Een compleet maandafsluitproces voor FP&A-teams in 2024

Weinig financiële processen zijn zo frequent en arbeidsintensief als de maandafsluiting.

Hoewel het verleidelijk kan zijn om schattingen te gebruiken om tijd te besparen, creëert een nauwkeurige maandafsluiting een basis voor gezonde financiële gegevens. Dit geeft leiders op hun beurt de informatie die ze nodig hebben om betere beslissingen te nemen. Zonder een solide maandafsluitingsproces kan je organisatie haar inkomsten overschatten en de impact van haar uitgaven onderschatten.

Lees hier hoe je grip kunt krijgen op dit cruciale proces.

Wat is maandafsluiting?

Maandafsluiting - ofhet sluiten van de boeken - is een financieel proces waarbij de financiële en boekhoudkundige teams alle transacties van een organisatie voor de maand doornemen om accurate cijfers te krijgen voor alle rekeningen vanaf de laatste dag van die specifieke periode van 30 of 31 dagen. Hierdoor hebben leiders in de hele organisatie een nauwkeurig inzicht in hoeveel er is uitgegeven, hoeveel inkomsten er zijn binnengekomen en hoe dicht de organisatie bij de prognoses zit.

Het kan om een paar redenen een lang en moeilijk proces zijn:

• Gegevens moeten worden samengevoegd vanuit meerdere afdelingen en gegevensbronnen.
• De meeste organisaties doen het meeste werk nog steeds handmatig.
• De hoeveelheid gegevens kan moeilijk te beheren zijn.
• In grotere organisaties kan het veel tijd kosten om conflicterende records te ontleden en met elkaar in overeenstemming te brengen.

Maar ondanks deze problemen - en nog veel meer - is de maandafsluiting nog steeds een cruciaal proces voor elke organisatie.

Waarom is de maandafsluiting belangrijk?

Hoewel het einde van de maand een langdurig proces kan zijn, brengt het een aantal voordelen met zich mee die het meer dan de moeite waard maken

• Het is de beste manier om accurate rekeningafschriften te krijgen: Zonder maandafsluiting worden rekeningafschriften op onregelmatige basis bijgewerkt, wat betekent dat het moeilijk is om te weten wanneer ze nauwkeurig zijn en wanneer ze belangrijke updates nodig hebben.
• Onnauwkeurige uitgaven kunnen je resultaat beïnvloeden: Stel je voor dat je leiding geeft aan een afdeling en de enige informatie die je hebt over je uitgaven van de vorige maand is een schatting die 15% afwijkt. Als je je budget uitgeeft op basis van die schatting, zou je wel eens per ongeluk te veel kunnen uitgeven.
• Het bespaart tijd voor elk ander financieel proces: Hoeveel van je financiële processen zijn afhankelijk van nauwkeurige rekeningsaldi en onkostendeclaraties? Als je je boeken regelmatig nauwkeurig afsluit, heb je een voorsprong op andere processen, zoals financiële consolidatie en de jaarafsluiting.
• Het helpt bij het stroomlijnen van audits: Audits zijn tijdrovend en kunnen belangrijke projecten tot stilstand brengen doordat middelen opnieuw worden geprioriteerd. Hoe meer schattingen controleurs moeten verwerken, hoe langzamer het proces. Met regelmatige maandafsluitingen kunt u iedereen tijd en moeite besparen.
• Het helpt bij het identificeren van mogelijkheden voor verbetering: De beste manier om iets te verbeteren is te weten dat het verbetering behoeft. Hoe nauwkeuriger je maandafsluiting, hoe groter de kans dat je potentiële problemen ontdekt en de juiste oplossing vindt.

Hoe wordt een maandafsluiting uitgevoerd?

