Inzicht in reconciliatie van rekeningen in financieel beheer

Zodra een organisatie een bepaalde omvang bereikt, raken de financiële gegevens verspreid over tientallen, zo niet honderden bronnen. Voeg daar een complexe organisatiestructuur met dochterondernemingen in meerdere rechtsgebieden aan toe, en plotseling is één maandelijkse boekhoudsessie niet meer voldoende. Dat is waar accountreconciliatie essentieel wordt; het dubbel controleren van transacties in het grootboek van je bedrijf met secundaire bronnen.

In dit artikel behandelen we

Wat is reconciliatie van rekeningen?

De reconciliatie van rekeningen is essentieel om ervoor te zorgen dat de boeken van een organisatie accuraat zijn. Zoals veel financiële processen kan het tijdrovend en arbeidsintensief zijn, maar het is de moeite meer dan waard.

Definitie en basisconcept

Boekhoudkundige afstemming is het proces waarbij je ervoor zorgt dat het grootboek van je bedrijf correct en in balans is door het te vergelijken met secundaire bronnen. Het verzekert financiële en boekhoudteams dat de boeken compleet en up-to-date zijn tijdens het afsluitproces. De beste werkwijze is om alle grootboekrekeningen maandelijks aan te sluiten - een aanzienlijk arbeidsintensieve taak die door automatisering kan worden versneld - zodat jij en je teams sneller up-to-date zijn.

Waarom reconciliatie van rekeningen belangrijk is

Geen enkele financiële leider zal beweren dat het hebben van nauwkeurige financiële overzichten een slechte zaak is. Niet alleen is de nauwkeurigheid van deze overzichten noodzakelijk in sommige rechtsgebieden, vooral voor beursgenoteerde bedrijven, maar het is ook essentieel voor het nemen van betere strategische beslissingen. Leiders vertrouwen op deze overzichten en de rapporten die je ermee maakt om precies te weten hoe ze het bedrijf vooruit kunnen helpen.

Het belang van reconciliatie van rekeningen in financieel beheer

De nauwkeurigheid en integriteit van je grootboek zijn essentieel voor meerdere aspecten van je organisatie.

Waarom is reconciliatie nodig?

Op elke willekeurige dag kan het grootboek van je organisatie gevuld zijn met honderden, zo niet duizenden transacties. Sommige daarvan worden handmatig toegevoegd door afdelingen die daar elk hun eigen processen voor hebben, terwijl andere automatisch worden ingevoegd via integraties met de verschillende tools die uw organisatie gebruikt om de dagelijkse activiteiten te beheren.

Rekeningreconciliatie standaardiseert deze transacties door ze dubbel te controleren met ondersteunend bewijs uit secundaire gegevensbronnen. Dit zorgt ervoor dat financiële overzichten accuraat zijn en helpt het vertrouwen van belanghebbenden in financiële gegevens te behouden.

Financiële nauwkeurigheid garanderen

Zelfs een kleine fout in uw grootboek kan gevolgen hebben voor de hele organisatie. Een gemiste decimaal hier, een dubbele boeking daar en je hebt plotseling te maken met onnauwkeurige financiële overzichten, onjuiste prognoses en ongepaste strategische beslissingen. Regelmatige reconciliatie van rekeningen elimineert deze fouten voordat het grotere problemen worden.

Het vertrouwen van belanghebbenden behouden

Hoe groot is de kans dat je een rapport of overzicht vertrouwt met gegevens die niet minstens één keer zijn geverifieerd? Account reconciliatie creëert dat vertrouwen en zorgt ervoor dat zowel interne als externe belanghebbenden weten dat ze naar accurate gegevens kijken. Indien nodig kunt u met reconciliatie zelfs secundaire bronnen bieden voor belanghebbenden die hun eigen aanvullende onderzoek willen doen.

Soorten rekeningafstemming

Hoewel het reconciliatieproces over het algemeen dezelfde stappen volgt voor verschillende financiële rekeningen, zijn er een paar verschillende soorten reconciliatie die we zullen bespreken.

