De what-if-analyse: hoe wordt het gedaan en wat zijn de voordelen?

De term "wat als" kan onmiddellijk gevoelens van angst en vrees oproepen. Dit is niet ongebruikelijk, want het is een natuurlijke menselijke reactie om het comfort van voorspelbaarheid te verkiezen boven de vaagheid van onzekerheid. Het ligt in onze aard om onze dag, week en jaar te plannen op basis van de gegevens die voor ons beschikbaar zijn. Maar wat-als-analyse is een krachtig hulpmiddel om angst en vrees weg te nemen en je bedrijf voor te bereiden op de onvoorspelbaarheid van gewoon zakendoen.

Wat is een what-if analyse?

Een what-if-analyse is een hulpmiddel voor strategische planning waarmee bedrijven verschillende scenario's kunnen modelleren en de mogelijke gevolgen ervan kunnen begrijpen. Hierbij worden bepaalde variabelen binnen een model veranderd om te zien hoe die veranderingen de uitkomst zouden beïnvloeden. Dit is vooral nuttig in tijden van onzekerheid, omdat het bedrijven helpt zich voor te bereiden op een reeks mogelijke uitkomsten en beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

Het verschil tussen scenarioplanning en what-if-analyse

Scenarioplanning is een specifiek type what-if analyse, waarbij meerdere factoren worden gebruikt om alternatieve scenario's te creëren voor analyse. Vergelijk dit met gevoeligheidsanalyse, een ander type what-if analyse, die zich richt op de onzekerheid die een enkele factor kan creëren. Je kunt je bijvoorbeeld concentreren op het verloop van werknemers en een what-if analyse maken die een toename van 50% in het verloop simuleert om te bepalen welke impact dit zou hebben op andere aspecten van het bedrijf.

Omgekeerd kun je met scenarioplanning meerdere factoren combineren in een mogelijk uitgebreide simulatie van de realiteit waar je bedrijf mee te maken heeft. Wat gebeurt er als de consumentenbestedingen met 25% dalen en de productinkomsten met 15%? Heb je de middelen om de hoofdoorzaak te achterhalen en op te lossen? Zijn je budgetten flexibel genoeg om je aan te passen aan zulke grote veranderingen? Of de verkoop nu hoog- of laagconjunctuur is, financiële leiders moeten teruggaan en hun prognoses herzien om de impact op de cashflow en winstgevendheid te beoordelen en corrigerende strategieën op te stellen.

Hoe een what-if analyse uitvoeren

Een goed uitgevoerde what-if analyse kan je organisatie cruciale inzichten geven die leiden tot een flexibelere bedrijfsstrategie, betere reacties op plotselinge veranderingen en een over het algemeen robuuster bedrijf. Hier volgt een snelle stap-voor-stap handleiding voor het uitvoeren van een what-if analyse.

Stap 1: Identificeer factoren en trends waarop u wilt testen

Dit lijkt misschien een voor de hand liggende stap, maar het kan makkelijker gezegd dan gedaan zijn. Er zijn zoveel factoren die het resultaat van je bedrijf kunnen beïnvloeden dat het moeilijk is om te weten waar je moet beginnen. Zelfs als je een gevoeligheidsanalyse uitvoert, moet je één factor kiezen om op te testen en alle afhankelijkheden binnen de organisatie identificeren. In deze stap moet je ook letten op externe trends waar je op wilt testen, zowel trends die specifiek zijn voor jouw branche als voor bredere markten.

Je raadpleegt best leiders die je inzicht kunnen geven in de factoren die in je what-if analyse aan bod moeten komen. Anders moet u mogelijk honderden factoren uitpluizen.

Stap 2: Bepaal je basisplan en -strategie

Voordat je de what-ifs kunt analyseren, heb je een basislijn nodig om ze mee te vergelijken. Dit betekent dat je informatie moet verzamelen over je algemene bedrijfsstrategie en alle factoren die je wilt wijzigen voor je analyse, zoals het aantal werknemers, omzet en inventaris. Het verzamelen van deze gegevens kan tijd kosten en er kunnen meerdere teams bij betrokken zijn, dus houd hier rekening mee in je tijdlijn.

