Flexibel budget: alles wat je moet weten

Wat is een flexibel budget? Een budget is een budget, toch?

Een flexibel budget is een uniek soort budget dat rekening houdt met variaties in bedrijfsactiviteiten en een plan voor de toekomst biedt.

Met andere woorden, het helpt bedrijven om wendbaar te blijven.

Maar hoe maak je een flexibel budget? En waarom zou je er nog een willen gebruiken? En is te veel flexibiliteit geen tijdverspilling?

Op al deze vragen en meer gaan we in dit artikel in.

Wat is een flexibel budget?

Een flexibel budget is een budget dat kan worden aangepast aan veranderingen in bedrijfsactiviteiten zoals verkoop- of productievolume. Meestal worden deze aanpassingen vooraf bepaald om schaalbaarheidsproblemen te vermijden, zoals het aannemen van meer klanten dan het bedrijf aankan.

Het wordt vaak in één adem genoemd met het statische budget, dat gebaseerd is op een vast activiteitenniveau of output.

Waarom gebruiken bedrijven flexibele budgetten?

Omdat flexibele budgetten bedrijven in staat stellen om aan te passen hoeveel ze uitgeven aan verschillende bedrijfsactiviteiten, waardoor ze hun cashflow effectiever kunnen beheren. Flexibele budgetten, om het duidelijk te stellen, helpen bedrijven om flexibeler om te gaan met hun uitgaven.

Voorbeeld van een flexibel budget

De flexibele budgetformule is een financieel hulpmiddel dat zich aanpast aan veranderingen in het volume van activiteiten.

De formule is: Vaste Kosten + (Werkelijke Eenheden van Activiteit x Variabele Kosten per Eenheid van Activiteit).

Met deze formule kunnen bedrijven hun budgettering aanpassen aan de werkelijke resultaten, wat kan leiden tot een nauwkeurigere financiële planning.

Hier is een snel voorbeeld om het voordeel van een flexibel budget te illustreren.

Stel dat het betaalde advertentiekanaal van een bedrijf goed presteert en meer inkomsten genereert dan verwacht. Een flexibel budget geeft het bedrijf groen licht om meer van die inkomsten te herinvesteren in het kanaal.

Dit zou moeten leiden tot nog meer winst.

Het kan echter ook leiden tot schaalbaarheidsproblemen als de verkoop- en klantenserviceteams niet meer accounts kunnen afhandelen dan was "gebudgetteerd". Een robuust flexibel budget heeft een plan voor deze scenario's en wijst middelen dienovereenkomstig toe.

Stel dat er een onverwachte uitgave is. Met een flexibel budget, ervan uitgaande dat je een scenario hebt gecreëerd waarin er een onvoorziene uitgave is, heb je een plan om te volgen.

Flexibel budget vs. statisch budget

Een flexibel budget biedt richtlijnen voor een bedrijf om hun activiteiten te veranderen - om te investeren of te desinvesteren in bedrijfspraktijken op basis van een externe factor, meestal inkomsten uit die activiteiten.

Een statisch budget biedt geen richtlijnen of ruimte voor verandering. Het is meer rigide en de resultaten zijn duidelijker gedefinieerd.

Formule voor flexibele budgetvariantie

Flexibele budgetvariantie is elk verschil tussen de resultaten gegenereerd door een flexibel budget en de werkelijke resultaten van het volgen van dat budget.

De formule voor flexibele budgetvariantie is vrij eenvoudig:

Flexibele budgetvariantie = (Werkelijk bedrag - Flexibel budget bedrag)

Een positief (of gunstig) getal voor de variantie van het flexibele budget betekent dat je "boven plan" uitkwam, terwijl een negatief (of ongunstig) getal betekent dat je niet zo winstgevend was, of dat je meer uitgaf dan verwacht.

Flexibele budgetten voor beginners versus gevorderden

We kunnen flexibele budgetten indelen in drie types op basis van hun invloed en complexiteit.

Basis flexibel budget: Dit soort flexibel budget staat alleen wijzigingen toe op basis van inkomstencijfers.

Intermediair flexibel budget: Hierbij wordt rekening gehouden met andere activiteiten die een verandering in de inkomsten of bedrijfsactiviteiten kunnen veroorzaken, zoals veranderingen in het personeelsbestand of het aantal en de complexiteit van klanten.

Geavanceerd flexibel budget: Dit type flexibel budget houdt rekening met verschillende uitgaven binnen het bedrijf, zoals productlanceringen, ratio's zoals het magische getal van SaaS of de verhouding tussen schuld en eigen vermogen, en dividenden uit investeringen.

De meeste bedrijven die flexibiliteit inbouwen in hun budget zullen een flexibel basisbudget gebruiken.

