FSN-onderzoek wijst op een nieuwe weg voor FP&A

FSN's onderzoek uit 2021, "Agility in Planning, Budgeting and Forecasting (PBF)", wijst op een nieuwe weg voorwaarts voor de FP&A-functie na de beroering van de pandemie. Planning, budgettering en forecasting was het meest verstoorde financiële proces van de crisis, en dit heeft de urgentie van investeringen in digitale transformatie verhoogd. Het onderzoek bevestigt dat de automatiseringskloof, d.w.z. het latente potentieel dat in het PBF-proces opgesloten zit, bijzonder groot is, maar het suggereert ook dat het streven naar automatisering niet lukraak moet gebeuren. Bijvoorbeeld, hoewel de snelheid van het PBF-proces sinds 2017 over het algemeen is verbeterd, is de nauwkeurigheid van budgettering en prognoses verslechterd. En hoewel veel organisaties meer tijd hebben besteed aan het PBF-proces, heeft ook dit niet geleid tot een verbetering van de nauwkeurigheid of wendbaarheid. Vaker forecasten helpt ook niet. Wij noemen dit het 'hamsterwiel'-effect. De financiële organisatie draait het wiel steeds sneller rond, maar komt nergens omdat de basis van de prognosemethodologie niet is veranderd. De voor de hand liggende vraag is dus waar automatisering en digitale transformatie zich nu op moeten richten Het was de wendbaarheid van het proces, namelijk het onvermogen om accuraat en snel te reageren op veranderde omstandigheden, die de sector in de steek liet tijdens de pandemie. Maar het zou een vergissing zijn om ons alleen op de pandemie te richten. Wendbaarheid is ook een essentiële eigenschap van voorspellen in de normale gang van zaken. Wanneer het 'nieuwe normaal' aanbreekt, zullen organisaties in staat moeten zijn om routinematig te reageren op veranderingen in bedrijfsmodellen, verstorende nieuwkomers op de markt, organisatorische veranderingen en overnames, om er maar een paar te noemen. Gelukkig werpt het onderzoek van FSN licht op wat precies de drijvende kracht is achter grotere wendbaarheid. Het onderzoek vergeleek de prestaties van "transformatieleiders" (organisaties die het PBF-proces in de afgelopen 3 jaar volledig hadden getransformeerd) met die van organisaties die nog niet aan hun transformatietraject waren begonnen. Opvallend genoeg presteerden de transformatieleiders beter in elk van de prestatiebenchmarks van FSN en wezen ze erop dat hun succes op twee pijlers rustte. Ten eerste het opzetten van de juiste infrastructuur en ten tweede het gebruik van de meest geschikte accountingtechnieken. Wat de infrastructuur betreft, hadden de leiders van de transformatie lang geleden standalone of losgekoppelde spreadsheets voor gegevensinvoer en rapportage afgeschaft. In plaats daarvan hadden transformatieleiders datameesterschap bereikt door al hun gegevens (financiële en niet-financiële) onder te brengen in een uniforme omgeving, zoals een CPM-systeem in de cloud. Deze gespecialiseerde software bood de essentiële financiële informatie (bijvoorbeeld periodiciteit, dimensies, boekhoudregels) die nodig was om snel een robuuste plannings-, budgetterings- en prognosetoepassing te bouwen. Deze investering in het platform gaf vervolgens 'toestemming' (de mogelijkheid) om geavanceerde accountingtechnieken in te zetten, zoals rolling forecasts, zero-based budgeting en scenarioplanning. Uit het onderzoek van FSN blijkt dat elk van deze technieken op zichzelf uitzonderlijk voordeel oplevert, maar dat deze methoden elkaar niet uitsluiten. Het onderzoek concludeert dat hoewel elke techniek zijn eigen plaats verdient in de gereedschapstas van de CFO, ze idealiter samen moeten worden gebruikt. Rollende prognoses zorgen bijvoorbeeld voor meer wendbaarheid, zero-based budgettering vergroot de nauwkeurigheid en scenarioplanning stelt organisaties in staat om verder in de toekomst te kijken. Het goede nieuws is dat dit allemaal binnen het bereik ligt van de moderne financiële functie. Digitale transformatie is essentieel en gewapend met dit onderzoek weten we nu precies waarom en hoe.