De maandafsluiting is een cruciale financiële operatie die uit verschillende stappen bestaat. Deze omvatten het afstemmen van rekeningen, het controleren van transacties, het aanpassen van boekingen, het voorbereiden van financiële overzichten en het analyseren van prestaties. Dit proces is essentieel voor een accurate en tijdige financiële rapportage en wordt meestal uitgevoerd door FP&A-teams.

Verderop in deze handleiding behandelen we een gedetailleerd stap-voor-stap proces voor de maandafsluiting. Laten we nu eerst alle financiële gegevens doornemen die je voor dit proces moet analyseren.

Welke financiële informatie heeft het accounting- of FP&A-team nodig?

Het doel van de maandafsluiting is om binnenkomende inkomsten, uitgaande uitgaven en zelfs de status van belangrijke activa te bekijken. Dit is wat je bij elke maandafsluiting moet analyseren.

• Totale inkomsten: Een van de belangrijkste gegevens voor de maandafsluiting is hoeveel omzet het bedrijf heeft binnengehaald. Je moet alle rekeningen bekijken die inkomsten genereren en daarom kan dit tijdrovend zijn.
• Onkostenrekeningen: Precies weten hoeveel geld er maandelijks de organisatie uitgaat is essentieel om de beste financiële beslissingen te kunnen nemen. Alle onkostenrekeningen worden meestal gecontroleerd tijdens de maandafsluiting.
• Overlopende rekeningen en vooruitbetalingen: Als je organisatie gebruik maakt van een boekhouding op transactiebasis, dan worden bij de maandafsluiting alle transacties bekeken voordat er daadwerkelijk geld wordt ontvangen of uitgegeven.
• Bankrekeninginformatie: Heeft iedereen die toegang moet hebben tot deze informatie hier toegang toe? Zijn alle bankrekeningen van uw organisatie nodig of kunnen sommige worden geconsolideerd? Dit periodiek herzien kan leiden tot kostenbesparingen en betere processen voor de organisatie.
• Inventaris: Veel bedrijven gebruiken het einde van de maand als een kans om ook hun inventaris te herzien. Als je fysieke producten verhandelt, kan een nauwkeurige registratie van je maandelijkse inventaris leiden tot een beter begrip van de financiële gezondheid van de organisatie.
• Kleine kas: Het is maar al te gemakkelijk om na verloop van tijd het overzicht over de kleine kas te verliezen. Dit kun je voorkomen door je kleine kas transacties te controleren als onderdeel van je maandafsluiting.
• Totaal vaste activa: Een nauwkeurige registratie van je activa en hun waarde is cruciaal. Door dit onderdeel te maken van je afsluitproces aan het einde van de maand, beschikt iedereen die verantwoordelijk is voor het nemen van beslissingen over het verwerven, liquideren of overdragen van activa over de meest recente informatie.
• Grootboek en financiële overzichten: Bij de maandafsluiting wordt meestal zo'n beetje elk financieel document onderzocht dat beschikbaar is, inclusief overzichten en grootboeken.

Nu je weet wat je moet controleren als onderdeel van je maandafsluitingsproces, laten we eens kijken hoe dat in zijn werk gaat.

10 stappen voor een perfecte maandafsluiting

Klaar om te beginnen met je afsluitproces aan het einde van de maand? We hebben een handige checklist van 10 stappen voor je samengesteld.

