De uitgebreide gids voor financieel prestatiebeheer

Als de prestatie van een medewerker is hoe goed hij zijn vaardigheden en kennis gebruikt om de doelen van uw organisatie te bereiken, dan is de financiële prestatie hoe uw organisatie hetzelfde doet met haar financiële activa.

Het optimaliseren van die prestaties - een praktijk die bekend staat als financieel prestatiebeheer - is essentieel voor het succes van uw organisatie. Want hoeveel inkomsten een bedrijf ook genereert, het zal niet ver komen als de uitgaven die inkomsten overtreffen als gevolg van inefficiënties en een verkeerde strategie.

In deze gids voor financieel prestatiebeheer vindt u:

• Een definitie van financieel prestatiebeheer

• De 4 elementen van financieel prestatiebeheer

• 7 essentiële onderdelen van effectief financieel prestatiemanagement

• 4 voordelen van financieel prestatiemanagement

Wat is financieel prestatiebeheer (FPM)?

Financial performance management (FPM) is een strategische aanpak waarbij verschillende processen en tools worden gebruikt om de financiële prestaties van een organisatie op te volgen, te meten en te beheren. Het heeft als doel de financiële middelen te optimaliseren en organisaties te helpen bij het bereiken van hun financiële doelstellingen. FPM is cruciaal bij het nemen van geïnformeerde beslissingen, het verbeteren van de efficiëntie en het stimuleren van bedrijfsgroei.

Het kantoor van de CFO kan dit doen door processen zoals reconciliatie van rekeningen, financiële consolidatie of financiële afsluiting te verbeteren, doorlopende prognoses te implementeren of door financiële workflows te automatiseren met software voor financiële prestaties.

Degenen die FPM in hun organisatie willen verbeteren, hebben meestal te maken met processen die afhankelijk zijn van een enorme hoeveelheid handmatig werk, een gebrek aan moderne hulpmiddelen en een afhankelijkheid van spreadsheets en vergelijkbare gedateerde methoden.

Wat is software voor financieel prestatiebeheer (FPM)?

Financial performance management software - zoals Prophix One - centraliseertde essentiële processen van het Office of the CFO en biedt tools om ze te standaardiseren, optimaliseren en automatiseren. Met deze platforms kunnen financiële professionals naadloos samenwerken aan hun werk, terwijl ze alle financiële gegevens die ze nodig hebben binnen handbereik hebben. FPM-software integreert van nature met andere bedrijfssystemen, zoals enterprise resource planning (ERP), project management (PM), customer relationship management (CRM) en human resources information (HRIS) platforms om alle essentiële gegevens op één plek te bewaren.

Prophix One is slechts één voorbeeld van een financieel prestatiebeheerplatform dat de manier verandert waarop het kantoor van de CFO financiële processen beheert. Klanten van Prophix One hebben hun budgetteringstijd met 50% teruggebracht, duizenden uren bespaard door automatisering en nog veel meer.

Financieel prestatiebeheer (FPM) vs. enterprise performance management (EPM)

EPM, dat zowel naar financiële processen als naar software kan verwijzen, is vooral gericht op bedrijfsorganisaties. Enterprise organisaties worden meestal gedefinieerd als bedrijven met meer dan 250 werknemers die op internationale schaal opereren met zeer gespecialiseerde afdelingen.

FPM daarentegen is specifiek ontwikkeld om bedrijven van alle groottes, inclusief ondernemingen, te ondersteunen en omvat een breder scala aan processen, waaronder zowel financiële als boekhoudkundige functies.

Een ander verschil is dat FPM zich vooral richt op de financiële aspecten van prestaties voor financiële teams, terwijl EPM vaak kan worden uitgebreid naar verkoop, human resources, marketing en meer. En hoewel FPM zich voornamelijk richt op financiën, zijn veel leveranciers begonnen met het uitbreiden van hun use cases naar een breder scala aan operationele processen.

FPM onderscheidt zich door zijn flexibiliteit, implementatiegemak en potentiële kostenvoordelen, vooral voor kleine tot middelgrote ondernemingen. Met de toevoeging van geavanceerde analysemogelijkheden, kunstmatige intelligentie en machine learning positioneert FPM zichzelf in de voorhoede van de innovatie, klaar om datagestuurde besluitvorming in een verscheidenheid aan bedrijfscontexten mogelijk te maken.

Als het gaat om het kiezen van de beste oplossing voor jou, moet je in het algemeen een oplossing kiezen op basis van je specifieke organisatorische behoeften in plaats van strikt op basis van definities. Houd rekening met de omvang van uw activiteiten, de complexiteit van uw bedrijfsprocessen en uw strategische ambities. Voor wie op zoek is naar een oplossing die niet alleen voldoet aan de huidige eisen op het gebied van financieel beheer, maar ook flexibel en vooruitziend anticipeert op toekomstige uitdagingen, is FPM een overtuigende keuze.

Wat zijn de 4 elementen van financieel prestatiebeheer?

