Het is tijd om de manier waarop je budgetteert te herzien

Slimmer, sneller en nauwkeuriger budgetteren

De gevaarlijkste zin in de Engelse taal is "we hebben het altijd zo gedaan" We horen dit gezegde vaak toegepast op het bedrijfsleven, of meer specifiek op het kantoor van Financiën. Navy Rear Admiral en Amerikaanse computerwetenschapper Grace Hopper heeft dit citaat met grote bekendheid weerlegd. Ze begon haar carrière toen vrouwen nog niet erkend werden als computerwetenschappers, ondanks het feit dat ze enkele van de eerste computers ontwierp, waaronder de Mark 1. Ze was ook een van de eerste pleitbezorgers van de computerindustrie. Ze was ook een van de eerste pleitbezorgers voor het ontwikkelen van een coderingstaal die leek op het Engels, zodat mensen programmeren makkelijk konden begrijpen. Naast haar transformerende bijdragen aan de technologie, was ze ook een mentor en inspiratie voor de jonge mensen die ze onderwees en trainde. Ze werkte onvermoeibaar om haar leerlingen te wijzen op het gevaar van "we hebben het altijd zo gedaan" Grace Hopper zou als inspiratie moeten dienen voor senior leiderschap omdat het uitdagen van de status quo noodzakelijk is om organisaties vooruit te stuwen. Verandering omarmen en wegdoen wat je altijd hebt gedaan, heeft de kracht om achterblijvers te veranderen in transformationele leiders.

De noodzaak van verandering erkennen in het Office of Finance

Het financiële team, altijd overwerkt en in veel gevallen ondergewaardeerd, werkt ijverig om elke maand, elk kwartaal en elk jaar dezelfde repetitieve taken uit te voeren. Ondanks de vervelende aard van het werk, worden de taken gedaan en houdt het financiële team vol. Tot er iets ongewoons gebeurt... zoals de financiële crisis in 2008/9 of meer recent, de COVID-19 pandemie in 2020, die de markten drastisch verstoorde. Nadat ze het grootste deel van 2020 hadden besteed aan het improviseren van financiële plannen, erkenden CFO's de behoefte aan "echte" budgetten die middelen in overeenstemming zouden brengen met de strategie. Veel financiële leiders realiseerden zich echter dat traditionele budgetteringsprocessen niet langer geschikt waren voor de taak die voor hen lag. Veel bedrijven stelden vast dat er behoefte was aan meer snelheid en nauwkeurigheid om budgetten te ontwikkelen te midden van voortdurende onzekerheid.

Budgettering transformeren met technologie

Hoewel een "perfect" budget misschien niet haalbaar is, is het heel goed mogelijk om technologie te gebruiken om de budgetcyclus te vergemakkelijken en te stroomlijnen. In een recent onderzoek ontdekten we dat:

• 79% van de financiële teams ontevreden is over hun huidige budgetteringstool
• 70% van de financiële professionals nog steeds vertrouwt op handmatige processen en losgekoppelde Excel-spreadsheets om hun budgettering uit te voeren
• 40% van de financiële leiders 90 dagen of langer nodig heeft om hun budget te voltooien

In het licht van onzekerheid moeten bedrijven niet alleen hun budgettering verbeteren, maar ook de nauwkeurigheid en frequentie van prognoses en scenarioplanning. Dit is waar technologie om de hoek komt kijken. Je kunt geen traditionele methoden en losgekoppelde spreadsheets gebruiken om geavanceerde boekhoudtechnieken uit te voeren. Deze processen vereisen een speciaal ontwikkelde planningstool die financiële gegevens centraliseert om budgettering te ondersteunen.

Corporate prestatiebeheer voor budgettering

Hoe kan CPM-software uw budgetteringsprocessen transformeren?

1. Cloud-gebaseerde software gebruiken voor budgettering en planning

Veel CPM-leveranciers bieden cloud-gebaseerde FP&A-platforms die kunnen worden geïmplementeerd zonder ondersteuning van uw IT-afdeling. Met een CPM-oplossing in de cloud kunnen teamleden veilig toegang krijgen tot budgetsjablonen, waar ze ook werken - ideaal voor externe en hybride werkafspraken. Medewerkers kunnen in realtime wijzigingen aanbrengen in het budget, die direct worden doorgevoerd in de onderliggende gegevensbronnen van het budget. Finance kan eenvoudig krachtige analyses uitvoeren en gegevens spreiden (bijvoorbeeld met behulp van historische gegevens zoals seizoensinvloeden), waardoor spreadsheets en het importeren van gegevens niet meer nodig zijn. Een ander voordeel van CPM in de cloud is de mogelijkheid om terug te vallen op een eerdere budgetversie, omdat eerdere versies in de cloud staan.

