FP&A-platforms op basis van Excel vs. geïntegreerde software voor financiële prestaties

Als het gaat om het upgraden van uw financiële planning en analyse (FP&A) staan de meeste teams voor een bekende tweesprong: vasthouden aan een Excel-gebaseerde oplossing die vertrouwd aanvoelt of overstappen naar een geïntegreerd platform voor financiële prestaties dat een breder scala aan tools en automatisering biedt.

Een op Excel gebaseerd FP&A platform gebruikt Microsoft Excel als basis. Het weerspiegelt de Excel-interface die financiële teams kennen en vertrouwen, vaak met ingebouwde eigen formules, spreadsheets en visuals direct in de software. Deze tools kunnen gegevensbronnen koppelen, rapporten uitvoeren en workflows automatiseren, maar Excel blijft de belangrijkste motor.

Een geïntegreerd platform voor financiële prestaties is daarentegen onafhankelijk gebouwd van Excel. Het centraliseert uw gegevens, automatiseert plannings-, rapportage- en prognosetaken en biedt een speciaal ontwikkelde ervaring voor financiële gebruikers. Met oplossingen zoals Prophix One raak je Excel niet helemaal kwijt. U hebt nog steeds toegang tot gegevens via Microsoft 365-integratiesmaar u krijgt een moderne, schaalbare omgeving die speciaal is gebouwd voor prestaties.

Het verschil? Excel-gebaseerde platformen bootsen de look en feel van spreadsheets na. Geïntegreerde platforms stellen het hele proces opnieuw voor.

FP&A software vergelijken: Belangrijke factoren die financiële leiders moeten evalueren

Vertrouwdheid versus flexibiliteit

FP&A software op basis van Excel is aantrekkelijk voor teams die snel willen werken zonder een vertrouwde interface achter te laten. Deze tools leggen FP&A-functionaliteit bovenop Excel, zodat financiële teams kunnen modelleren en plannen in een omgeving die ze al kennen. Die vertrouwdheid kan de time-to-value versnellen vooral voor vooral voor kleinere teams, maar het gaat vaak ten koste van de flexibiliteit op de lange termijn. Naarmate de planningsbehoeften veranderen, kunnen Excel-gebaseerde platforms moeilijker te beheren en op te schalen zijn en steeds afhankelijker worden van handmatige processen.

Geïntegreerde platforms voor financiële prestaties bieden een flexibelere oplossing. Ze vereisen weliswaar enige inwerktijd, maar ze bieden een gecentraliseerde structuur die versieproblemen vermindert en consistente workflows tussen teams ondersteunt. Oplossingen zoals Prophix One bieden een evenwicht: u kunt snel beginnen met een FP&A-oplossing, uw gegevens in Excel openen via de Microsoft add-in en uitbreiden naar nieuwe gebruikssituaties zonder opnieuw te hoeven beginnen. Het is geen snelle oplossing, maar een basis die klaar is voor de toekomst.

Structuur en schaal

FP&A-software op basis van Excel kan groei tot op zekere hoogte ondersteunen, maar is afhankelijk van workarounds om de toenemende complexiteit van gegevens, meerdere bedrijfseenheden of planningsbehoeften op bedrijfsniveau bij te houden. Naarmate de teams groeien, worden de beperkingen van Excel zichtbaar, van prestatieproblemen tot problemen om de consistentie tussen medewerkers te handhaven. Schalen wordt tijdrovender en teams kunnen meer tools nodig hebben om alles draaiende te houden.

Geïntegreerde platforms voor financiële prestaties zoals Prophix One zijn ontworpen om vanaf het begin te schalen. Gecentraliseerde gegevens, ingebouwde governance, real-time samenwerking en automatisering werken allemaal samen om handmatige inspanningen te verminderen en gestructureerde groei te ondersteunen. En in tegenstelling tot traditionele platforms die een maandenlange implementatie vereisen, kan Prophix One in slechts 8 weken live gaan. Van daaruit kunnen teams uitbreiden naar gebieden zoals personeelsplanning of prognoses zonder opnieuw te implementeren. Je begint met wat je vandaag nodig hebt en schaalt mee met je groei.