Bankafstemming

Bankreconciliatie is de meest voorkomende vorm van reconciliatie. Bank reconciliatie wordt gedaan door je bankafschriften en je bedrijfsrekeningen te nemen en ervoor te zorgen dat ze overeenkomen.

Afstemming van kleine kas

Omdat het gemakkelijk is om het overzicht over de kleine kas te verliezen, controleert deze vorm van reconciliatie of deze kasrekeningen overeenkomen met bonnetjes en andere gegevens over deze transacties, een essentieel proces om fouten en misbruik te voorkomen.

Afstemming met leveranciers

Reconciliatie met leveranciers is het proces voor de crediteurenadministratie waarbij wordt gecontroleerd of je werkelijke uitgaven overeenkomen met de facturen die je van leveranciers hebt ontvangen.

Bedrijfsspecifieke reconciliatie

Bedrijfsspecifieke reconciliatie is het vergelijken van je interne gegevens aan het begin en einde van je financiële cyclus, zoals balansreconciliatie. De frequentie van dit proces hangt af van het type bedrijf, de verkochte goederen of de geleverde diensten. Van financiële dienstverleners wordt vaak verlangd dat ze hun klantenrekeningen en klanttegoeden vaker met elkaar in overeenstemming brengen dan andere soorten bedrijven.

Intercompany afstemming

Intercompany reconciliatie is het verifiëren en balanceren van transacties tussen bedrijven en dochterondernemingen in dezelfde bedrijfsgroep.

Creditcard reconciliatie

Creditcardreconciliatie is het vergelijken van creditcardafschriften met de administratie van het bedrijf.

Het reconciliatieproces voor rekeningen: Stap voor stap

Noodzakelijke documenten verzamelen

Maak niet de fout om zonder de juiste documenten aan je reconciliatie te beginnen, denkend dat je ze wel zult opzoeken als je tegenstrijdigheden tegenkomt. Net als een advocaat moet je alle relevante financiële documenten verzamelen, alle ondersteunende documentatie voor geregistreerde transacties verzamelen en de juistheid van wat je hebt verzameld dubbel controleren voordat jebegint met het controleren van transacties voordat je transacties gaat controleren.

Rekeningsaldi vergelijken

Voordat je begint met het transactie-voor-transactie doornemen van een rekening, kun je door het totale saldo van de rekening te vergelijken met een secundaire bron snel zien of er discrepanties zijn die je moet onderzoeken voordat je erin duikt.

Zodra je de totale saldi hebt bekeken, wil je regel voor regel in elke rekening duiken en de transacties vergelijken met de secundaire bronnen en documenten die je hebt verzameld.

Discrepanties identificeren

Terwijl je elke rekening analyseert, zul je transacties in je grootboek vinden die niet precies overeenkomen met dezelfde transacties in je secundaire bron. Je kunt zelfs transacties vinden die helemaal niet in die bron voorkomen, wat betekent dat ze per ongeluk zijn ingevoerd of op de een of andere manier niet zijn geregistreerd in die rekening of dat document.

Je kunt individuele discrepanties onderzoeken wanneer ze zich voordoen of ze allemaal identificeren om ze later in een batch te onderzoeken.

Verschillen onderzoeken en oplossen

Als het tijd is om een discrepantie te onderzoeken, moet je alle secundaire bronnen en documenten opvragen die met die discrepantie te maken hebben. Je zult eerst de meest voorkomende redenen voor deze discrepanties willen elimineren, zoals:

• Fouten bij het invoeren van gegevens

• Transacties in vreemde valuta

• Dubbele kosten

• Verkeerd overeenkomende leveranciers

Als je deze fouten hebt geëlimineerd en de discrepantie nog steeds niet kunt oplossen, dan moet je nader onderzoek doen.

