Hoe je Annual Close optimaliseren

Voor de meesten van ons betekent het nieuwe jaar een nieuwe start. Dat is niet het geval voor financiële professionals die het fiscale jaar bijna hebben afgesloten - zij gaan lange dagen en weken tegemoet aan de taak om 2020 af te sluiten.

Hoewel afsluitingen altijd een beetje spannend zijn, hoeven ze niet zo lastig of langdurig te zijn als in het verleden. Door gebruik te maken van tools die financiële gegevens verzamelen en automatiseren, kunnen financiële teams de tijd en handmatige inspanningen voor het afsluiten van de boeken verminderen. Ze kunnen ook toewerken naar een rolling close-model dat een meer geoptimaliseerd eindejaarsproces ondersteunt. Hier volgen enkele manieren waarop dit werkelijkheid kan worden:

Geen grootboeken meer: Gegevens automatisch consolideren

Veel bedrijven gebruiken aparte systemen voor verschillende afdelingen en functies, zoals HR-, CRM- en ERP-systemen en zelfs spreadsheets. De gegevens uit al deze ongelijksoortige bronnen moeten op de een of andere manier worden samengevoegd om de jaarafsluiting te voltooien, wat meestal een van de meest ingewikkelde en tijdrovende taken is voor financiële teams aan het einde van het jaar. Oplossingen zoals consolidatiespecifieke software kunnen gegevens uit verschillende systemen met elkaar in overeenstemming brengen, waardoor handmatige processen overbodig worden. De kosten hiervan liggen echter vaak buiten het bereik van kleinere bedrijven en de waarde van de investering is minimaal omdat het gebruik ervan beperkt is tot afsluitingen.

Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, Chief Executive Officer, Maryland Association of CPAs, Inc. ziet de waarde in de gegevens. Terugkijkend op 2020 meent hij dat hij "het gebruik van gegevensanalyse had kunnen versnellen" op gebieden als "klantenverloop, aandeel in de portemonnee en topverkoop per businesslijn" Al deze gegevens kunnen zeer waardevol zijn, maar het kan vaak overweldigend aanvoelen als je ze allemaal bij elkaar neemt.

Daarom ziet L. Gary Boomer, CPA.CITP, CGMA, visionair & strateeg, Boomer Consulting, Inc. één belangrijk advies voor de toekomst tot 2021. "Standaardiseer en automatiseer je processen", stelt hij voor. "Er zijn apps die kunnen helpen, maar het vereist een onderzoekende houding en de bereidheid om te veranderen. Degenen die sneller leren en veranderen dan de concurrentie zullen de winnaars zijn. Upskill en automatiseer!"

CPM-software biedt een efficiëntere en betaalbare oplossing. Met de mogelijkheid om het proces van het ophalen en combineren van gegevens uit meerdere systemen te automatiseren en deze gegevens te reconciliëren voor intercompany eliminaties, aanpassingen en valuta conversies, versnellen CPM's de financiële consolidatie voor afsluitingen. Hierdoor houden financiële teams meer tijd over voor eindejaarsanalyses en andere belangrijke taken. Bovendien zijn de meeste versies ontworpen als uitgebreide oplossingen voor budgettering, planning en rapportage, waardoor ze het hele jaar door een nuttig tijdbesparend hulpmiddel zijn.

Betere planning voor eenvoudiger afsluiten

Zoals alle rituelen aan het einde van het jaar bieden jaarlijkse afsluitingen de gelegenheid om processen en resultaten opnieuw te evalueren om te zien waar ze kunnen worden verfijnd en verbeterd. Daarnaast kunnen ze inzicht geven in de algehele financiële gezondheid van het bedrijf en laten zien waar verbeteringen nodig zijn. Als de tijd die nodig is om de eindejaarsafsluiting van je bedrijf te voltooien niet optimaal is, overweeg dan om deze stappen te integreren:

• Schakel interne en externe auditors vroeg in het proces in. Het betrekken van auditcommissies aan het begin van de jaarafsluiting kan nieuwe inzichten geven in je proces, mogelijke problemen aanwijzen die je over het hoofd hebt gezien en feedback geven om de afsluiting efficiënter te maken.
• Integreer tools en processen voor een betere financiële zichtbaarheid en controle. Door de systemen voor financieel beheer te verbeteren, kan je bedrijf evalueren in hoeverre het in staat is om risico's te identificeren, erop te reageren en erop te reageren. Plus, als je een effectief systeem hebt, hoef je alleen kleine samples van gegevens te analyseren om te testen in plaats van grote hoeveelheden informatie - nog een efficiëntie die afsluitingen kan optimaliseren.
• Ontwikkel een robuuster rapportagesysteem. Het creëren van processen voor het produceren van financiële rapporten gedurende het jaar ondersteunt efficiënte financiële operaties en het jaarlijkse afsluitingsproces door afdelingen meer inzicht te geven in hun uitgaven en budgetten gedurende het hele jaar. Dit stelt afdelingen ook in staat om toewijzingen en prioriteiten aan te passen als dat nodig is, waardoor het algehele financiële beheer verbetert.
• Integreer een projectmanagementplan. Stel tijdlijnen, workflows en verantwoordelijkheden vast om de verschillende taken die komen kijken bij de eindejaarsrapportage te beheren en ervoor te zorgen dat teamleden verantwoording afleggen.

Het implementeren van deze stappen kan helpen bij het organiseren en stroomlijnen van financiële activiteiten om gegevens en rapporten op orde te krijgen, zodat de jaarlijkse afsluitingen sneller kunnen worden afgerond.

Meer voordelen van uw jaarlijkse afsluitingen

Handmatige processen en versnipperde softwareoplossingen zijn niet langer voldoende om efficiënt om te gaan met de omvang van de financiële gegevens die zelfs kleine bedrijven moeten beheren bij de jaarlijkse afsluitingen. De automatisering en AI-mogelijkheden van een CPM kunnen gegevens consolideren en afwijkingen sneller en nauwkeuriger identificeren dan andere systemen, waardoor financiële professionals meer tijd overhouden om zich te richten op analyse en innovatie.

Door de last voor teamleden te verlichten, kunnen bedrijven er ook voor kiezen om afsluitingen per kwartaal uit te voeren, waardoor de duur en moeite van jaarlijkse afsluitingen verder worden teruggebracht en voortdurende inzichten worden verschaft die kunnen leiden tot extra efficiëntie en optimalisaties.

Ontdek hoe Prophix CPM de jaarlijkse afsluitingen en het financieel beheer in uw bedrijf kan optimaliseren: bekijk vandaag nog een demo.