Een gids voor financiële compliance voor financiële teams

Bedrijven in de financiële sector staan onder grote druk door de strenge en veranderende regelgeving op het gebied van financiële compliance. Deze regelgeving vormt een ingewikkeld systeem waarin risico, innovatie en consumentenbescherming in evenwicht moeten zijn met onvermijdelijke veranderingen. Leiders in de financiële sector moeten proactief regelgevende kaders implementeren die nieuwe uitdagingen aanpakken, consumenten beschermen en de stabiliteit van hun organisatie op de markt vergroten.

Financiële crises, veranderende technologie en marktverschuivingen dwingen overheden om nieuwe regelgeving in te voeren om de financiële stabiliteit en transparantie te herstellen en tegelijkertijd het risicobeheer te verbeteren. Maar zelfs met deze steeds veranderende regelgeving is de financiële sector nog steeds kwetsbaar voor niet-naleving en kwaadwillende actoren, waarbij de gemiddelde kosten van een inbreuk op de beveiliging oplopen tot 5,97 miljoen dollar.

Om zich te beschermen tegen instabiliteit of inbreuken, maken financiële leiders steeds meer gebruik van gespecialiseerde tools en automatisering om de risico's van inefficiëntie, menselijke fouten en niet-naleving te beperken.

Voordat in detail wordt beschreven aan welke regelgeving moet worden voldaan, is het belangrijk om te begrijpen wat de gevolgen zijn als de compliance-normen niet worden gehaald.

Wat zijn financiële complianceregels en welke invloed hebben ze op financiële teams?

Een financiële complianceregelgeving verwijst naar een vooraf bepaalde norm, specificatie of wet die relevant is voor de financiële sector. Deze voorschriften handhaven de integriteit van de financiële markten en beschermen consumenten en bedrijven tegen incidenten zoals cyberaanvallen of fraude. Ze kunnen betrekking hebben op alles, van de manier waarop financiële instellingen persoonlijke gegevens beheren tot de manier waarop financiële consolidatie wordt uitgevoerd en zelfs welke financiële instrumenten op verschillende markten kunnen worden geïntroduceerd.

Waarom financiële compliance belangrijk is

Regelgeving op het gebied van financiële compliance beschermt consumenten en investeerders terwijl de integriteit van bredere financiële markten behouden blijft. Regelgeving beschermt consumenten tegen onethische praktijken en zorgt ervoor dat financiële entiteiten transparant blijven, wat essentieel is voor het behoud van vertrouwen in financiële instellingen en markten.

Voldoen aan de compliance-normen voorkomt ook financiële misdrijven en aanvallen, die aanzienlijke economische gevolgen kunnen hebben. Niet-naleving kan leiden tot boetes en gerechtelijke stappen, wat de reputatie van een bedrijf ernstig kan schaden.

Verschillen tussen financieel compliancebeheer en regelgeving

Financiële regelgeving verwijst specifiek naar de afstemming op externe wettelijke mandaten, regels en wetten. Financieel compliance management verwijst naar de interne structuren en procedures die moeten voldoen aan vooraf bepaalde bedrijfsvereisten op basis van hun jurisdictie. Een Financial Performance Platform zoals Prophix One kan bedrijven helpen om beide aan te pakken.

Wereldwijde perspectieven op financiële compliance regelgeving

Vanuit een internationaal perspectief zijn er een aantal overeenkomsten in compliance regelgeving tussen 's werelds grootste economieën. Wereldwijd is er bijvoorbeeld meer aandacht voor gegevensbescherming en strenge anti-witwasmaatregelen. Ondertussen passen de zich ontwikkelende economieën zich langzaam aan aan de wereldwijde standaarden voor financiële compliance en hun unieke uitdagingen.

In sommige gevallen worden bedrijven die in meerdere jurisdicties actief zijn, geconfronteerd met unieke uitdagingen op het gebied van compliance regelgeving. Een financiële instelling die bijvoorbeeld zowel in de VS als in de EU actief is, moet voldoen aan de regelgeving van beide jurisdicties die tegenstrijdige vereisten kunnen hebben. In dit geval moeten organisaties extra maatregelen nemen om de verschillen te overbruggen, wat de operationele kosten kan verhogen en kwetsbaarheden en inefficiënties in hun processen kan creëren.

Financiële complianceregels waar financiële leiders zich aan moeten houden

1. Bedrijfsbeleid/interne controles

De Sarbanes-Oxley Act (SOX) stelt regels voor het opslaan en beheren van digitale financiële bedrijfsdocumenten. Dit omvat het loggen, monitoren en auditen van bepaalde activiteiten. SOX-audits richten zich op informatiebeveiliging, inclusief het beheer van toegangscontroles en regelmatige back-ups van gegevens.

De SOX-voorschriften omvatten beveiligings- en financiële bepalingen en zijn van toepassing op beursgenoteerde bedrijven boven een bepaalde grootte, evenals op alle accountantskantoren die openbare bedrijven controleren.

