Mensen, processen en technologie moeten allemaal evolueren om de toekomst van financiën te verpletteren, zegt Kenneth Fick

Als je financiële afdeling niet zo efficiënt, snel of flexibel is als je zou willen, wat is dan de schuldige: mensen, processen of technologie?

Het is natuurlijk een strikvraag. In elk bedrijf - en zeker in de financiële wereld - zijn deze drie elementen onlosmakelijk met elkaar verbonden. Om je financiële afdeling te transformeren, moet je een holistische kijk hebben. Het is belangrijk om te begrijpen hoe elk element op de andere inwerkt om veranderingen door te voeren die alle drie de elementen verbeteren.

Financieel consultant Kenneth Fick heeft jarenlang bestudeerd hoe alle bewegende stukjes in elkaar passen op de financiële afdeling. Als Senior Manager van MorganFranklin Consulting en President/CEO van Pierce the Fog Consulting heeft hij een schat aan praktische ervaring in het helpen van financiële afdelingen om efficiënter te werken en hun rol in hun organisatie uit te breiden.

In dit interview deelt Fick wat financiële leiders moeten weten om hun afdeling naar een hoger niveau te tillen.

[caption id="attachment_26409" align="aligncenter" width="1200"]

Proces en technologie[/caption]

Prophix: Hoe kunnen financiële leiders mensen, processen en technologie inzetten om efficiënter te werken?

Mensen, processen en technologie vormen de Gouden Driehoek van vrijwel elk bedrijfsinitiatief op de planeet. Maar veel te vaak richten leiders hun aandacht op slechts één poot van die driebenige kruk.

Wanneer bijvoorbeeld een proces op het gebied van financiën, boekhouding of daarbuiten ondermaats lijkt te presteren, is de natuurlijke reactie om één van de drie de schuld te geven, in plaats van te kijken naar de breuk van alle drie binnen de keten. Wat ik persoonlijk heb gezien, is dat het nooit maar één ding is. Mensen geven bijvoorbeeld graag de schuld aan technologie, maar in werkelijkheid is het een combinatie van alle drie op verschillende punten.

Niet alle elementen hoeven tegelijkertijd vervangen te worden, maar je moet alles wel overkoepelend bekijken. Misschien is het probleem een slecht ontworpen gebruikersinterface. Ik heb dat eerder gezien met goede technologie. Of het proces is ontworpen voor een oud bedrijfsmodel en is niet meer van toepassing.

Persoonlijk geef ik de voorkeur aan het eerst ontwikkelen van een procesanalyse die problemen identificeert en deze kan corrigeren of verminderen. Kijk vervolgens wat er van daaruit gedaan kan worden aan de mensen en de technologie.

Prophix: Hoe krijg je mensen zo ver dat ze efficiënter werken met de technologie waarin je hebt geïnvesteerd?

Je moet gedragseconomie begrijpen. Er bestaan zeer krachtige financiële softwareoplossingen en mensen gebruiken minder dan 50% van wat ze kunnen. Ze zijn oneindig aanpasbaar, maar het is alsof je met een blanco vel papier werkt. Het is als het schrijven van een roman: het is zo moeilijk omdat je met niets begint en het van daaruit moet ontwikkelen. Gebruikers begeleiding geven bij wat er nu moet gebeuren en hoe ze dat moeten doen, is een geweldige manier voor het Office of Finance om meer waarde toe te voegen.

Prophix: Gelooft u dat er één enkele bron van gegevenswaarheid is? Zo niet, hoe kunnen we dichter bij dat ideaal komen?

Ik denk niet dat er één enkele bron van waarheid is. Het antwoord is simpel, maar moeilijk: we moeten ons comfortabel voelen met ambiguïteit. We zijn getraind om niet comfortabel te zijn met ambiguïteit. We raken erg opgewonden als journaalposten aan elkaar gekoppeld zijn, als je alles kunt vastleggen. Maar om het volgende niveau van gegevens te ontsluiten, moet je begrijpen dat imperfectie deel uitmaakt van het spel.