Stap 3: Prioriteer potentiële wat-als

Nu je je basislijn en de factoren die je wilt analyseren hebt, wil je ze prioriteren. Naarmate je dieper in de planningsfasen van je what-if analyse komt, kan het zijn dat je nieuwe gegevens of inzichten tegenkomt die de factoren die je hebt geschetst minder relevant maken voor je analyse. Om dit te voorkomen, zul je zowel kwalitatieve als kwantitatieve benaderingen willen gebruiken om prioriteiten te stellen en misschien zelfs een aantal van de factoren die je in de eerste stap hebt geschetst te elimineren. Vragen die je jezelf kunt stellen om dit te doen zijn onder andere:

• Hoe waarschijnlijk is het dat deze factor zal veranderen binnen de tijdlijn waar mijn analyse rekening mee houdt?
• Is er een andere factor die de hypothetische situatie waarvoor ik test beter weergeeft?
• Hebben leiders aangegeven dat deze specifieke factor belangrijk is?
• Wat probeer ik te bereiken met het analyseren van deze factor?
• Zijn er analyses uit het verleden die de factorkeuze kunnen ondersteunen?

Stap 4: Scenario- of gevoeligheidsanalyse opstellen

Nu je de factoren hebt geprioriteerd, ben je klaar om de belangrijkste onderdelen van je analyse op te bouwen. De exacte stappen die u neemt om dit te doen variëren, afhankelijk van de tools die u gebruikt en of u een scenario- of gevoeligheidsanalyse uitvoert. Over het algemeen zul je echter het volgende willen doen.

Scenarioanalyse

• Combineer de factoren die je hebt geïdentificeerd voor analyse in een scenario dat in een paar zinnen kan worden samengevat. Dit zorgt ervoor dat je een samenhangend scenario hebt opgesteld, terwijl je het doel van je analyse gemakkelijk kunt communiceren met iedereen die geïnformeerd moet worden.
• Zorg voor een manier om de impact van je scenario's op bedrijfskritische variabelen te simuleren en bij te houden. Dit kan met de ingebouwde functies van het spreadsheetprogramma van je keuze, maar financiële plannings- en analysesoftware (FP&A) is hier meestal het meest geschikt voor.
• Houd rekening met mogelijke fouten of scheve resultaten, of die nu het gevolg zijn van je methodologie, onverwachte afhankelijkheden of zelfs van de tools die je gebruikt.

Gevoeligheidsanalyse

• Identificeer alle variabelen die beïnvloed kunnen worden door de enkele factor die je analyse zal evalueren.

• Bedenk een manier om de impact van die ene factor op de rest van het bedrijf te simuleren. Dit houdt in dat je een netwerk van afhankelijkheden in kaart moet brengen.
• Plan hoe je de resultaten van je analyse bekijkt om mogelijke fouten aan het licht te brengen.

Stap 5: Voer uw analyse uit

Er zijn zoveel manieren om een what-if analyse uit te voeren, houd deze best practices in gedachten als je je analyse uitvoert.

• Houd rekening met vooroordelen: vooroordelen hebben invloed op elk proces, dus ook op what-if-analyses. Een vooroordeel kan voortkomen uit vrijwel elke bron, inclusief de branche waarin je je bevindt, hoe de zaken er de afgelopen kwartalen voor stonden en zelfs de samenstelling van het team dat de analyse uitvoert. Deze vooroordelen kunnen ervoor zorgen dat je de invloed van bepaalde factoren overschat of per ongeluk belangrijke afhankelijkheden negeert.
  
• Vertrouw op expertise: Net als bij veel andere processen die veel middelen vereisen, is het verleidelijk om de what-if analyse over te laten aan mensen met minder ervaring. Zelfs als het argument kan worden aangevoerd voor kostenbesparingen, is er een expertiseniveau vereist voor what-if analyses.
  
• Leg niet meer nadruk op meer waarschijnlijke uitkomsten: Als je de factoren in je analyse alleen prioriteert op basis van hoe waarschijnlijk het is dat ze zich voordoen, zul je ze waarschijnlijk meer benadrukken in je analyse. Dit kan uw resultaten vertekenen en ervoor zorgen dat u waardevolle inzichten mist. Onthoud dat de meest onwaarschijnlijke gebeurtenissen enkele van de meest verwoestende kunnen zijn.
  
