Een eenvoudige handleiding voor XBRL-gebruiksgevallen (SEC, FERC, ESEF)

Financiële verslaglegging is cruciaal en XBRL speelt wereldwijd een sleutelrol in dit proces.

Deze blog geeft je een duidelijk inzicht in XBRL, de toepassing ervan in verschillende landen en hoe het je bedrijf ten goede kan komen. Het is essentiële kennis voor iedereen, van experts tot beginners.

Laten we ons dus verdiepen in de wereld van XBRL en zien hoe het de financiële verslaglegging een nieuwe vorm geeft:

Wat is XBRL?

XBRL(eXtensible Business Reporting Language) is een wereldwijde standaard voor bedrijfsrapportage die wordt gebruikt om informatie uit te wisselen op een manier die niet alleen gemakkelijk te begrijpen is voor financiële leiders, maar ook voor financiële technologie. XBRL-tags structureren gegevens op zo'n manier dat ze gemakkelijk kunnen worden geanalyseerd door financiële technologie voor regelgevingsdoeleinden. Dit maakt digitale rapportage eenvoudiger voor emittenten en het samenvoegen en analyseren van gegevens eenvoudiger voor beleggers.

Wat kan XBRL doen?

Het doel van XBRL is om de rapportage van regelgeving consistenter, nauwkeuriger en efficiënter te maken. Met dit type rapportage kunnen tags aan gegevens worden gekoppeld, waardoor:

• Aanvullende informatie kan worden opgenomen in regelgevingsrapporten voor analyse.
• Rapporten kunnen worden geëvalueerd aan de hand van een reeks zakelijke en logische regels.
• Bedrijven hun gegevens kunnen presenteren op een manier die voor hen het meest logisch is, terwijl ze ook extra context kunnen bieden in de vorm van valuta-alternatieven of taalvertalingen.

Het voordeel van XBRL is dat het uitwisselbaar is tussen bedrijfssystemen, waardoor organisaties gegevens kunnen uitwisselen binnen een rapportageketen.

Wie gebruikt XBRL?

Bedrijven, toezichthouders, overheden, analisten, investeerders en accountants gebruiken allemaal XBRL. Enkele van de use cases voor XBRL zijn:

• Bedrijven - Om informatie te verstrekken aan toezichthouders, gegevens te verplaatsen, risico's te beheren en activiteiten te meten.
• Toezichthouders - Om de risico's en prestaties te evalueren van de bedrijven die ze reguleren en om belastingzaken van bedrijven te verwerken.
• Overheden - om rapportagevereisten te vereenvoudigen en te consolideren en de manier waarop overheidsgegevens met het publiek worden gedeeld te standaardiseren.
• Analisten en investeerders - Om inzicht te krijgen in de risico's en prestaties van organisaties en om potentiële investeringen te evalueren ten opzichte van hun bestaande portfolio.
• Accountants - Om XBRL-rapporten op te stellen.

Belangrijke kenmerken van XBRL

XBRL maakt gebruik van taxonomieën, dit zijn gestandaardiseerde definities voor rapportagetermen en de relaties tussen deze termen. Het voordeel van deze taxonomieën is dat ze in meerdere talen kunnen worden gebruikt, waardoor organisaties gegevens kunnen delen zonder voortdurend rapporten opnieuw te hoeven maken.

XBRL als internationale rapportagestandaard

XBRL is een internationale rapportagestandaard die wordt beheerd door de wereldwijde non-profit organisatie XBRL International. XBRL wordt gebruikt in meer dan 50 landen over de hele wereld en vormt een essentieel onderdeel van verschillende wettelijke rapportagestandaarden, waaronder de U.S. Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) en de International Financial Reporting Standards (IFRS).

Hoe XBRL werkt

Tot nu toe hebben we uiteengezet wat XBRL is en wie het gebruikt, en hebben we kort het voordeel van taxonomieën genoemd. In de volgende paragraaf zullen we uitsplitsen wat een taxonomie is en hoe je tags kunt maken met XBRL.

