Mastering Financial Close: Een uitgebreide gids

Het financiële afsluitproces is sinds 2020 aanzienlijk veranderd, met een sterke focus op automatisering, gegevensintegratie, realtime inzichten en compliance om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de financiële rapportage te verbeteren.

En dus zal niemand betwisten dat het correct afsluiten van de boeken essentieel is om organisaties compliant, financieel gezond en op een gestaag groeitraject te houden. Hetfinanciële afsluitproceskan echter een van de meest tijdrovende en resource-intensieve bezigheden zijn voor een financieel team, met hoofdpijn voor alle betrokkenen tot gevolg.

In deze uitgebreide gids lees je hoe je veelvoorkomende problemen met financial close aanpakt en hoe je dit proces kunt stroomlijnen, zodat je meer tijd overhoudt voor strategische prioriteiten.

Belangrijkste opmerkingen over financial close

Als je op zoek bent naar een paar belangrijke opmerkingen over financial close, dan vind je hier drie van de belangrijkste punten uit onze gids:

1. Het financiële afsluitproces is essentieel voor het waarborgen van de nauwkeurigheid en integriteit van de financiële administratie, ter ondersteuning van naleving en geïnformeerde strategische besluitvorming.
   
2. Een succesvolle financiële afsluiting omvat een duidelijke voorbereiding, de uitvoering van de afstemming van rekeningen, nalevingscontroles en grondige controles achteraf om verbeterpunten te identificeren en de nauwkeurigheid te waarborgen.
   
3. Prophix One, een Financial Performance Platform, verbetert de financiële afsluiting door het verzamelen van gegevens te stroomlijnen, afstemmings- en rapportageprocessen te automatiseren en samenwerking te bevorderen, wat leidt tot efficiëntere en nauwkeurigere financiële resultaten.

Wat is financiële afsluiting?

Financial close is een maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks proces waarbij financiële leiders transacties uit een bepaalde boekhoudperiode verzamelen, op elkaar afstemmen, valideren en analyseren. De functie van financial close is ervoor te zorgen dat de financiële activiteiten van een bedrijf foutloos worden vastgelegd en gerapporteerd. Dit helpt organisaties om een nauwkeurige financiële administratie bij te houden, investeringen af te stemmen op strategische doelen en aan hun financiële verplichtingen te voldoen.

Het financiële afsluitproces bestaat uit verschillende andere financiële processen, waaronder het matchen van transacties, het afstemmen van rekeningen en rapportage. Een duidelijk inzicht in je kwartaal- of maandcijfers kan helpen bij het nemen van beslissingen, naleving van regelgeving en strategische planning.

Financial close vs. het afsluiten van de boeken

Financial close is een overkoepelende term die wordt gebruikt om alle financiële processen te beschrijven die betrokken zijn bij deze kwartaal-, jaar- of maandafsluiting, waaronder het matchen van transacties, het afstemmen van rekeningen en rapportage.

Financial close omvat ook het concept van 'het sluiten van de boeken', wat traditioneel verwijst naar de stap in het proces waarbij de rekeningen met elkaar in overeenstemming worden gebracht voordat de rapporten naar belanghebbenden en leidinggevenden worden gestuurd.

Het is vermeldenswaard dat financial close en het sluiten van de boeken vaak door elkaar worden gebruikt, maar financial close omvat de bredere reeks processen die nodig zijn om transacties te valideren.

De stap voor stap voor een soepel financieel afsluitproces

Voor een efficiënte en effectieve financial close kun je dit gestructureerde proces van 4 stappen volgen:

Stap 1: Voorbereiding en planning

De eerste stap in uw financial close is het bepalen van de financiële periode die u gaat analyseren. U moet aangeven of uw financial close betrekking heeft op de vorige maand, het vorige kwartaal of het vorige jaar.

En vervolgens moet u een tijdlijn bepalen voor dit proces. Voordat je een tijdlijn kiest, kan het nuttig zijn om te weten dat toonaangevende organisaties hun boeken meestal in 6 dagen of minder afsluiten.

Tijdens dit proces moet je ook alle relevante financiële documenten verzamelen, waaronder financiële overzichten, facturen, salarisadministratie en bankafschriften voor de gespecificeerde periode.

Stap 2: Het afsluitproces uitvoeren

In stap twee van je financiële afsluiting moet je je rekeningen met elkaar in overeenstemming brengen, inclusief je bankrekeningen, debiteuren en crediteuren. Dit moet ook een grondige documentatie bevatten van de wijzigingen die zijn aangebracht voor toekomstige referentie en auditdoeleinden.

Vervolgens moet je een overzichtsanalyse uitvoeren, waarbij je je financiële overzichten controleert op nauwkeurigheid en consistentie en ervoor zorgt dat ze voldoen aan de boekhoudstandaarden. Hierbij wordt gekeken naar verkeerd ingevoerde bedragen, verkeerd geboekte transacties en ontbrekende of te late betalingen.

Het doel van deze stap is het identificeren en corrigeren van fouten, zoals discrepanties tussen het grootboek en de subadministraties.