[bctt tweet=""Om het volgende niveau van gegevens te ontsluiten, moet je begrijpen dat imperfectie deel uitmaakt van het spel." says @PTFofBusiness" username="prophix"]

Op dit moment verzamelen we een heleboel gegevens, maar we weten niet hoe we deze moeten gebruiken. We weten alleen dat we ze moeten verzamelen. Dus iedereen zegt: "Big data, big data. Oké, ik heb al deze informatie, maar hoe gebruik ik die?"

Ten eerste, begrijp dat de gegevens niet perfect zijn. Maar in werkelijkheid zijn imperfecte gegevens goud waard. Het gaat erom hoe je die gegevens kunt opschonen, terwijl je begrijpt dat de toekomst vaag is. Je weet wel, de "mist van oorlog" Je moet proberen die mist te doorbreken door datapunten extern en intern te gebruiken om de kwaliteit en het inzicht af te leiden die je nodig hebt om het bedrijf te plannen, winstgevendheid te plannen en activiteiten te plannen om de toeleveringsketen te ondersteunen.

Prophix: Hoe ziet het 'mensen'-gedeelte van de vergelijking er volgens jou uit? Wat voor soort talent zouden financiële leiders moeten aantrekken?

Het gaat terug naar mijn vorige antwoord, je weet wel, comfortabel zijn met ambiguïteit. Zoek naar mensen die zich prettig voelen bij dingen die niet perfect zijn. Daarnaast is natuurlijke nieuwsgierigheid een vaardigheid waar ik naar zoek bij het aannemen van mensen voor goed presterende organisaties. Waarom? Waarom doen we de dingen op deze manier? Waarom zien onze cijfers er niet zo uit?

Met de juiste mensen kun je naar processen kijken. Je kunt verder kijken dan "dit is hoe het altijd gedaan is, omdat er jaren geleden een klant was die dat eiste en we zijn er gewoon nooit mee gestopt" Er zijn zoveel mensen met archaïsche systemen en ik denk dat die natuurlijke nieuwsgierigheid, dat vragen en zich afvragen waarom, het verhaal en de achtergrond proberen te begrijpen, dat onderzoek echt waarde zal toevoegen aan hun organisatie.

Prophix: Wat moeten organisaties doen om het volgende niveau te bereiken met data?

Dat is de eenvoudigste oplossing: Integreer een bedrijfsprestatiebeheersysteem of -software. Excel is geweldig voor lage ad-hocanalyses. Maar als je op zoek bent naar snelle scenarioanalyses, "wat als"-analyses, diepere duiken, dan heb je echt een platform nodig om de gegevensstroom te controleren, zowel bottom-up als top-down.

Het is eigenlijk dezelfde informatietheorie die je op spreadsheets kunt doen, maar net als bij elk ander model dat je maakt, zijn er aannames, vergelijkingen en algoritmes die je maakt. En binnen elk type spreadsheet dat handmatig wordt aangepast, is de kans op fouten groter naarmate het zich verder ontwikkelt.

Als je momenteel met Excel werkt, is dat geweldig. Je begrijpt het proces. Laten we het nu naar een hoger niveau tillen en begrijpen hoe we de software kunnen laten werken op de manier waarop u wilt werken, in plaats van dat u gaat werken waar de software werkt.

Technologie is slechts een van de drie poten van de kruk. Dus de technologie kan een probleem zijn, maar als het onderliggende proces kapot is, dan zijn de mensen en de technologie klaar voor mislukking. Ik denk dus dat de kern het proces zelf is. Kijk naar hoe dingen worden gedaan en pas dat aan zodat het overeenkomt met de manier waarop je wilt dat het bedrijf werkt. Het is moeilijk, want bedrijven veranderen voortdurend en de snelheid van bedrijven blijft toenemen. Dus wat je vandaag ontwikkelt, moet misschien voortdurend worden aangepast.

