Is "xP&A" echt nieuw?

De mogelijkheid om operationele en financiële planning samen te voegen als opmaat naar betere managementbesluitvorming en prognoses is al meer dan twintig jaar een belangrijk aandachtspunt voor bedrijven van elke omvang. Maar het is hardnekkig ongrijpbaar gebleven en veel organisaties waren gedwongen om in functionele silo's te plannen en de resultaten samen te brengen, vaak in spreadsheets op een samenvattend niveau. De komst van meer rekenkracht, gekoppeld aan de mogelijkheid van grote datamodellen en hoge niveaus van budgetdeelnemers op één technologie- en applicatieplatform, heeft echter nieuwe mogelijkheden voor planning geopend. Het is deze verandering in het technologielandschap die eXtended Planning and Analysis (xP&A) tot een realistische mogelijkheid heeft gemaakt. Hoewel de term xP&A pas onlangs is bedacht door Gartner (oktober 2020), lijkt hij qua concept sterk op eerdere concepten zoals Integrated Business Planning (IBP), extended business planning en connected planning. Het verschil is nu dat het technisch, operationeel en economisch haalbaar is voor middelgrote en grotere ondernemingen om xP&A in te zetten in een organisatie op een modern platform zoals Prophix. Sterker nog, de definitie van Gartner is gebaseerd op "een samengesteld leveranciersplatform en architectuur". Technologische beperkingen in het verleden hebben ertoe geleid dat veel organisaties hun plannen langs functionele lijnen hebben opgebouwd - simpelweg omdat mensen nu eenmaal zo zijn georganiseerd. Maar bedrijfsprocessen houden zich niet aan functionele grenzen. Neem bijvoorbeeld de 'Quote-to-Cash' cyclus. Deze omvat voorraadbeheer, de verkoopafdeling, logistieke en financiële functies. De werkelijke kosten van het inkopen van een product, het leveren ervan aan een klant en het betaald krijgen worden gestuurd door het proces - niet door functies. Dit betekent dat plannen op het ene gebied consistent moeten zijn met plannen op een ander gebied om middelen efficiënt te kunnen toewijzen en dat het stellen van een prestatiedoel op de ene plaats geen onvoorziene gevolgen heeft op een andere plaats. Een plan voor de verkoopvraag kan bijvoorbeeld alleen efficiënt worden uitgevoerd als het is afgestemd op het aanbod en de financiën. Een te ambitieus verkoopplan, dat het vermogen van een organisatie om eindproducten te leveren of te produceren te boven gaat, kan leiden tot buitensporige kosten, omdat de organisatie probeert voorraden aan te vullen bij alternatieve leveranciers of ongeplande productieruns. Dit kan er weer toe leiden dat andere projecten geen werkkapitaal krijgen. Op dezelfde manier moet een inkomstenplan in een professionele dienstverlenende organisatie, zoals een advocatenkantoor, in overeenstemming zijn met een HR-plan om ervoor te zorgen dat er voldoende fee-earners beschikbaar zijn om de geplande factureerbare uren te produceren. De voordelen van xP&A zijn potentieel immens. De mogelijkheid om een holistisch beeld te hebben van de prestaties dat consistent en betrouwbaar is, zorgt voor een aanzienlijke flexibiliteit bij het nemen van beslissingen, wat bijzonder welkom is in het huidige bedrijfsklimaat. Maar nu we een nieuw tijdperk van xP&A ingaan, moeten organisaties zich bewust zijn van de uitdagingen die gepaard gaan met het implementeren van een dergelijke verandering. Deze nieuwe manier van werken vereist volledige beheersing van gegevens en vertrouwen in de kwaliteit en integriteit van gegevens. Maar het vereist ook een verhoogd niveau van cross-functionele samenwerking. De problemen op het gebied van verandermanagement mogen niet worden onderschat. Is xP&A echt nieuw? Het antwoord lijkt te zijn dat het idee al vele jaren in omloop is, maar de uitvoering ervan zal een nieuw organisatiemodel en nieuwe processen vereisen om de diepgaande vooruitgang in de technologie te begeleiden.