt het de moeite waard! 2 - Het is tijd om de spreadsheets weg te doen. Je komt nooit uit de excel hel totdat je er een prioriteit van maakt. 3 - Om de spreadsheet gewoonte te doorbrekenautomatiseer met de juiste tools. Het is zo belangrijk om in deze tools te investeren voordat de volgende crisis ons treft. Er zal nooit een tijd zijn dat het gemakkelijk is, alleen een tijd dat je het voor elkaar kunt krijgen met vastberadenheid, middelen en door er een prioriteit van te maken.

Wil je meer leren?

Leer stap voor stap hoe je deze aanpak in je eigen bedrijf kunt implementeren. Om de resultaten te zien van het onderzoek dat in het artikel wordt besproken klik hier