Wat is een taxonomie?

Een taxonomie is een woordenboek met gestandaardiseerde definities die worden gebruikt om financiële gegevens en terminologie te categoriseren en te classificeren. Taxonomieën worden niet alleen gebruikt om gegevens te categoriseren, maar ze kunnen ook helpen om de relatie tussen twee of meer gegevenspunten te verklaren. Taxonomieën worden gebruikt als onderdeel van het XBRL-rapportageproces, waardoor bedrijven, belanghebbenden en investeerders gemakkelijk informatie kunnen uitwisselen.

Wat is een taxonomie-extensie?

Een taxonomie uitbreiding verwijst naar het aanpassen of uitbreiden van XBRL taxonomieën om nieuwe of gewijzigde elementen toe te voegen als onderdeel van de wettelijke rapportage van een bedrijf. Het kan gaan om het toevoegen van nieuwe elementen, het wijzigen van bestaande elementen of het wijzigen van relaties tussen elementen om te voldoen aan de unieke financiële rapportagevereisten van een bedrijf. Een van de voordelen van XBRL-rapportage is dat X staat voor "uitbreidbaar", wat betekent dat het flexibel genoeg is voor een breed scala aan gebruikssituaties en bedrijven.

Wat is tagging?

Tagging is het proces van het toepassen van XBRL-taxonomieën op de financiële gegevens van een bedrijf als onderdeel van de wettelijke rapportage. Elke tag komt overeen met een specifiek gegevenspunt in de jaarrekening, zoals inkomsten, activa of passiva. Dankzij dit proces kunnen de gegevens gemakkelijk worden begrepen, geanalyseerd en vergeleken door gebruikers van de financiële verslagen, zoals beleggers, analisten en regelgevende instanties.

Wat is een instance document?

Een instance document verwijst naar de bedrijfsrapportage-informatie van een onderneming die is getagd met de XBRL-taxonomie. De verwachting is dat voor elk financieel rapport (bijvoorbeeld jaarverslagen, winstberichten, enz.) een instance document wordt gemaakt.

Een instance document bevat de specifieke waarden (zoals numerieke gegevens voor financiële overzichten en tekstuele informatie in de voetnoten) die betrekking hebben op de taxonomie. Het is in wezen een digitale versie van een traditioneel bedrijfsrapport, alleen is het veel nuttiger omdat de informatie die het bevat machineleesbaar is en dus gemakkelijker en nauwkeuriger kan worden geanalyseerd.

Wat is rendering?

Instance documenten zijn meestal een XML-bestand dat kan worden gelezen door financiële technologie. Rendering is het proces waarbij een XML-bestand wordt vertaald naar een formaat dat begrijpelijk is voor financieel managers. Het voordeel van rendering is dat gegevens worden omgezet in een visueel aantrekkelijker en begrijpelijker formaat, zoals een tabel of grafiek.

Welke tools kan ik gebruiken om te helpen met XBRL?

Om een XBRL-rapport te maken, heb je een vorm van financiële technologie nodig. Het meest voorkomende type technologie ter ondersteuning van wettelijke rapportage is een financieel prestatieplatform. In het algemeen is het belangrijk om een platform te kiezen dat XBRL-taxonomieën kan verwerken en instance-documenten kan creëren, zodat je rapporten in een leesbaar formaat kunt omzetten en de nodige documentatie kunt verspreiden. Sommige van deze tools bieden ook extra functies zoals validatiecontroles om de nauwkeurigheid en volledigheid van uw XBRL-gegevens te garanderen.

Wat is iXBRL?

iXBRL of inline eXtensible Business Reporting Language is een uitbreiding van XBRL die XBRL-gegevens integreert in een voor mensen leesbaar HTML-document. Dit betekent dat iXBRL-documenten kunnen worden bekeken met een standaard webbrowser, waardoor de gegevens toegankelijker en visueel aantrekkelijker worden voor gebruikers.

