Hogescholen en universiteiten moeten handmatige barrières verwijderen voor effectieve planning

Dit is een verhaal dat veel financiële afdelingen van hogescholen en universiteiten bekend in de oren zal klinken. U bent aan het plannen voor het academisch jaar 2021/2022. Je plant 6 maanden van tevoren, deels omdat dat de tijdlijnen zijn die nodig zijn om de verschillende strategische en tactische planningslagen te doorlopen, en deels omdat het technische planningsproces veel bewegende delen heeft en, eerlijk gezegd, gewoon veel tijd kost. Je pakt de Excel-bestanden die je vorig jaar hebt gebruikt. Er is een centrale werkmap met ongeveer 20 tabbladen met geconsolideerde rapporten en verschillende schema's voor inschrijvingen, collegegeld, kamer en bord, atletische programma's en donaties. Er zijn ook 30 individuele bestanden met overbodige indelingen die overeenkomen met je 30 verschillende verantwoordelijkheidscentra. De historische cijfers moeten worden bijgewerkt met de gegevens van een nieuw jaar. Dus ga je naar Colleague, Banner, Jenzabar of welk ERP-systeem je ook gebruikt en download je de proefbalans van het voorgaande jaar. Het bestand met de proefbalans is onhandig geformatteerd, dus je besteedt wat tijd aan het opschonen ervan: je zet het in een mooi tabelformaat, draait de tekens om, splitst de GL-tekenreeks, enzovoort. Deze uiteindelijke tabel plaats je zorgvuldig op het tabblad met ruwe gegevens in je hoofdwerkmap, waar je vanuit andere tabbladen en bestanden naar terugkoppelt. Vervolgens doe je hetzelfde met je salarissysteem, zodat je posities en personeelsaantallen kunt budgetteren. Alleen moet je hier zorgvuldig naar elk van de 30 afdelingswerkmappen gaan en de juiste set werknemers plaatsen. Nu moet je je tabbladen bijwerken voor het nieuwe budgetjaar. Je doet aan incrementeel budgetteren, dus voor elk tabblad neem je het definitieve budget van het vorige jaar en maak je dat de basislijn voor het komende jaar. Je moet ook een nieuw jaar met werkelijke cijfers laten zien, dus je kopieert en plakt de kolommen van vorig jaar en voegt formules voor het nieuwe jaar toe. Elk tabblad in je werkmap moet worden bijgewerkt. Nu komt er een probleem bij: de school heeft sinds vorig jaar een aantal nieuwe programma's toegevoegd. Nu moet je kopiëren en plakken en nieuwe tabbladen maken voor deze programma's. Zodra je de opmaak en labels precies goed hebt, ga je naar je talrijke geconsolideerde rapporten en werk je de koppelingen bij zodat deze nieuwe tabbladen op de juiste manier worden samengevoegd. Nu is het tijd om feedback te vragen aan je 30 afdelingshoofden. Je gaat het bestand e-mailen en je wordt plotseling ongerust. Er staat salarisinformatie in dit bestand, gaat het wel naar de juiste persoon? Je controleert en dubbelcheckt en klikt uiteindelijk op "Verzenden". nog 29 e-mails te versturen. Na een maand en een paar herinneringsmails begin je de bestanden terug te krijgen. Bij sommige zijn de nummers correct ingevuld. Anderen hebben de instructies niet gevolgd of de nummers kloppen niet, dus stuur je e-mails terug en boek je verdere vergaderingen. Zodra je alle bestanden hebt teruggestuurd, consolideer je alles in je Excel-modellen en kun je eindelijk het grote geheel zien. Natuurlijk zijn er nog meer wijzigingen aan te brengen. De uitgaven op een paar gebieden zijn onrealistisch. Een paar afdelingen hebben veel te veel nieuwe functies toegevoegd. Er zijn enkele grote structurele problemen tussen de uitgaven voor een paar programma's en de verwachte inschrijvingen en het collegegeld. Niets van dit alles is verrassend of onverwacht, het kost alleen tijd om het te verwerken. En die tijd wordt vermenigvuldigd voor elk onderdeel dat handmatig is.

Vervelende, handmatige taken verwijderen

Het verwijderen van de handmatige wrijvingspunten is de sleutel tot het openen van nieuwe mogelijkheden en het verbeteren van het planningsproces. Elke handmatige stap is tijd die gestolen wordt van financiële leiders. Elke handmatige stap verlengt de tijd die nodig is om te plannen. Elke handmatige stap maakt het ingewikkelder om goede feedback vanuit de hele universiteit of hogeschool te verwerken. Elke handmatige stap introduceert de kans op fouten. Gelukkig vermindert moderne Corporate Performance Management software de wrijving op elk punt in het proces:

• Je kunt gegevensfeeds instellen die automatisch je proefbalans, inschrijvingsgegevens, salarisinformatie, curriculuminformatie of andere bronnen laden.
• U kunt standaard invoerformulieren instellen die u centraal beheert en die voor al uw programma's of afdelingen worden hergebruikt. Of je nu 20 of 200 afdelingen hebt, je stelt de indeling één keer in en de unieke combinaties worden automatisch aangemaakt.
• Je kunt echt de leiding nemen over je budgetteringstijdlijnen en workflow. In plaats van bestanden te e-mailen, loggen de verantwoordelijken in om de laatste cijfers te zien en input te geven. Je krijgt live updates terwijl het werk plaatsvindt en een dashboard waarop je kunt zien wie er heeft ingediend en wie er nog openstaat.