2. Geaccepteerde boekhoudpraktijken

Algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP) zijn een verzameling standaarden en procedures die consequent worden herzien en opnieuw uitgegeven door de Financial Accounting Standards Board (FASB) en de Governmental Accounting Standards Board (GASB). GAAP zorgt voor nauwkeurigheid, consistentie en transparantie van de financiële verslaglegging in verschillende Amerikaanse sectoren. Publieke bedrijven en ondernemingen moeten GAAP volgen bij het opstellen van financiële overzichten en documenten.

Internationale standaarden voor financiële verslaglegging (IFRS) worden uitgegeven door de International Accounting Standards Board (IASB). Het is een set boekhoudregels voor jaarrekeningen van openbare bedrijven en is bedoeld om deze transparant, consistent en toegankelijk genoeg te houden om ze wereldwijd gemakkelijk te kunnen vergelijken. IFRS is van toepassing op 168 rechtsgebieden buiten de VS, waaronder de EU.

3. Lokale/federale wetten

De California Consumer Privacy Act (CCPA) geeft Californische consumenten bepaalde rechten met betrekking tot de manier waarop bedrijven hun persoonlijke gegevens behandelen en verwerken. Deze omvatten het recht om te weten welke informatie wordt gebruikt, gedeeld en verkocht en om persoonlijke informatie te verwijderen uit het bestand van een bedrijf dat onder de wet valt.

Het geeft hen ook het recht om af te zien van de verkoop van persoonlijke informatie, onjuiste gegevens te corrigeren en de openbaarmaking van gevoelige informatie te beperken. Tot slot geeft het consumenten het recht op non-discriminatie in diensten of prijzen. De CCPA is van toepassing op bedrijven met een jaaromzet van meer dan 25 miljoen dollar, bedrijven die 50% of meer van hun omzet halen uit de verkoop van informatie en bedrijven die jaarlijks de persoonlijke gegevens van meer dan 50.000 mensen verwerken.

De California Privacy Rights Act (CPRA) is vergelijkbaar met de CCPA, maar in plaats van te focussen op individuele consumentenrechten, omvat het persoonlijke gegevensrechten voor werknemers en business-to-business (B2B) persoonlijke rechten voor Californiërs.

Californische werkgevers moesten voor 1 januari 2023 privacy- en gegevensverzamelingsprotocollen implementeren om aan de CPRA-voorschriften te voldoen. De CPRA geeft personen drie nieuwe rechten, of ze nu werknemer, consument of betrokken bij B2B-partnerschappen zijn:

• Het recht om het gebruik van gevoelige persoonlijke gegevens te beperken.
• Het recht om persoonlijke gegevens te corrigeren door wijzigingen in dossiers aan te vragen.
• Het recht om af te zien van geautomatiseerde besluitvormingstechnologie.

4. Naleving van belastingen en rapportage

Pijler twee van het OESO/G20 Base Erosion and Profit Shifting (BEPS) Project heeft als doel ervoor te zorgen dat inkomen wordt belast volgens het wereldwijde minimum. Als onderdeel van de pijler wereldwijde minimumbelasting in het BEPS-project heeft het verschillende complexe mechanismen om ervoor te zorgen dat deze belastingen worden betaald.

De regels zijn complex en vereisen nieuwe vormen van financiële gegevens voor belastingafdelingen waar ze al dan niet toegang toe hebben. Deze regels en voorschriften zijn van toepassing op multinationale ondernemingen met een omzet van meer dan 750 miljoen euro per jaar en voorzien in een algemene belasting van 15%.

5. Industrie/regelgeving

Milieu-, sociale en bestuursnormen (ESG) meten de sociale en milieu-impact van een organisatie. Hoewel ze meestal worden gebruikt bij investeringen, zijn ze ook van toepassing op leveranciers, klanten, werknemers en het algemene publiek.

Er zijn veel raamwerken opgezet om bedrijven te helpen met het beheer van ESG-verslaggeving. Het Global Reporting Initiative (GRI), bijvoorbeeld, produceert een wereldwijd raamwerk dat benaderingen van materialiteit, management en financiële verslaglegging en openbaarmaking voor verschillende andere ESG-gerelateerde kwesties regelt.

6. Normen voor gegevensbeveiliging

De General Data Protection Regulation (GDPR) wordt algemeen beschouwd als de strengste regelgeving voor gegevensbescherming ter wereld. De verordening is in het leven geroepen om de privacywetgeving voor gegevens binnen de EU te "harmoniseren" en tegelijkertijd individuen meer bescherming te bieden voor hun gegevens. De GDPR is opgebouwd rond een rigide raamwerk dat de principes volgt van rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie, doelbeperking, gegevensminimalisatie, nauwkeurigheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid en verantwoordingsplicht.

Canada's Anti-Spam Legislation (CASL) is de nieuwe anti-spamwet van het land. De wet is van toepassing op alle digitale berichten, inclusief e-mails en sms'jes die organisaties versturen in verband met een "commerciële activiteit" Dit betekent dat internationale organisaties en Canadese bedrijven die commerciële elektronische berichten (CEM's) versturen van, naar of binnen Canada toestemming moeten krijgen van de ontvangers voordat ze deze versturen. CASL is niet van toepassing op CEM's die via Canada worden verstuurd.