Wat kan iXBRL?

iXBRL (Inline eXtensible Business Reporting Language) combineert de voordelen van HTML en XBRL. iXBRL voegt XBRL-metagegevens in een HTML-document in, waardoor het rapport leesbaar wordt voor financiële technologie zoals tools voor gegevensanalyse, terwijl het ook gemakkelijk te begrijpen is voor financiële leiders wanneer het in een webbrowser wordt bekeken. Deze dubbele leesbaarheid maakt iXBRL een krachtig hulpmiddel voor het creëren, analyseren en delen van zakelijke en financiële informatie.

Wat zijn enkele iXBRL use cases? Waarom zou de financiële sector iXBRL gebruiken?

Net als XBRL wordt iXBRL overal ter wereld gebruikt. Bedrijven in de VS, het Verenigd Koninkrijk, Japan, Denemarken en andere Europese landen zijn allemaal verplicht om iXBRL te gebruiken. Veel van de use cases die genoemd worden voor XBRL, waaronder bedrijven, regelgevers, overheden, investeerders, analisten en accountants, zijn ook van toepassing op iXBRL.

Specifiek voor de financiële sector kan iXBRL de kwaliteit van de gegevensanalyse verbeteren en de tijd die nodig is voor het produceren van financiële rapporten verminderen. Het maakt ook het delen en vergelijken van financiële gegevens eenvoudiger, wat kan helpen bij besluitvormingsprocessen.

XBRL in Canada is vrijwillig

In 2007 kondigden de Canadian Securities Administrators (CSA) een vrijwillig programma aan voor bedrijven die XBRL tagging in hun rapporten wilden opnemen.

Waarom bedrijven zouden moeten deelnemen aan het vrijwillige XBRL filing programma

Bedrijven zouden zich moeten aansluiten bij Canada's vrijwillige XBRL filing programma om praktische kennis op te doen over hoe ze XBRL informatie kunnen voorbereiden, indienen en gebruiken in hun rapporten, aangezien een groot deel van de wereldmarkt deze standaarden al gebruikt.

Hoe XBRL financiële overzichten gebruiken

Om een XBRL-jaarrekening te gebruiken, heb je software nodig voor financieel prestatiebeheer of een XBRL-viewer die het XML-formaat kan interpreteren. Het belangrijkste onderdeel van een XBRL-rapport is het instance-document, dat de feitelijke financiële gegevens bevat en verwijzingen naar de taxonomie die de definities voor de gegevens bevat. Om het XBRL financieel overzicht te bekijken, moet je dit instance document bestand openen met je software.

Voor het bekijken en begrijpen van XBRL-gegevens is echter vaak meer nodig dan alleen het openen van het instance document. Afhankelijk van de gebruikte software kunnen aanvullende stappen nodig zijn, zoals het toewijzen van de taxonomietags aan de corresponderende gegevenspunten in de jaarrekening. Dit komt omdat XBRL-overzichten zijn ontworpen voor machineleesbaarheid en interoperabiliteit, en zonder de juiste software mogelijk niet gemakkelijk te begrijpen zijn voor mensen. Daarom is het cruciaal om een tool te hebben die de XBRL-gegevens effectief kan vertalen naar een voor mensen leesbaar formaat.

XBRL in de Verenigde Staten: FASB en de SEC

In 2008 bracht XBRL US voor het eerst de XBRL US GAAP Taxonomy uit, en sindsdien heeft de Financial Accounting Standards Board (FASB) het onderhoud en de voortdurende ontwikkeling van deze standaarden overgenomen.

Het is echter belangrijk op te merken dat de Securities and Exchange Commission (SEC) nog steeds een belangrijke rol speelt in het XBRL rapportageproces in de Verenigde Staten. De SEC accepteert bijvoorbeeld elk jaar de GAAP Financial Reporting Taxonomy en biedt hulpmiddelen en richtlijnen voor indieners die hun financiële overzichten in XBRL-formaat opstellen.

