Hoe ECA WA de maandelijkse rapportagetijd met 50% verkortte met Prophix

De Electrical and Communications Association of Western Australia (ECA WA) is een non-profitorganisatie die zich inzet voor een sterkere elektrotechnische industrie door middel van opleiding en training. Met een divers ledenbestand en teams van specialisten had ECA WA alles op orde, behalve de financiële processen die gelijke tred konden houden met hun ambities.

Wat hield hen tegen? Een perfecte storm van losgekoppelde spreadsheets, handmatige rapportage en kostbare inefficiëntie.

De uitdagingen vóór Prophix

Voor ECA WA kostten spreadsheets, ongelijksoortige gegevensbronnen en het ontbreken van één enkele bron van waarheid kostbare tijd en zorgden voor inconsistenties in de gegevens. Hierdoor was er geen ruimte voor kritische analyse of strategische planning.

De uitdagingen waren onder andere:

• Versnipperde systemen: Meerdere spreadsheets verspreid over verschillende business units maakten het verzamelen en rapporteren van gegevens een tijdrovende bezigheid.
• Lange tijdlijnen: Maandelijkse rapportage nam tot 15 werkdagen in beslag door handmatige processen.
• Foutgevoelig handmatig werk: Gebroken formules en het onvermogen om ingevoerde gegevens te traceren of te reconciliëren konden hele rapporten doen ontsporen.
• Beperkte zichtbaarheid: Ongelijksoortige gegevens belemmerden het vermogen om trends te ontdekken, kostenveroorzakers te analyseren of zelfverzekerde beslissingen te nemen.
• Strategische kansen gemist: In plaats van zich te richten op analyse en waardegedreven planning, zat het financiële team gevangen in de chaos van de dagelijkse rapportage.

Waarom Prophix de juiste keuze was

Door de toenemende complexiteit was er meer nodig dan alleen een tool. In plaats daarvan had ECA WA een partner nodig om hun transformatie te begeleiden. De combinatie van Prophix en KNIME, een Connected Services-oplossing, gaf ECA WA de kracht om de manier waarop ze FP&A benaderden te veranderen .

Dit is wat Prophix leverde:

• Een geïntegreerd platform: Prophix brengt boekhouding, salarisadministratie, ERP en andere belangrijke bedrijfsgegevensbronnen samen in één enkele, veilige oplossing, waardoor er een einde komt aan de chaos in spreadsheets en de nachtmerries op het gebied van versiebeheer.
• Geautomatiseerde processen: Vervelende maandelijkse rapportages werden omgezet in snelle, efficiënte, betrouwbare workflows, waardoor kostbare tijd vrijkwam.
• Gefaseerde aanpak: Een strategisch partnerschap dat begon met het automatiseren en consolideren van rapportages, om vervolgens over te gaan op het verbeteren van hun budgetterings- en prognosemogelijkheden.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Het platform is gebouwd om mee te groeien met de behoeften van ECA WA, zodat ze zich kunnen aanpassen en verbeteren naarmate de bedrijfsvereisten veranderen.
• Vertrouwen en ondersteuning: Hands-on, responsieve ondersteuning zorgde ervoor dat ECA WA zich begrepen en vertrouwd voelde tijdens de transformatie.

"De geloofsbrieven van Prophix, in combinatie met Connected Services, gaven ons de zekerheid dat we in de juiste handen waren." - Heloise Steyn

Belangrijkste resultaten met Prophix

Transformatie was niet alleen een verheven doel. Het werd ondersteund door tastbare resultaten die hun financiële workflows en processen opnieuw definieerden.

Verbeterde maandelijkse rapportage

De maandelijkse rapportagetijd werd teruggebracht van 15+ dagen naar slechts 7, waardoor het team elke maand een volledige werkweek kon vrijmaken voor analyse en strategische initiatieven.

Snellere (dan ooit) jaarlijkse budgettering

Jaarlijkse budgetteringscycli werden gehalveerd van 4-6 weken naar slechts 1-2 weken, waardoor de CEO en General Managers ongeveer 50% van hun budgetteringstijd bespaarden.

Zichtbaarheid in de cijfers

Door ongelijksoortige systemen te consolideren in één enkele bron van waarheid, kreeg het team een duidelijk inzicht in transacties. Dit maakte het makkelijker om problemen op te sporen en op te lossen, waardoor het vertrouwen in de nauwkeurigheid van hun gegevens werd hersteld.

Investeer in de toekomst van financiën met Prophix

Als u genoeg hebt van spreadsheetchaos, verloren tijd en gemiste kansen, dan is de reis van ECA WA het bewijs dat verandering mogelijk is - en transformerend.

Klaar om handmatige processen achter u te laten? Eis meer van uw financiële gegevens. Geef uw team de vrijheid om te strategiseren, te plannen en te leiden.