Documenten opslaan

Als je een reconciliatie uitvoert, wil je regelmatig de documenten die je gebruikt opslaan en je proces vastleggen. Dit doe je om twee redenen:

• Consistentie: Je wilt dat je reconciliatieproces elke keer zo consistent mogelijk is om fouten te voorkomen. Zorg ervoor dat je proces elke keer hetzelfde blijft en dat het team dat betrokken is bij de reconciliatie altijd weet waar het de benodigde documenten kan vinden.

• Bewijs: Als iemand je werk dubbel moet controleren, moet hij of zij precies weten welke documenten je hebt gebruikt en waar je ze kunt vinden.

Gebruikelijke reconciliatiemethoden

Methode 1: Afstemmen met een financieel overzicht, bankafschrift, creditcardafschrift of leningafschrift

Het onderstaande voorbeeld is voor een reconciliatie met een creditcard, maar de stappen zijn vergelijkbaar voor een financieel overzicht, bankafschrift of leningoverzicht. Het is essentieel dat er behalve rente en kosten geen niet-afgestemde posten in de overzichten staan.

1. Verzamel en sorteer bonnetjes en onkostendeclaraties. Dit werd traditioneel handmatig gedaan met papieren bonnetjes en onkostenformulieren, maar kan nu worden geautomatiseerd met software voor onkostenbeheer.
2. Transacties vergelijken met de afschriften. Elke geregistreerde transactie op het creditcardafschrift moet een bijbehorend ontvangstbewijs of onkostendeclaratie hebben met overeenkomende waarden.
3. Los fouten op. Niet alle fouten zijn opzettelijk of kwaadwillig, soms gebeuren er fouten. Op een creditcard kan bijvoorbeeld een terugbetaling staan voor een geannuleerde transactie, een vergoeding voor een mislukte betaling of per ongeluk dubbele kosten. Als er discrepanties worden geïdentificeerd via dit proces, zorg er dan voor dat je je bank op de hoogte stelt.

Methode 2: Reconcilieer met de rekeningactiviteit

1. Vergelijk het bankafschrift van de rekening met het kasafschrift. Zorg ervoor dat alle boekingen in beide bronnen overeenkomen en noteer alle boekingen die geen tegenhanger hebben.
2. Identificeer betalingen aan de ene kant die niet verschijnen als betalingen aan de andere kant. Dit kunnen cheques en pinautomaattransacties zijn aan de kant van het kasboek, en servicekosten, debetstanden en kosten aan de kant van de rekening.
3. Vergelijk transacties die in beide records voorkomen. Als er transacties zijn die niet in de andere record staan, voeg ze dan toe.
4. Controleer het bankafschrift op fouten. Bankfouten komen zelden voor, maar het is essentieel om je bank op de hoogte te stellen zodra er fouten worden geconstateerd. De correctie verschijnt dan in toekomstige afschriften, maar moet nu in evenwicht worden gebracht om de afstemming van deze cyclus te voltooien.
5. Controleer of de saldi overeenkomen. Als alle uitschieters en fouten zijn opgelost en gebalanceerd, moeten beide afschriften nu overeenkomen. Eventuele afwijkingen moeten gerapporteerd en uitgelegd worden.

Methode 3: Aansluiten op subgrootboekactiviteit

1. Vergelijk, net als bij de vorige methoden, eerst de boekingen in het grootboek met die in het subgrootboek en identificeer eventuele afwijkingen. Besteed veel aandacht aan eenmalige transacties, aangezien deze het meest waarschijnlijk fouten bevatten. Andere veel voorkomende problemen zijn dubbele boekingen, boekingen op de verkeerde rekening en omzettingsfouten.
2. Zorg dat boekingen in verschillende grootboeken overeenkomen. Zorg ervoor dat elke boeking zijn tegenhanger heeft in het andere grootboek en dat de bedragen overeenkomen. Noteer eventuele fouten.
3. Onderzoek fouten. Zodra de fouten zijn geïdentificeerd en begrepen, neem je de juiste stappen om ze op te lossen en ervoor te zorgen dat ze correct worden ingevoerd in beide grootboeken.
4. Saldi vergelijken en aanpassen. Als alle aanpassingen en correcties zijn uitgevoerd, moeten de grootboeken nu overeenkomen.