Wie moet iXBRL gebruiken?

In de Verenigde Staten moeten alle bedrijven die hun financiële overzichten opstellen volgens de Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) hun rapporten in een iXBRL-formaat indienen bij de SEC.

Wat moet worden ingediend met behulp van iXBRL?

In overeenstemming met de SEC-voorschriften moeten verschillende entiteiten, waaronder werkmaatschappijen, fondsen en clearinginstellingen, specifieke financiële informatie in iXBRL-formaat indienen. Hieronder volgt een vereenvoudigd overzicht van deze vereisten:

• Werkmaatschappijen, zowel binnenlandse als buitenlandse, zijn verplicht om hun financiële overzichten, inclusief omslagpagina's en bepaalde andere toelichtingen, in iXBRL-formaat in te dienen bij de SEC.
• Fondsen, zoals open-end fondsen, closed-end fondsen en business development bedrijven, moeten bepaalde prospectusitems en financiële overzichten in iXBRL-formaat markeren.
• Clearingbureaus die een centrale matchingdienst aanbieden, moeten hun jaarverslag in iXBRL-formaat indienen.

XBRL en de FERC

Hier volgt een kort overzicht van de goedkeuring en implementatie van XBRL door de Federal Energy Regulatory Commission (FERC) en de gevolgen daarvan voor de energiesector:

• De Federal Energy Regulatory Commission (FERC) heeft XBRL aangenomen voor het verzamelen van financiële gegevens van energiebedrijven.
• FERC beheert de taxonomie van zijn systeem voor gegevensverzameling en biedt zo een consistente structuur voor het rapporteren van financiële informatie.
• FERC biedt hulpmiddelen zoals taxonomiegidsen, tools en instructies om te helpen bij de overgang naar XBRL.
• De invoering van XBRL door FERC verbetert de kwaliteit en toegankelijkheid van financiële gegevens in de energiesector, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om te voldoen aan wettelijke vereisten.

XBRL in het Verenigd Koninkrijk: hoe de HMRC XBRL gebruikt

In 2009 kondigden HMRC (HMRC) en Companies House aan dat het voor bedrijven verplicht zou worden om hun belastingaangiften online te versturen met gebruik van iXBRL voor rekeningen en berekeningen.

Wat is de HMRC?

HM Revenue & Customs (HMRC) is de nationale belastingdienst van het Verenigd Koninkrijk. Het is verantwoordelijk voor het beheren en afdwingen van belastingen, evenals het afhandelen van bepaalde uitkeringen en belastingkredieten voor inwoners van het Verenigd Koninkrijk.

Welke tools kunnen bedrijven gebruiken voor iXBRL tagging in het Verenigd Koninkrijk?

HMRC biedt een gratis online belastingservice die gebruikt kan worden door kleine bedrijven die geen software hebben voor financieel prestatiebeheer. HMRC en Companies House bieden ook een gezamenlijke indieningsservice waarmee bedrijven hun boekhoudgegevens eenmalig kunnen invoeren.

XBRL in de EU: ESEF-implementatie en ESG-rapportage

XBRL-rapportage in de Europese Unie werd ingevoerd als vereiste voor jaarlijkse financiële verslagen onder de gewijzigde Europese Transparantierichtlijn, die van kracht werd op 1 januari 2020. De belangrijkste regelgevende instantie die toezicht houdt op deze vereisten in de EU is de European Securities and Markets Authority (ESMA).

Naast financiële verslaglegging heeft de EU nieuwe vereisten voor duurzaamheidsverslaglegging aangekondigd in het kader van de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), waarvoor ook XBRL zal worden gebruikt. Deze standaarden zullen worden gecodificeerd in de European Sustainability Reporting Standards (ESRSs).