Voordelen van een flexibel budget

Waarom zou een bedrijf een flexibel budget willen gebruiken? Het blijkt dat de mogelijkheid om te reageren op de werkelijke prestaties van je bedrijf nuttig kan zijn om de status quo te handhaven en om sneller te groeien dan verwacht. Onzekere marktomstandigheden pleiten voor een flexibel budget, omdat het dan zekerder is dat een enkel plan niet wordt gevolgd.

Goed voor bedrijven met variabele kosten

Bedrijven met variabele kosten hebben flexibele budgetten nodig omdat dit soort budget hen in staat stelt om koers te corrigeren of rekening te houden met die variatie met een minimale verstoring van hun activiteiten.

Een bedrijf met een grote seizoensgebonden variatie zou bijvoorbeeld een flexibel budget moeten hebben om rekening te houden met de stijging en daling van vraag en aanbod volgens de seizoensgebondenheid.

Prestatiemeting

Niets is beter dan het bedrijf te vertellen dat je op schema zit. En met een flexibel budget heb je meerdere mogelijkheden om op schema te blijven.

Omdat je variaties in het budget hebt ingepland, weet je precies welk pad je moet volgen om het traject te blijven volgen dat het bedrijf op schema houdt.

Efficiënter budgetteringsproces

Flexibele budgetten zijn efficiënt omdat ze al het werk doen terwijl jij aan het budget werkt. Hoewel dit resulteert in een langere initiële budgetteringstijd, zorgt het voor een veel sneller algemeen budgetteringsproces, omdat je (idealiter) geen scenario's opnieuw hoeft te voorspellen of nieuwe projecties hoeft te berekenen.

Betere kostenbeheersing

Je kosten van tevoren voorspellen is een geweldige manier om ze te beheersen. Aangezien een flexibel budget het financiële team in staat stelt om vooruit te denken en de uitgaven in bepaalde scenario's te beperken, geeft het het financiële team een veel robuustere kostenbeheersing. Dit helpt de budgetoverschrijdingen laag te houden, wat een goede zaak is.

Houdt rekening met onvoorziene uitgaven

Een flexibel budget houdt van nature tot op zekere hoogte rekening met onvoorziene uitgaven. Hoewel de omvang van de onvoorziene uitgaven misschien niet overeenkomt met wat je in het budget hebt gecreëerd, zal het pad dat je voor het bedrijf hebt uitgestippeld in veel gevallen toepasbaar zijn, met wat aanpassingen aan de ruwe cijfers.

Geeft nauwkeuriger weer hoe de financiën worden gebruikt

Een bedrijf is een levende entiteit en een budget zou dat ook moeten zijn. Hoewel het geweldig is om een ideaal, statisch budget te hebben, is het flexibele budget een betere afspiegeling van hoe bedrijven en budgethouders hun financiën daadwerkelijk beoordelen.

Beperkingen van een flexibel budget

Natuurlijk zijn flexibele budgetten niet eenzijdig goed. Zoals alles hebben ze ook nadelen.

Tijdrovender om te creëren, ontwikkelen, controleren en onderhouden

Omdat ze noodzakelijkerwijs complexer zijn dan statische budgetten en omdat ze niet "ingesteld en vergeten" zijn, vereisen flexibele budgetten meer denkkracht om te creëren en ze vereisen ook een nauwgezette opvolging. Dit kan leiden tot enige druk op een FP&A team dat toch al dun bezet is.

Te veel flexibiliteit kan het vermogen van FP&A om te plannen beperken

Het is mogelijk om te veel plannen te hebben, omdat het vermogen van een bedrijf om te plannen beperkt wordt door het aantal uren dat het team kan gebruiken om plannen te maken. Budgetbeheerders moeten oppassen dat het flexibele budget - vooral geavanceerde flexibele budgetten - geen op hol geslagen trein van complexiteit wordt.

Voorspellingen hebben een kortere levensduur en raken snel achterhaald

Hoewel flexibiliteit geweldig is, gebeurt er soms iets onverwachts dat al het werk dat je eerder hebt gedaan ongeldig maakt.

Bedrijven over de hele wereld ondervonden dit in maart 2020 toen de COVID-19 pandemie lockdowns vereiste waardoor een groot deel van de economie stil kwam te liggen. Modellen en prognoses werden geschrapt en bedrijven die veel tijd en middelen hadden gestoken in het maken van een flexibel budget zagen grote hoeveelheden van hun tijd en moeite teniet gedaan.

Minder verantwoording of stimulans voor budgethouders om zich aan het oorspronkelijke budget te houden

De wetenschap dat het budget kan worden aangepast, kan voor sommige budgethouders een groen licht zijn om te spelen met hun uitgaven. Zorg ervoor dat u bij hen de verwachting wekt dat afwijkingen van het budget van het FP&A-team komen.