Hoe je ook probeert om de manier waarop je organisatie haar financiële middelen gebruikt te verbeteren, je team zal meestal met deze vier elementen van FPM te maken krijgen:

• Planning: Voor je iets onderneemt, moet je een plan maken. Dit houdt prognoses, het stellen van doelen en budgettering in.
• Monitoring: Met tools zoals Prophix One kan het CFO Office de financiën van de organisatie dynamisch en live monitoren. Zelfs als je alleen spreadsheets en handmatige gegevensinvoer gebruikt, is het essentieel om te controleren hoe je processen je plannen beïnvloeden.
• Rapportage: Organisaties van enige omvang kunnen tientallen belanghebbenden hebben die betrokken zijn bij elk financieel proces. Daarom is financiële rapportering over de impact van financieel prestatiebeheer essentieel, en een tool die dit automatisch voor je doet, zoals Prophix One, is essentieel.
• Verbeteren: Elk financieel proces produceert een ton aan gegevens. Die gegevens leveren rapporten op en je kunt die rapporten gebruiken om inefficiënties in die processen te vinden die je na verloop van tijd kunt gladstrijken. Hoe soepeler uw processen, hoe beter uw resultaat.

Essentiële onderdelen van effectieve FPM

Financieel prestatiebeheer is een complexe praktijk vol onderling verbonden onderdelen. Software zoals Prophix One is essentieel om ze allemaal samen te brengen, zodat je je kunt concentreren op strategische doelstellingen die de groei van je bedrijf stimuleren.

Hier zijn zeven van deze essentiële onderdelen.

Financiële overzichten

Jaarrekeningen vertellen een belangrijk deel van het verhaal als het gaat om de financiën van je organisatie. Winst- en verliesrekeningen, balansen, kasstroomoverzichten en meer zijn betrokken bij FPM. Het is cruciaal om deze overzichten snel en nauwkeurig te kunnen produceren.

Essentiële prestatie-indicatoren

Key performance indicators (of KPI's) stellen het CFO Office in staat om wat anders een overweldigende stroom gegevens zou zijn, om te zetten in een duidelijke weergave van de financiële gezondheid van de organisatie. Het zijn specifieke statistieken, zoals winstmarge, omzet per werknemer of omzetgroei, die worden gebruikt om je financiën nauwkeurig bij te houden.

Budgettering en prognoses

Budgettering is essentieel voor het beperken van de kosten, terwijl prognoses ervoor zorgen dat je je financiële middelen zo verstandig mogelijk gebruikt. Beide processen kunnen zeer tijdrovend zijn en veel middelen vergen. Daarom maken veel organisaties gebruik van FPM-platforms zoals Prophix One.

Consolidatie van gegevens

Organisaties produceren door hun dagelijkse werkzaamheden enorme hoeveelheden gegevens op meerdere platforms. Een goede FPM is afhankelijk van een manier om die gegevens te consolideren - het liefstin één platform - zodat leiders, technische gebruikers en andere experts allemaal naar dezelfde gegevens kunnen kijken.

Risicobeheer

Risicomanagement omvat het voorspellen van potentiële risico's die voortkomen uit een specifieke actie, proces of initiatief en het vinden van manieren om de impact ervan te beperken. Dat kan betekenen dat er specifieke strategieën moeten worden bedacht om ze tegen te gaan of dat oorspronkelijke plannen moeten worden gewijzigd om ze helemaal te vermijden.

Prestatieanalyse

De sleutel tot financieel prestatiebeheer is een regelmatige beoordeling van hoe de financiën van je organisatie verbeteren - of niet - door je inspanningen. Dit houdt in dat je regelmatig rapporteert, verschillende belanghebbenden ontmoet en gegevens bekijkt.

Voortdurende controle

Een financieel prestatieplatform, zoals Prophix One, controleert automatisch financiële gegevens met dynamische dashboards en geautomatiseerde rapporten. Of je nu toegang hebt tot een van deze tools of niet, FPM houdt in dat je continu de financiële KPI's en de verschillende initiatieven van het kantoor van de CFO in de gaten houdt om te zien hoe ze je bottom line beïnvloeden.

Belangrijkste voordelen van financieel prestatiebeheer

FPM gaat gepaard met een grondige herziening van veel financiële processen, maar de resultaten wegen ruimschoots op tegen de investering. Hier zijn vier van de meest relevante voordelen van FPM.

• Verbeterde besluitvorming: FPM houdt in dat financiële gegevens worden omgezet in rapporten die leiders kunnen gebruiken om beter geïnformeerde beslissingen te nemen.

• Verbeterde operationele efficiëntie: Met FPM kan je organisatie de manier waarop ze financiële middelen gebruiken optimaliseren, waardoor inefficiënties worden geëlimineerd.

• Betere afstemming van financiële strategieën op bedrijfsdoelstellingen: Een top-down FPM-proces stemt financiële strategieën in de hele organisatie op natuurlijke wijze af op doelen op topniveau.

• Financiële compliance: Organisaties compliant houden is een complex proces, maar betere financiële gegevens en soepelere processen maken dit eenvoudiger.

Hoe uw financieel prestatiebeheer optimaliseren

Met financieel prestatiebeheer kunnen organisaties hun financiële activa optimaal benutten, kosten verlagen en hun winstmarge vergroten. Door betere rapportage, continue monitoring en het volgen van essentiële KPI's kan het Office of the CFO essentiële financiële gegevens binnen handbereik van elk team brengen, waardoor de afstemming tussen hun initiatieven en de doelen op topniveau verbetert.

Deze processen worden eenvoudiger met een volledig geïntegreerd platform voor financieel prestatiebeheer zoals Prophix One, dat automatisch de gegevens consolideert die je nodig hebt voor dit essentiële proces.