Haal diep adem: Sneller en slimmer financieel afsluiten is nu mogelijk

Het team van Prophix is dit kwartaal in rep en roer geweest na de officiële aankondiging van de algemene beschikbaarheid van een nieuwe toepassing, Prophix One Account Reconciliation. De release is een enorme stap in de ontwikkeling van ons platform en is om een paar redenen de moeite waard om te benadrukken.

Voor Prophix is Account Reconciliation niet zomaar een toevoeging aan ons portfolio; het vertegenwoordigt een strategische stap die direct ten dienste staat van de middenmarkt en transformeert wat van oudsher een complex en tijdrovend proces was in een consistente, accurate en transparante ervaring.

Om dit punt te bereiken hebben we veel onderzocht; we hebben intern moeilijke vragen gesteld, aan onze huidige klanten en partners en zelfs aan de organisaties die ervoor gekozen hebben om niet met ons samen te werken. Tijdens de ontwikkeling van ons platform hebben we gediscussieerd over de voordelen van bepaalde functionaliteiten ten opzichte van andere, allemaal in naam van het aanpakken van de meest dringende echte problemen voor financiële teams - niets meer, niets minder. En herhaaldelijk werden handmatige reconciliatie van rekeningen en financiële afsluitprocessen gezien als een van de meest kostbare en frustrerende knelpunten die door financiële teams werden genoemd.

Daarom was het zo belangrijk dat we dit goed zouden doen...

Wat is reconciliatie precies?

Rekeningafstemming is het proces van het vergelijken van twee reeksen records om discrepanties te identificeren en op te lossen. Een grootboek (GL) moet bijvoorbeeld worden afgestemd met subgrootboeken zoals debiteuren (AR) en crediteuren (AP). Het is een cruciaal proces omdat het afstemmen van rekeningen de eerste verdedigingslinie is om de integriteit van de rapportage te waarborgen en naleving van de regelgeving te handhaven.

Waar traditionele reconciliatie tekortschiet

Organisaties die het financiële afsluitproces handmatig uitvoeren, of ze nu gebruikmaken van spreadsheets of niet beschikken over een speciale reconciliatiefunctie, lopen voortdurend tegen dezelfde hindernissen aan.

Neem bijvoorbeeld een organisatie die Excel gebruikt voor reconciliatie van rekeningen. Met spreadsheets bestaan de reconciliatieprocessen waarschijnlijk in silo's met ongedocumenteerde stappen, waardoor het moeilijk is om de voortgang te volgen, consistentie te garanderen en het risico op complianceproblemen toeneemt. Hoe meer verschillende spreadsheets er worden beheerd, hoe groter de kans op onnauwkeurigheden in het reconciliatieproces.

Op dezelfde manier kan een bedrijf dat wel financiële software heeft, maar geen speciale functionaliteit voor het afstemmen van rekeningen, moeite hebben om processen te automatiseren en samen te werken met de eigenaren van de afstemming. Dit gebrek aan realtime updates kan bijdragen aan operationele inefficiëntie en kan schaalvergroting bemoeilijken.

Al met al zijn de pijnpunten voor financiële professionals - van accountants en controllers tot de C-suite - vergelijkbaar: te veel tijd kwijt aan het bijhouden van de voortgang, veel handmatige inspanning om gegevens te controleren, miscommunicatie, een gebrek aan schaalbaarheid en beperkte nauwkeurigheid van gegevens.

De missie voor Prophix was dan ook duidelijk: een sleutel ontwikkelen tot de financiële afsluitingsbeheerpuzzel zonder de bestaande workflow van de financiële afdeling te verstoren.

Wat onze klanten ons vertelden dat ze nodig hadden

Om de bovenstaande problemen te verlichten, hebben we nauw samengewerkt met onze klanten, prospects en partners om te bepalen welke functionaliteit echt nodig was voor het slimste en snelste beheer van financiële transacties. Een greep uit wat zij als prioriteiten aangaven:

• Gebruiksgemak: de oplossing moet eenvoudig te implementeren en intuïtief te leren zijn, zodat de overgang soepel verloopt.

• Gecentraliseerde gegevens: reconciliaties moeten worden opgeslagen op een centrale locatie die toegankelijk is voor alle relevante teamleden, om transparantie en samenwerking te bevorderen.