2. Budgettering stroomlijnen met workflows en goedkeuringen

CPM-software automatiseert en stroomlijnt de vervelende taken die bij budgettering komen kijken. U kunt uw budgetaanvragen en beoordelingen automatiseren met workflows en knelpunten verwijderen door een duidelijk beeld te hebben van wat er nog gedaan moet worden in het planningsproces.

3. Gebruik meer geavanceerde budgetteringstechnieken

Bij een top-down benadering van budgettering moet het senior management een budget op hoog niveau ontwikkelen voor de hele organisatie. Bij een bottom-up benadering daarentegen moeten managers een budget opstellen en dit vervolgens ter goedkeuring rondsturen. Zero-based budgeting elimineert het tijdrovende karakter van zowel de top-down als de bottom-up benadering en zorgt tegelijkertijd voor een meer gedetailleerd niveau. Veel financiële managers vinden zero-based budgettering omslachtig omdat ze uitgaven voor elke budgetperiode moeten verantwoorden. CPM-software kan veel van de moeilijkheden die gepaard gaan met zero-based budgettering elimineren, waardoor organisaties hun uitgaven beter kunnen onderbouwen. Door het invoeren van gegevens te vereenvoudigen en het goedkeuringsproces te stroomlijnen, kan CPM-software de invoering van meer geavanceerde budgetteringstechnieken ondersteunen.

4. Planningautomatisering uitbreiden naar alle medewerkers

Een van de uitdagingen bij het invoeren van nieuwe technologie is ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de software en deze begrijpt. Sommige CPM-leveranciers bieden eigen (webgebaseerde) gebruikersinterfaces om rapportage en budgettering te vereenvoudigen. Anderen gebruiken Microsoft Excel als front-end van hun software en voegen waarde toe door CPM-mogelijkheden als add-ons te leveren. Prophix kiest voor een hybride aanpak met een webgebaseerde interface die geoptimaliseerd is voor financiële gebruikers en een Excel-ervaring voor de occasionele budgetmaker (d.w.z. verkoop en marketing). Ongeacht de interface die u verkiest, een hybride aanpak stelt u in staat om te profiteren van de gecentraliseerde gegevens en automatiseringsmogelijkheden van CPM-software om de manier waarop u budgetteert te transformeren.

5. Budgettering automatiseren met kunstmatige intelligentie (AI)

• Inzichten genereren met robotische procesautomatisering (RPA) Robotic Process Automation (RPA) is een technische term die een basisproces beschrijft - het automatiseren van handmatige taken. Uit ons onderzoek bleek dat FP&A teams meer dan 40% van hun tijd besteden aan handmatige taken met een lage waarde, zoals het genereren van inzichten, het schrijven van rapportbeschrijvingen en het distribueren van rapporten. Je kunt deze taken automatiseren met RPA, zodat je meer strategisch werk kunt doen.
• Sneller basisbudgetten en prognoses maken met Predictive Analytics Statistische modellering, kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning (ML) worden al jaren steeds populairder. Met deze geavanceerde mogelijkheden kunnen grote hoeveelheden ongestructureerde gegevens op een zeer gedetailleerd niveau worden geanalyseerd. De eerste gebruikers van AI en ML hebben ontdekt dat ze veel inzichtelijker en betrouwbaarder zijn dan traditionele methoden. Veel leveranciers nemen deze mogelijkheden nu op in hun CPM-software als een natuurlijke uitbreiding van budgettering en planning. Kunstmatige intelligentie maakt budgettering elke dag geautomatiseerder en intelligenter.

FP&A versterken

FP&A teams staan onder grote druk om zich aan te passen en te evolueren in het licht van onzekerheid. Het is niet langer mogelijk om weerstand te bieden aan verandering door te zeggen: "We hebben het altijd zo gedaan Door te kiezen voor een Corporate Performance Management (CPM) oplossing kunt u slimmer, sneller en nauwkeuriger budgetteren. Hierdoor wordt u een echte strategische partner van het bedrijf die de besluitvorming binnen de organisatie ondersteunt en succes stimuleert.