Hoe financiële software gebruiken voor bouwkostenbeheer

Nu de vastgoedprijzen wereldwijd de pan uit rijzen, neemt de druk op de bouwsector toe om projecten in recordtijd te starten, te optimaliseren en af te ronden met steeds kleinere marges. Bouwkostenbeheer - nauwkeurig voorspellen en begroten wat een project gaat kosten - wordt steeds belangrijker. Bouwbedrijven moeten hun cashflow veiligstellen om projecten te kunnen uitvoeren waarvan de voltooiing jaren kan duren, terwijl ze onderweg ook onverwachte kosten moeten kunnen beheersen. Omgekeerd hebben overheidsfunctionarissen en kredietverstrekkers een nauwkeurig beeld nodig van de kosten van een project om te voldoen aan wettelijke eisen of om financiering te krijgen.

Te veel projectmanagers en financiële teams gebruiken nog steeds spreadsheets en soortgelijke inefficiënte methoden, waardoor kostenbeheer een zware strijd wordt. Software voor financiële planning en analyse (FP&A) maakt kostenbeheer in de bouw tot een fluitje van een cent, ongeacht wat uw project u voor de voeten werpt.

De uitdagingen van kostenbeheer in de bouw

Elke doorgewinterde manager in de bouw kan naar een bouwplaats kijken en alle kosten zien die nodig zijn om deze draaiende te houden: grondstoffen, arbeidskosten, apparatuur, vergunningen en nog veel meer. Maar hoe voor de hand liggend deze kosten ook zijn, ze kunnen ongelooflijk moeilijk te beheren zijn. Als een cruciaal onderdeel van de apparatuur kapot gaat omdat je de onderhoudskosten verkeerd hebt ingeschat, kun je niet zomaar met cijfers gaan schuiven tot alles weer klopt. Je hebt een heel reëel probleem en die apparatuur moet worden gerepareerd of vervangen. Anders kan de hele bouwplaats worden stilgelegd, wat leidt tot hogere kosten en cashflowproblemen.

Het beheren van de kosten in de bouw gaat gepaard met verschillende uitdagingen, waarvan de gevolgen op een unieke manier worden weergegeven op de bouwplaats:

• De enorme hoeveelheid gegevens: Alles op een bouwplaats wordt geassocieerd met een lijst van kosten, waarvan de transacties gemakkelijk in de duizenden kunnen lopen. Dat is een enorme hoeveelheid gegevens om te verwerken en rond te plannen.
• Weinig specifieke verbonden tools: Hoewel uw bouwprojectbeheerplatform fantastisch is voor het afhandelen van de complexiteit van uw project, is het zelden geschikt om de kosten ervan goed te beheren. Niet gekoppelde systemen leiden ertoe dat je meer tijd besteedt aan het afstemmen van cijfers dan aan het nemen van strategische beslissingen.
• Kostenoverschrijdingen: Elk project loopt het risico op onverwachte kosten en nergens geldt dat beter dan in de bouw. Een vroege misrekening van benodigde materialen, een plotselinge storing van essentiële apparatuur of een onverwacht wijzigingsverzoek kunnen allemaal de kosten verhogen.
• Projectvertragingen: Of het nu wordt veroorzaakt door slecht weer, veranderingen in de regelgeving of het tijdelijk moeten onttrekken van financiering aan het ene project om aan een ander te leveren, vertragingen kunnen snel duur worden.
• Escalerende materiaalkosten: Stijgende brandstofkosten, een plotselinge behoefte aan nieuwe apparatuur of zelfs alleen maar onderhoudskosten kunnen uw kostenanalyse volledig veranderen.
• Late betalingen en onvoorspelbare cashflow: Iedereen die wel eens aan een bouwproject heeft gewerkt, weet dat betalingsachterstanden mogelijk zijn. Eén betalingsachterstand kan al snel een kettingreactie veroorzaken, waardoor de cashflow van meerdere projecten in gevaar komt.
• Afhankelijkheid van krediet en kortlopende leningen: Veel bouwprojecten worden gefinancierd met schulden, wat het berekenen van kosten en uitgaven lastiger maakt. Bovendien worden veel leningen geleidelijk uitbetaald naarmate je project vordert. Dat betekent dat vertragingen in het project kunnen leiden tot cashflowproblemen.
• Scope creep en change orders: Zelfs kleine veranderingen in de scope van een project op verzoek van de klant of door onvoorziene problemen kunnen het budget aanzienlijk beïnvloeden. Wijzigingsopdrachten komen vaak te laat en zonder volledige documentatie, waardoor het moeilijk wordt om de kosten nauwkeurig te voorspellen en te beheersen.