Wanneer u deze handmatige bronnen van wrijving elimineert, schept u mogelijkheden om vaker en diepgaander te plannen en anderen bij uw planningsproces te betrekken.

Vaker plannen

Het jaarlijkse budget is de standaard voor de meeste organisaties en daar is een goede reden voor. Universiteiten en hogescholen hebben zeer gestructureerde academische termijnen die netjes in lijn liggen met het kalenderjaar, dus het is logisch om daar tegenaan te plannen. Maar tegelijkertijd is één keer per jaar plannen enigszins willekeurig. De situatie kan vaker veranderen dan dat.

• Met de recente onzekerheid rond de pandemie, hoe zullen de inschrijvingen er tussen de termijnen uitzien?
• Als je nieuwe academische normen implementeert, wat zal dat dan doen met het verloop van studenten?
• Hoe nauwkeurig zijn je onkostenprognoses en zul je die op een bepaald moment moeten herzien?

Het is op zijn minst een goed idee om voor elk semester een korte planningsfase uit te voeren om de aannames bij te stellen en ervoor te zorgen dat de financiën in lijn blijven met de centrale doelen en missie van de universiteit. Deze nieuwe herramingen hoeven niet zo gedetailleerd te zijn als het volledige begrotingsproces. Als het oorspronkelijke plan sterk en nog steeds zeer relevant is, hoef je misschien helemaal geen wijzigingen aan te brengen. Je kunt alleen wat aanpassingen doen aan de inschrijvingen of het aantal personeelsleden. Je kunt dit zelfs centraal houden binnen financiën in plaats van een groter proces dat de rest van je verantwoordelijkheidscentra omvat. De sleutel is niet om meerdere keren per jaar een uitputtend budgetproces opnieuw te doen, maar om dynamisch te zijn en klaar om delen van het planningsproces te doorlopen wanneer de noodzaak zich voordoet. Je softwareoplossing moet aan of uit kunnen worden gezet wanneer je dat nodig hebt, met minimale instellingen of configuraties.

Plan met meer detail

Soms zijn de samengevatte gegevens uit je grootboek te algemeen om echt te helpen bij het planningsproces. Neem bijvoorbeeld je slaapzalen en kamer & bestuur. Binnen je financiële overzichten kunnen deze inkomsten en uitgaven worden gegroepeerd in een handvol posten. Plannen op datzelfde detailniveau schaadt de nauwkeurigheid en maakt het moeilijk om later de prestaties te meten. Je zou huisvesting op de campus kunnen plannen door eerst de logica voor inkomsten te bedenken. Huisvestingsinkomsten zouden gelijk kunnen zijn aan het aantal studenten maal de gemiddelde kamerprijs. Vervolgens zou je dat splitsen door het aantal huisvestingsfaciliteiten dat je hebt en voor de verschillende kamertypes, met verschillende prijzen voor eenpersoonskamers, tweepersoonskamers, gedeelde kamers, enzovoort. Van daaruit zou je de maaltijdplannen toevoegen en dan de verschillende uitgaven voor reparaties en onderhoud, beveiligingsdiensten, nutsvoorzieningen en andere componenten. Misschien zijn sommige van deze kosten direct gekoppeld aan je bezettingsplan. In feite kun je een apart huisvestingsmodel afsplitsen dat historische gegevens uit je systemen laadt, een gemeenschappelijke reeks berekeningen gebruikt voor je verschillende kamertypes en gebouwen, en teruggekoppeld is naar het volledige plan. Wat nog meer?

• Hoeveel beter zal je plan zijn als je individuele studentencohorten kunt modelleren met voor elk cohort unieke aannames over verloop en prijzen?
• Wie is de lijst van donoren van vorig jaar en hoeveel verwachten we dat ze dit jaar zullen bijdragen?
• Wat zijn alle uitstaande IT-contracten voor de universiteit, wanneer lopen ze af en worden ze verlengd?

Meer stemmen in het proces betrekken

Een goed financieel plan bevat inzichten van de hele universiteit. Denk hierbij aan werving & selectie, studentenservice, promotie, alumnirelaties, personeelszaken, alle academische eenheden en vele anderen. Met een CPM-systeem wordt het veel eenvoudiger om deze verschillende belanghebbenden bij het proces te betrekken. Ze kunnen al hun historische gegevens zien en deze worden maandelijks bijgewerkt. Ze kunnen iteraties van het plan indienen en direct met je heen en weer communiceren over belangrijke onderwerpen. Ze weten precies wat er van hen wordt verwacht. Ze worden verantwoordelijk voor hun deel van het budget en steken meer moeite en aandacht in hun input. Omdat het omslachtige heen en weer e-mailen van Excel-bestanden verdwijnt, wordt het veel gemakkelijker om nieuwe partners aan het proces toe te voegen. Waar je in het verleden misschien alleen contact had met de vicekanselier van studentenzaken, stel je het proces nu ook open voor de leiders van het loopbaancentrum, het residentiële leven, atletiek, counseling en studentenactiviteiten.

---

Het elimineren van handmatige processen uit je planningsproces opent veel mogelijkheden. Plan vaker. Gedetailleerder plannen. Maak gebruik van de stemmen binnen uw instelling. Prophix helpt u om de vervelende en onpraktische onderdelen van uw planningsproces te moderniseren en laat u zich concentreren op analyse en het zijn van een strategische partner voor uw universiteit of hogeschool. Meer informatie vindt u hier.