Wanneer gebruik je elke methode?

Als je toegang hebt tot duidelijke overzichten met de transacties die je moet verifiëren, dan is de eerste methode meestal de methode die je gebruikt omdat je dan de meest nauwkeurige gegevens hebt. Als die informatie niet beschikbaar is, dan zul je de financiële rekening waar de discrepantie vandaan komt willen vergelijken met het grootboek. Hoewel de rekening misschien geen bonnetjes of andere specifieke documentatie heeft, is het over het algemeen een goede bron van informatie voor reconciliatie.

Als je de transactie moet zien binnen de context van meerdere rekeningen of als je een transactie moet vinden die aan de verkeerde rekening is toegewezen, dan kun je beter de subboekactiviteitmethode gebruiken.

Oorzaken van discrepanties bij reconciliatie van rekeningen

De discrepanties die je zult vinden tijdens een reconciliatie kunnen grofweg worden gegroepeerd in vier categorieën: menselijke fouten en vergissingen, tijdsverschillen, ontbrekende of onvolledige gegevens, of fraude.

Menselijke fouten en vergissingen

Menselijke fouten kunnen niet volledig worden geëlimineerd uit elk financieel proces, en dat geldt ook voor reconciliatie. Hier zijn enkele veelvoorkomende fouten waar je op moet letten:

• Fouten aan de bedrijfszijde: Fouten bij het registreren van transacties, zoals weglatingen of verkeerde boekingen in het kasboek, dragen bij aan verschillen tussen saldi. Dit kan soms worden toegeschreven aan het gebruik van handmatige systemen, zoals spreadsheets, om transacties te registreren in plaats van speciale software.

• Fouten door de bank: Hoewel zeldzaam, zijn fouten die door de bank worden gemaakt bij het registreren van transacties, zoals weglatingen of onnauwkeurigheden, niet onmogelijk en kunnen ze leiden tot verschillen tussen boekhoudkundige saldi.

Tijdsverschillen

Tijdsverschillen kunnen zowel transacties op basis van cheques als geautomatiseerde stortingen beïnvloeden.

• Cheques: Vanwege de mogelijke vertragingen bij het verwerken van cheques, zijn ze een frequente oorzaak van afstemmingsproblemen. Cheques die door de bank zijn uitgegeven maar nog niet zijn gedeponeerd, of cheques die aan de bank zijn betaald maar niet zijn geïnd, zullen discrepanties veroorzaken.

• Geautomatiseerde debiteringen, crediteringen en stortingen: Elk geautomatiseerd proces dat de bank namens het bedrijf afhandelt, kan ervoor zorgen dat de rekeningen veranderen zonder dat er een aantekening wordt gemaakt op secundaire bronnen. Dit omvat directe debiteringen en crediteringen door de bank namens de klant, alle betalingen die de bank namens jou uitvoert, zoals huur of nutsvoorzieningen, directe stortingen, rente, oninbare posten en dividenden.

Ontbrekende of onvolledige gegevens en transacties

Niet alle afdelingen werken even strikt en je financiële team kan te maken krijgen met ontbrekende gegevens bij het afstemmen van rekeningen. Gelukkig zijn deze discrepanties meestal gemakkelijk op te sporen; je vindt gewoon geen overeenkomende record voor de transactie die je probeert aan te sluiten. Helaas kan het lastig zijn om ze te reconciliëren, meestal door contact op te nemen met de afdeling die verantwoordelijk is voor de discrepantie.

Fraude

Het afstemmen van rekeningen is een belangrijk onderdeel van fraudepreventie, omdat het het financiële team in staat stelt om elke financiële transactie met een fijne kam te bekijken. Door dit soort nauwkeurige observatie komt het probleem meestal aan het licht en kun je het verder onderzoeken.

