Het grootste probleem met onvolledige bouwgegevens en hoe het op te lossen

Aannemers verloren in 2020 naar schatting 1,8 biljoen dollar aan slechte gegevens. Dat is een groot getal en het kan moeilijk zijn om te zien hoe het van toepassing is op uw bedrijf, toch? De kans is groot dat ook jij last hebt van slechte bouwgegevens, die op hun beurt ad-hocanalyse verhinderen en groei belemmeren. Slechte gegevens zijn onvolledige, onnauwkeurige of ontoegankelijke informatie die je hebt verzameld en waar je gewoon niets aan hebt. Dus, als je te veel voorraden hebt besteld voor een project? Te veel geboden op een klus? Dat lag niet aan jou, maar aan je gegevens. De bevindingen komen uit een onderzoek uitgevoerd door FMI Corporation en Autodesk, waaruit ook bleek dat bijna een derde van de respondenten het gevoel had dat ze slechte gegevens ontvingen en dat dit in veel gevallen leidde tot slechte beslissingen en het belemmeren van ad hoc analyse-inspanningen.

Waar komen slechte gegevens vandaan?

Laten we eens kijken naar enkele van de bronnen van deze slechte informatie die je krijgt. De meeste bedrijven hebben een bepaalde methode voor het verzamelen van informatie van vacaturesites. Misschien heb je papieren formulieren, e-mails, geplande vergaderingen en sms'jes die heen en weer vliegen om kantoor en bouwplaats met elkaar verbonden te houden... min of meer. Als er echter een kink in de kabel komt in het oorspronkelijke plan, kunnen deze communicatietechnieken mislukken. Het probleem zit hem in het gebrek aan consistentie en organisatie in deze methoden, wat je inspanningen kan belemmeren om in een crisis van richting te veranderen of je door een geschil heen te slepen.

Pen en papier

Een papieren verslag van gebeurtenissen kan een onschatbaar hulpmiddel zijn om informatie te verzamelen, maar het heeft een aantal grote valkuilen. De eerste ligt in het verzamelen zelf. Formulieren die half zijn ingevuld bevatten slechts de helft van de vereiste informatie. Woorden kunnen onleesbaar zijn, getallen kunnen vervaagd zijn en namen kunnen verkeerd gespeld zijn, wat een bedrijf verhindert om de waarheid te achterhalen tijdens een ad hoc analyse. Papieren worden nat, vuil en uiteindelijk raken ze zoek, waardoor ze in de toekomst volledig onbruikbaar worden. Dat leidt tot het tweede nadeel van papier: de organisatie. Hoe vaak heb je niet oude notities gevonden die tussen de stoelen van de vrachtwagen geplakt zaten? Ontbrekende documentatie helpt niet om je versie van de gebeurtenissen te staven in een juridisch geschil. Tenzij ze nauwgezet grondig en georganiseerd zijn, zijn papieren notities ontoereikend voor het bijhouden van wat er op de bouwplaats gebeurt. Zelfs nauwgezet verzamelde en gearchiveerde papieren notities kunnen niet worden gedeeld. Hoe wordt papieren informatie binnen het bedrijf verspreid? Managers krijgen misschien pas tijdens wekelijkse vergaderingen papieren updates over de activiteiten op de bouwplaats en tegen die tijd is het oud nieuws. Een tijdelijke crisis of een crisis op de bouwplaats is al afgehandeld voordat managers een lang overzicht van de situatie hebben. Papier heeft zijn tijd gehad als hulpmiddel voor gegevensverzameling, maar die tijd is voorbij.

Spreadsheets

Spreadsheets zijn alomtegenwoordig in de bouw. Jarenlang werd Excel beschouwd als het allernieuwste voor gegevensverzameling en -opslag, maar ook dit heeft te kampen met grote tekortkomingen die bedrijven veel geld kunnen kosten. Een enkele spreadsheet kan duizenden formules bevatten, waarvan elk fouten kan bevatten die de gegevens verkeerd weergeven. Bedrijfseigenaren zijn vaak verbaasd als ze ontdekken hoe onnauwkeurig hun spreadsheets zijn - dezelfde sheets die ze gebruiken als basis voor het nemen van grote bedrijfsbeslissingen en waarop ze hun offertes baseren. Excel heeft een streepje voor op papier, maar het kan gemakkelijk per e-mail worden rondgestuurd. Maar als iedereen versies van een spreadsheet doorgeeft, is het bijna onmogelijk om te weten of je te maken hebt met de meest recente gegevens, en nog moeilijker om informatie veilig te houden.

Hoe communiceer je?

