Hoe Barber National Institute 540 uur bespaarde door hun budget te automatiseren

Uit ons wereldwijde onderzoek onder 500 financieel managers bleek dat 80% van de bedrijven niet verder dan een jaar kan voorspellen en dat meer dan 50% niet verder dan zes maanden kan kijken. Het onvermogen om te voorspellen is vooral een uitdaging voor organisaties die in een groeifase zitten, omdat ze weloverwogen beslissingen moeten nemen over hun traject. Laten we Barber National Institute als voorbeeld nemen. Naarmate de vraag naar hun diensten en programma's groeide, werd het gebruik van complexe Excel-bestanden voor budgettering en prognoses een lastig proces. Vandaag bekijken we hoe Barber National Institute 540 uur bespaarde door hun budgetterings- en prognoseprocessen te automatiseren met Prophix.

Wie is Barber National Institute?

Barber National Institute (Barber) levert diensten aan kinderen en volwassenen met autisme, verstandelijke beperkingen en gedragsproblemen. Met zo'n belangrijke missie en verantwoordelijkheid voor hun gemeenschap had Barber accurate budgettering en tijdige prognoses nodig om hun groei te ondersteunen.

Barber worstelt met budgettering en prognoses

Het werd moeilijk voor Barber om te vertrouwen op de nauwkeurigheid van hun spreadsheets, wat risico's met zich meebracht rond het goed evalueren van toekomstige kansen. Het onvermogen om te plannen voor kapitaaluitgaven en personeelskosten verhinderde Barber om het noodzakelijke niveau van rijkdom in hun prognoses te garanderen. Door de aard van de sector had Barber vertrouwen nodig in zijn meerlagige toewijzingen. Ook had het financiële team een schaalbare oplossing nodig om programmamanagers verantwoordelijk te houden voor hun budgetten en tegelijkertijd een betere manier te bieden om hun financiële gegevens te analyseren door ze in plakjes en blokjes te verdelen. Barber National Institute stelde vast dat er behoefte was aan een gespecialiseerde tool voor prognoses waarmee ze nieuwe programma's in hun organisatie konden introduceren en de winstgevendheid van het binnenhalen van nieuwe business konden bepalen.

Waarom Barber voor Prophix koos

Het financiële team van Barber National Institute gaf prioriteit aan het vinden van een Corporate Performance Management (CPM)-software die gebruiksvriendelijk was, een interface had die vergelijkbaar was met Excel, kon rapporteren over financiële en niet-financiële gegevens en inkomstenpercentages kon voorspellen voor hun uitgaven. Na evaluatie van Workday Adaptive en Prophix koos Barber voor Prophix vanwege de klantenservice, flexibiliteit en betaalbaarheid.

Barbers budgetterings- en prognoseprocessen automatiseren

Barber National Institute implementeerde Prophix ter vervanging van Management Reporter en Smart List in hun ERP, Microsoft Dynamics GP. Door Prophix te integreren met Kronos en Carelogic kan het financiële team wekelijks, maandelijks en jaarlijks salaris- en omzetgegevens importeren. Deze gegevens omvatten verschillende statistieken zoals leegstand van cliënten, bezetting van woningen, capaciteit en meer. Met Prophix maakt Barber gebruik van verschillende benaderingen van budgettering, waaronder zero-based, incremental, top-down en bottom-up om hun budget voor de winst- en verliesrekening op te stellen. Het financiële team genereert CAPEX, huurcontracten, personeel en inkomsten vanuit de bottom-up benadering. Dankzij een gedetailleerde personeelsplanning kan Barber het hele jaar door een analyse maken van de verschillen in personeel. De mogelijkheid om de inkomsten tot in detail te plannen, zoals per klant en procedure, betekent dat ze ook volledig inzicht hebben om de inkomsten te vergelijken met het plan. Tot slot plant Barber de productiviteit voor zijn klinische programma's met een specifiek en robuust model. Het automatiseren van hun budgetteringsproces heeft Barber 360 uur bespaard gedurende 22 weken van hun budgetseizoen voor hun budgetbeheerder. Daarnaast hebben ze in 16 weken 540 uur bespaard voor vier accountants en 160 uur voor alle programma- en administratieve managers. Gezien de rijkdom en gedetailleerdheid van de budgetten van Barber zijn prognoses nog nooit zo betrouwbaar of relevant geweest. Voordat Prophix een prognose maakte, kostte het proces zoveel tijd dat de gegevens niet meer relevant waren. Nu kan Barber met gemak winstgevendheidsprognoses maken voor het werven van nieuwe bedrijven en kosten per eenheid voorspellen. Dankzijscenarioplanning en prognoses kan Barber beter plannen op de gevolgen van stijgende salarissen en vergoedingspercentages door gebruik te maken van een kosten per eenheid analyse. Hun financiële team kan eenvoudig een diepgaande loonanalyse uitvoeren, waardoor ze meer inzicht krijgen in hun grootste kostenpost.

"Prophix heeft elk aspect van ons budgetteringsproces verbeterd. In plaats van tijd te besteden aan het opzetten van het budgetteringsproces, zijn we nu in staat om het budget/product dat we samen met de programmamanagers produceren beter te analyseren en te begrijpen." - Emily Anauo, FP&A systeemontwikkelaar, Barber National Institute

Groeivoorspelling voor Barber National Institute

Het financiële team van Barber is niet langer urenlang op zoek naar fouten in gekoppelde spreadsheets. In plaats van Excel te beheren, kan het financiële team het budget dat ze samen met programmamanagers produceren analyseren en beter begrijpen. Dankzij onmiddellijke prognoses kan Barber, afhankelijk van het project, van één maand tot vijf jaar in de toekomst plannen. In totaal heeft Barber National Institute meer dan 8 uur per maand bespaard door hun financiële processen te automatiseren en efficiëntieverbeteringen door te voeren met Prophix. Lees de reis van Barber National Institute met Prophix in hun casestudy.