We moeten weg van pure boekhouding naar FP&A en de voortdurende beweging en evolutie van deze processen. In tegenstelling tot een statische omgeving waarin ik bijvoorbeeld 10 mensen heb die de crediteurenadministratie doen en 20 mensen die de crediteurenadministratie doen en die in aparte gebouwen zitten. Waarom? Ik bedoel, dat was een tijdje geleden waarschijnlijk geweldig, maar waarom doen we dat nu? En ik denk dat FP&A in een positie is om daar echt waarde toe te voegen.

[bctt tweet=""We moeten weg van pure boekhouding naar FP&A en de voortdurende beweging en evolutie van deze processen." say @PTFofBusiness" username="prophix"]

Prophix: Uit ons onderzoek bleek dat FP&A-professionals slechts 21% van hun tijd besteden aan hoogwaardige activiteiten. Hoe kan de financiële afdeling die statistiek verbeteren? Welke activiteiten definieert u als hoogwaardige activiteiten?

Ik denk dat beslissingsondersteuning de belangrijkste is. Daarmee bedoel ik het ondersteunen van elk type management, het leveren van gestructureerde analyses om elk type beslissing te ondersteunen.

Ik werk nu met een groot bedrijf en een van hun grootste problemen is cultureel van aard. Ze zitten urenlang aan deze telefoongesprekken vast, hun dag wordt in beslag genomen door vier tot zes uur aan telefoongesprekken waarin niets wordt bereikt. En het probleem is dat ze allemaal bang zijn om beslissingen te nemen. Daarom komt beslissingsondersteuning op de voorgrond. Het is de taak van een manager om beslissingen te nemen met onvolmaakte, onvolledige informatie. Je zult nooit een omgeving hebben waarin je perfecte kennis hebt.

Als je een jaar wilt wachten nadat de boeken zijn gesloten, de economie al is doorgegaan en je concurrenten je hebben verpletterd, dan heb je perfecte informatie. En op dat moment is het absoluut nutteloos.

Voor de financiële afdeling liggen projecten met een hoge waarde dus op het gebied van beslissingsondersteuning. Het gaat om het beantwoorden van vragen over concurrenten, of intern over systemen, HR of belastingzaken. Dat is volgens mij waar je de meeste waarde zult zien. Neem tijd weg van de automatische, routinematige en vervelende dingen en concentreer je op het nemen van beslissingen.

Andere activiteiten met een hoge waarde zijn activiteiten die gekoppeld zijn aan een gedefinieerde ROI. Dat neigt vaak naar marketing. Je kunt definiëren wat het investeringsrendement is van een marketingcampagne, was het succesvol of niet. Maar er zijn nog veel meer ROI-gerelateerde activiteiten: Productlijn en productwinstgevendheid zijn enorm belangrijk, inclusief prijsstelling.

Prijszetting is een enorme waardetoevoegende activiteit. De analyse van prijzen en klantsegmentatie op basis van prijzen zijn gebieden met een hoge toegevoegde waarde. Het zijn top line cijfers.

Prophix: Hoe denkt u dat de rol van de financiële afdeling in de organisatie verandert?

Als mensen denken aan boekhouding en financiële resultaten, denken ze meestal aan de backoffice. Maar dat is echt niet meer het geval. Om waarde toe te voegen, zit het meer in de frontoffice. Het is werken met de marketingteams, werken met de prijsteams, de verkopers en de mensen die het middenkantoor ondersteunen. Dat is waar je echt efficiëntie kunt winnen en meer kunt doen met minder, of meer kunt doen met hetzelfde, of de omzet kunt verhogen door je te richten op verschillende gebieden en verschillende kansen of projecten.

Kenneth Fick is de Senior Manager van MorganFranklin Consulting en de President & CEO van Pierce the Fog ConsultinglLC. Connect met hem op LinkedIn.

Voor meer van Kenneth Fick en 14 andere FP&A experts, bekijk onze interactieve quiz