Hoe Mission Health 110% rendement haalde uit hun investering in Prophix

Uit gegevens die in de loop der jaren zijn verzameld over software-implementaties blijkt dat 50% de eerste keer mislukt.[1]

Investeren in een nieuw softwaresysteem is niet zonder risico. Zelfs voordat je aan de slag gaat, besteed je al een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan het onderzoeken van leveranciers, het vergelijken van systemen, het implementeren van processen en het trainen van je collega's. Het is dus bijna vanzelfsprekend dat de meeste bedrijven verwachten dat hun investering rendeert.

Het is dan ook bijna vanzelfsprekend dat de meeste bedrijven verwachten dat hun investering in software zich terugbetaalt. Maar hoe weet u zeker dat u de juiste keuze hebt gemaakt?

Door te leren van en te luisteren naar de verhalen van andere bedrijven die dezelfde software hebben geïmplementeerd, kunt u uw besluitvorming sturen.

Vandaag willen we het verhaal van Mission Health Communities delen over hoe zij in slechts 18 maanden een rendement van 110% behaalden op hun investering in Prophix.

Over Mission Health Communities

Mission Health Communities (MHC) is een vooraanstaande aanbieder van seniorenwoningen en gemeenschappen voor geschoolde revalidatie in de VS. Het bedrijf is gevestigd in Tampa, Florida en beheert en exploiteert seniorenwoningen, woonzorgcentra, revalidatiecentra voor kort verblijf en woonzorgcentra in Alabama, Georgia, Kansas, Massachusetts, Minnesota, Missouri, Nebraska, Tennessee en Wisconsin.

De uitdaging voor Mission Health Communities

MHC gebruikte voornamelijk Excel voor haar financiële managementprocessen, zoals boekhouding en budgettering. Dit verouderde systeem beschikte niet over geavanceerde analytische mogelijkheden en kon alleen eenvoudige financiële overzichten maken.

De budgettering voor het jaar was omslachtig omdat het bedrijf moest coördineren met meer dan 30 locaties, een proces dat gepaard ging met menselijke fouten, dubbele spreadsheets en veel heen en weer gepraat tussen het hoofdkantoor en het facilitair management. Daarnaast zorgde het gebrek aan standaardisatie binnen de organisatie ervoor dat elke vestiging zijn eigen master budget template had, waardoor discrepanties ontstonden die zich verder verspreidden binnen het bedrijf.

Het uitvoeren van analyses zou een uitgebreid proces van zoeken en opvragen van informatie van individuele vestigingen en afdelingen vereisen. Daarom was het berekenen van real-time KPI's bijna onmogelijk, wat bijdroeg aan een organisatiebreed zichtbaarheidsprobleem.

Mission Health's strategie voor CPM-software

MHC realiseerde zich dat het een Corporate Performance Management (CPM) oplossing nodig had om de period close, financiële rapportage en FP&A taken te stroomlijnen.

Mission Health had behoefte aan een SSoT (Single Source of Truth) en rapportagemogelijkheden die eenvoudig konden worden aangepast aan het unieke bedrijfsmodel in de gezondheidszorg. MHC onderging begin 2019 een RFP-proces en overwoog Workday Adaptive Planning en Prophix Cloud. Uiteindelijk koos het bedrijf in mei 2019 voor Prophix om de volgende redenen:

• Intuïtieve gebruikersinterface - De Prophix-beheerder van MHC had geen hoog niveau van technische expertise nodig om het systeem te beheren en wijzigingen door te voeren. De intuïtieve gebruikersinterface stelde accountants en bedrijfsanalisten in staat om snel gedetailleerde rapporten te maken en prognosemodellen te genereren. Omdat eindgebruikers faciliteits- en accountrapporten konden opvragen, kon het boekhoudteam afwijkingen en ontbrekende of openstaande facturen identificeren; bedrijfsanalisten konden primaire kosten- en waardebepalende factoren op maandbasis bepalen.
• Out-of-the-box-functionaliteit. Prophix kwam uit de doos met ad-hoc analysemogelijkheden, real-time KPI's en rapportsjablonen die geschikt waren voor MHC. Dit vereenvoudigde het implementatieproces, wat leidde tot een snelle time-to-value waardoor medewerkers in staat waren om gedetailleerde zoekopdrachten uit te voeren en rapporten aan te passen.