Automatisering en workflowbeheer

FP&A tools op basis van Excel leggen meestal workflows bovenop spreadsheets en voegen goedkeuringen, taakbeheer en het bijhouden van processen direct toe aan Excel. Hoewel dit enige structuur kan bieden, vergt het vaak handmatige inspanning om het te onderhouden, vooral naarmate de complexiteit toeneemt. Zo kan het beheer van afhankelijkheden of het coördineren van de input van verschillende teams nog steeds e-mailherinneringen of externe tools vereisen.

Een geïntegreerd financieel prestatieplatform zoals Prophix One bouwt workflows rechtstreeks in het platform. Je kunt processen van begin tot eind automatiseren, van budgetaanvragen tot goedkeuringen en rapportages - en dat alles zonder gebruik te hoeven maken van externe tools of voortdurend toezicht. Financiële teams kunnen workflows eenmalig instellen en op de achtergrond laten draaien. Net zo belangrijk is dat het eigendom van die workflows bij Financiën blijft (en niet bij IT), zodat teams snel wijzigingen kunnen aanbrengen en flexibel kunnen blijven als de bedrijfsbehoeften veranderen.

Integratie met bronsystemen (ERP, CRM, HRIS)

FP&A software op basis van Excel is vaak afhankelijk van connectoren of middleware van derden om te synchroniseren met bedrijfskritische systemen. Dat kan betekenen dat er meer moet worden ingesteld, dat er meer storingspunten zijn en dat er meer onderhoud nodig is om ervoor te zorgen dat de gegevens correct stromen tussen Excel en uw ERP, CRM of HRIS. De ervaring en stabiliteit kunnen per leverancier verschillen en financiële teams kunnen nog steeds IT-ondersteuning nodig hebben om problemen op te lossen of integraties te onderhouden.

Geïntegreerde platforms voor financiële prestaties zoals Prophix One zijn ontworpen om rechtstreeks verbinding te maken met toonaangevende systemen zoals NetSuite, Microsoft Dynamics, Sage Intacct, Salesforce en meer. Met ingebouwde connectoren en een gedeeld datamodel stromen gegevens automatisch door uw budgetten, prognoses en dashboards. Eenmaal opgezet, werken integraties op de achtergrond om financiële gegevens consistent en actueel te houden - handmatig gegevens ophalen of opnieuw opmaken is niet nodig. En omdat het platform is gebouwd voor de financiële afdeling, kan je team deze koppelingen beheren met minimale betrokkenheid van de IT-afdeling.

Aanpassing en flexibiliteit

FP&A software op basis van Excel geeft financiële teams flexibiliteit door ze de tools te laten gebruiken die ze het beste kennen. Dankzij de vertrouwde interface kunnen gebruikers modellen bouwen met behulp van Excel-functies, sjablonen en formules. Maar die flexibiliteit komt vaak met beperkingen. Complexe aanpassingen kunnen externe workarounds of extra handmatige inspanningen vereisen, vooral wanneer de bedrijfsbehoeften evolueren. Het betekent ook dat teams gebonden zijn aan de inherente beperkingen van Excel, versiebeheer, prestatieproblemen en schaalbaarheidsproblemen.

Geïntegreerde platforms voor financiële prestaties zoals Prophix One bieden zowel structuur als flexibiliteit. Hoewel ze niet gebouwd zijn op Excel, bieden ze wel een naadloze manier om met Excel te werken met de Microsoft 365 invoegtoepassing. Dit laat gebruikers modellen maken in Excel wanneer dat nodig is, terwijl ze toch kunnen profiteren van de kracht en schaal van een verbonden platform. Teams kunnen beginnen met kant-en-klare sjablonen en planningsmodules en deze vervolgens aanpassen op basis van hun behoeften zonder dat dit ten koste gaat van de governance of prestaties. Het is flexibiliteit met vangrails, zodat financiële teams wendbaar kunnen blijven terwijl ze de valkuilen van spreadsheetgebaseerde planning vermijden.