1. Begin met het verzamelen en voorbereiden van gegevens
   Begin met het verzamelen van alle essentiële gegevens, zoals de uitgaven van de afgelopen maand en binnenkomende gelden, waaronder salarisadministratie, verzekeringen, rente op leningen, betalingen aan leveranciers, inkomsten en inkomsten uit investeringen. Zorg ervoor dat je de credit- en debetposten correct boekt en factureer alle verkopen van de vorige maand.
2. Herzie je crediteurenadministratie
   Vergelijk je crediteurenadministratie (AP) met je AP-agingrapport. Dit is een ideaal moment om discrepanties op te sporen, wachtende facturen in te voeren en relevante journaalposten te boeken.
3. Bekijk je debiteuren
   Bekijk voor debiteuren (AR) de facturen die de afgelopen maand zijn verstuurd en let daarbij op dubbele of onjuiste facturen. Controleer ook of je klanten hun facturen hebben betaald en match deze betalingen met je grootboeksaldi. Deze stap helpt bij het verbeteren van klantrelaties en zorgt voor accurate financiële rapporten.
4. Voer aansluitingen uit
   Nadat je je AR en AP hebt bijgewerkt, sluit je je bank- en credittransacties aan met je grootboek. Zoek eventuele inconsistenties en corrigeer over het hoofd geziene of foutieve transacties door de nodige journaalposten in te voeren.
5. Sluit contant geld aan
   Kleine kassatransacties worden vaak verwaarloosd als ze niet zorgvuldig worden geregistreerd. De afsluiting van de maand is een perfecte gelegenheid om de stortingen en ontvangsten op elkaar af te stemmen en te bevestigen dat het saldo van de kleine kas overeenkomt met uw verwachtingen. Vergeet niet om alle geldtransporten bij te houden.
6. Afstemming van inventaris en vaste activa
   Beoordeel, indien relevant, je huidige inventaris en het aantal producten dat in de afgelopen maand is verkocht en zorg dat deze overeenkomt met je administratie. Inventarisafstemming kan helpen om de opslag te beheren, te anticiperen op de verkoop van volgende maand en extra voorraadgerelateerde kosten te dekken.
7. Afstemmen loon- en bedrijfskosten
   Stem je loonrekening af op je loonregister, waarin bonussen, commissies en andere voordelen zijn opgenomen. Bevestig dat je loonboekingen in het juiste grootboek zijn geboekt en dat je de nodige loonbelastingen en wettelijke inhoudingen hebt betaald. Bedrijfskosten omvatten onderzoek en ontwikkeling, marketing, kantoorbenodigdheden en meer. Reconcilieer deze door je maandelijkse uitgaven te controleren, een onkostennota te maken en deze in het juiste grootboek te boeken.
8. Voer voorlopige en ASC 606 beoordelingen uit
   Onderzoek de gegevens met betrekking tot je inkomstenverantwoording en commissies, of deze nu handmatig zijn ingevoerd of door de computer zijn gegenereerd. Controleer de nauwkeurigheid ervan en controleer ze met je team op consistentie en duidelijkheid in alle rapporten.
9. Voer variantieanalyse en aanpassingen uit
   Variantieanalyse stelt je in staat om je maand- en kwartaalresultaten aan het einde van elke periode te bekijken en te zien hoe ze in lijn liggen met de groeidoelstellingen van het bedrijf. Tijdige aanpassingen kunnen voorkomen dat kleine problemen na verloop van tijd escaleren.
10. Financiële overzichten en rapporten samenstellen
    

    Nadat je al je rekeningen hebt aangesloten, de resultaten hebt bekeken en fouten hebt gecorrigeerd, is het tijd om je financiële overzichten en rapporten voor de maandafsluiting samen te stellen.

Beste werkwijzen voor het afsluitproces aan het einde van de maand

Het einde van de maand is een uitgebreid proces dat bedoeld is om iedereen maand na maand een nauwkeurig inzicht te geven in de financiële gezondheid van de organisatie. Maar met deze best practices kun je de totale tijd en middelen die dit proces in beslag neemt verminderen en tegelijkertijd de kwaliteit van de rapporten die je eruit haalt verbeteren.

Houd teamvergaderingen voor en na de maandafsluiting

Als je de maandafsluiting met een team uitvoert, moet je ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Neem ieders verantwoordelijkheden door, doorloop het hele proces stap voor stap en bespreek eventuele problemen die tijdens de laatste afsluiting naar voren zijn gekomen. Het is een goed idee om dit te doen voordat je aan je maandafsluiting begint, of dat nu een paar dagen of een hele week duurt.