Belangrijkste vereisten voor financiële compliancevoorschriften

Gegevensbescherming en privacy

Gegevensbescherming en privacy zorgen ervoor dat gevoelige gegevens toegankelijk zijn voor goedgekeurde en toestemmende partijen. Ze voorkomen ook dat cybercriminelen gegevens met kwade bedoelingen gebruiken en zorgen ervoor dat organisaties voldoen aan de wettelijke vereisten. Als er geen grondig en uitgebreid beleid wordt opgesteld, kan een organisatie kwetsbaar zijn voor een datalek, reputatieschade of gegevensverlies door een cyberaanval.

Prophix werkt samen met organisaties om te voldoen aan hun vereisten op het gebied van gegevensbescherming en het beheer van financiële openbaarmakingen, zodat bedrijven er zeker van kunnen zijn dat ze voldoen aan de compliance-normen.

Cyberbeveiliging

Compliance op het gebied van cyberbeveiliging biedt een strikt kader voor de bescherming van gevoelige klantgegevens, waardoor de reputatie en het vertrouwen van een entiteit bij het publiek worden opgebouwd. Het geeft aan dat de organisatie zich inzet voor veilige bedrijfspraktijken en minimaliseert het risico op een cyberaanval of gegevensinbreuk. Met name accountantskantoren beschikken over gegevens van particulieren en bedrijven met de hoogste waarde en hackers weten dit, waardoor ze kwetsbaarder zijn voor een aanval.

Een Financial Performance Platform zoals Prophix One ondersteunt bedrijven die een robuuste cyberbeveiliging willen opbouwen en onderhouden.

Customer due diligence

Customer Due Diligence (CDD) omvat het verifiëren van de identiteit van een klant, het inschatten van zijn risiconiveau en het voortdurend controleren van zijn transacties. Het helpt bedrijven om fraude te beperken en boetes en slechte publiciteit te voorkomen. CDD is een integraal proces voor financiële instellingen die het witwassen van geld en andere financiële misdrijven willen voorkomen. Prophix One is een uitstekend platform om bedrijven te helpen aan de CDD-vereisten te voldoen.

Interne controles en audits

Als een organisatie geen interne controles uitvoert en geen regelmatige audits uitvoert, kan het investeerders en regelgevers niet geruststellen dat financiële gegevens veilig en accuraat zijn. Elke praktijk om risico's te verminderen is terug te voeren op audits en interne controles.

Kwaliteitscontroles zorgen ervoor dat doelen en doelstellingen worden bereikt en bieden routinematige financiële rapportage voor managementbeslissingen. Ze verminderen ook het risico op een publiek schandaal en zorgen ervoor dat er geen juridische stappen worden ondernomen door het bedrijf te helpen aan de compliance-normen te voldoen. Het implementeren van een Financial Performance Platform zoals Prophix One is een geweldige manier om aan de slag te gaan met interne controles, rapportage en auditing.

Transactiemonitoring

Transactiemonitoring voorkomt en detecteert het witwassen van geld, wat meestal inhoudt dat verdacht verkregen geld wordt opgespoord. Het analyseert transactiegegevens grondig en detecteert activiteiten zoals creditcardfraude en zwendel met overschrijvingen. Prophix One, een Financial Performance Platform, kan organisaties helpen om aan deze vereisten te voldoen door patronen en trends in transacties te herkennen die duiden op illegale activiteiten en deze te markeren voor controle.

Risicobeoordeling en -beheer

Risicobeoordeling is een integraal onderdeel van de algehele risicobeheerstrategie van een bedrijf. Het zorgt ervoor dat alle partijen zich houden aan vooraf bepaalde voorwaarden en condities. Risico's moeten worden geschetst en geanalyseerd op het gebied van financiële rapportage, bedrijfsvoering en naleving. Door deze risico's te beoordelen, kunnen bedrijven hun doelen beter bereiken door te bepalen hoe ze op valkuilen kunnen anticiperen en deze kunnen beheersen.

Prophix One, een Financial Performance Platform, zorgt voor de beoordeling en het beheervan financiële risico's , zodat bedrijven er zeker van kunnen zijn dat ze een veilige strategie met weinig risico's bouwen.

Blijf op de hoogte van de financiële regelgeving met Prophix One™.

Financiële compliance hoeft niet meer de hoofdpijn te zijn die het in het verleden was. Door de regelgeving te begrijpen waaraan financiële leiders zich moeten houden, zoals GDPR, SOX, GAAP en CCPA, ben je goed voorbereid om aan de compliance-normen te voldoen.

Het is ook belangrijk om na te denken over de vereisten voor elke regelgeving, zoals cyberbeveiliging, klantenonderzoek en transactiemonitoring. Niet-naleving kan leiden tot boetes, rechtszaken en schade aan de reputatie van uw bedrijf.

Met Prophix One, een Financial Performance Platform, is het naleven van financiële regelgeving eenvoudig. Wij bieden een uitgebreide reeks oplossingen die uw team kan verkennen en die op maat gemaakt zijn om de financiële behoeften van uw bedrijf te ondersteunen.