Het FP&A proces veranderen van alledaags naar zinvol

"Ik hou ervan om dingen te doen die weinig waarde hebben", zegt niemand, nooit. Uit een recent onderzoek blijkt echter dat FP&A-professionals hun tijd vaak verdoen met routinematige, repetitieve taken zoals gegevensreconciliatie, gegevensopschoning, rapporten en budgettering, waardoor er onvoldoende tijd overblijft voor meer strategische activiteiten. FP&A-professionals zouden graag ongeveer de helft (48%) van hun tijd besteden aan activiteiten met een hoge waarde, maar momenteel is dat slechts 21%.

Natuurlijk is het in evenwicht brengen van hoogwaardige en minder hoogwaardige taken niet zo eenvoudig als het in evenwicht brengen van een budget. Er zijn altijd gegevens te verzamelen, rapporten uit te voeren en cijfers te vergelijken. Het is niet zo dat je de wekelijkse prognose een stempel kunt geven met de boodschap: "Nu ondersteund door 50% minder gegevens!"

De realiteit is dat veel routinematige, repetitieve taken absoluut essentiële input leveren voor de strategische output op een hoger niveau. Aan de andere kant kunnen er ook taken zijn met een lage waarde die gestroomlijnd of helemaal geëlimineerd kunnen worden. De vraag is: welk werk is slechts ondergeschikt en wat is zinvol?

Als onderdeel van ons initiatief om financiële professionals te helpen grip te krijgen op gegevensgedreven FP&A, vroegen we een aantal van de knapste koppen in de business hoe we ons meer kunnen richten op hoogwaardige activiteiten.

FP&A procesverbetering: Financiële denkers geven hun mening

Hoe kunnen processen worden veranderd om een krachtige afdeling te creëren, waarin meer tijd wordt besteed aan hoogwaardige activiteiten? Volgens deze FP&A visionairs begint het allemaal bij de medewerkers.

Verzamel de troepen

Ranica Arrowsmith, Technology Editor van Accounting Today, gelooft dat medewerkers de beste bron zijn voor het verschuiven van FP&A naar meer hoogwaardige bijdragen. "Zoals bij de meeste beroepen het geval is, is het gemakkelijk om te vergeten dat goed personeel aannemen de sleutel is tot het creëren van een goed presterend team. Mensen moeten dus op de eerste plaats komen, zelfs vóór processen en technologie," zegt ze. Daarom zegt Arrowsmith dat je als FP&A leider "controle moet uitoefenen over het aannameproces in je financiële team en ervoor moet zorgen dat je veel tijd besteedt aan potentiële aanwervingen voordat je een aannamebeslissing neemt. Als je zelf niet het stuur in handen hebt, laat de aanwervende manager dan duidelijk weten wat volgens jou het ontbrekende puzzelstukje in je team is, zodat hij of zij op zoek kan gaan naar de juiste kandidaat."

Als je eenmaal een A-team hebt, maak dan optimaal gebruik van hun tijd. "Minimaliseer tijdverspillende groepsvergaderingen en voer in plaats daarvan één-op-één gesprekken met je teamleden om een beeld te krijgen van welke processen het team volgens hen nodig heeft om efficiëntie te creëren," zegt Arrowsmith. "Individuele ontmoetingen maken eerlijkheid en directheid mogelijk en je zult sneller de voorkeuren en vooroordelen - bijvoorbeeld voor of tegen het digitaliseren van bepaalde processen - van je teamleden ontdekken."

Begin klein en vier snelle successen

Darryl Bannon, directeur van Darryl Bannon Consulting Ltd, denkt dat effectieve bedrijfsveranderingen de betrokkenheid van werknemers en een weloverwogen aanpak vereisen. Ze zegt: "Als je verandering wilt, moet je je mensen erbij betrekken. Begin klein om de quick wins te behalen. Hoe kan ik een proces vereenvoudigen? Heb ik alle rapporten nodig die ik draai? Vraag degenen die output van je afdeling ontvangen - heb je ze nog nodig?"

Bannon merkt op dat er enige weerstand kan zijn tegen het veranderen van gedrag."Maar door rapporten uit te schakelen en onnodige vergaderingen te schrappen, begin je tijd vrij te maken om na te denken over het ontwikkelen van nieuwe ideeën," zegt ze. "Bovendien laat je je personeel zien dat de tijdsinvestering loont."

Tot slot zegt Bannon dat het, om blijvende betrokkenheid bij het financiële transformatieproces te stimuleren, essentieel is om "krediet te geven voor ideeën, hoe klein ze ook zijn

Train voor de overwinning

[bctt tweet="Het financiële team is de sleutel in het ondersteunen van een omgeving die noodzakelijke en voortdurende investeringen in technologie, personeel en vooral TRAINING bevordert ... @nonprofitcfos" username="prophix"]

Leigh Tucker, CPA, Principal en Managing Director van de Nonprofit Client Practice van CliftonLarsonAllen LLP, denkt dat een voorzichtige investering de sleutel is tot het op één lijn brengen van mensen, processen en technologie om hoogwaardige gegevenscombinaties te scoren. "In de non-profitsector is het belangrijker dan ooit om positieve resultaatanalyses en de impact op de missie aan te tonen om blijvende financiering en duurzaamheid te garanderen, omdat er gevochten wordt voor elke dollar, of het nu gaat om federale financiering, staatsfinanciering, stichtingen of individuele giften", zegt hij. "Het financiële team speelt een sleutelrol in het ondersteunen van een omgeving die noodzakelijke en voortdurende investeringen in technologie, personeel en vooral training op alle niveaus en in alle afdelingen bevordert, zodat gecombineerde gegevensverzamelingen goed kunnen worden geanalyseerd. De dagen van de "bewaker van elke uitgegeven dollar" zijn voorbij; een voorzichtige toewijzing van middelen en het vermogen om het grote geheel te zien is de nieuwe norm."

Uw team kan helpen de balans in evenwicht te brengen

De meeste FP&A-professionals zouden graag meer tijd besteden aan activiteiten met een hoge toegevoegde waarde. Een goede plek om te beginnen is door gebruik te maken van de kennis en ervaring van de FP&A teamleden. De kans is groot dat zij ideeën hebben over hoe de balans in evenwicht te brengen.

Lees het onderzoek Defining the Evolution of FP&A: Benchmarks, Challenge & Opportunities [ =link] voor meer informatie over de discrepantie tussen hoe FP&A teams hun tijd besteden en welke activiteiten volgens hen een hogere waarde aan hun organisatie zouden kunnen geven.