XBRL voor financiële rapportage

Het European Single Electronic Format (ESEF) verplicht het gebruik van iXBRL voor het opstellen van financiële jaarverslagen, zodat deze zowel voor mensen als voor machines leesbaar zijn. Dit zijn de belangrijkste punten:

• Alle financiële jaarverslagen moeten worden opgesteld in XHTML, dat kan worden geopend met standaard webbrowsers.
• Voor financiële jaarverslagen die geconsolideerde IFRS-jaarrekeningen bevatten, moeten ze iXBRL gebruiken om de toelichtingen te markeren met ESEF-taxonomielabels of -tags, waardoor ze gestructureerd en machineleesbaar worden.
• Vanaf 1 januari 2022 moeten toelichtingen worden voorzien van een bloktag, inclusief toelichtingen en grondslagen voor financiële verslaggeving. Deze blokmarkering kan tekst, numerieke waarden, tabellen en andere gegevens bevatten.

XBRL voor duurzaamheid en ESG-rapportage

Vanaf 1 januari 2024 moeten bedrijven, volgens de overeenkomst over de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD):

• Hun managementrapportages in XHTML-formaat opstellen.
• De iXBRL-taxonomie gebruiken om duurzaamheidsinformatie te markeren, met inbegrip van de informatie die wordt vereist door artikel 8 van Verordening 2020/852.

Ter ondersteuning hiervan zal een reeks standaarden worden ontwikkeld onder de naam European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Deze standaarden zullen een taxonomie of classificatiesysteem bevatten om de gerapporteerde informatie te helpen labelen en organiseren.

Hoe XBRL-rapportage uw bedrijf positief beïnvloedt

Betere transparantie rond financiële rapportage

Door XBRL te gebruiken kunnen bedrijven de creatie en distributie van hun financiële rapporten stroomlijnen, wat de transparantie verbetert, omdat machineleesbare gegevens minder vatbaar zijn voor interpretatie door investeerders, belanghebbenden, analisten en regelgevers.

Snellere financiële rapportage

Omdat XBRL-rapporten een machinaal leesbaar formaat hebben, kan dit de analyse van financiële rapporten versnellen, waardoor investeerders, belanghebbenden, analisten en regelgevers de gepresenteerde informatie gemakkelijker kunnen begrijpen en datagestuurde beslissingen kunnen nemen.

Minder risico op fouten in de financiële verslaglegging

XBRL vermindert fouten in de financiële verslaglegging door handmatige gegevensinvoer te elimineren en gestandaardiseerde gegevensmarkering te bevorderen. Deze automatisering minimaliseert niet alleen menselijke fouten, maar zorgt ook voor een consistente categorisatie van financiële informatie, wat leidt tot nauwkeurigere en betrouwbaardere rapporten.

Bouwt vertrouwen op bij aandeelhouders, belanghebbenden en het publiek

XBRL democratiseert de toegang tot gegevens door zowel machine- als mensleesbare formaten aan te bieden. De gestandaardiseerde taxonomie zorgt ervoor dat iedereen zijn financiële gegevens op dezelfde manier categoriseert en uitlegt, waardoor vertrouwen wordt opgebouwd bij aandeelhouders, belanghebbenden en het publiek.

Uitdagingen bij het implementeren van XBRL-rapportage

Inconsistenties met tagging en andere datakwaliteitsproblemen

Omdat XBRL-taxonomieën zo uitgebreid zijn en kunnen worden aangepast aan de unieke use case van een bedrijf, kunnen er inconsistenties zijn met tagging en andere problemen met de datakwaliteit bij het opstellen van financiële rapporten. Deze problemen zijn echter vaak te wijten aan een onjuiste implementatie of een gebrek aan kennis van de XBRL-standaarden, en niet zozeer aan een fout in XBRL zelf.

