Download het BPM Partners-whitepaper
Hogescholen en universiteiten moeten handmatige barrières verwijderen voor effectieve planning
Dit is een verhaal dat veel financiële afdelingen van hogescholen en universiteiten bekend in de oren zal klinken. U bent aan het plannen voor het academisch jaar 2021/2022. Je plant 6 maanden van te
februari 17, 2021Vervelende, handmatige taken verwijderen
Het verwijderen van de handmatige wrijvingspunten is de sleutel tot het openen van nieuwe mogelijkheden en het verbeteren van het planningsproces. Elke handmatige stap is tijd die gestolen wordt van financiële leiders. Elke handmatige stap verlengt de tijd die nodig is om te plannen. Elke handmatige stap maakt het ingewikkelder om goede feedback vanuit de hele universiteit of hogeschool te verwerken. Elke handmatige stap introduceert de kans op fouten. Gelukkig vermindert moderne Corporate Performance Management software de wrijving op elk punt in het proces:- Je kunt gegevensfeeds instellen die automatisch je proefbalans, inschrijvingsgegevens, salarisinformatie, curriculuminformatie of andere bronnen laden.
- U kunt standaard invoerformulieren instellen die u centraal beheert en die voor al uw programma's of afdelingen worden hergebruikt. Of je nu 20 of 200 afdelingen hebt, je stelt de indeling één keer in en de unieke combinaties worden automatisch aangemaakt.
- Je kunt echt de leiding nemen over je budgetteringstijdlijnen en workflow. In plaats van bestanden te e-mailen, loggen de verantwoordelijken in om de laatste cijfers te zien en input te geven. Je krijgt live updates terwijl het werk plaatsvindt en een dashboard waarop je kunt zien wie er heeft ingediend en wie er nog openstaat.

Vaker plannen
Het jaarlijkse budget is de standaard voor de meeste organisaties en daar is een goede reden voor. Universiteiten en hogescholen hebben zeer gestructureerde academische termijnen die netjes in lijn liggen met het kalenderjaar, dus het is logisch om daar tegenaan te plannen. Maar tegelijkertijd is één keer per jaar plannen enigszins willekeurig. De situatie kan vaker veranderen dan dat.- Met de recente onzekerheid rond de pandemie, hoe zullen de inschrijvingen er tussen de termijnen uitzien?
- Als je nieuwe academische normen implementeert, wat zal dat dan doen met het verloop van studenten?
- Hoe nauwkeurig zijn je onkostenprognoses en zul je die op een bepaald moment moeten herzien?

Plan met meer detail
Soms zijn de samengevatte gegevens uit je grootboek te algemeen om echt te helpen bij het planningsproces. Neem bijvoorbeeld je slaapzalen en kamer & bestuur. Binnen je financiële overzichten kunnen deze inkomsten en uitgaven worden gegroepeerd in een handvol posten. Plannen op datzelfde detailniveau schaadt de nauwkeurigheid en maakt het moeilijk om later de prestaties te meten. Je zou huisvesting op de campus kunnen plannen door eerst de logica voor inkomsten te bedenken. Huisvestingsinkomsten zouden gelijk kunnen zijn aan het aantal studenten maal de gemiddelde kamerprijs. Vervolgens zou je dat splitsen door het aantal huisvestingsfaciliteiten dat je hebt en voor de verschillende kamertypes, met verschillende prijzen voor eenpersoonskamers, tweepersoonskamers, gedeelde kamers, enzovoort. Van daaruit zou je de maaltijdplannen toevoegen en dan de verschillende uitgaven voor reparaties en onderhoud, beveiligingsdiensten, nutsvoorzieningen en andere componenten. Misschien zijn sommige van deze kosten direct gekoppeld aan je bezettingsplan. In feite kun je een apart huisvestingsmodel afsplitsen dat historische gegevens uit je systemen laadt, een gemeenschappelijke reeks berekeningen gebruikt voor je verschillende kamertypes en gebouwen, en teruggekoppeld is naar het volledige plan.
- Hoeveel beter zal je plan zijn als je individuele studentencohorten kunt modelleren met voor elk cohort unieke aannames over verloop en prijzen?
- Wie is de lijst van donoren van vorig jaar en hoeveel verwachten we dat ze dit jaar zullen bijdragen?
- Wat zijn alle uitstaande IT-contracten voor de universiteit, wanneer lopen ze af en worden ze verlengd?
Meer stemmen in het proces betrekken
Een goed financieel plan bevat inzichten van de hele universiteit. Denk hierbij aan werving & selectie, studentenservice, promotie, alumnirelaties, personeelszaken, alle academische eenheden en vele anderen. Met een CPM-systeem wordt het veel eenvoudiger om deze verschillende belanghebbenden bij het proces te betrekken. Ze kunnen al hun historische gegevens zien en deze worden maandelijks bijgewerkt. Ze kunnen iteraties van het plan indienen en direct met je heen en weer communiceren over belangrijke onderwerpen. Ze weten precies wat er van hen wordt verwacht. Ze worden verantwoordelijk voor hun deel van het budget en steken meer moeite en aandacht in hun input.
Het elimineren van handmatige processen uit je planningsproces opent veel mogelijkheden. Plan vaker. Gedetailleerder plannen. Maak gebruik van de stemmen binnen uw instelling. Prophix helpt u om de vervelende en onpraktische onderdelen van uw planningsproces te moderniseren en laat u zich concentreren op analyse en het zijn van een strategische partner voor uw universiteit of hogeschool. Meer informatie vindt u hier.
Inzichten voor de volgende generatie financiële leiders
Blijf voorop met actiegerichte financiële strategieën, tips, nieuws en trends.