Hoe maak je een balanssjabloon

Balansen zijn een van de belangrijkste financiële overzichten in de boekhouding. Ze geven een momentopname van de financiële status van het bedrijf op een bepaald moment. Een balanssjabloon dat speciaal voor jouw bedrijf is gemaakt, biedt nauwkeurigere langetermijngegevens, eenvoudigere rapportage en een betere gebruikerservaring.

Wat is een balanssjabloon?

Balansen vatten de vergelijking samen en presenteren deze: Activa = Passiva + Eigen Vermogen (of Eigen Vermogen = Activa - Passiva), voor je organisatie op een bepaalde datum. Deze overzichten worden regelmatig gegenereerd en zullen op de lange termijn waarschijnlijk veel van dezelfde velden bevatten.

Een balanssjabloon met specifieke velden voor de activa, passiva en het eigen vermogen van je bedrijf versnelt het genereren van deze financiële overzichten. Het zorgt ook voor consistentere gegevens in de loop van de tijd, waardoor toekomstige analyses en datagestuurde beslissingen nauwkeuriger en effectiever worden

Wat moet er op een balans staan?

Het doel van een balanssjabloon is om de verschillende onderdelen van de balans te identificeren en te organiseren in een formaat zodat de specifieke financiële gegevens die nodig zijn gemakkelijk kunnen worden ingevoerd en gelezen. Dit kan worden onderverdeeld in deze secties:

Koptekst:

Bovenaan het sjabloon, met de naam van het bedrijf of de organisatie en de datum van de balans.

Activa:

Vlottende activa: Maak een lijst van alle vlottende activa zoals contant geld, debiteuren, voorraden en andere activa die binnen een jaar kunnen worden omgezet in contant geld.

Vaste activa: Neem vaste activa op zoals onroerend goed, apparatuur, investeringen en immateriële activa zoals patenten of handelsmerken.

Passiva:

Kortlopende verplichtingen: Vermeld alle kortlopende verplichtingen zoals crediteuren, overlopende kosten en eventuele kortlopende schuldverplichtingen.

Langlopende verplichtingen: Vermeld langlopende verplichtingen zoals langlopende schulden, uitgestelde belastingverplichtingen en andere verplichtingen die langer dan een jaar lopen.

Eigen vermogen:

Aandelenkapitaal: Bevat gewone aandelen, extra gestort kapitaal, ingehouden winst en eventuele andere aandelenrekeningen.

Totaal:

Bereken de totale activa, de totale passiva en het totale eigen vermogen.

Verschillende organisaties zullen verschillende eisen stellen aan de bovenstaande deelgebieden. Idealiter zou de balans zo gedetailleerd mogelijk moeten zijn zonder aan duidelijkheid in te boeten. Het onderstaande voorbeeld bevat verschillende extra velden of secties, de toevoeging van deze secties maakt het document duidelijker.

Voorbeeld balanssjabloon

Hier is een voorbeeld van een geweldig gratis balanssjabloon van Smartsheet. Merk op dat ze onderaan een sectie hebben opgenomen voor Ratio's, die meer inzicht geven. Secties zoals deze komen misschien niet meteen in je op, dus het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je balans kan meegroeien met je organisatie en je behoeften.

Hoe maak ik een balanssjabloon?

Het maken van een balanssjabloon betekent het organiseren van de verschillende onderdelen van een balans in een duidelijk formaat dat gemakkelijk kan worden ingevuld en gelezen. Hier volgt een korte handleiding en een aantal belangrijke vragen die je moet beantwoorden om de sjabloon te maken die het beste past bij jouw behoeften:

Bepaal het doel van je balanssjabloon

Wat is het einddoel van het balanssjabloon? Is het alleen voor intern gebruik, om te rapporteren aan belanghebbenden of voor nalevingsdoeleinden? Inzicht in het doel helpt om de template daarop af te stemmen. Afhankelijk van dit doel wilt u misschien bepaalde secties benadrukken of de aandacht vestigen op bepaalde onderdelen, of dit kan van invloed zijn op het aantal weergegeven voorgaande boekingen. Het bovenstaande voorbeeld van een balanssjabloon toont bijvoorbeeld 5 jaar gegevens.

Identificeer vereiste secties

De drie belangrijkste secties zijn activa, passiva en eigen vermogen. Identificeer binnen elke sectie specifieke rekeningen die relevant zijn voor je bedrijf, zoals contant geld, debiteuren, crediteuren, etc. De hoofdrubrieken zullen voor de meeste bedrijven hetzelfde zijn, maar de subrubrieken en het aantal eerdere boekingen kunnen variëren.

