Het hoe en waarom van scenarioplanning

Onverwachte gebeurtenissen, van natuurrampen tot macro-economische verschuivingen, stellen bedrijven elk jaar op de proef. Organisaties die deze verstoringen niet alleen willen doorstaan, maar willen gedijen ongeacht wat de markt hen voor de voeten werpt, maken gebruik van scenarioplanning. Hiermee wordt de mogelijke impact van verschillende situaties op het bedrijfsresultaat gesimuleerd, zodat ze indien nodig kunnen bijsturen en betere financiële beslissingen kunnen nemen.

Wat is scenarioplanning?

Scenarioplanning is een reeks aannames over hoe de toekomst eruit zal zien en hoe je bedrijfsomgeving in de loop van de tijd zal veranderen in het licht van die toekomst. Scenarioplanning, ook wel aangeduid als wat-als analyse (hoewel de twee enkele belangrijke verschillen hebben), maakt gebruik van huidige gegevens en aannames om meerdere mogelijke uitkomsten te overwegen.

Een scenarioplan kan je helpen verschillende verhalen te onderzoeken om te bepalen hoe je de toekomstige bedrijfsactiviteiten het beste kunt ondersteunen. Door te beoordelen hoe verschillende variabelen op elkaar inwerken onder verschillende omstandigheden, kun je bepalen welke variabele de grootste impact zal hebben op je bedrijf. Deze variabelen kunnen onder andere de prijs van producten, operationele kosten en marktschommelingen zijn.

Alle bedrijfstakken, zowel de publieke als de private sector, de non-profitsector en de overheid passen scenarioplanning toe als onderdeel van hun financiële planning en analyse. C-suite executives, senior financiële leiders en financiële analisten zijn meestal de personen die de scenarioplanning binnen hun organisatie leiden.

Hoe gebruik je scenarioplanning?

Scenarioplanning wordt gebruikt om variabelen die van invloed kunnen zijn op het resultaat van je bedrijf te formaliseren in scenario's, in feite simulaties van mogelijke gebeurtenissen. Organisaties gebruiken scenarioplanning als onderdeel van hun prognoses, om de starheid van hun processen te testen, om rekening te houden met gebeurtenissen die ernstige gevolgen kunnen hebben voor het bedrijf en om in het algemeen veerkrachtiger te worden.

Een organisatie zou bijvoorbeeld scenarioplanning kunnen gebruiken om de gevolgen te evalueren van een wereldwijde pandemie die werknemers dwingt thuis te blijven. Vervolgens kan de organisatie processen ontwikkelen om deze situatie het hoofd te bieden.

4 voordelen van scenarioplanning

1. Brengt de gevolgen van mogelijke gebeurtenissen aan het licht

Het belangrijkste voordeel van scenarioplanning is een beter begrip van hoe verschillende gebeurtenissen - van goedaardige tot rampzalige - het bedrijf kunnen beïnvloeden. Zonder scenarioplanning kan elk team zijn eigen onsamenhangende interpretaties van deze gebeurtenissen hebben, maar het centraliseren van die informatie in een plan is essentieel.

2. Stelt teams in staat om reactieplannen op te stellen

Scenarioplanning is niet alleen bedoeld om de gevolgen van onvoorziene gebeurtenissen te evalueren, maar ook om je erop voor te bereiden. Als je eenmaal weet hoe ze je organisatie kunnen beïnvloeden, kun je manieren bedenken om het ergste te verzachten of zelfs manieren te vinden om te floreren.

3. Verzamelt de kennis van verschillende experts

Het scenarioplanningsproces brengt experts uit alle hoeken van je organisatie samen. Dit geeft hen de kans om kennis te delen die anders misschien niet naar boven zou komen. Het resultaat? Een kennisoverdracht die de hele organisatie ten goede komt.

4. Creëert documentatie

Nadat u een specifiek scenario hebt gepland, beschikken uw teams over documentatie die als referentiepunt kan dienen als dat scenario - of een vergelijkbaar scenario - zich voordoet. Dit betekent dat teams onafhankelijker kunnen zijn en gegevens kunnen gebruiken om beslissingen te nemen.

3 voordelen van scenarioplanning

1. Het dekt de impact van meerdere factoren

In tegenstelling tot andere prognosemethoden, zoalsgevoeligheidsanalyse, kun je met scenarioplanning meerdere factoren tegelijk testen. Dit zorgt voor een robuuste analyse met meerdere afhankelijkheden, die de werkelijkheid nauwkeuriger weerspiegelt dan sommige methoden.

2. Het is een geweldige manier om te plannen voor de toekomst

Te veel organisaties richten zich op het optimaliseren van processen voor het heden en verwaarlozen de potentiële schade die de toekomst kan aanrichten. Scenarioplanning is weliswaar een complex proces, maar is essentieel voor het opbouwen van een veerkrachtig bedrijf dat ondanks alle eventualiteiten kan groeien. Plannen voor de toekomst kan ontmoedigend lijken, maar scenarioplanning brengt duidelijkheid.