Hoewel uitdagingen op het gebied van kostenbeheer direct van invloed kunnen zijn op uw bouwprojecten, kan de juiste FP&A-software de gevolgen ervan beperken.

Financiële software inzetten voor kostenbeheersing in de bouw

Het gebruik van de juiste FP&A-software kan de manier waarop u kosten beheert volledig veranderen door processen die afhankelijk zijn van handmatige gegevensverzameling en -analyse te automatiseren en u te helpen meer uit die gegevens te halen, ongeacht uw vaardigheidsniveau. Projectkosten kunnen voorspelbaarder worden, waardoor u de volgende uitdaging meer dan een stap voor bent.

Wanneer u de juiste FP&A-software gebruikt, zult u de voordelen van een beter bouwkostenbeheer beginnen te zien:

• Beter inzicht in de kosten: Niet alle bouwkosten zijn eenvoudig te beheren. Nu kunt u ingewikkelder kosten zoals de afschrijving van apparatuur goed bijhouden. Met financiële software kunt u ook dieper ingaan op specifieke kostentoewijzingen, zoals het voorspellen van werkkosten, rapportage van onderhanden werk (WIP), analyse van de winstgevendheid van offertes en planning van de toeleveringsketen en inkoop.
• Hogere winstgevendheid: Financiële software kan automatisch projectkosten bijhouden, categoriseren en analyseren, waardoor u de gegevens krijgt die u nodig hebt om elke dollar efficiënter te gebruiken.
• Sterker cashflowbeheer: Wanneer u meerdere projecten beheert, kan één enkele vertraging al snel een kettingreactie veroorzaken. FP&A software geeft u een beter overzicht op de cashflow voor elk project, zodat u potentiële problemen kunt identificeren voordat ze zich voordoen en veerkracht kunt inbouwen in elk project.
• Betere besluitvorming: Financiële software brengt gegevens binnen handbereik, ongeacht het aantal projecten of onverwachte kosten. Sterker nog, die gegevens kunnen meestal worden weergegeven in visuele dashboards, wat betekent dat u belangrijke inzichten kunt delen met de rest van uw team en samen betere beslissingen kunt nemen.
• Betere compliance en controleerbaarheid: Financiële software standaardiseert je processen en creëert een digitaal papieren spoor van al je activiteiten. Dat maakt het eenvoudiger om te blijven voldoen aan regelgeving en boekhoudnormen. Het maakt u ook beter voorbereid op audits, omdat u zonder extra werk de benodigde documentatie kunt produceren.
• Grotere financieringscapaciteit: Hoe nauwkeuriger je financiën, hoe makkelijker het is om financiering te krijgen van banken en andere kredietverstrekkers. Financiële software kan u helpen om alles snel en efficiënt op orde te krijgen, waardoor u toegang krijgt tot betere financieringsopties.
• Lagere onderhoudskosten voor apparatuur en minder stilstand: Met een beter beheer van de bouwkosten krijgt u meer zicht op hoeveel elk apparaat wordt gebruikt en wanneer het onderhoud nodig heeft. U haalt meer uit elk stuk materiaal en minder projecten komen stil te liggen wanneer cruciale apparatuur kapot gaat.
• Grotere groei: Een betere beheersing van uw kosten leidt uiteindelijk tot kosteneffectievere projecten, wat meer winst en een sterker groeitraject voor uw bedrijf betekent.

FP&A software stroomlijnt het kostenbeheer, automatiseert uw processen en geeft u een beter zicht op de behoeften van uw projecten. Het stabiliseert uw cashflow en helpt uw kosten te beheersen. Hoe weet u nu welk platform u moet kiezen?