We kunnen nog wel even doorgaan met alle manieren waarop je informatie verkrijgt en opslaat - neem bijvoorbeeld e-mail: heb je ooit een specifieke e-mail over een specifiek project moeten vinden? Reserveer een paar dagen om door duizenden correspondenties te bladeren om de juiste te vinden. En als de e-mail in kwestie in de map met e-mails van een ex-werknemer stond, kan het lastig zijn om er überhaupt toegang toe te krijgen. Hoe zit het met sms-berichten? Wat een nachtmerrie! De bouw is een complexe sector die systematische methodes vereist voor het verzamelen van informatie over elke opdracht en organisatorische methodes die ervoor zorgen dat belangrijke gegevens in de toekomst gemakkelijker te vinden zijn.

Onvolledige gegevens kunnen u veel geld kosten

Wat kost al deze moeilijk te vinden, onvolledige, verkeerd berekende informatie uw bedrijf? Het kan meer zijn dan je denkt. Bedenk eens hoe vaak u beslissingen neemt op basis van uw gevoel, hoe u het altijd hebt gedaan of op basis van de informatie in uw spreadsheets.

U biedt misschien te hoog - of te laag

Nauwkeurige offertes worden gemaakt op basis van kennis van de gemiddelde administratieve kosten, arbeidskosten en materiaalkosten bij soortgelijke opdrachten. De beste manier om deze kosten te meten is om eerst soortgelijke projecten te herkennen aan de hand van belangrijke criteria en vervolgens de gegevens hierover te analyseren. Zonder volledige en correcte informatie bied je misschien blindelings. Als je gokt of verkeerde informatie gebruikt om je offertes op te stellen, laat je misschien geld liggen door te laag te bieden of ga je de andere kant op en verlies je opdrachten door te hoog te bieden.

Efficiëntie

Er zijn twee manieren om je winstmarges in de bouw te verbeteren: meer geld verdienen of meer doen met wat je al verdient. Grondige projectgegevens kunnen een venster openen op de dagelijkse werkzaamheden op de bouwplaats, zodat je inefficiënties kunt herkennen en aanpassen. Nabewerkingen zijn een klassiek voorbeeld: hoewel ze alomtegenwoordig zijn in de bouwsector, liggen de wortels ervan in slechte gegevens - ofwel is de verkeerde informatie doorgegeven, ofwel zijn de juiste updates slecht gecommuniceerd. Door herbewerkingen op te sporen en te elimineren, kunt u meer doen met minder en uw bedrijfsresultaat verbeteren.

Leren van uw verleden

Als je kunt kijken naar projecten die je eerder hebt gedaan en kunt bedenken hoe je de volgende beter kunt doen, kun je valkuilen vermijden, dingen beter doen en zelfs meer geld verdienen voor je werk. Toegankelijke, nauwkeurige en gemakkelijk te vinden gegevens kunnen je helpen om planningsproblemen te vermijden en om je personeelsbestand om te schakelen wanneer er een onderbreking is om de manier waarop je je werk doet te verbeteren.

Onvolledige gegevens repareren

Gelukkig hoef je niet toe te geven aan de valkuilen van onvolledige gegevens. De huidige dataoplossingen gebruiken een paar belangrijke strategieën om je te helpen grip te krijgen op wat er op je werklocaties gebeurt. Ten eerste kan het systematisch verzamelen van gegevens ervoor zorgen dat in het hele bedrijf consistente statistieken worden bijgehouden, zodat u de dekking krijgt die u nodig hebt en u een benchmark hebt om te vergelijken. Real-time updates zorgen voor een enkele bron van waarheid voor het project - niet meer werken met verouderde instructies of worstelen met het invullen van een hele spreadsheet vlak voor een vergadering. Tot slot maakt gegevensintegratie in de verschillende fasen van het bouwproces een einde aan gegevenssilo's - elk gebied van uw bedrijf kan worden opgeleid op basis van ervaringen uit het verleden. Prophix helpt niet alleen bij het verzamelen van gegevens, maar lost ook een probleem op met de zichtbaarheid van gegevens, waardoor het gemakkelijker wordt om de informatie die u hebt verzameld via uw eerdere projecten te vinden en te gebruiken. Deze zuurverdiende expertise kan worden gecombineerd met de huidige projectkennis om u te helpen inefficiënties te identificeren, problemen op te sporen voordat ze zich voordoen en beter te bieden.

Verkrijg goede gegevens, word beter in wat u doet

Het grootste probleem met onvolledige gegevens is dat het de feedbacklus belemmert die leiders kan helpen hun bedrijf en hun branche te verbeteren. Door een waarheidsgetrouw en volledig beeld te krijgen van het werk terwijl het gebeurt, kunnen bedrijven actief beter worden in wat ze doen en daarbij hun winstmarges verbeteren. Voorkom dat je een statistiek wordt - voorkom het herwerken en stop met het claimen van jouw deel van de enorme verliezen die de bouw maakt als gevolg van het werken met fr