Totale eigendomskosten

Op het eerste gezicht lijken Excel-gebaseerde FP&A tools kosteneffectiever. De vertrouwde omgeving betekent minder training en mogelijk een snellere inwerkperiode, wat zich kan vertalen in een snellere time-to-value, vooral voor kleinere teams of bedrijven die net aan hun FP&A reis beginnen. Maar na verloop van tijd kunnen de kosten oplopen. Het schalen van deze tools vereist vaak extra licenties, meer maatwerk en mogelijk externe ondersteuning om de groeiende complexiteit te beheren.

Geïntegreerde platforms zoals Prophix One kijken naar de langere termijn. Teams kunnen in slechts 8 weken aan de slag, inclusief implementatie en de essentiële mogelijkheden die nodig zijn voor moderne planning. Naarmate uw bedrijf groeit, kunt u uitbreiden naar andere planningsgebieden zoals personeelsplanning of scenariomodellering zonder dat herimplementatie nodig is. Dat betekent voorspelbare kosten, een snellere ROI en een oplossing die uw bedrijf vanaf de eerste dag schaalbaar maakt.

Wanneer kiest u voor een FP&A-platform op basis van Excel?

Voor financiële teams die veel op Excel vertrouwen en sneller willen plannen, kan een FP&A platform op basis van Excel een praktische keuze zijn. Deze tools zijn ontworpen om te verbeteren wat gebruikers al kennen, voortbouwend op de bekendheid en flexibiliteit van spreadsheets zonder een steile leercurve. Ze zijn ideaal voor kleinere teams of organisaties die op zoek zijn naar een snelle oplossing die integreert met bestaande Excel-modellen, en voor degenen die willen moderniseren zonder hun workflows te herzien.

Als je team op zoek is naar iets dat aanvoelt als Excel, maar extra structuur, samenwerking en enige automatisering biedt, dan bieden op Excel gebaseerde platforms wellicht de snelheid en het gemak dat je nodig hebt om aan de slag te gaan.

Wanneer kiezen voor een geïntegreerd financieel prestatieplatform?

Voor groeiende financiële teams die verder willen dan de beperkingen van spreadsheets, biedt een geïntegreerd financieel prestatieplatform een meer schaalbare oplossing die klaar is voor de toekomst. Deze platforms zijn speciaal gebouwd voor gestructureerde planning over afdelingen en business units heen. Ze centraliseren gegevens, stroomlijnen workflows en bieden meer controle over beveiliging, governance en rapportage.

Geïntegreerde platforms zijn het meest geschikt voor organisaties in het middensegment van de markt of voor grote ondernemingen die meer nodig hebben dan alleen quick wins. Ze hebben een fundament nodig dat met hen meegroeit. Met oplossingen zoals Prophix One kunnen teams beginnen met een gerichte use case en deze naar behoefte uitbreiden, zonder dat ze hun hele systeem later opnieuw hoeven te implementeren of te herzien later.

Conclusie: Het juiste FP&A platform kiezen voor uw financiële team

Zowel Excel-gebaseerde FP&A-platforms als geïntegreerde platforms voor financiële prestaties bieden duidelijke voordelen. Uiteindelijk gaat het om de behoeften en toekomstplannen van uw team toekomstplannen. Als uw financiële team diepgeworteld is in Excel en op zoek is naar een vertrouwde, snel te implementeren oplossing, dan kan een op Excel gebaseerd platform een goede keuze zijn.

Maar als je van plan bent om op lange termijn te groeien, controles op bedrijfsniveau nodig hebt of de planning in je hele bedrijf wilt uniformeren, biedt een geïntegreerd platform je de structuur en schaalbaarheid om dit te bereiken zonder dat je Excel helemaal hoeft op te geven.