De CFO van Blue Style Group vertelt hoe Prophix One helpt bij het beheren van seizoensinvloeden, het automatiseren van rapportages en het versterken van de financiële controle binnen het bedrijf.
december 22, 2025
Blue Style Group is een van de grootste touroperators in Tsjechië en biedt jaarlijks pakketreizen aan meer dan een half miljoen reizigers.
Door de snelle groei en sterke seizoensgebonden vraag had het bedrijf een financieel prestatieplatform nodig dat gelijke tred kon houden met het bedrijf. Een platform dat planning, rapportage en analyse sneller, betrouwbaarder en meer verbonden maakt.
Dat is waar Prophix One, een platform voor financieel prestatiebeheer, om de hoek kwam kijken.
"Wat ik geweldig vind aan Prophix is dat ik 's ochtends kan binnenkomen, een kop koffie kan drinken en binnen 15 of 20 minuten op de hoogte ben van alles wat er gaande is", zegt Stephen Hayward, Chief Financial Officer bij Blue Style Group. "De financiële gezondheid van het systeem gaat vanzelf."
Voor Hayward veranderde die duidelijkheid alles in de manier waarop Blue Style plant, consolideert en de prestaties van het hele bedrijf analyseert.
Er zijn maar weinig branches die zo seizoensgebonden zijn als de reisbranche. Blue Style genereert de meeste omzet en winst in drie tot vier zomermaanden, een uitdaging die een unieke druk legt op planning en rapportage.
"De seizoensgebondenheid van het bedrijf betekent dat de financiële processen dat ritme van twaalf maanden moeten weerspiegelen", aldus Hayward. "We verdienen alles in een kort tijdsbestek, dus onze rapportage en prognoses moeten nauwkeurig zijn."
Naarmate het bedrijf groeide, met ongeveer 20% per jaar, werd het moeilijker om dat aantal bij te houden met spreadsheets en standalone systemen. Gegevens stonden in grootboeken en Excel-bestanden . Rapporten maken en controleren kostte tijd.
"Er kwam een punt waarop we het bedrijf meer top-down moesten bekijken", legt Hayward uit. "We hadden een enorme groeigolf en we voelden ons nerveus dat we het niet konden beheren of controleren op de manier die we wilden."
Na een tijdje realiseerde het financiële team zich dat ze een tool nodig hadden die met hen mee kon groeien: flexibel, aanpasbaar en in staat om te integreren met hun bestaande systemen.
"We kozen voor Prophix omdat het iets was dat we konden integreren in onze huidige opzet", aldus Hayward. "Het overbrugde de gegevens van onze financiële systemen en gaf ons het rapportageniveau dat we nodig hadden."
Blue Style maakte in 2013 voor het eerst gebruik van Prophix voor eenvoudige gegevensextractie en rapportage. Na verloop van tijd ontwikkelde die implementatie zich tot een complete omgeving voor financieel prestatiebeheer die nu ondersteuning biedt:
Vóór Prophix voerde het financiële team de meeste processen rechtstreeks uit vanuit boekhoudsystemen en Excel.
"Het was heel beperkt", herinnert Hayward zich. "Je haalt gewoon gegevens uit de grootboeken en zet ze in Excel."
Dat handmatige proces vertraagde het inzicht en liet weinig ruimte voor creativiteit.
"Prophix geeft je een enorme stap vooruit," zei hij. "Je kunt logica en analyses bovenop de gegevens bouwen. Je kunt veel creatiever zijn in hoe je naar de business kijkt."
Tegenwoordig worden de gegevens elke ochtend automatisch ververst. Hayward en zijn team loggen in, bekijken de KPI's en weten precies waar het bedrijf staat.
"Ik kan heel snel ad-hocanalyses uitvoeren om vragen te beantwoorden die bij het financiële kantoor binnenkomen", zegt hij. "En ik heb er 100% vertrouwen in dat het klopt."
De activiteiten van Blue Style zijn afhankelijk van tientallen bewegende delen, van vluchtschema's tot hotelcontracten. Met Prophix kan het team deze variabelen samen modelleren in plaats van afzonderlijk.
"We hebben vrij complexe budgetteringsmodellen gebouwd", zegt Hayward. "We kunnen spelen met variabelen voordat het seizoen begint en zien hoe alles doorwerkt. We kunnen het bedrijf op een zeer complexe manier plannen, maar als een eenheid."
Dat is een grote verandering ten opzichte van spreadsheetplanning en het koppelen van meer dan 150 berekeningen op verschillende afdelingen en het bijbehorende risico.
"Iedereen die dat wel eens in Excel heeft geprobeerd, weet dat het een recept voor een ramp is", voegt hij eraan toe.
Voor Hayward is het grootste voordeel van Prophix dat het zowel de prestaties als de perceptie van het financiële team heeft versterkt.
"Het heeft de professionaliteit van onze afdeling versneld," zei hij. "We zijn nu gemigreerd naar Prophix One, waar alles in één cloudplatform zit met één login. We hebben toegang tot budgettering, analyses en het afsluitproces, allemaal op één plek."
Deze verbonden omgeving elimineert dubbel werk, behoudt de integriteit van gegevens en zorgt ervoor dat elke beslissing wordt ondersteund door één enkele bron van waarheid.
"We onderhouden niet meerdere systemen", legt hij uit. "Iedereen richt zich op één tool. Je hoeft je geen zorgen te maken over de integriteit van gegevens, want alles komt uit één bron."
Hayward gaat nog een stap verder dan efficiëntie en zegt dat Prophix de manier heeft veranderd waarop financiën zich als zakenpartner manifesteren.
"Het tastbare voordeel is tijdsbesparing," zei hij. "Maar het immateriële voordeel is het gevoel van organisatie en professionaliteit binnen de afdeling. Het laat zien dat het bedrijf financieel onder controle is."
Met die controle komt geloofwaardigheid bij directies, banken en zakenpartners en een basis voor autonome financiën die is gebouwd op duidelijkheid, capaciteit en vertrouwen.
"Als je een vergadering binnenloopt met accurate, inzichtelijke gegevens die al gevalideerd zijn, hoef je je geen zorgen te maken dat er fouten in sluipen", zegt hij. "Je financiële agenda blijft gewoon omhoog gaan."
Zijn advies aan andere financiële leiders?
"Bedenk hoeveel moeite het je zal besparen om activiteiten te beheren en hoeveel beter je eruit zult zien als je accurate gegevens binnen handbereik hebt", aldus Hayward. "Leiders die zich niet bezighouden met tools zoals Prophix zullen twintig uur per dag aan het werk zijn, voortdurend gestrest, zich zorgen makend of de cijfers wel op tijd klaar zullen zijn."
Het verhaal van Blue Style weerspiegelt waar veel snelgroeiende organisaties mee te maken hebben: complexiteit, seizoensgebondenheid en de behoefte aan controle.
Met Prophix One heeft Blue Style een financieel model dat efficiënter werkt, sneller gegevens levert en betrouwbare besluitvorming ondersteunt.
Zoals Hayward het samenvatte: "Het maakt het leven van de CFO veel gemakkelijker en laat financiën echt de strategie leiden."
Bekijk hoe financiële leiders planning, rapportage en afsluiting vereenvoudigen met Prophix One.