Uitdagingen bij reconciliatie van rekeningen

Het reconciliëren van rekeningen is in wezen een proces waarbij je organisatie elke afzonderlijke transactie moet doorlopen om deze te matchen met ondersteunend bewijs uit een andere bron. Als er dan discrepanties zijn, moeten die worden opgelost. Het oplossen van een discrepantie kan zo eenvoudig zijn als het corrigeren van een cijfer achter de komma of zo complex als het vervolgen van een fraudezaak, waarbij vaak advocaten en maanden werk betrokken zijn.

Twee aspecten van het reconciliëren van rekeningen kunnen het bijzonder uitdagend maken.

Tijdrovende handmatige processen

De reconciliatie van rekeningen gaat vaak gepaard met tijdrovende handmatige processen, van handmatige gegevensinvoer tot handmatige controles. Al deze processen zijn onderhevig aan menselijke fouten. Deze fouten kunnen uiteindelijk hun eigen discrepanties veroorzaken, waardoor meer handmatig werk nodig is om ze te herstellen.

Tijd is hier ook een factor. Hoe meer je vertrouwt op handmatige processen, hoe meer tijd de reconciliatie van rekeningen kost.

Omgaan met grote volumes transacties

Hoe meer transacties je organisatie moet verwerken, hoe langer de reconciliatie duurt en hoe groter de kans dat iemand een fout maakt. Als deze transacties verspreid zijn over tientallen gegevensbronnen, wordt deze uitdaging nog groter.

Voordelen van regelmatige reconciliatie

Regelmatige reconciliatie van rekeningen zorgt ervoor dat je discrepanties opmerkt voordat ze kunnen uitgroeien tot grotere problemen. Dit leidt tot een betere financiële rapportage, een beter beheer van de cashflow en een betere besluitvorming in de hele organisatie.

Verbeterde financiële rapportage

Accurate financiële rapporten zijn essentieel om ervoor te zorgen dat uw organisatie elke dollar optimaal benut. Regelmatige afstemming van rekeningen voorkomt fouten en brengt inefficiënties aan het licht, wat leidt tot betere rapporten.

Verbeterd cashflowbeheer

Cash is koning en het goed beheren van je cashflow zorgt ervoor dat het licht blijft branden. Aangezien rekeningreconciliatie al uw geldtransacties omvat, hebt u een beter inzicht in hoe geld uw organisatie in- en uitstroomt.

Betere besluitvorming

Om op de lange termijn succesvol te zijn, heeft een organisatie leiders nodig die beslissingen nemen op basis van gegevens en niet alleen op hun gevoel. Maar die gegevens moeten wel nauwkeurig zijn. Met reconciliatie van rekeningen kunt u nauwkeurige financiële overzichten opstellen waarop leiders kunnen vertrouwen voor die grote beslissingen.

Hoe software voor reconciliatie van rekeningen u deze voordelen oplevert

Als elke stap van uw reconciliatieproces afhankelijk is van handmatige inspanning, verlengt u onnodig de tijd en middelen die nodig zijn om het proces te voltooien en introduceert u het risico op menselijke fouten.

Het juiste platform voor reconciliatie van rekeningen kan u veel tijd besparen, het risico op menselijke fouten elimineren en dynamisch financiële rapporten produceren die nauwkeuriger en gemakkelijker te navigeren zijn. De beste optie op de markt op dit moment? Prophix One.

Prophix One is een uitgebreid platform voor financiële prestaties dat alles regelt, van financiële afsluiting tot intercompany beheer en afstemming van rekeningen. Gebruik robuuste automatiseringen om de gegevens die je nodig hebt precies daar te krijgen waar je ze nodig hebt, verbeter de nauwkeurigheid van gegevens en vergroot de zichtbaarheid van financiële gegevens in de hele organisatie.

Wilt u zien wat Prophix One kan doen? Vraag hier een demo aan.