De pre-close meeting zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde lijn zit voordat het echte werk begint, terwijl de post-close meeting je in staat stelt om eventuele problemen te bespreken of dingen te benadrukken die heel goed gingen.

Bouw relaties op met budgethouders en accounthouders in de hele organisatie

Als je boekhoud- en financiële teams in silo's werken, kunnen ze cruciale details over het hoofd zien, waardoor het resultaat van je maandafsluiting volledig onnauwkeurig kan zijn. Hoewel gestandaardiseerde processen alle benodigde informatie naar de teams zouden moeten leiden die de afsluiting afhandelen, gebeurt dit in de praktijk niet altijd.

Door relaties op te bouwen met budgethouders en accounthouders kun je toegang krijgen tot sommige van die gegevens die anders verloren zouden gaan. Je kunt ook op de hoogte zijn van grote inkomende aankopen, omzetdalingen en andere factoren die van invloed kunnen zijn op je afsluiting voordat ze officieel zijn, waardoor je team een voorsprong heeft bij het afhandelen ervan.

Begin vroeg: wees georganiseerd en efficiënt

Een van de beste manieren om tijd te besparen bij het afsluiten van je maand is het aanpakken van inefficiënties in andere financiële processen. Of het nu gaat om debiteuren, budgetgoedkeuringen of zelfs je boekhoudsoftware, alle verbeteringen die je aanbrengt zullen hun vruchten afwerpen als het einde van de maand in zicht komt.

Je moet ook doen wat je kunt om de boekhoud- en financiële teams georganiseerd te houden, lang voordat de maand wordt afgesloten. Zijn er aspecten van hun werk die hun productiviteit negatief beïnvloeden? Hoe kun je ze helpen efficiënt te blijven?

Gebruik boekhoudautomatisering waar mogelijk

Het afsluitproces aan het einde van de maand kan een van de meest arbeidsintensieve financiële processen zijn, omdat het afhankelijk is van de controle van zoveel transacties. Daarom zou het automatiseren van zoveel mogelijk van dit werk je eerste prioriteit moeten zijn.

Met het juiste platform kun je uren- en zelfs dagenlang handmatig werk elimineren. Je kunt het risico op kostbare menselijke fouten verminderen en van je maandafsluiting een soepel, veilig proces maken dat slechts een dag of twee in beslag neemt.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het afsluiten van de maand

Het afsluitproces aan het einde van de maand kan, net als veel van de essentiële processen in uw organisatie, een inherente uitdaging zijn. Maar met de juiste instelling, de juiste tools en een beetje knowhow kunt u ze niet alleen omzeilen, maar ook elimineren.

Onnauwkeurige of onvolledige gegevens

Hoe groter uw organisatie, hoe meer gegevens u nodig hebt voor het afsluitproces aan het einde van de maand. Die gegevens kunnen uit tientallen verschillende bronnen komen, van eigen tools tot spreadsheets en zelfs handmatig ingevoerde facturen. Je team moet vaak op zoek naar ontbrekende gegevens, dubieuze cijfers dubbelchecken en contact opnemen met betrokken afdelingen.

Gebrek aan standaardisatie

Je kunt er niet van uitgaan dat je standaardisatie zult vinden in de manier waarop valuta worden behandeld, hoe veelvoorkomende processen worden uitgevoerd of zelfs hoe inkomsten worden geregistreerd. Het kan zijn dat je team een manier moet vinden om ongelijksoortige gegevens en processen samen te brengen.

Ongedefinieerde processen en taakbeheer

Het afsluitproces aan het einde van de maand kan een essentieel, terugkerend proces zijn, maar in sommige organisaties kan het gewoon een dolle race naar het einde zijn. Iedereen probeert alles zo snel mogelijk af te ronden en zo min mogelijk fouten te maken, en dan sluiten ze de boeken tot de volgende maand. Financiële teams erven vaak een dergelijk proces en het kan als een enorme onderneming aanvoelen om het te veranderen in iets dat naadlozer werkt.