Belangrijkste elementen van financiële software voor betere budgetcontrole in de bouw

Niet alle financieringssoftware is hetzelfde. Als je op zoek bent naar software die de manier waarop je de kosten voor bouwprojecten beheert verbetert, zorg er dan voor dat je de volgende kenmerken evalueert.

Geautomatiseerd workflowbeheer voor gestroomlijnde goedkeuringen

Enkele van de workflows die komen kijken bij het beheer van bouwkosten zijn budgettering, voorspelling van kasstromen, het in evenwicht brengen van debiteuren en crediteuren, het bijhouden van onkosten en facturering. Door deze workflows te automatiseren, kan uw financiële software knelpunten bij de goedkeuring elimineren, het risico op handmatige fouten door gegevensinvoer verminderen en digitale auditsporen creëren. Dit bespaart kostbare tijd voor projectmanagers en het financiële team, die kan worden gebruikt om te reageren op onverwachte kosten of om betere plannen te maken voor elk project.

De automatisering vande financiële workflow in Prophix One FP&A Plus versnelt uw financiële planning, projecties en elk aspect van kostenbeheer voor uw bouwprojecten.

Real-time financiële dashboards en rapportage

Een van de grootste uitdagingen van bouwkostenbeheer is om tegelijkertijd robuuste plannen op te stellen en flexibel genoeg te blijven om te reageren op onverwachte kosten of vertragingen. Met name het hebben van de benodigde gegevens om beide taken uit te voeren kan een uitdaging zijn en is vaak afhankelijk van veel handmatig werk en meerdere spreadsheets.

Rapportage over onderhanden werk (WIP) is een cruciaal proces voor veel bouwbedrijven, omdat het een beeld geeft van de financiële gezondheid met inzicht in winstgevendheid, projectvoortgang en cashflow. CFO's slapen van onnauwkeurigheden in WIP-rapporten. Met FP&A-software kun je rapporteren over wat-als-scenario's, zodat je kostenfluctuaties beter kunt voorspellen, de timing van opbrengstverantwoording kunt beoordelen en je cashflow kunt optimaliseren - allemaal met behulp van real-time WIP-gegevens. Niet alleen dat, maar dashboards met realtime gegevens maken het mogelijk om dieper in te gaan op variabelen voor betere budgettering en prognoses.

Naadloze integratie van boekhoudsystemen

Uw boekhoudsysteem kan waarschijnlijk nuttige rapporten produceren voor bepaalde scenario's, maar het kan het actief beheren van kosten op lopende projecten ondersteunen. Bovendien kan het beheren van afzonderlijke transacties in zowel je boekhoudsysteem als je bouwbeheersoftware leiden tot dubbele invoer, inconsistente gegevens op verschillende platforms en risico's voor naleving van de regelgeving.

Software met de juiste integratie van financiële gegevens kan dienen als een brug tussen essentiële systemen, waardoor de samenwerking wordt gestroomlijnd en je teams de kosten beter kunnen evalueren, ongeacht waar ze zijn vastgelegd.

Voorspellende budgetanalyses

De ervaring van je projectmanagers en financiële teams is van onschatbare waarde, waardoor ze goed kunnen reageren op uitdagingen in bouwprojecten. Maar hun instinct is niet noodzakelijkerwijs het enige waarop je je kostenbeheerpraktijken moet baseren. Als je bedrijf een aantal projecten heeft gebouwd, heeft het een heleboel historische gegevens om prognoses, budgetten en meer op te baseren. Het handmatig doorzoeken van deze gegevens kan veel tijd kosten die je misschien niet hebt. Het is ook niet altijd de meest nauwkeurige methode.

Voorspellende analyses kunnen historische gegevens omzetten in voorspellingen van toekomstige kosten en patronen vaststellen die leiders kunnen gebruiken om toekomstige afwijkingen te voorspellen en te omzeilen. Prophix One FP&A Plus maakt gebruik van AI-gebaseerde financiële analyses om de nauwkeurigheid van budgettering en prognoses te verhogen, zodat u altijd weet wat u moet doen, ongeacht de verrassingen die op de loer liggen bij uw volgende project.

