Je kunt verder gaan dan budgetteren

De beperkingen van traditionele jaarbudgetten

Ik ontmoet financiële leiders in heel Europa die in toenemende mate gefrustreerd raken over de beperkingen van traditionele jaarlijkse budgetten en gerelateerde budgetteringsprocessen. Ze vragen me of een 'Beyond Budgeting'-aanpak - dat wil zeggen een verschuiving van het traditionele jaarlijkse budgetteren naar continu plannen en voorspellen - hen zou helpen om betere resultaten te behalen. Als je gefrustreerd bent over je budgetten en de bijbehorende processen, zal het volgende je intrigeren.

Jaarlijkse budgetten - Een ineffectieve manier om prestaties te meten
Een consistent punt van kritiek dat wordt gedeeld door financiële professionals is dat traditionele budgetten niet effectief zijn in het nauwkeurig meten van de prestaties van een bedrijf, een afdeling of een individu. De reden is eenvoudig: jaarbudgetten worden slechts één keer in een periode van twaalf maanden opgesteld en kunnen dus geen rekening houden met snel veranderende marktomstandigheden. Dat betekent dat groeidoelstellingen die gebaseerd zijn op een budget dat geworteld is in verouderde omstandigheden, snel hun relevantie verliezen.

Stel je eens voor dat je verkoopdoelstellingen en bijbehorende verkoopcommissies gebaseerd zijn op een budget dat niet in de pas loopt met de verkoopinspanningen van je concurrenten. Het zou moeilijk zijn om relevante conclusies te trekken uit prestaties of om beloningen hierop af te stemmen. Het resultaat zou zijn dat je verkoopteam ofwel gestraft wordt ondanks hun harde werk, ofwel overgecompenseerd wordt. In beide gevallen zou je de motivatie van je verkoopteam belemmeren.

Jaarlijkse budgetten - Een ineffectieve manier om te anticiperen op de toekomst
Omdat jaarlijkse budgetten één keer per jaar worden opgesteld, zijn ze ook beperkt in hun vermogen om nauwkeurig te anticiperen op de toekomst.

In tegenstelling tot het werken met een enkel budget, moet je je eens voorstellen dat je regelmatig snelle prognoses zou kunnen maken, bijvoorbeeld maandelijks, wekelijks of dagelijks. Je zou een duidelijker beeld hebben van de prestaties van je bedrijf en een betere indicatie van het traject van je bedrijf. Uw verbeterde inzichten zouden u helpen om tijdig beslissingen te nemen die een grotere impact hebben. Het resultaat: een dynamischer bedrijf en beter management en controle.

Jaarlijks budgetteringsproces - Een geïsoleerde ervaring
Het succes van uw bedrijf is gekoppeld aan het vermogen om wendbaar te zijn - d.w.z. te anticiperen en te reageren op snel veranderende omstandigheden. Helaas vertellen financiële professionals van over de hele wereld mij dat hun budgetterings- en planningsprocessen niet in staat zijn om de verschillende soorten gegevens van verschillende locaties, afdelingen en/of business units te integreren. Dat is jammer, want je hebt een continue stroom van actuele gegevens nodig die alle functies en locaties omspannen om de beste zakelijke beslissingen te kunnen nemen.

Denk maar eens aan het maken van een nauwkeurige verkoopprognose die niet is gekoppeld aan kennis over productieniveaus en de inkoop van belangrijke grondstoffen. Het resulterende gebrek aan inzicht zou de marketinginspanningen, prijsstelling en als gevolg daarvan de brutomarge en winstgevendheid dramatisch beïnvloeden.

Zie ook: De evolutie van budgettering - Een blik op de toekomst

Verder gaan dan budgettering - De eerste stap zetten
Ambitieuze financiële professionals die een meer toekomstgerichte 'beyond budgeting'-aanpak willen hanteren, hebben één belangrijke zorg: of ze dit op een efficiënte manier kunnen bereiken. Als ze de huidige tools voor jaarlijkse budgettering gebruiken, stellen ze zich immers voor dat voortdurende prognoses steeds meer tijd in beslag nemen. Het goede nieuws is dat elke financiële professional de eerste stap kan zetten om verder te gaan dan budgettering zonder tijdrovende (of dure) processen. Het startpunt is het verkennen van eenvoudig te gebruiken tools die zijn ontworpen om financiële professionals te helpen de beperkingen te verminderen die inherent zijn aan het opstellen van jaarlijkse budgetten. Met CPM-tools ( Corporate Performance Management ) kunt u uw budgettering optimaliseren op een tempo dat voor u en uw bedrijf zinvol is.