Technische beperkingen, waaronder compatibiliteit met bestaande software

Om XBRL-gegevens om te zetten in een voor mensen leesbaar formaat, moeten bedrijven beschikken over een of andere vorm van software voor financieel prestatiebeheer of een XBRL-datareader. De kosten kunnen onbetaalbaar zijn voor kleinere bedrijven, die deze rapporten onregelmatig moeten opstellen, wat betekent dat technische beperkingen een barrière kunnen vormen voor XBRL.

Het team trainen in XBRL

Zoals we hebben besproken, zijn de taxonomieën van XBRL vrij uitgebreid en kunnen ze worden aangepast aan de specifieke gebruikssituatie van een bedrijf. Daardoor kan het moeilijk zijn om je financiële team te trainen in de fijne kneepjes van deze rapportagemethode, wat leidt tot langere implementatietijden en een groter risico op fouten.

Hoe XBRL-tagging doen in Prophix

Prophix vereenvoudigt XBRL-rapportage door een samenwerkingsomgeving te stimuleren via het gebruiksvriendelijke Financial Performance Platform. Het maakt probleemloos versiebeheer en eenvoudige documentrevisies mogelijk en zorgt voor afstemming tussen alle medewerkers via in-app commentaar en workflows.

Met Prophix kunt u vertrouwen op de kwaliteit van uw deponeringen, omdat het gebruik maakt van één enkele gegevensbron, die een controlespoor en real-time inzicht in de voortgang van uw rapportage biedt. Ons Financial Performance Platform beschikt ook over een geïntegreerde XII-gecertificeerde validator, IRIS Bushchat^®, die doorlopende kwaliteitscontroles ondersteunt.

Prophix biedt ook 24/7 deskundige ondersteuning en in-house tagging diensten om aan de hoogste rapportagenormen te voldoen en op de hoogte te blijven van de nieuwste mandaten en taxonomieën.

Veelgestelde vragen over XBRL

Wat is XBRL in de boekhouding?

XBRL is een wereldwijde standaard voor het uitwisselen van bedrijfsinformatie. Hiermee kunnen financiële gegevens consistent en nauwkeurig worden gecommuniceerd en verwerkt, wat de transparantie en efficiëntie van de financiële verslaglegging ten goede komt.

Kan Excel een XBRL-bestand openen?

Ja, Excel kan een XBRL-bestand openen. Om de gegevens echter goed te kunnen bekijken en manipuleren, hebt u mogelijk gespecialiseerde software of invoegtoepassingen nodig die het XBRL-formaat begrijpen.

Wie is verplicht om XBRL te gebruiken?

De vereiste om XBRL te gebruiken verschilt per land en regelgevende instantie. In de VS vereist de SEC bijvoorbeeld dat beursgenoteerde bedrijven en bepaalde andere entiteiten hun financiële overzichten in XBRL-formaat indienen.

Wat zijn de nadelen van XBRL?

Hoewel XBRL veel voordelen heeft, heeft het ook een aantal nadelen, zoals de complexiteit van de implementatie, de behoefte aan voortdurende updates van taxonomieën en de mogelijke verkeerde interpretatie van gegevens met tags als deze niet correct worden uitgevoerd.

Wat is iXBRL tagging?

iXBRL tagging is een proces waarbij financiële gegevens rechtstreeks in een document worden opgenomen, waardoor het zowel voor mensen als voor machines leesbaar wordt. Dit vereenvoudigt de presentatie en analyse van financiële informatie.

Conclusie

Het begrijpen van XBRL is een kritische stap in het beheersen van het financiële rapportageproces in de hedendaagse bedrijfsomgeving. Deze blog was bedoeld om een duidelijk inzicht te geven in XBRL, het gebruik ervan in verschillende regio's en hoe het uw bedrijfsvoering kan verbeteren.

Omdat financiële verslaglegging blijft evolueren, is het van cruciaal belang om op de hoogte te blijven en je aan te passen. Blijf uw kennis dus verbeteren en laat XBRL een nuttig hulpmiddel zijn in uw financiële rapportageprocessen.