Een moderne financiële functie opbouwen - deel 1

Financiën - de thuisbasis van gegevens

In de afgelopen meer dan 30 jaar is het financiële kantoor de beheerder van bedrijfsgegevens geworden. Aanvankelijk kwam dit voort uit eisen op het gebied van controle en naleving, in combinatie met een versnelde automatisering. Maar naarmate de toegang tot en het eigendom van de gegevens zich ontwikkelde, groeide ook het inzicht in de waarde van consistente "echte" gegevens.

Gedurende het laatste deel van de 20e eeuw zagen financiële teams de migratie van handgeschreven grootboeken naar geautomatiseerde ERP-systemen en de opkomst van spreadsheets voor rapportage en analyse. Dit bracht procesverbetering en efficiëntie in het gegevensbeheer en verbeterde de informatiestroom binnen organisaties.

Deze evolutie van regelmatige managementrekeningen die nu consistente historische gegevens bevatten, stelde bedrijfsleiders in staat om zicht te krijgen op de werkelijke resultaten in vergelijking met de plannen, of het nu ging om het monitoren van projecten, klanten, producten enz. Dit stimuleerde de behoefte aan meer gegevens op meer gedetailleerde niveaus om het inzicht en de besluitvorming verder te verbeteren.

Na verloop van tijd werden steeds meer gegevens vastgelegd en beschikbaar gemaakt door geautomatiseerde systemen, in plaats van dat ze opnieuw moesten worden ingevoerd vanaf print-outs. De beschikbaarheid van deze gegevens stelde bedrijven in staat om waarde toe te voegen door middel van analyse en inzicht met behulp van de evoluerende tools - de natuurlijke fit die voortkwam uit de financiële wereld. Financiële afdelingen begonnen bijvoorbeeld regelmatig basisvariantieanalyses te maken. Dit stelde organisaties in staat om zich te richten op uitschieters en aandachtsgebieden (ongunstig of gunstig) en zo niet-winstgevende activiteiten aan te pakken of winstgevende kanalen te vergroten. Het resultaat: organisaties kregen de mogelijkheid om snel te reageren op opkomende problemen en te anticiperen op veranderingen om een concurrentievoordeel te behalen.

Consistentie van rapportage en analyse zorgt ook voor geloofwaardigheid, waarbij financiële afdelingen ondersteuning bieden aan niet-financiële afdelingen in plaats van alleen jaarverslagen te produceren die weinig relevant zijn voor operationele afdelingen.

Sluipende evolutie

Dit evolueerde echter op een ad-hoc manier via gegevensextracten in spreadsheets en werd afhankelijk van de specifieke vaardigheden van individuen in plaats van systematisch consistent te zijn in centraal beheerde datamodellen. Gewoonlijk bouwden één of twee individuen met een technisch talent op evolutionaire basis rapporterings- en analysesystemen met behulp van persoonlijke productiviteitstools zoals Excel, ondersteund door een verscheidenheid aan handmatige gegevensbronnen. Deze systemen waren niet gedocumenteerd en afhankelijk van de bouwer en wanneer die persoon verder ging, kwam het systeem in gevaar en stapte de volgende spreadsheet expert in om zijn eigen (niet gedocumenteerde) versie te bouwen. In grote ondernemingen werden aanzienlijke investeringen gedaan in CPM tools om dit aan te pakken. De implementaties waren van een hoog niveau en leverden consistente kwaliteitsgegevens op bedrijfsniveau op, maar het kostte veel moeite om ze door te voeren tot op het scherpst van de snede van het bedrijf. Het onmiddellijke voordeel en de mogelijkheid van de gegevens om betere real-time besluitvorming te stimuleren, ging dus verloren.

Niet langer alleen voor de grote jongens

Dit proces vindt al meer dan 20 jaar plaats in grote ondernemingen en is een volwassen markt. De middenmarkt is achtergebleven bij de grote ondernemingen, voornamelijk door de enorme kosten van implementaties (hardware, software en implementatie) - dit is nu allemaal veranderd. Hardwarekosten zijn gedaald dankzij de wet van Moore; software kan worden geprijsd voor volume in plaats van key accounts en het niveau van functionaliteit gebundeld met applicaties maakt snelle implementaties mogelijk (in weken of maanden in plaats van een jaar of meer). Op dit moment zijn datavolumes zelden een probleem door de groei van computerkracht - waarmee in ieder geval één van de barrières voor CPM voor de middenmarkt is weggenomen.

De middenmarkt heeft het meeste te winnen

Deze organisaties hebben echter nog steeds dezelfde budgetterings-, prognose- en rapportageprocessen als grote ondernemingen, dus als er al iets te winnen valt bij procesverbetering/-automatisering, dan hebben zij daar meer baat bij. Waarom? Omdat de plattere organisaties en kortere bevelslijnen hen wendbaarder maken en beter geschikt voor snelle implementaties (gegevens zijn gemakkelijk toegankelijk, er zijn minder gebruikers nodig voor consensus, leiderschap en controle zijn gemakkelijker uit te oefenen). De bruikbaarheid van de applicatie betekent dat implementaties minder technisch zijn, waardoor niet-IT-medewerkers kunnen deelnemen aan hun eigen oplossing en deze vervolgens kunnen beheren.

Kortom, het middensegment van de markt kan sneller reageren op de snellere beschikbaarheid van nauwkeurige gegevens en de automatisering van de verplaatsing ervan door organisatorische besluitvorming die kenmerkend is voor de eigenschappen van de moderne financiële functie.

Welke stappen kunt u vandaag nemen om op hetzelfde pad te komen?

Bedenk waar uw organisatie zich bevindt op het CPM-volwassenheidsmodel. Als de bovenstaande punten overeenkomen, bevindt u zich waarschijnlijk in stadium 1 of misschien bijna in stadium 2. Plaats dit in de context van het volgende:

• Heb je de juiste systemen met de mogelijkheid om financiële processen en analyses te automatiseren, en de gegevens die daaruit voortkomen?
• Welk automatiseringsniveau heeft uw reguliere rapportage?
  • Wat is het publiek voor uw rapportage - senior management, operations en/of investeerders?
  • Hoe lang duurt het om te produceren?
• Waar zijn de gegevens die uw rapporten ondersteunen (ERP-systeem, Excel, datawarehouse)?
• Hoe snel kunt u reageren op eisen voor plannen om financieringsvereisten te ondersteunen?
• Hoe valideert en controleert u deze plannen? Kunt u dat?
• Hebt u de juiste mensen in de juiste functies?

Begin met het stellen van deze vragen aan uw organisatie om te zien hoe u ervoor staat. En blijf kijken, want al deze vragen zullen verder worden uitgediept in deze serie "Een moderne financiële functie opbouwen". Als u direct vragen hebt of vandaag nog wilt beginnen op de weg naar grotere CPM-volwassenheid, neem dan contact met ons op.

Bekijk IMA's Inside talk webcast: Een reis naar best-in-class CPM