Hoe software voor reconciliatie van rekeningen kiezen

Bij het kiezen van de juiste software voor jou en je bedrijf, zijn er tal van vragen waar je rekening mee moet houden. Hier zijn er vijf om over na te denken:

1. Integreert de software met je bestaande financiële en ERP-systemen en boekhoudsoftware? Dit vermindert inconsistenties in de gegevenskwaliteit.
2. Heeft deze software de automatiseringsfuncties die u wenst? Het einddoel is om de kans op menselijke fouten te verkleinen, dus hoe robuuster de automatisering, hoe beter.
3. Vereist deze software een uitgebreide inwerkperiode of is het intuïtief genoeg voor de meeste mensen in je team om het te begrijpen? Geavanceerde software hoeft geen onleesbare interface te hebben. Een effectief en vertrouwd ontwerp in combinatie met uitgebreide documentatie en ondersteuning zal uw financiële teams helpen om sneller meer uit het platform te halen.
4. Hoe veilig is de software? Beschikt het over de juiste beveiligingsmaatregelen zoals encryptie en beveiligd toegangsbeheer om uw gegevens te beschermen?
5. Biedt de software real-time inzicht in de processen die worden afgehandeld en voorziet het uw financiële teams van adequate tracking- en monitoringtools? Biedt het ook mogelijkheden voor compliance en auditing?

Key Performance Indicators (KPI's) voor reconciliatie van rekeningen

Telkens wanneer je financiële rekeningen afstemt met je grootboek, moet je KPI's bijhouden om te weten hoe effectief je proces is. Dit zijn de KPI's waar je goed op moet letten.

Afstemming cyclustijd

Hoe lang duurt het om een enkele rekening te reconciliëren? Dat wordt gecommuniceerd met deze KPI, meestal in uren. Je kunt ook bijhouden hoeveel tijd het kost om je hele grootboek volledig te reconciliëren.

Foutenpercentage

Hoeveel fouten duiken er op per totaal aantal transacties in je reconciliatie? Door dit uit te drukken als een percentage kun je verschillende reconciliatiemethoden vergelijken om te zien welke het dichtst bij foutloosheid komt.

Matchingpercentage

Wat is het percentage transacties dat nauwkeurig kan worden gematcht met transacties in secundaire bronnen? Door deze KPI bij te houden, kun je bepalen of de maatregelen die je neemt om de nauwkeurigheid van rekeningen te verbeteren, werken of niet.

Naleving van regelgeving en reconciliatie van rekeningen

Afhankelijk van verschillende factoren, zoals waar je organisatie is gevestigd of beursgenoteerd is, moeten je financiële informatieverschaffing en processen voldoen aan bepaalde wettelijke vereisten. Dit zijn slechts enkele voorbeelden.

SOX-naleving

De Sarbanes-Oxley Act (SOX) is een Amerikaanse wet die betrekking heeft op financiële informatieverschaffing voor openbare bedrijven. Het produceren van accurate financiële gegevens is essentieel om aan deze wet te voldoen en alle financiële overzichten moeten voldoen aan bepaalde opmaak- en transparantievereisten. Regelmatige afstemming van rekeningen is essentieel voor het produceren van nauwkeurige overzichten in overeenstemming met SOX.

GAAP-vereisten

Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) bevatten verschillende vereisten met betrekking tot boekhouden en afstemmen van rekeningen, zoals dubbel boekhouden en hoe dochterondernemingen moeten worden aangesloten op de jaarrekening van een moedermaatschappij. Het controleren van deze vereisten - of het gebruik van software waarin deze vereisten zijn ingebouwd - is essentieel voor naleving.

Eenvoudigere reconciliatie van rekeningen met financiële technologie

De juiste technologie kan uw afsluitprocessen vereenvoudigen met uitgebreide automatisering, gestroomlijnde matching van transacties en minimale handmatige inspanningen. Het juiste financiële platform maakt reconciliatie eenvoudiger en efficiënter. Door menselijke fouten te voorkomen, handmatig werk te elimineren en ervoor te zorgen dat uw proces voldoet aan de wettelijke vereisten, kan het juiste financiële platform de afstemming van rekeningen tot een fluitje van een cent maken. Ontdek in onze kopersgids hoe u het juiste financiële platform voor u kiest.