Een toekomstbestendige financiële functie bouwen voor Steyn City

Kreason Naidoo staat aan het hoofd van het financiële rapportageteam bij het Zuid-Afrikaanse vastgoedontwikkelings- en bouwbedrijf Steyn City, dat in 2020 klant werd van Prophix. In een recent webinar deelde hij hoe Prophix zowel zijn werkleven als dat van het bedrijf heeft verbeterd. Hier zijn de belangrijkste punten. Aan de rand van Johannesburg ligt een unieke plek. Steyn City, bedacht door de Zuid-Afrikaanse miljardair Douw Steyn, is eigenlijk een stad in een stad. Het is vier keer zo groot als Monaco en 2,5 keer zo groot als Central Park in New York City en is het grootste project in zijn soort op het Afrikaanse continent. Naast de vele woongebouwen beschikt het momenteel over een kantorenpark, een eigen golfbaan (ontworpen door Jack Nicklaus), een manege, 2000 hectare park, een lagune, een overdekt zwembad, restaurants en een school - de lijst gaat maar door. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhuis van de golfbaan van Steyn City[/caption] We wilden wat dieper ingaan op het verhaal achter dit fascinerende project en hielden onlangs een webinar met Kreason Naidoo, de Financial Reporting Manager van Steyn City. Toen hij hier een aantal jaar geleden begon te werken, zagen zowel de stad als het bouwbedrijf dat de stad creëerde er heel anders uit. "Ik begon hier bij Steyn City toen er nog geen financiële afdeling was, dus ik kreeg de taak om het hele financiële proces vanaf nul op te zetten," herinnert Kreason zich. Net als de stad zelf moest het financiële kantoor vanaf de grond worden opgebouwd. Sindsdien is er veel veranderd. Zowel het team van Kreason als Steyn City zijn aanzienlijk gegroeid, waardoor effectieve rapportage nog belangrijker is geworden. Om dit probleem aan te pakken, implementeerde het team Sage - volgens Kreason de enige ERP-oplossing die aan de zeer specifieke behoeften van het bedrijf kon voldoen. In 2020 wilde het financiële team de rapportagemogelijkheden van Steyn City verder verbeteren door een CPM-oplossing toe te voegen. Ze kozen voor Prophix. Wat waren na een jaar Prophix zijn belangrijkste bevindingen? Wat is er veranderd? Hier zijn de 3 belangrijkste voordelen die Prophix teweeg heeft gebracht:

1. Verbeterde efficiëntie

Dit zal nauwelijks als een verrassing komen, maar Prophix heeft een diepgaande impact gehad op de efficiëntie van de financiële afdeling van Steyn City. In de loop van het interview noemde Kreason verschillende voorbeelden van hoe hij dankzij Prophix enorme hoeveelheden tijd heeft bespaard. Hier is er een van, in zijn eigen woorden:

"Ik ben zo blij dat ik Prophix had, want [lacht] ik hoef dit niet allemaal handmatig in Excel te doen. [...] Waar ik, laten we zeggen, ongeveer 90 procent van mijn tijd mee bezig was, besteed ik die tijd nu aan beoordelen, analyseren en corrigeren."

Over de algehele snelheid van het proces zei Kreason het volgende:

"Toen we voor het eerst begonnen met het proces van Prophix, wist ik niet hoe krachtig de tool was. We waren meer geïnteresseerd in de afgedrukte rapporten en de grafieken en taartdiagrammen en dergelijke die het bestuur wilde. Maar toen we aan het bouwen waren, realiseerden we ons dat - whoa, wacht even jongens, ik bedoel, als jullie dit en dat kunnen doen, dan wordt mijn budgetteringsproces met weken vereenvoudigd. Mijn prognoseproces wordt met maanden vereenvoudigd. Ik bedoel, we voorspellen hier tot 2026, en soms 2032, en dat is iets dat in een week gedaan kan worden. Het heeft mijn leven dus een stuk gemakkelijker gemaakt. Ik zal niet liegen - er zijn nog steeds wat handmatige processen die gedaan moeten worden, maar dat is helemaal niet de schuld van Prophix [lacht]." [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City biedt 45 km aan voetgangersboulevards.[/caption]

