De kloven overbruggen: 5 manieren om meer samen te werken aan krachtige plannen

budgetteringOverbrugde kloven die samenwerking in de weg staan

Financiële afdelingen weten hoe belangrijk het is dat planning een samenwerkingsproces is. Om de beste plannen te kunnen maken, moeten immers alle afdelingen, divisies, bedrijfsonderdelen en/of locaties op tijd nauwkeurige en volledige gegevens verzamelen.

Wanneer het echter tijd is om budgetten of prognoses op te stellen, worden de verzoeken van de financiële afdeling om inzichten en gegevens van andere bedrijfsafdelingen beantwoord met aarzeling, vertraging of stilzwijgen.

Finance executives van over de hele wereld implementeren procesautomatiseringstechnieken om deze uitdaging aan te gaan, maar ze hebben met mij de vijf belangrijkste redenen gedeeld waarom het niveau van deelname en samenwerking in planningsprocessen lager is dan nodig om uitstekende planningsresultaten te garanderen.

Reden #1 - Een kenniskloof. Elke dag wordt het ingewikkelder voor professionals om bedrijfsgegevens te verzamelen, te doorzoeken en te begrijpen. Sterker nog, de introductie van elk nieuw product, nieuwe divisie, nieuwe medewerker, nieuwe wet of nieuw proces gaat gepaard met een eigen voorraad aan gerelateerde financiële en niet-financiële gegevens. Deze tsunami aan gegevens maakt het steeds moeilijker voor professionals - in elke hoek van een organisatie - om te weten welke informatie moet worden verstrekt tijdens budgetterings-, prognose- en planningsprocessen.

De oplossing: Omdat financiële gegevens de kern vormen van elke succesvolle organisatie, moeten leiders van elk bedrijf middelen inzetten om hun financiële professionals te helpen de groeiende hoeveelheid gegevens te benutten. Dat betekent dat ze moeten zorgen voor de tools en training waarmee ze de gegevens gemakkelijk kunnen verzamelen, uitpluizen en praktische en bruikbare aanbevelingen kunnen ontwikkelen.

Reden #2 - Een proceskloof. Alle afdelingen binnen groeiende en ambitieuze bedrijven worstelen met de vraag hoe ze hun financiële en niet-financiële gegevens het beste kunnen delen. Wat wordt er gedeeld? Wanneer? En als je ze deelt, hoe blijven ze dan veilig? Afdelingsleiders geven om hun gegevens. Wanneer de processen voor het delen van gegevens twijfelachtig of omslachtig zijn, is het logisch dat de frequentie en het soort samenwerking drastisch afneemt.

De oplossing: Leiders in de financiële sector moeten het voortouw nemen en buiten hun bedrijf kijken. Ze moeten contact opnemen met collega's in de sector om manieren te vinden om de automatisering van werkprocessen en gegevens te verbeteren. Door dergelijke initiatieven te introduceren en te promoten, vergroot de financiële afdeling het vertrouwen in zowel de samenwerking als de planningsprocessen.

Reden #3 - Een cultuurkloof. Laten we eerlijk zijn: het is altijd een beetje eng om vast te zitten aan een reeks cijfers - hoeveel tijd en moeite er ook in het genereren ervan is gestoken. Wat als de cijfers onvolledig of onjuist zijn? De realiteit is dat de wereld zo snel verandert dat sommige cijfers onvermijdelijk een beperkte houdbaarheid hebben. Hoewel afdelingsleiders zoveel mogelijk context bieden, realiseren ze zich ook dat ze verantwoordelijk zullen worden gehouden voor de cijfers die ze indienen. Dit leidt tot terughoudendheid bij het indienen of genereren van cijfers als er weinig acceptatie is voor de manier waarop de veranderende aard van zaken de geldigheid van cijfers zal beïnvloeden.

De oplossing: U kunt uw cultuur aanpassen op een manier die uw afdelingen aanmoedigt om hun gegevens/plannen te verstrekken door enkele van deze kritische vragen te stellen: "Begrijpen we waarom sommige van onze KPI's dramatisch fluctueren?" "In hoeverre erkennen of bestraffen we de variatie in de cijfers/aanbevelingen die voortkomen uit onze afdelingsleiders?", "Houden we vast aan de cijfers met uitsluiting van de context waarin ze zijn opgesteld?", en "Bewapenen we de financiële afdeling met de hulpmiddelen die hen helpen de cijfers beter te begrijpen?"

Reden #4 - Een waardekloof. Begrijpen de leiders van uw afdeling echt de relatie tussen de cijfers die ze leveren aan de financiële afdeling en hoe die informatie wordt vertaald in bruikbare aanbevelingen? In snelgroeiende bedrijven moet deze 'brug' worden gebouwd en voortdurend worden versterkt.

De oplossing: Finance moet tijd vrijmaken om met elke afdelingsleider samen te werken en uit te leggen/te versterken hoe hun cijfers van invloed zijn op hun eigen gebieden en de algehele financiële/strategische gezondheid van het bedrijf. Tegelijkertijd moet het senior management samenwerking modelleren zodat alle afdelingen zien dat het een belangrijke manier van handelen is.

Reden #5: - Een politieke kloof. Omdat de resultaten van budgettering, voorspelling en planning ertoe leiden dat een bedrijf zijn middelen concentreert op sommige afdelingen en/of initiatieven in plaats van op andere, worden de prioriteiten en projecten van sommige mensen uitgesteld of geannuleerd. Wanneer dit gebeurt, zullen mensen zich teleurgesteld voelen, waardoor ze het besluitvormingsproces en de gegevens waarop het is gebaseerd in vraag gaan stellen. Vooral degenen die geloven dat beslissingen 'persoonlijk' zijn in plaats van gebaseerd op zakelijke criteria, zullen veel minder geneigd zijn om mee te werken aan de planning.

De oplossing: Hoewel elk planningsproces kan worden verbeterd, kunt u wat kan worden opgevat als politieke vooringenomenheid drastisch verminderen door tools en processen te introduceren die mensen actief betrekken bij het planningsproces. Door een helder licht te laten schijnen op hoe de cijfers van een afdeling de projecten (en de algemene plannen van het bedrijf) vormgeven, neemt de bereidheid om samen te werken toe.

Corporate Performance Management (CPM) oplossingen - zoals Prophix - helpen je om de kloven te overbruggen die samenwerking in de weg staan. CPM-software houdt namelijk workflowprocessen bij, automatiseert meldingen en maakt efficiënte goedkeuringen van taken mogelijk. Door een sterke basis te leggen voor samenwerking tijdens het gehele planningsproces bereikt u betere budgetten, betere plannen en uiteindelijk betere resultaten.