De juiste bouwfinancieringssoftware voor uw bedrijf kiezen

Naast het feit dat je er gewoon voor moet zorgen dat de software die je kiest alle functies heeft die je nodig hebt, zijn er twee primaire kenmerken waar je naar moet zoeken in je financiële software: evalueer compatibiliteit (of integratie) en schaalbaarheid.

Compatibiliteit en integratie beoordelen

Je financiële software moet naadloos integreren met de systemen die je al gebruikt, of dat nu software voor bouwprojectbeheer of een boekhoudsysteem is. Op die manier worden alle gegevens die je nodig hebt om kosten te beheren op één plek bewaard. De meeste bouwbedrijven gebruiken spreadsheets om de gaten tussen meerdere platforms te dichten, maar dit leidt tot een overdaad aan handmatig werk, complexe formules die kapot gaan wanneer ze tussen systemen worden overgezet en werkboeken die uiteindelijk volledig onbruikbaar worden.

Hoewel het idee om alles vanaf één platform te kunnen doen overweldigend kan aanvoelen - of in ieder geval de overstap kan maken - is het voor de meeste bedrijven een veel efficiëntere optie. Stel je voor dat je accountants, projectmanagers en zelfs je CFO dezelfde dashboards kunnen raadplegen, gevoed met dezelfde gegevens, in één tool.

Plan schaalbaarheid en besluitvorming op lange termijn

Voordat u financiële software kiest, moet u zich afvragen of deze alleen geschikt is voor uw bedrijf op de huidige grootte of dat deze met u meegroeit. Veel van de best presterende tools kunnen organisaties van een bepaalde grootte ondersteunen, maar beginnen al snel functionaliteit te missen als ze groeien. Erger nog, ze zijn misschien niet eens in staat om bijzonder grote datasets te verwerken, waardoor je moet wachten tot je dashboards worden vernieuwd elke keer dat je een beslissing moet nemen.

Cloud-native oplossingen met dynamische schaalbaarheid verdienen de voorkeur. Dit betekent dat de software, zoals FP&A Plus, automatisch de beschikbare bronnen verhoogt als uw datasets toenemen, zodat u nooit inlevert op prestaties. Niet alle software adverteert openlijk met deze mogelijkheid en sommige bieden het helemaal niet, dus zorg ervoor dat u hiernaar vraagt wanneer u de financiële software van uw keuze aanschaft.

Hoe Prophix bouwkostenbeheer transformeert voor duurzaam succes

Het gebruik van volledig geïntegreerde financiële software voor bouwkostenbeheer brengt verschillende voordelen met zich mee. U kunt gegevens uit meerdere bronnen centraliseren, waardoor iedereen in uw bedrijf rapporten kan raadplegen, kan plannen voor onverwachte kosten en kasstromen voor belangrijke projecten kan beheren. U beschikt over een automatisch gegenereerd papierspoor dat ervoor zorgt dat u voldoet aan de best practices op het gebied van boekhouding en dat het werken met een accountant eenvoudiger maakt. Of het nu gaat om WIP-rapportage, apparatuurbeheer, werkkapitaalbeheer op functieniveau en meer - je hebt een beter zicht op je kosten en de tools om ze effectiever te beheren.

De beste software hiervoor? Prophix One FP&A Plus.

Het Prophix One platform is gebouwd om zelfs de meest complexe behoeften op het gebied van kostenbeheer te ondersteunen, terwijl het iedereen de mogelijkheid biedt om dashboards te bouwen en door te dringen in individuele uitgaven. Hier zijn voorbeelden van Prophix-klanten in de bouw en hoe zij hun financiële processen hebben geoptimaliseerd:

• USA Properties Fund verhoogde de nauwkeurigheid van zijn budget met 50%. In combinatie met het sterkere kostenbeheer dat ze met het platform realiseerden, resulteerde dit in een toename van hun operationele marge met 6,7%.
• Skanska USA Building Inc. bespaarde zes uur per maand op het maken van essentiële financiële rapporten en hun prognoseproces vergde niet langer zes mensen en meerdere dagen, maar werd door één persoon in een paar uur afgehandeld.