Kasstroomplanning is koning

Mijn ervaring is dat bedrijven zich bij het opstellen van hun plannen eerst bezighouden met de winst- en verliesrekening. Dat is logisch. De meeste mensen buiten de financiële afdeling begrijpen of geven niet veel om de balans of andere overzichten zoals de bronnen en het gebruik van fondsen. Managers hebben veel meer kans dat hun beloning gerelateerd is aan inkomsten en winst dan aan het crediteurensaldo.

Er is echter één post op de balans die van groot belang kan zijn, namelijk geldmiddelen. Zoals het oude gezegde luidt: "Cash is king", en iedereen wil graag weten of ze genoeg geld op de bank hebben staan om de lonen te betalen. Wanneer een bedrijf schuldconvenanten heeft, kunnen andere balansposten ook belangrijk zijn. Als je bank bijvoorbeeld je leningen intrekt, kan dat catastrofaal zijn. Het plannen van de balans is dus, in ieder geval voor financiën, extreem belangrijk.

Maar wanneer de meeste bedrijven plannen, of ze nu spreadsheets of Corporate Performance Management (CPM) software gebruiken, is de balans bijna een bijzaak. Organisaties voorspellen debiteuren en crediteuren met behulp van dagen van verkoop of dagen van crediteuren, en termijnschulden zijn gemakkelijk te voorspellen, net als eigen vermogen en de meeste andere balansrekeningen. Om de balans in evenwicht te brengen, worden de liquide middelen als een stop berekend.

Met deze conventionele aanpak krijgen bedrijven helaas geen gedetailleerde uitleg over de verwachte veranderingen in liquide middelen. Voor de meeste bedrijven is dit slechts een intellectuele oefening en voor praktisch kasbeheermaken ze een aparte kasprognose op basis van wat ze weten over de instroom en uitstroom van kasmiddelen op korte termijn. Het budget (en/of de maandelijkse rolling forecast) is irrelevant als het aankomt op het voorspellen van de balans.

Om een nauwkeurige balansprognose te maken (en dus de kaspositie van het bedrijf te begrijpen) is meer detail nodig dan bedrijven beschikbaar hebben in een winst- en verliesrekening die eenvoudigweg op grootboekniveau prognosticeert. Verschillende verkoopkanalen hebben bijvoorbeeld verschillende betalingstermijnen (geld uit internetverkopen zal sneller binnenkomen dan ontvangsten uit gefactureerde verkopen), dus het is essentieel om verkopen op deze manier te scheiden. Seizoensgebondenheid speelt ook een rol, aangezien internet- en detailhandelverkopen voor de feestdagen hun piek kunnen bereiken. Dit geldt ook voor crediteuren. Huur wordt meestal onmiddellijk betaald, terwijl andere schulden gebaseerd kunnen zijn op contractuele verplichtingen op basis van tijd.

Om de cashpositie (en dus de balans) nauwkeurig te voorspellen, hebben bedrijven informatie nodig over verkopen en aankopen die mogelijk niet direct beschikbaar is voor de financiële afdeling. Om dit goed te doen:

1. Begrijp je bedrijf en analyseer welke soorten verkopen en aankopen de cash beïnvloeden. Je hebt niet per se details nodig van elke afzonderlijke verwachte transactie, maar prognoses die veelvoorkomende soorten transacties samenvoegen zijn voldoende.
2. Modelleer je bedrijf. Zorg ervoor dat de in- en uitgaande kasstromen gebaseerd zijn op de verschillende transactietypen. Breid dit uit naar functies zoals opbrengsterkenning.
3. Zoek een manier om regelmatig informatie te verzamelen van mensen buiten de financiële afdeling over de verwachte waarden van elk type transactie dat je hebt geïdentificeerd. Betrek hen erbij.

Bedrijven kunnen het tweede en derde punt bereiken met CPM-software zoals Prophix 11. Met het eerste doel zou je zelf aan de slag moeten kunnen. Als je dit doet, zal je kas- en balansplanning veel nauwkeuriger zijn en kan deze gemakkelijk je kasstroomprognose voor de korte termijn omvatten.

Schakel javascript in!