3. Het formaliseert informele processen

Elk team heeft wel een manier om na te denken over de toekomst, of dat nu is in de manier waarop ze hun processen opbouwen of in infrequente "wat als" brainstormsessies. Zonder formele scenarioplanning vertalen deze informele processen zich echter zelden in een organisatiebreed bewustzijn.

3 nadelen van scenarioplanning

1. De reikwijdte is enorm

Hoewel scenarioplanning ongetwijfeld een cruciaal aspect van forecasting is, kan het een enorme hoeveelheid technisch werk met zich meebrengen, vooral als de reikwijdte niet wordt beperkt. Er is immers geen limiet aan het aantal en het soort factoren dat kan bijdragen aan een scenario. Zorg ervoor dat je de middelen hebt om dit uit te voeren, vooral als je geen speciale tools gebruikt.

2. Belangrijke factoren kunnen veranderen

Soms kunnen de factoren die je analyseert volledig veranderen tussen de eerste fasen van je scenarioplanningsproces en de resulterende rapporten. Daarom moet scenarioplanning worden behandeld als een doorlopend proces in plaats van een eenmalig project.

3. Het is ongelooflijk moeilijk (zonder de juiste software)

Niet alleen de reikwijdte van scenarioplanning kan enorm worden, ook het handmatige werk kan meegroeien. Veel organisaties maken nog steeds gebruik van spreadsheets voor scenarioplanning, waardoor mensen de afhankelijkheden en complexe scenario's moeten beheren. Specifieke scenarioplanningssoftware kan helpen om de last te verlichten.

Waar is scenarioplanning het meest geschikt voor?

Scenarioplanning is het meest geschikt voor het voorspellen van de impact van grootschalige veranderingen of verstoringen. Voorbeelden van grote veranderingen zijn financiële crises, arbeidsverstoringen, sociale onrust of criminele activiteiten. Omgekeerd kan scenarioplanning je ook helpen om beter om te gaan met onverwacht succes, zoals explosieve groei of een plotseling toegenomen vraag naar je producten en diensten.

Bedrijven hebben een scenarioplan nodig tijdens een economische neergang wanneer het onzeker is hoe de marktvolatiliteit zal uitpakken. Tijdens grote verstoringen is wat eerder werkte gewoon niet meer voldoende. Historische trends zijn niet langer goede indicatoren voor toekomstige prestaties. Scenarioplanning moet niet worden verward met gevoeligheidsanalyse. Gevoeligheidsanalyse houdt alleen rekening met veranderingen in een enkele variabele, terwijl alle andere constant worden gehouden. Om de prestaties van meerdere variabelen zo goed mogelijk te voorspellen, moet je scenarioplanning gebruiken om hun impact vast te leggen.

Hulpmiddelen voor scenarioplanning

Voor effectieve scenarioplanning moet je relevante gegevens en aannames identificeren. Je kunt bijvoorbeeld bedrijfsbrede gegevens, marktinformatie en historische gebeurtenissen in overweging nemen. Het verzamelen van bedrijfsbrede gegevens uit je ERP-, CRM- en HR-systemen kan je helpen het grotere geheel te zien. Het bijhouden van nieuwe concurrenten of innovaties in de markt zal je ook helpen om je beter voor te bereiden.

Houd historische gebeurtenissen in gedachten die hebben geleid tot grote verschuivingen in je branche. Als je de relatie tussen verschillende gegevenselementen kunt formaliseren, kun je een kwantitatief model maken. Een belangrijke uitdaging bij scenarioplanning ligt in het te veel vertrouwen op handmatige spreadsheets. Spreadsheets kunnen ontbrekende gegevens, inconsistente formules en verbroken koppelingen hebben.

Al deze zaken kunnen het scenarioplanningsproces omslachtig en moeilijk uitvoerbaar maken. Veel organisaties zullen gegevens uit verschillende systemen moeten consolideren. Proberen om gegevens uit je ERP-, CRM- en HR-systemen te combineren tot een samenhangend scenarioplan kan een hele prestatie zijn. Met zoveel systemen kunnen financiële analisten moeite hebben om tijdig relevante gegevens te vinden.

Bedrijven die scenarioplanning serieus nemen, hebben een speciale tool nodig. Het is essentieel om te investeren in een tool die gemaakt is met scenarioplanning en -analyse in gedachten. In plaats van traditionele systemen op basis van spreadsheets gebruiken innovatieve bedrijven software voor financieel prestatiebeheer om scenarioplannen te maken. Met software voor Financial Performance Management (FPM) kunnen financiële leiders eenvoudig scenarioplannen maken op basis van bestaande werkelijke, budget- en prognosegegevens, zonder de kopzorgen van enorme spreadsheets.

