team.blue deelt hoe het consolidatie, rapportage en planning in 100 bedrijven heeft gestandaardiseerd met Prophix
november 18, 2025
team.blue is een van de toonaangevende digital enablement groepen in België. Het bedrijf levert hosting-, domein- en clouddiensten aan kleine en middelgrote bedrijven in bijna elk land van Europa en is snel gegroeid door overnames.
Die groei creëert kansen. Het creëert ook complexiteit. Meerdere ERP's. Verschillende rapportagepraktijken. Verschillende budgetteringsprocessen. Verschillende tijdlijnen voor afsluiting. En een financiële functie die als één geheel moet opereren, over meerdere bedrijven heen.
"We zijn een groep van honderd bedrijven", zegt Gerwin Westerhof, Group Finance Controller bij team.blue. "Veel overnames. Veel integratie nodig. We werkten heel decentraal met heel verschillende werkwijzen en verschillende ERP-systemen."
Het finance team stelde een duidelijk doel: overgaan op één manier van werken, ondersteund door één core ERP, NetSuite, en één financieel performance management platform. Dat is waar de samenwerking met Prophix begon.
De eerste uitdaging was structureel. Elk regionaal bedrijf had zijn eigen gedecentraliseerde systemen en processen. Gegevens kwamen handmatig binnen. Afsluitingscycli sleepten. Budgetcycli liepen door spreadsheets en inboxen. Er waren te veel storingspunten.
"Zeer handmatige processen, waarbij Excel-sheets werden gebruikt om dingen in te laden," zei Westerhof. "Het was elke maand een pijnlijke afstemming. Erg vermoeiend. Erg inefficiënt."
Wanneer je resultaten van tientallen entiteiten consolideert, is handmatig werk meer dan een ongemak. Het is een risico. Lokale bestanden moesten worden geüpload in oudere tools. Regionale controllers stuurden cashflow en budget inputs in verschillende formaten. Commentaar op afwijkingen werd achteraf vastgelegd.
"We hebben nauwelijks tijd om naar de cijfers te kijken", zegt hij. "Mijn team heeft geen tijd om te werken aan taken met meer toegevoegde waarde. Ze zijn gewoon blij dat het klopt."
Het mandaat was duidelijk. Ga snel naar een gecentraliseerd model zonder de continuïteit van de rapportage te verliezen.
team.blue koos NetSuite als het enige ERP. Daarnaast kozen ze voor Prophix One voor consolidatie, rapportage, budgettering en planning.
"We hebben een aantal tools bekeken en Prophix werd om een aantal redenen gekozen als de tool waar we het beste mee konden werken," zegt Westerhof. "De integratie met NetSuite is erg goed. De verbinding tussen NetSuite en Prophix is volledig geautomatiseerd. Prophix geeft een zeer solide basis voor onze toekomst."
Consolidatie is slechts één kant van de financiële cyclus. Budgettering en prognoses hebben hun eigen druk.
"Je kunt je voorstellen dat als je honderd bedrijven hebt, budgetinformatie van veel mensen komt," zegt Westerhof.
Vroeger betekende dat spreadsheets in heel Europa, één voor elke regio of elk bedrijf. Lokale teams vulden sjablonen in. Group Finance verzamelde deze gegevens, stemde ze op elkaar af en plakte ze aan elkaar. Versiebeheer alleen al kostte uren.
Met Prophix verplaatst team.blue dat werk naar één platform voor financiële consolidatie en FP&A. "Met de implementatie van FP&A krijgen we een veel beter hulpmiddel voor de budgetvoorbereiders en -eigenaren om de input in het systeem te krijgen", aldus Westerhof.
Het gaat om meer dan het verzamelen van cijfers. Het gaat om het sneller beantwoorden van toekomstgerichte vragen. Kasstroom. Werkkapitaal. Waar de druk toeneemt. Waar er ruimte is om te investeren.
Het doel is om minder tijd te besteden aan het samenstellen van het plan en meer tijd aan het uitleggen van de inzichten.
de koers van team.blue is eenvoudig: één financieel model, één gegevensstroom, één bron van waarheid.
Voor Westerhof zit de waarde van Prophix niet alleen in de individuele mogelijkheden. Het zit hem in het hebben van consolidatie, FP&A, budgettering, rapportage, commentaar en auditondersteuning binnen één platform.
Het Prophix One platform brengt al deze mogelijkheden samen en helpt financiële teams om elk proces te beheren - van planning tot afsluiting - met één bron van waarheid.
"Als de gegevens eenmaal in Prophix staan en het zijn solide gegevens, dan zijn er veel extra voordelen", zegt hij. "We krijgen meer tijd om dingen te beoordelen, om cijfers te rechtvaardigen en om een globaal beeld te krijgen van wat er in het bedrijf gebeurt."
Hij noemde ook iets dat minder aandacht krijgt, maar belangrijk is voor financieel leiderschap: verhalen en verantwoording afleggen. Elke regio moet afwijkingen uitleggen. Elke afwijking moet terug te voeren zijn op de cijfers die de groep rapporteert. Vandaag wordt dat commentaar vaak handmatig verzameld en in sommige gevallen van maand tot maand hergebruikt. team.blue verwacht dat Prophix One dat proces zal aanscherpen en het commentaar in dezelfde workflow zal brengen als de resultaten.
Dat dicht een al lang bestaand hiaat. Het verhaal achter het getal leeft met het getal.
Het invoeren van nieuwe software vereist altijd verandering. Voor team.blue betekende die verandering de overstap van handmatige reconciliatie naar geïntegreerde automatisering - en het bouwen van nieuwe processen die samenwerking eenvoudiger maken en cycli sneller.
"De overgang is groot geweest, maar de moeite waard", zegt Westerhof. "We hebben de veranderingen snel doorgevoerd omdat we weten dat het resultaat een financiële functie zal zijn die meer waarde toevoegt in minder tijd."
Dat tempo is mogelijk dankzij samenwerking.
"Het is meer dan een hulpmiddel," zei hij. "Het Prophix-team waarmee we samenwerken heeft de juiste mensen om ons te helpen. Het voelt alsof we één team zijn dat samen aan de oplossing werkt."
Samenwerking legt de basis voor autonome financiën waarbij financiële activiteiten continu en op intelligente wijze worden uitgevoerd. En elke implementatie wordt ondersteund door vertrouwens- en gegevensprivacynormen die veiligheid, transparantie en compliance op schaal garanderen.
Toen Westerhof werd gevraagd Prophix in één woord te beschrijven, aarzelde hij niet: "Transformatie."
Bekijk hoe financiële leiders consolidatie en afsluiting stroomlijnen met Prophix One