• Geautomatiseerde meldingen: financiële teams willen geautomatiseerde meldingen die de volgende taak in het proces activeren, zodat de workflow op schema blijft.

Een oplossing ontwikkelen die precies goed werkt

Prophix One Account Reconciliation verandert het hele afsluitproces door vervelende taken te automatiseren en een gecentraliseerd platform te bieden voor het beheer van alle afstemmingsactiviteiten. In plaats van de applicatie te overladen met functionaliteit die organisaties in het middensegment nooit nodig zullen hebben of zullen gebruiken, richtte ons team zich op eenvoud en nauwkeurigheid.

Het resultaat is een robuuste, maar eenvoudige applicatie die een complex proces demystificeert en toegankelijk maakt voor vrijwel iedereen in het kantoor van de CFO. En omdat de applicatie zich op Prophix One bevindt, ons Financial Performance Platform, kunnen organisaties Account Reconciliation snel integreren met andere oplossingen, gebruik maken van één versie van de waarheid en eenvoudig opschalen in de tijd.

Als u een accountant, accounting managers, controllers of auditor bent - als u zich ooit door het financiële afsluitproces hebt geworsteld, dan zouden deze voordelen van Prophix One Account Reconciliation moeten aanspreken:

• Naadloze samenwerking
• Verbeterde gegevenskwaliteit
• Verbeterde zichtbaarheid in het reconciliatieproces
• Real-time updates
• Duidelijke voortgangscontrole
• Moeiteloos pakketten genereren

De video laat zien hoe krachtig het kan zijn om af te sluiten met Prophix One Account Reconciliation:

Lof van vroege gebruikers

Zelfs voordat het officieel beschikbaar was, heeft Prophix One Account Reconciliation al bewezen de tijd en moeite waard te zijn die ons team in de ontwikkeling ervan heeft gestoken. De vraag van zowel bestaande klanten als prospects is enorm geweest. Ons bètaprogramma werd uitzonderlijk goed ontvangen en toonde niet alleen het potentieel van ons product, maar ook de diepgaande afstemming op de behoeften van klanten. Een klant omschreef onze aanpak als "verfrissend en innovatief" en benadrukte dat we "nieuwe standaarden zetten" in plaats van alleen maar marktleiders te volgen.

Andere feedback van gebruikers:

"De aanpak van Prophix is verfrissend en innovatief. Het voelt alsof je niet gewoon de marktleiders volgt, maar echt nieuwe normen stelt. Ik heb eerder andere oplossingen gebruikt en ik zie de aanzienlijke voordelen die Prophix One Account Reconciliation biedt.

Ik heb er alle vertrouwen in dat dit product een game-changer voor ons zal zijn. Het is gebruiksvriendelijk, integreert goed met onze bestaande systemen en biedt waardevolle functies die ons reconciliatieproces stroomlijnen." - Yu Gnezil, Controller, Jamul Casino

"Prophix One Account Reconciliation biedt een nauwkeurige momentopname van waar het afsluitproces zich bevindt per entiteit. De workflows geven ook inzicht in taken en reconciliaties op één plek."
- Julie Vin en Kaitlyn Panis, Manager, Corporate Accounting & Senior Corporate Accountant bij Greenlaw Partners

"Prophix One Account Reconciliation stroomlijnt ons maandelijkse afsluitproces en elimineert werk dat geen waarde toevoegt."- Jennie Robinson, VP Controller, Kajima Building and Design Group

"Prophix One Account Reconciliation zal ervoor zorgen dat reconciliaties snel worden afgerond en op een centrale locatie worden opgeslagen." - Jenna Nosbush, Directeur Financiën en Boekhouding bij ICBA

Een noodzaak voor next-gen finance

In de afgelopen maanden heeft de financiële sector de mond vol gehad van een tekort aan bekwame accountants die de arbeidsmarkt betreden en het aanzienlijke verloop onder CFO's en andere professionals. Prophix One en zijn toepassingen zijn ontworpen met de volgende generatie financiële professionals in gedachten. De verwachting voor deze nieuwe financiële professionals is eenvoudig: meer real-time zichtbaarheid en controle, minder afhankelijkheid van meerdere spreadsheets als bron van waarheid. Prophix voldoet aan die verwachting en maakt vrijwel elk kantoor klaar voor de volgende generatie financiële professionals.