De evolutie van budgettering (deel 2): Processen en technologieën

Paul Sharman | Darren Griffith Industrie-expert Paul Sharman en Prophix CFO Darren Griffith bespreken de evolutie van budgettering.

In deel 1 deelde Paul zijn mening over hoe het doel van budgettering is veranderd. In deze post denken Paul en Darren na over hoe het budgetteringsproces en de bijbehorende technologieën zijn geëvolueerd.

Darren Griffith (DG): Hoewel het Office of Finance blijft evolueren, zijn de fundamentele processen voor het creëren en beheren van budgetten al tientallen jaren constant. Een logische conclusie is dat de processen nog steeds relevant zijn. Wat zijn uw gedachten?

Paul Sharman (PS): Dat is inderdaad een redelijke conclusie. Het begrotingsproces is door de jaren heen opgebouwd om ervoor te zorgen dat er een uitgebreide reeks financiële projecties is voor het volgende jaar. De prognoses omvatten analyses van inkomsten, directe kosten, bedrijfskosten en overhead, afdelingskosten, winst, evenals balans- en kasstroomvereisten.

DG: Tijdens dit hele proces speelt het kantoor van Financiën een belangrijke rol. Maar wat spannend is, is dat het Finance Office snel aan het verschuiven is van het verzamelen van gegevens vanuit het hele bedrijf naar het omzetten van zakelijke statistieken en belangrijke zakelijke drijfveren in nauwkeurigere budgetten. De klanten van Prophix hebben hun rol vergeleken met die van een orkestleider. Denkt u dat dat juist is?

PS: Dat is precies de rol die het Office of Finance speelt. En het is vooral waar als bedrijven groeien - bijvoorbeeld door het uitbreiden van bedrijfslijnen, het lanceren van meer producten en het vestigen van kantoren op verschillende geografische locaties. Het is ook waar dat technologieën die de Office of Finance ondersteunen, samenwerking in het hele bedrijf mogelijk maken.

DG: Zoals u zegt, technologie, een belangrijke katalysator van procesverandering, evolueert zelf ook. In de afgelopen jaren zijn er drastische verbeteringen doorgevoerd in de software die voor het Office of Finance is ontwikkeld op het gebied van computersnelheid, capaciteit, betrouwbaarheid en beveiliging. Het resultaat: Excel, ooit de favoriete tool voor financiële professionals, wordt op grote schaal opnieuw bekeken. Wat vindt u ervan?

PS: Financiële professionals zijn altijd op zoek naar manieren om budgetteringsprocessen te verbeteren. Hoewel budgettering aanvankelijk een zeer handmatig proces was, begonnen financiële professionals deze te gebruiken zodra er technologieën opdoken om de efficiëntie te verbeteren. VisiCalc en Lotus 123 werden bijvoorbeeld veel gebruikt in de jaren '70 en '80. Toen elektronische spreadsheets opkwamen, werd het gebruik ervan uitgebreid. Toen in de jaren 90 elektronische spreadsheets beschikbaar kwamen, begonnen financiële professionals Excel te gebruiken.

Vooruitkijkend zal het budgetteringsproces fundamenteel hetzelfde blijven - en natuurlijk veel efficiënter worden - zolang budgetten relevant blijven voor de bedrijfsplanning en de controle- en rapportagevereisten. Je hebt echter gelijk. In de praktijk maken financiële professionals over de hele wereld gebruik van steeds krachtigere softwaretools om het proces beter te beheren.

Vanwege de toegenomen verwachtingen die aan hen worden gesteld, maken financiële professionals bovendien op grote schaal gebruik van technologieën die hen helpen efficiënter te werken terwijl ze informatie uit verschillende bronnen integreren, veel verder dan het grootboek. Dankzij deze technologische vooruitgang kunnen financiële professionals tijdrovende en vervelende taken automatiseren. Dat betekent dat het verzamelen, berekenen, analyseren en indienen van gegevens gebeurt in een fractie van de tijd die het vroeger kostte.

DG: Dit is een mooi voorbeeld van hoe technologie de grenzen van budgettering heeft verlegd - waardoor het budgetteringsproces zelf is geëvolueerd tot iets wat voorheen ondenkbaar was.

PS: Precies. In feite is er een nieuw budgetteringssysteem ontstaan - een Integrated Financial Planning (IFP) systeem. Dat systeem stelt financiële professionals in staat om gegevens uit bedrijfssystemen te halen, zoals relatiebeheer/verkoop, orderverwerking, personeelsbeheer en grootboeken, om informatie over de zakelijke drijfveren vast te leggen die essentieel is voor het opstellen van budgetten. Een IFP-systeem maakt ook de automatisering van tijdige prognoses en what-if analyses mogelijk.

Dit is de toekomst van budgettering; het spannende is dat deze toekomst vandaag al bestaat. Door de huidige automatiseringstechnologieën toe te passen, ontwikkelen financiële professionals het budgetteringsproces actief ten goede.

In volgende blogs zullen Darren en Paul verder ingaan op hoe budgettering is geëvolueerd.