2. Meer dynamische berichtgeving

Zoals hierboven vermeld, biedt Steyn City zoveel diensten aan dat het resultaat een zeer gediversifieerd - en complex - bedrijf is. Er is residentieel en commercieel vastgoed, er zijn restaurants en evenementendiensten, bouwactiviteiten, kleinhandel, een magazijn, een privéschool, sportfaciliteiten en nog veel meer. Dit zorgt voor een totaal van 13 business units (mogelijk nog meer tegen de tijd dat je dit leest), elk met hun eigen inkomstenstroom. Om te helpen bij de ambitie van het bestuur om "alles te weten", bouwden Kreason en de Prophix-implementeerders rapporten uit die een overzicht bieden van elk segment, evenals een geconsolideerd overzicht als het grote geheel moet worden bekeken. Kreason verwoordt het als volgt:

"Dus zeg bijvoorbeeld, de bouw zou één rapport hebben en alles wat betrekking heeft op de bouw filtert in dat rapport, en ik kan dat presenteren. Oké, je wilt alleen naar gastvrijheid kijken; nou, dat kan ik doen omdat ik [...] alle gebieden die betrekking hebben op die dimensie, zoals wij het noemen, of business unit, kan ophalen en daarover rapporteren. Ik hoef niet vijf verschillende rapporten te maken; ik maak er één en ik blader letterlijk, zoals Prophix het noemt, [...] door de pagina's [...] en selecteer de verschillende soorten pagina's, en ik kan daarover rapporteren. Wil je ze als groep zien, geconsolideerd? Natuurlijk, geen probleem, dat kan ik je ook laten zien."

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] Bij Restaurant XIX in Steyn City[/caption]

3. Betere interne communicatie

Zelfs de beste CPM-oplossing is geen wondermiddel als het gaat om het effectief communiceren van bedrijfscijfers. In het geval van Prophix en de samenwerkingsfuncties biedt het echter wel een aanzienlijke upgrade ten opzichte van een statische spreadsheet als bijlage bij een e-mail. Kreason wijst erop dat dit laatste kan leiden tot verschillende interpretaties van dezelfde gegevens:

"Communicatie is niet iets dat altijd mogelijk is, want ik kan je een e-mail sturen en jij kunt dat op een andere manier interpreteren dan wat ik je eigenlijk probeer uit te leggen. Maar als je één gemeenschappelijk rapportagetool hebt en iedereen gebruikt dat ene tool, dan kun je inconsistenties, verwarring en misverstanden relatief snel uit de weg ruimen. [...] [Met Excel is het zoiets als] "naar welke versie kijk ik? Kijk ik naar de juiste versie? Heb je me het juiste item gestuurd? Welk nummer is dit - is dit veranderd?" Alles wordt nu geplot en beheerd in één tool."

Conclusie Zowel het team van Kreason als Steyn City als geheel hebben de afgelopen jaren een opmerkelijke transformatie doorgemaakt. Zoals de voorbeelden van Kreason laten zien, heeft de introductie van Prophix geholpen om dit proces verder te versnellen - maar hoe garandeer je een succesvol CPM-project? De eerste stap is het vinden van een CPM-leverancier die bij je past. In het geval van Steyn City ging het niet alleen om de mogelijkheden van de Prophix-software. Naast de sterke integratie met Sage, speelden ook de staat van dienst van Prophix op het gebied van succesvolle klantprojecten en de voortdurende toewijding aan het succes van de klant een grote rol in de beslissing. Kreason was, ondanks zijn niet-technische rol, nauw betrokken bij het implementatieproces. Terugkijkend beschouwde hij dit als cruciaal voor het hele project, ondanks het feit dat hij aanvankelijk sceptisch was: "Ik zal eerlijk met je zijn - ik was niet echt enthousiast om deel uit te maken van het [implementatie]proces," bekende hij tijdens ons gesprek. Hij dacht: "Ik heb er gewoon de tijd niet voor." Zijn kijk veranderde echter drastisch toen het Prophix-team uitlegde wat de voordelen waren van een grotere betrokkenheid:

"Toen ik er eenmaal in zat, en toen ik echt met jullie begon te werken, vond ik het het belangrijkste deel van de hele bouw. Vooral als financieel manager moet je begrijpen hoe het werkt en hoe alles in elkaar past. [...] Prophix heeft hele mooie functies waarmee je kunt inzoomen en cijfers op jaarbasis kunt berekenen, maar het is heel belangrijk dat je vanaf het begin deel uitmaakt van de implementatie, zodat je in zekere zin de dingen in kaart brengt zoals je ze wilt hebben."

Dit proces omvatte ook het opnieuw evalueren en optimaliseren van bestaande processen voordat ze in Prophix werden gebouwd. Dankzij deze aanpak hebben Kreason en zijn team nu een oplossing waar ze goed mee overweg kunnen, efficiëntere processen en cijfers waar ze vertrouwen in hebben - een perfecte set-up voor toekomstige groei, net als de stad die ze helpen bouwen.