Kies een indeling

Voor de meeste organisaties zal dit de indeling zijn die werkt met de boekhoudsoftware of financiële software van je voorkeur. Anders kan het een spreadsheet (bijv. Excel, Google Sheets) of een document (bijv. Word, PDF) zijn. Specifieke FP&A software heeft bijna altijd de voorkeur, meer daarover in de best practices hieronder.

Ontwerp de lay-out

Ontwerp de lay-out van het balanssjabloon. Leesbaarheid is hier essentieel, dus wees niet bang om extra ruimte rond velden te laten zodat grotere getallen nog steeds duidelijk te lezen zijn. Maak optimaal gebruik van de opmaakhulpmiddelen die je tot je beschikking hebt om de balans overzichtelijk en leesbaar te houden. Maak bijvoorbeeld gebruik van vette letters en kleurschakeringen om secties subtiel van elkaar te onderscheiden.

Voeg formules toe indien van toepassing

Als je ervoor kiest om je balanssjabloon in Excel of Google Sheets te maken, voeg dan formules toe om automatisch totalen te berekenen en ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig zijn. Formules zullen het proces stroomlijnen en de kans op menselijke fouten minimaliseren.

Test de sjabloon

Voordat je de sjabloon afrondt, test je deze met voorbeeldgegevens om er zeker van te zijn dat de berekeningen kloppen. Zorg ervoor dat je teamleden betrekt die de sjabloon mogelijk gaan gebruiken, zodat je beter kunt testen en feedback kunt geven.

Beoordelen en afronden

Bekijk de template grondig om er zeker van te zijn dat deze de financiële structuur van uw bedrijf goed weergeeft en voldoet aan uw rapportagebehoeften. Als u tevreden bent, voltooit u de sjabloon voor regelmatig gebruik.

Instructies documenteren

Als de template door anderen wordt gebruikt, is een kort begeleidend document met instructies of richtlijnen over hoe de template correct in te vullen erg handig voor toekomstige gebruikers. Dit verbetert de consistentie en nauwkeurigheid na verloop van tijd.

Implementeren en bijwerken indien nodig

Integreer het balanssjabloon in je bestaande proces. Het is belangrijk om de sjabloon regelmatig te herzien en aan te passen als de bedrijfs-, gebruikers- of rapportagebehoeften veranderen.

Best practices voor balanssjabloon

Instructies opnemen

Zoals hierboven vermeld, zelfs als deze balans alleen door jou en je team wordt gebruikt, weet je nooit wanneer iemand anders moet weten hoe je financiële gegevens correct invoert. Een korte set instructies om gebruikers te begeleiden bij het nauwkeurig invullen van de sjabloon kan toekomstige problemen helpen voorkomen.

Overweeg automatisering

Het gebruik van speciale financiële of boekhoudsoftware heeft veel voordelen, vooral voor terugkerende processen zoals balansen. Software die zowel kant-en-klare sjablonen als aanpassingsmogelijkheden biedt is ideaal, zodat je snel aan de slag kunt en indien nodig kunt bijsturen.

Houd de formule in gedachten

De formule is het formaat. Houd tijdens het maken van een balanssjabloon rekening met de formule die dit overzicht moet presenteren. Als die formule een variatie is op Activa = Passiva + Eigen vermogen, dan zal je balanssjabloon dat idealiter weerspiegelen. Deze consistentie helpt om fouten te voorkomen.

Balanssjablonen: Spreadsheets versus FP&A software

Het maken van een balanssjabloon met Excel of Google Sheets is veel praktischer dan het gebruik van financiële plannings- en analysesoftware. Een spreadsheetoplossing kan ook beter aangepast worden dan FP&A software. Ze zijn echter veel trager en veel foutgevoeliger dan speciale software.

FP&A software die al geïntegreerd is in uw gegevensbronnen kan de invoer van balansgegevens automatiseren, waardoor mogelijke menselijke fouten worden voorkomen en betrouwbaardere overzichten worden gecreëerd. Deze balansen kunnen vervolgens in dezelfde software worden gebruikt voor aanvullende activiteiten, waardoor rapporten en reconciliaties worden gestroomlijnd.

Maak balansafstemming eenvoudig met Prophix One

Het doel van elk financieel of boekhoudkundig sjabloon is het stroomlijnen van processen en het consistent en nauwkeurig houden van uw overzichten. Ervoor zorgen dat je financiële software zowel het maatwerk als de automatisering heeft die je nodig hebt, is de eerste stap naar deze doelen.

Prophix One Account Reconciliation bevrijdt je van trage en foutgevoelige handmatige taken die tussen jou en je afsluiting in komen te staan. Bekijk Prophix One om het maken en bijwerken van balansen te stroomlijnen zonder een uur handmatig werk.