Vertragingen bij de afsluiting kunnen wrijving veroorzaken met het boekhoudteam

Hoewel de mogelijkheid om het budget aan te passen leuk is, kan het veel hoofdpijn veroorzaken voor het boekhoudteam, vooral wanneer ze veel van hun werk voor het afsluiten van de boeken opnieuw moeten doen, waardoor een proces dat vaak vertraagd is door onvoorziene omstandigheden nog later wordt.

Gebrek aan omzetvergelijkingen

Een van de grootste voordelen van de consistentie die inherent is aan een statisch budget, zijn de zuivere vergelijkingen die het mogelijk maakt. Maar een flexibel budget introduceert veel meer variantie, waardoor het voor een team moeilijk - zo niet ronduit onmogelijk - wordt om een nauwkeurige omzetvergelijking of variantieanalyse uit te voeren op basis van een ideaal of voormalig scenario.

Wat is flexibele budgetvariantie?

Flexibele budgetvariantie is het verschil in uitgaven of inkomsten tussen het basisbudget of het oorspronkelijke budget en het budget dat is aangepast.

Voorbeeld van flexibele budgetvariantie

Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf de COGS van een product van $100 op $20 begroot. Maar nadat ze de cijfers hebben gecontroleerd, komen ze erachter dat de COGS $25 is. Ze verhogen de kosten van het product om rekening te houden met deze afwijking en verkopen 50 van hun 100 producten tijdens deze verslagperiode tegen deze nieuwe prijs. Hun flexibele budgetvariantie voor dit product is daarom -$250 (50 verkochte eenheden met $5 meer COGS dan gebudgetteerd, of -$5).

5 stappen voor een succesvolle implementatie van een flexibel budget

Als je hebt besloten dat een flexibel budget de juiste weg is voor jouw organisatie, lees je hier hoe je dit succesvol kunt implementeren.

1. Identificeer vaste en variabele kosten

Het is essentieel dat je identificeert waar er variaties kunnen zijn. Kosten zoals huur, schuldaflossingen of PP&E blijven waarschijnlijk vast en consistent. Maar kosten zoals verkoop- en marketinguitgaven kunnen sterk variëren.

Scheid de variabele kosten. Dit zal het aantal scenario's dat je moet maken aanzienlijk verminderen.

2. Gebruik de variabele kostenratio om een budgetmodel te maken

De variabele kostenratio vergelijkt de kosten om de productie te verhogen met de resulterende inkomsten. In deze stap wil je je variabele kostenratio identificeren voor elk product, goed of dienst dat je verkoopt en een model maken dat je kunt gebruiken voor je scenarioanalyse in de volgende stap.

De formule voor de variabele kostenratio is als volgt:

Verhouding variabele kosten = Variabele kosten / Netto-omzet

Alternatief:

Verhouding variabele kosten = 1 - Bijdragemarge

3. Modelleer verschillende scenario's met het budgetmodel

Nu je een budgetmodel hebt, is het tijd om scenario's te modelleren. Je moet scenario's modelleren op basis van de kostenvariatie die waarschijnlijk zal optreden, met wat ruimte voor onverwachte scenario's.

Een FP&A tool zoals Prophix One is geweldig voor deze stap.

4. Bepaal uw budget

Nu je de vele scenario's in kaart hebt gebracht, is het tijd om budgetnummers en parameters toe te wijzen. Dit is meer een kunst dan een wetenschap, maar je zou moeten beginnen met het stellen van prioriteiten via een conservatief budget en dan meer handige of overbodige uitgaven toevoegen.

Elke budgetteringsmethode werkt hier-je kunt incrementele budgettering gebruiken voor een flexibel basisbudget, of zero-based budgettering om het budget volledig te herzien.

5. Vergelijk je budgetmodel met de werkelijke uitgaven met een variantieanalyse

Tot slot wil je je werkelijke uitgaven vergelijken met je budget en evalueren hoe effectief en nauwkeurig je flexibele budget was.

Analyse van budgetvarianties is een essentiële laatste stap van elk budgetteringsproces en een voorwaarde voor de volgende budgetteringscyclus.

Inzicht in en evaluatie van je vorige budgetten zal je helpen om een nauwkeuriger toekomstig budget te creëren, wat ieders werk gemakkelijker maakt en de financiën van het bedrijf stabiliseert.

Conclusie: Flexibel budgetteren met Prophix

Nu weet je alles over hoe je een flexibel budget kunt maken en gebruiken.

En als je een flexibel budget voor je organisatie wilt maken, kan Prophix je helpen. Met Prophix One, een Financial Performance Platform, kun je snel en eenvoudig scenario's maken en je budgetanalyse doorrekenen, waardoor de twee grootste tijdrovendheden van het budgetteringsproces tot een minimum worden beperkt.