• Wat-als analyse is een continu proces: Je what-if analyse kan zelden een eenmalig proces zijn. Om je organisatie echt wendbaar te houden, moet je regelmatig mogelijke scenario's voorspellen en analyseren. Zorg ervoor dat je proces herhaalbaar is en streef ernaar om het bij elke iteratie te verbeteren.

Stap 6: Beoordeel de resultaten

Zodra je je what-if analyse hebt uitgevoerd, is het belangrijk om je bevindingen te beoordelen en ze om te zetten in bruikbare inzichten en rapporten. Op die manier kunnen bedrijfsleiders in de hele organisatie het beste halen uit uw resultaten. Zorg voor een plan om je gegevens om te zetten in iets dat gemakkelijk kan worden geconsumeerd of gepresenteerd om de impact te maximaliseren.

Hoe FP&A software gebruiken voor wat-als analyse

Organisaties van alle groottes gebruiken what-if analyses om de flexibiliteit van hun bedrijfsstrategie te evalueren en plannen op te stellen om op potentiële scenario's te reageren. De tools die hiervoor gebruikt worden, variëren sterk. Veel bedrijven gebruiken nog steeds spreadsheets en veel handmatig werk om hun what-if analyse op te stellen en uit te voeren.

Hoewel Excel ingebouwde what-if analyse tools heeft die dit iets gemakkelijker kunnen maken, vermijden de meeste getrainde scenarioplanners het gebruik van spreadsheets in hun werk. Welke tools gebruiken ze dan wel?

Meestal gebruiken ze FP&A-platforms zoals Prophix.

Als het gaat om scenarioplanning en what-if analyses is er geen betere tool dan Prophix. Door gegevens uit uw hele organisatie te halen, kan Prophix dynamische dashboards maken waarmee gebruikers van elk vaardigheidsniveau scenario's kunnen maken en simuleren zonder veel handmatig werk zoals bij andere methoden.

Wat zijn de voordelen van een what-if analyse?

Een goed uitgevoerde what-if analyse heeft aanzienlijke voordelen voor uw organisatie en zou een belangrijk onderdeel van uw prognoses moeten zijn. Enkele van deze voordelen zijn

Bedrijfsflexibiliteit

Hoe gemakkelijk kan uw organisatie omschakelen als reactie op een belangrijke verandering in de markt? Eén die het potentieel heeft om uw inkomsten te verlagen en uw bedrijfskosten te verhogen? Een what-if analyse is een van de beste manieren om dit te testen en de algehele wendbaarheid te vergroten.

Beter reageren op verandering

Wendbaarheid beschrijft hoe snel en gemakkelijk je organisatie belangrijke veranderingen in de strategie kan doorvoeren, maar wendbaarheid alleen houdt geen rekening met de werkelijke gevolgen van die veranderingen. Met een what-if analyse kun je wendbaarheid koppelen aan betere besluitvorming.

Beperking van variantie

Door je te richten op de vele potentiële eventualiteiten van je bedrijf, kun je beter rekening houden met factoren die variantie zouden creëren in je belangrijkste succescijfers.

Veerkracht

Door potentiële scenario's te voorspellen en te analyseren, kunt u leren hoe u de zwakke punten van uw organisatie kunt versterken. Hierdoor kunt u veerkrachtiger reageren op belangrijke verschuivingen in de markt.

Samengevat gaat what-if analyse over het bedenken en implementeren van ideeën en doelen waarmee je kunt concurreren en winnen in de markt. Maar het gebruik van gedateerde technieken kan de doeltreffendheid ervan verminderen. Laat oude gewoonten uit het verleden uw organisatie en haar aanleg om te veranderen niet afremmen. Een Financial Performance Platform, zoals Prophix, biedt het kantoor van de CFO de tools om hypernauwkeurig te zijn, zich ultraaan te passen en dramatische prestaties te leveren. In een snel evoluerende omgeving streven financiële leiders naar een concurrentievoordeel in een wereld van big data en toenemende complexiteit.