Excel vs. gespecialiseerde planningssoftware: De juiste keuze maken

Planning, budgettering en prognoses zijn centrale pijlers van het bedrijfsmanagement. Planning heeft in het bijzonder de taak om doelen te stellen, maatregelen te definiëren om ze te bereiken en het gebruik van beschikbare middelen te optimaliseren.

Binnen de bedrijfsplanning hebben prognoses en scenarioplanning de laatste jaren enorm aan belang gewonnen. De dynamiek van markten en concurrentie en gebeurtenissen zoals de pandemie, de oorlog tussen Rusland en Oekraïne en de daaruit voortvloeiende economische onzekerheid hebben veel bedrijven doen beseffen dat ze moeten investeren in bedrijfsplanning en het opstellen van prognoses. Dit geldt vooral voor betere technologische ondersteuning, maar ook voor verdere ontwikkeling op het gebied van processen en inhoud.

8 van de 10 bedrijven gebruiken nog steeds Excel voor planning, budgettering en prognoses

De realiteit in veel bedrijven is dat het gebruik van Microsoft Excel ter ondersteuning van planningsprocessen nog steeds verrassend hoog is. BARC's jaarlijkse wereldwijde onderzoek onder planningsprofessionals "The Planning Survey" laat jaar na jaar zien dat het percentage bedrijven dat Excel gebruikt voor planning - afzonderlijk of in combinatie met andere tools - nog steeds ruim boven de 70 procent ligt (zie afbeelding 1). Excel is dus een belangrijk onderdeel van het planningsproces in bijna 8 op de 10 bedrijven, vooral in achterblijvende bedrijven. Om correlaties te onderzoeken tussen wat de meest succesvolle bedrijven anders doen dan minder succesvolle, deelt de BARC Planning Survey bedrijven in als 'leiders' en 'achterblijvers'. Achterblijvers' omvatten de laagste 10 procent (ongeveer) van de bedrijven op basis van hun behaalde bedrijfsvoordelen.

De vergelijking tussen koplopers en achterblijvers in figuur 2 laat zien dat 82 procent van de koplopers gespecialiseerde planningssoftware gebruikt voor planning, budgettering en prognoses, terwijl 37 procent van de achterblijvers standaard Excel gebruikt. Slechts 52 procent van de achterblijvers gebruikt gespecialiseerde software als belangrijkste planningsproduct. Iets wat we vaak ontdekken in BARC's adviesprojecten is dat de keuze van een bedrijf voor planningssoftware vaak een weerspiegeling is van de mate waarin het bedrijf de waarde van planning inziet. Hoewel planning, budgettering en prognoses voor veel leiders belangrijke elementen van het bedrijfsmanagement zijn om de operationele activiteiten af te stemmen op de strategische bedrijfsdoelstellingen, wordt het door achterblijvers vaak gezien als een klusje dat minstens één keer per jaar gedaan moet worden.

Slechts 8 procent van de gebruikers heeft geen problemen met het gebruik van Excel voor planning

Gezien het belang van planning, budgettering en prognoses voor het bedrijfsmanagement is zo'n uitgebreid gebruik van Excel verrassend, maar het werpt een ander licht op veel van de uitdagingen die vandaag de dag bestaan in planningsprocessen en maakt ze begrijpelijker. In veel organisaties zijn planningsprocessen niet geïntegreerd genoeg, duren ze te lang, leggen ze te veel middelen vast, zijn ze te gedetailleerd en is de kwaliteit van de resultaten - afgezet tegen de geïnvesteerde inspanning - vaak niet goed uitgebalanceerd.

Figuur 3 toont aan dat Excel-gebruikers veel meer problemen ervaren dan gebruikers van gespecialiseerde planningssoftwareproducten zoals Financiële Planning en Analyse van Prophix. Slechts 8 procent van de Excel-gebruikers zegt geen noemenswaardige problemen te ondervinden, vergeleken met 36 procent van de gebruikers van gespecialiseerde planningssoftware. Bovendien worstelen Excel-gebruikers met algemene problemen zoals 'product kan grote datavolumes niet aan' (42 procent), 'prestaties te traag' (25 procent) en 'product kan grote aantallen gebruikers niet aan' (16 procent).

Niet in de laatste plaats vanwege de hierboven genoemde voordelen, hebben gespecialiseerde planningsproducten een veel hoger aanbevelingspercentage voor planningsdoeleinden dan Excel. Terwijl 85 procent van de gebruikers van gespecialiseerde planningssoftware zegt dat ze hun planningsproduct "waarschijnlijk" of "zeker" zouden aanbevelen aan andere bedrijven, zegt slechts 45 procent van de Excel-gebruikers hetzelfde. Sterker nog, 29 procent van de Excel-gebruikers zegt dat ze het gebruik van Excel als planningshulpmiddel "waarschijnlijk niet" of "zeker niet" zouden aanbevelen aan andere bedrijven (zie afbeelding 4).