Stap 3: Naleving en kwaliteitscontrole

In stap drie van je financial close moet je je richten op naleving en kwaliteitscontrole. U moet ervoor zorgen dat uw financiële overzichten voldoen aan alle wettelijke vereisten, zoals GAAP of IFRS, en dat alle informatie is gevalideerd op nauwkeurigheid door middel van kruiscontroles van cijfers en gegevensbronnen.

Veel financiële oplossingen, zoals FP&A software, kunnen dit proces automatiseren door uw financiële overzichten te vergelijken met vooraf gedefinieerde standaarden en voorschriften. FP&A software biedt ook waarschuwingen voor afwijkingen, realtime gegevensanalyse en geautomatiseerde rapportagemogelijkheden om uw financiële afsluiting verder te versnellen.

Opmerking: FP&A software en Financial Performance Platforms zijn analoge termen. We gebruiken beide termen door elkaar in deze handleiding.

Stap 4: Evaluatie na afsluiting en voortdurende verbetering

Na het afsluiten van de boeken moet u een debriefingsessie houden met alle relevante belanghebbenden, waaronder het financiële team, afdelingshoofden en externe auditors, om te bespreken wat goed werkte en wat bij toekomstige afsluitingen kan worden verbeterd.

Dit is een goede gelegenheid om te bekijken hoe lang elke fase duurde, eventuele knelpunten in het proces te identificeren en de nauwkeurigheid van je rapporten te evalueren. Als uw afsluiting 10 dagen of langer duurde, is dit een duidelijke indicatie dat u baat zou kunnen hebben bij het automatiseren van sommige stappen van het proces met FP&A software om handmatige fouten te verminderen, de nauwkeurigheid van gegevens te verbeteren en tijd vrij te maken voor strategische analyses.

Met de inzichten uit uw post-close review kunt u een actieplan opstellen om uw financiële afsluiting volgende maand, kwartaal of jaar te verbeteren.

7 manieren om financial close te verbeteren met Prophix One™

Nu u bekend bent met de stappen van financial close, kijken we hoe FP&A software zoals Prophix One de nauwkeurigheid en efficiëntie van uw close verder kan verbeteren.

1. Definieer een duidelijk financial close proces

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van uw financial close is het definiëren van een duidelijk proces. Dit proces moet bestaan uit:

• Het verzamelen van financiële overzichten, inclusief bankafschriften, debiteuren, crediteuren en eventuele aanvullende gegevens van afdelingen en dochterondernemingen.
• Verzamelen van facturen uit het verleden voor de gespecificeerde financiële periode.
• Loonlijsten controleren op afwijkingen.
• Bankrekeningen afstemmen om er zeker van te zijn dat transacties overeenkomen en er geen openstaande betalingen zijn.

Met Prophix One Account Reconciliation kunt u gestandaardiseerde sjablonen en processen, ingebouwde controlelijsten en prestatieanalyses gebruiken om het proces van het matchen van transacties tussen financiële rekeningen te automatiseren, de nauwkeurigheid te garanderen door discrepanties te identificeren en aanpassingen te stroomlijnen.

2. Verbeter de samenwerking tussen teams

Aangezien bij financial close gegevens uit de hele organisatie moeten worden verzameld en gevalideerd, is samenwerking tussen teams de sleutel tot succes. Afdelingshoofden, dochterondernemingen en accountants moeten bij het proces worden betrokken door gegevens bij te dragen, afwijkingen te valideren en rapporten te beoordelen. Om belanghebbenden tijdens het proces op de hoogte te houden, moet je regelmatig contactmomenten instellen in de vorm van vergaderingen of updates.

MetProphix One Intercompany Management kunnen dochterondernemingen hun eigen transacties matchen en problemen oplossen, waardoor het voor financiële teams eenvoudiger wordt om overzicht en controle over het proces te houden. Door dochterondernemingen toe te staan hun eigen gegevens samen te stellen en te valideren, wordt ook het risico op handmatige fouten verminderd en de organisatorische efficiëntie verbeterd, wat leidt tot snellere afsluitingstijden. Prophix One Intercompany Management zorgt ook voor één enkele versie van de waarheid voor uw gegevens, zodat iedereen die betrokken is bij uw financiële afsluiting beter geïnformeerd is.

3. Post-close beoordelingen uitvoeren

Zoals hierboven besproken, is de laatste stap in uw afsluitproces het uitvoeren van een post-close review. Dit gebeurt meestal nadat de relevante rapporten zijn gedeeld met afdelingshoofden, dochterondernemingen en accountants. De bedoeling van een post-close review is om eventuele knelpunten in uw proces op te sporen, manieren te identificeren om uw afsluitingstijdlijn te verkorten en gebieden voor voortdurende verbetering te bespreken.

Met de rapportage- en analysemogelijkheden van Prophix One, een Financial Performance Platform, is het eenvoudig om een feedbacklus met uw belanghebbenden te implementeren door waardevolle inzichten te bieden voor post-close reviews in de vorm van geautomatiseerde rapporten en gepersonaliseerde dashboards, die u helpen een actieplan op te stellen voor toekomstige financiële afsluitingen.