Verschillen tussen cijfers

Financiële reconciliatie - transacties controleren op discrepanties - is een belangrijk onderdeel van de maandafsluiting. Immers, als je gegevens krijgt van zoveel bronnen en zoveel afdelingen, krijg je onvermijdelijk tegenstrijdige cijfers. Je teams zullen deze cijfers moeten onderzoeken om de onderste steen boven te krijgen.

Slechte communicatie

Hoewel communicatie tussen afdelingen misschien niet meer zo moeilijk is als vroeger, toen je naar een ander deel van het gebouw liep om wat face-time met een directeur te hebben, kan het nog steeds lastig zijn. E-mails kunnen onbeantwoord blijven en zoomgesprekken kunnen moeilijk in te plannen zijn. Antwoorden krijgen op belangrijke vragen kan uiteindelijk net zo moeilijk zijn als het verzamelen van de gegevens waarover je vragen moet stellen.

Vertragingen door fouten, aanpassingen of herclassificaties

Het afsluitproces aan het einde van de maand is tijdgevoelig, maar de gegevens die verzameld moeten worden zijn niet altijd op tijd. Vertragingen kunnen leiden tot een onfortuinlijke "hurry-up-and-wait"-situatie waarin je team koortsachtig werkt om zoveel mogelijk van de boeken af te sluiten als ze kunnen, alleen om een rekening te laten blijven hangen terwijl ze wachten op de relevante cijfers.

Veelgestelde vragen over het afsluitproces aan het einde van de maand

Hier zijn enkele van de meest voorkomende vragen die financiële managers hebben over de maandafsluiting.

Hoe lang moet het duren om de boeken af te sluiten?

De werkelijke tijd die nodig is om de boeken af te sluiten kan sterk variëren, afhankelijk van de rekeningen die je moet afsluiten, de grootte van je organisatie en de grootte van je team. Over het algemeen zou het afsluiten van de maand echter niet langer dan 10 dagen mogen duren.

Hoe sluit ik de boeken sneller af?

De beste manier om sneller af te sluiten is met de juiste tools. Hoewel je altijd kunt proberen manieren te vinden om je team sneller te laten werken, is het gebruik van software die zoveel mogelijk van het proces automatiseert - met behoud van nauwkeurigheid - essentieel.

Wat is de juiste volgorde voor het afsluiten van rekeningen?

Dit is hoe je prioriteit moet geven aan je rekeningen voor de maandafsluiting:

1. Inkomstenrekeningen afsluiten.
2. Onkostenrekeningen afsluiten.
3. Samenvattende inkomstenrekeningen afsluiten.
4. Rekeningen voor dividenden of opnames afsluiten.

Welke rapporten moet ik aan het einde van de maand uitvoeren?

Hoewel elke organisatie haar eigen eisen heeft voor maandrapportages, zijn hier enkele van de meest voorkomende opties:

• Inkomstenoverzichten
• Balansen
• Kasstroomoverzichten
• Verouderde debiteuren
• Verouderingsrapporten crediteuren
• Inventarisrapport
• Rapport budget vs. realisatie
• Rapport belastingverplichtingen

Conclusie: Sneller de boeken sluiten met financiële software

Maandafsluiting is voor veel organisaties een moeizaam proces, maar dat zou het niet hoeven zijn. Met het juiste platform kunt u uren handmatig werk elimineren, de risico's van menselijke fouten verminderen en zelfs mogelijkheden vinden om uw proces te optimaliseren.

Als het aankomt op financieel prestatiebeheer, is Prophix je beste optie.

Prophix is een volledig geïntegreerd financieel prestatieplatform voor alle behoeften van je financiële team. Stroomlijn activiteiten, optimaliseer processen en maak van uw maandafsluiting een fluitje van een cent.

Bekijk de demo en zie hoe u uw boeken sneller kunt afsluiten met Prophix.