Met FPM-software hebben financiële teams op elk moment toegang tot relevante gegevens en kunnen ze eenvoudig middelen beheren om de besluitvorming te verbeteren op basis van kansen en risico's.

Hoe maak je een scenarioplan met Prophix?

Door gebruik te maken van software voor financieel prestatiebeheer kunt u snel robuuste, uitgebreide scenarioplannen maken, zonder bergen handmatig werk. Met het Financial Performance Platform van Prophix kunt u scenarioplanning uitvoeren met hyperprecisie, ultra-aanpasbaarheid en dramatische prestaties.

U kunt meer te weten komen in onze volledige gids voor scenarioplanning, maar hier zijn de belangrijkste stappen.

Stap 1: Verzamel modelvereisten en gegevens

Prophix minimaliseert de tijd en moeite die nodig zijn voor scenarioplanning. Spreadsheets - nog steeds de voorkeurstool voor scenarioplanning voor veel organisaties - kunnen foutgevoelig zijn en meer werk opleveren dan ze besparen. FPM-software daarentegen synchroniseert gegevens van je ERP-, CRM- en HR-systemen om te garanderen dat je met geldige gegevens werkt. Dankzij gegevensintegraties kunt u gemakkelijk informatie uit verschillende systemen organiseren.

Stap 2: Bepaal het aantal scenario's dat nodig is

Hoewel het verleidelijk is om zoveel mogelijk scenario's uit te stippelen en te testen, kan het werk dat daarbij komt kijken het al snel onhaalbaar maken. Te veel plannen scheppen verwarring en leggen beslag op cruciale middelen die aan missiekritische projecten kunnen worden besteed. Dat is waar het Infoflex-proces van Prophix om de hoek komt kijken.

Infloflex transformeert informatie op dynamische wijze met behulp van bestaande gegevens of door de gebruiker gedefinieerde invoer. Het kan gegevens toewijzen of verhogen met een ingesteld percentage. Dit proces is het meest geschikt voor deze drie scenario's:

• Best case: Op basis van toegenomen verkoop of een piek in de vraag. Dit kan het gevolg zijn van plotselinge marktveranderingen of de introductie van nieuwe omzetlijnen. Hoewel dit een positieve use case is, kan de best case nog steeds spanning veroorzaken. Je hebt misschien extra resources of personeel nodig. Met het Infoflex-proces kun je specifieke omzetrekeningen targeten om te verhogen.
  
• Base case: Leidt verkooptrends af op basis van actuals van voorgaande perioden. Het Infoflex proces van Prophix kan bestaande actuals lezen om te extrapoleren. Het kan toekomstige perioden vooraf vullen met projectiegegevens als basis voor het basisscenario. Dit scenario kan duidelijk maken wat u kunt doen om uw huidige traject te veranderen of te handhaven.
  
• Slechtste geval: Gaat ervan uit dat inkomsten of kosten de bedrijfscontinuïteit in gevaar brengen. Deze planningsoptie brengt vaak drastische veranderingen in vaste en variabele kosten met zich mee. U kunt Infoflex gebruiken om specifieke accounts te targeten voor verhogingen of verlagingen. Overweeg inkomstenrekeningen te verlagen om ze in lijn te brengen met de huidige gebeurtenissen en uitgaven te verhogen.

Afhankelijk van de marktomstandigheden kunt u zich richten op negatieve of positieve scenario's. Je kunt gebruikmaken van responsieve FPM-modellen om bedrijfsplannen te maken die macro-economische omstandigheden nabootsen, zelfs terwijl ze veranderen.

Stap 3: Verspreid je scenarioplan

Om scenarioplanning relevant te laten zijn, moet het Office of the CFO het delen met het leiderschap. Met Prophix kunnen je plannen worden gedeeld via Report Binders, zodat je gerelateerde exports kunt groeperen en naar de directie kunt sturen.

Je kunt ook dashboards gebruiken om een overzicht van meerdere scenarioplannen en de bijbehorende variabelen te delen. Prophix kan de belangrijkste gegevens uit je verschillende gegevensbronnen samenbrengen en voor elk team verschillende dashboards maken, zodat de juiste gegevens aan de juiste mensen worden getoond.

Met Prophix kun je eenvoudig je scenarioplan dynamisch delen in plaats van te vertrouwen op exports voor eenmalig gebruik.

Scenarioplanning is een krachtige oefening om de financiële gezondheid van je organisatie opnieuw te beoordelen in zowel voorspoedige als uitdagende tijden. Met de juiste software voor financieel prestatiebeheer kunnen financiële teams snel de belangrijkste drijfveren, gegevens en aannames identificeren die nodig zijn om plannen te maken voor een betere toekomst. Het Financial Performance Platform van Prophix stelt financiële teams in staat om eenvoudig scenarioplannen te maken. Met deze inzichten kunnen financiële leiders betere zakelijke beslissingen nemen en de veerkracht van het bedrijf verbeteren, ongeacht wat de toekomst brengt.