4. Gestandaardiseerde gegevensverzameling implementeren

Omdat bij financial close zoveel aspecten van de financiële gegevens van uw organisatie betrokken zijn, is een gestandaardiseerde aanpak van gegevensverzameling essentieel om discrepanties en fouten te elimineren en consistentie en nauwkeurigheid in uw financiële rapportage te garanderen.

Dit is vooral belangrijk als je bedrijf meerdere dochterondernemingen heeft, die hun bankafschriften bij het moederbedrijf moeten indienen. Geautomatiseerde gegevensverzameling kan er ook voor zorgen dat gegevens die zijn opgeslagen in verschillende systemen, zoals uw ERP, CRM en HRIS, worden opgenomen in uw financiële afsluiting.

Met gegevensintegratie op Prophix One kunt u dit proces stroomlijnen door het verzamelen van gegevens van al uw afdelingen en dochterondernemingen te automatiseren. Dit helpt bij het vaststellen van één enkele versie van de waarheid, die u een holistisch beeld geeft van uw prestaties en helpt bij de besluitvorming.

5. Creëer standaard operationele procedures (SOP's)

Het opstellen van standaard operationele procedures (SOP's) als onderdeel van je financiële afsluiting kan ook helpen bij het stroomlijnen van processen, het verminderen van fouten en het opstellen van duidelijke richtlijnen en verwachtingen voor elke stap van het proces. Deze SOP's kunnen ook helpen bij het inwerken van nieuwe teamleden, het trainen van huidig personeel in best practices of het helpen van teams bij het uitvoeren van de noodzakelijke processen na een overgang.

Met workflows, zoals die beschikbaar zijn op Prophix One, kun je specifieke taken, goedkeuringen en beoordelingen toewijzen aan belanghebbenden, zodat er geen stap in het proces gemist wordt. Workflows kunnen ook repetitieve taken automatiseren, waardoor de last van het handmatig verzamelen en valideren van gegevens wordt verlicht. SOP's moeten echter regelmatig worden herzien en bijgewerkt om wijzigingen in processen of regelgeving te weerspiegelen, wat een cultuur van voortdurende verbetering ondersteunt.

6. Prestatiemetingen bewaken

Het doel van financial close is om een holistisch beeld te krijgen van de financiële prestaties van je organisatie. Dit maakt gegevensgestuurde beslissingen mogelijk om de financiële gezondheid, operationele efficiëntie en toewijzing van middelen te optimaliseren. De belangrijkste prestatiecijfers om te controleren zijn

• Kasstroom
• Brutowinstmarge
• Crediteuren
• Debiteuren
• Netto inkomsten
• Bedrijfskosten

Het regelmatig bekijken en analyseren van deze statistieken kan strategische inzichten opleveren die uw langetermijnplanning en groei ondersteunen.

En door de prestatiecijfers in realtime te volgen met Prophix One Financial Planning & Analysis, kunt u tijdens de boekhoudperiode aanpassingen doorvoeren en zo de druk van de maandafsluiting verlichten.

7. Investeer in training en best practices voor uw financiële team

Zoals we in deze handleiding hebben besproken, is samenwerking een essentieel onderdeel van een effectief en efficiënt afsluitproces. Daarom is het belangrijk om in je medewerkers te investeren en ze uit te rusten met de nieuwste tools zoals Prophix One, een Financial Performance Platform, om de meest saaie onderdelen van het proces te elimineren. Het is ook de moeite waard om manieren te vinden om de werklast te spreiden over de boekhoudperiode om de stress op uw financiële team tijdens het afsluitproces van de maand te verlichten.

Om uw team op snelheid te brengen, heeft Prophix verschillende bronnen over financial close, waaronder:

• Hoe uw financial close te transformeren
• De 6 grootste uitdagingen bij financial close en rapportage (en hoe ze aan te pakken)
• Hoe u veelvoorkomende pijnpunten bij financiële afsluiting aan het einde van de maand kunt overwinnen
• 6 top hulpmiddelen voor financiële teams bij maandafsluiting
• Essentiële gids voor maandafsluiting: processen, checklist en best practices
• Een compleet afsluitproces voor FP&A-teams in 2024
• 9 redenen waarom uw maandafsluiting een uitdaging is

Met een stap-voor-stap handleiding voor financial close beschik je over de kennis die je nodig hebt om je maand-, kwartaal- of jaarafsluiting te stroomlijnen. De voordelen van een efficiëntere financiële afsluiting zijn onder andere meer inzicht in de prestaties van uw organisatie, betere samenwerking tussen teams en dochterondernemingen, gegarandeerde naleving van wettelijke vereisten en verbeterde strategische besluitvorming.

Om de efficiëntie van uw financiële afsluiting verder te verbeteren, kunt u het verzamelen, valideren en controleren van gegevens automatiseren met een financieel prestatieplatform zoals Prophix One.