Zakelijke voordelen van gespecialiseerde planningsproducten vs. Excel

Oplossingen voor planning, budgettering en forecasting ondersteunen het volledige proces, van modelbouw en de definitie van planningsmaskers en workflows tot de uitvoering van de planning en de analyse van plannen. De volgende voordelen en toegevoegde waarden worden het vaakst bereikt door organisaties die gespecialiseerde planningssoftwareproducten van Prophix gebruiken, zoals:

• Verhoogde transparantie van planning
• Betere kwaliteit van planningsresultaten
• Nauwkeurigere/gedetailleerdere planning
• Betere integratie van planning met BI/analytics
• Verbeterde tevredenheid van gebruikers van de software

Figuur 5 laat duidelijk zien dat bedrijven die gespecialiseerde planningsproducten gebruiken veel meer zakelijke voordelen behalen dan bedrijven die Excel gebruiken als hun belangrijkste planningstool, wat bewijst dat Excel niet helemaal geschikt is als planningsproduct. Met name de belangrijkste voordelen van gespecialiseerde planningsproducten worden veel minder vaak bereikt met Excel. Behalve een verlaging van de kosten is het gebruik van Excel voor planning inferieur in elk bedrijfsvoordeel. Maar zelfs een verlaging van de kosten (voornamelijk licentiekosten) wordt "betaald" door een grotere handmatige werklast en potentiële foutcorrecties.

Hoe moderne softwareplatforms planning, budgettering en prognoses ondersteunen

Het gebruik van gespecialiseerde planningsproducten zoals Financiële Planning en Analyse van Prophix in plaats van Excel is een doorslaggevende factor voor het succes van een efficiënte bedrijfsplanning. Deze tools bieden uitgebreide ondersteunende functies voor de voorbereiding, uitvoering en analyse van de planning.

De basis van een geïntegreerde bedrijfsplanning is een uniforme database voor actuele en plangegevens en een consistent gegevensmodel. Toonaangevende softwaretools voor bedrijfsplanning ondersteunen de centrale opslag van alle gegevens en creëren zo één gemeenschappelijke gegevensbasis voor bedrijfsplanning en voor andere prestatiemanagementdisciplines zoals rapportage, analyse en financiële consolidatie (single point of truth).

Op basis hiervan moet een geïntegreerd model voor bedrijfsplanning worden ontwikkeld. Het doel is om strategische en operationele planning flexibel te integreren met financiële en resultaatplanning. Dit omvat in het bijzonder de integratie van alle operationele deelplannen (verkoop, productie, inkoop, middelen, kosten, investeringen, enz.) inclusief hun integratie met de financiële plannen (balans, P&L, cashflow).

Tools voor bedrijfsplanning ondersteunen verschillende planningsstrategieën zoals top-down en bottom-up planning. Top-down benaderingen worden voornamelijk gebruikt voor strategische bedrijfsplanning en resultaatplanning. Bottom-up benaderingen worden daarentegen vaker gebruikt in gedistribueerde omgevingen waar het doel is om plangegevens te verzamelen van een groot aantal gedecentraliseerde planners. Terwijl voor top-down planning vaak functies nodig zijn voor simulatie met scenarioanalyses of gegevensdistributie ("splashing"), zijn voor bottom-up planning gebruiksvriendelijke functies voor het invoeren van plangegevens via verschillende clients (web, Excel, enz.) en workflowmechanismen voor procescontrole nuttig.

Aangezien planningsvereisten snel kunnen veranderen als gevolg van toenemende dynamiek, streven veel bedrijfsafdelingen naar meer flexibiliteit in het verwerken van gegevens en onafhankelijkheid van centrale IT (self-service). Om deze reden moeten softwaretools een eenvoudige, bedrijfsvriendelijke bediening mogelijk maken zonder dat er veel training nodig is om snel resultaten te behalen. Als een oplossing beschikbaar is in de cloud en wordt beheerd door de softwareleverancier (software-as-a-service), vermindert dit bovendien de afhankelijkheid van de eigen IT-middelen van het bedrijf.

Samenvatting

De dynamiek van de markt en de concurrentie stellen bedrijven voortdurend voor nieuwe uitdagingen. Binnen het bedrijfsmanagement heeft bedrijfsplanning de taak om doelen te stellen, maatregelen te definiëren om deze te bereiken en het gebruik van beschikbare middelen te optimaliseren. Hierbij is het gebruik van gespecialiseerde planningsproducten een beslissende factor voor effectiviteit en efficiëntie.

De realiteit in veel bedrijven is dat er nog verrassend veel gebruik wordt gemaakt van Microsoft Excel voor planning, wat een riskante aanpak is. Om de vraag uit de titel van de blog te beantwoorden: nee, het gebruik van Excel voor planningsprocessen is geen goede keuze. Niet alleen omdat Excel-gebruikers veel meer problemen ervaren dan gebruikers van gespecialiseerde planningssoftwareproducten, maar ook omdat Excel functionaliteit en ondersteuning mist voor het stroomlijnen van planningsprocessen.

Moderne marktleidende platforms voor financieel prestatiebeheer zoals Prophix bieden uitgebreide ondersteuningsfuncties voor de voorbereiding, uitvoering en analyse van planningen. Om de processen van een bedrijf optimaal te ondersteunen, moeten planningtools zorgvuldig worden geselecteerd op basis van de specifieke eisen van het bedrijf. Een geformaliseerd softwareselectieproces met een vergelijkende afweging van verschillende oplossingen is belangrijk en creëert investeringszekerheid.

Deze blogpost is geschreven in samenwerking met BARC.

Dr. Christian Fuchs is Senior Analist en Hoofd Data & Analytics Research bij BARC (Business Application Research Center). Hij is gespecialiseerd in beslissingsondersteunende systemen op het gebied van corporate performance management, corporate planning, financiële consolidatie en analyse. Hij is de auteur van talrijke BARC-studies. Als consultant ondersteunt hij organisaties bij het softwareselectieproces en bij strategische vragen over het softwareportfolio, de architectuur en gebruiksscenario's.