"Wat is uiteindelijk de waarde van het managementteam? Willen ze gewoon een FP&A team dat rapporten bouwt en onderhoudt? Of willen ze dat het FP&A-team echt een partner in het bedrijf is en hen gebruikt als een betrouwbare bron voor het maken van de analyse om hen vervolgens te helpen die beslissing te nemen. Prophix heeft het pad gecreëerd om dat laatste te worden." - Gino L'Altrella, directeur financiële planning en bedrijfsanalyse, Mission Health Communities

Voordelen van Prophix voor Mission Health Communities

"Het verplaatsen van kritieke financiële processen van Excel-spreadsheets naar geautomatiseerde cloud-gebaseerde CPM-systemen is niet langer een luxe, maar een zakelijke noodzaak", zegt Alok Ajmera, CEO van Prophix Software. "De tastbare resultaten die Mission Health Communities heeft gerealiseerd door onze software te gebruiken, spreken boekdelen over Prophix' succesvolle staat van dienst in het transformeren van de financiële plannings- en analyseprocessen van onze klanten voor betere bedrijfsprestaties, zowel op de korte als op de lange termijn."

Mission Health Communities onderging een implementatieproces van twee maanden en ging in augustus 2019 live met kernmogelijkheden voor financieel beheer en rapportage en een planningsmodule voor het budgetteren van personeelsvergoedingen. Met de cloudimplementatie van Prophix realiseerde MHC voordelen op het gebied van verhoogde gebruikersproductiviteit, verbeterde bedrijfsflexibiliteit en verbeterde zichtbaarheid van de organisatie.

• Verhoogde gebruikersproductiviteit - Aangezien facilitair managers en regionale vicepresidenten Prophix rechtstreeks kunnen bekijken, becommentariëren en goedkeuren, is interne e-mailcorrespondentie vrijwel geëlimineerdhandmatige interventies, menselijke fouten en dubbel werk zijn ook aanzienlijk verminderd. Met als resultaat voert de boekhoudafdeling de maandelijkse afsluiting bijna 15 procent sneller uit. Prophix stroomlijnde het budgetinvoerproces en bracht het terug van vier naar drie weken, omdat de faciliteiten hun budgetten in Prophix konden indienen, waardoor het niet meer nodig was dat de afdeling individuele bestanden samenvoegde in een hoofdspreadsheet. Nu, met directe toegang tot een gedeelde masterbegroting, hebben gebruikers het beoordelingsproces met 66 procent teruggebracht.
• Verbeterde bedrijfsflexibiliteit - MHC gebruikte Prophix om de lancering van het PBM-trackingproject te ondersteunen tijdens de ergste maanden van de COVID-19 pandemie in 2020. Als dienstverlener in de gezondheidszorg had MHC een grote voorraad PBM's die actief moest worden bijgehouden om de gebruikskosten te compenseren met federale stimuleringsfondsen en ervoor te zorgen dat elke instelling voldoende voorraad had. MHC implementeerde binnen drie dagen een inventarisatiemodel voor PBM's, compleet met onderliggende logica, sjablonen en rapportagemogelijkheden. Onder de bestaande Excel-processen zou dit project minstens twee fulltime financieel analisten hebben vereist. Door het project binnen Prophix te ontwerpen, te implementeren en te lanceren, bespaarde MHC meer dan 200.000 dollar aan vermeden personeelskosten. Met Prophix heeft het bedrijf de bedrijfsflexibiliteit om snel nieuwe bedrijfslijnen en faciliteiten te lanceren, omdat de wrijving in de back-office is verminderd.
• Verbeterde zichtbaarheid van de organisatie - Voorheen moesten accountants inkomsten- en balansen uit het oude rapportagesysteem halen en de rapporten vervolgens per e-mail versturen. Sinds de implementatie van Prophix hebben medewerkers rechtstreeks toegang tot informatie vanuit Prophix, zonder de accountants erbij te betrekken. Met een SSoT is de nauwkeurigheid van de gerapporteerde cijfers verbeterd en kan MHC real-time KPI's volgen om de prestaties te beoordelen. Bovendien voorzag Prophix het MHC van analyses, inclusief variantieanalyse, risicobeoordeling en tools voor optimalisatie van het gebruik, om de besluitvorming te informeren en de operationele efficiëntie te verbeteren.

Mission Health's rendement op investering in Prophix over een periode van drie jaar

Rendement op investering voor Mission Health-gemeenschappen

We analyseerden de kosten van software, personeel, professionele diensten en gebruikerstraining over een periode van drie jaar om de totale investering van Mission Health in Prophix-technologie te kwantificeren.

Directe voordelen die werden gekwantificeerd omvatten de vermeden personeelskosten rond het project voor het bijhouden van de PBM-inventaris.

Indirecte voordelen zijn onder andere de tijdsbesparing die de medewerkers van MHC hebben gerealiseerd door het stroomlijnen van de processen voor rapportage, budgettering en periodeafsluiting.

Op basis van deze voordelen hebben we vastgesteld dat Mission Health Communities een rendement van 110% heeft behaald op hun investering in Prophix in slechts 18 maanden.

Lees hun casestudy om de volledige ROI-berekeningen voor de investering van Mission Health Communities in Prophix te zien.

[1] https://www.netsuite.com/porta...