De evolutie van budgettering (deel 1)

De bekende industrie-expert Paul Sharman bespreekt samen met Prophix de evolutie van budgettering. In deze blog denkt Paul na over hoe het doel van budgetten en budgettering is veranderd.

Prophix: Omdat Prophix Finance professionals helpt bij het optimaliseren van budgetteringsprocessen, is het van cruciaal belang om goed te begrijpen hoe budgetten worden gebruikt. Natuurlijk hebben budgetten al eeuwenlang verschillende vormen aangenomen. Wat was het oorspronkelijke doel van budgetten?

Paul Sharman (PS): Budgetten waren oorspronkelijk bedoeld om verwachtingen te managen - specifiek over hoe schaarse of eindige middelen zouden worden toegewezen gedurende een bepaalde tijdsperiode. Dat betekende dat duidelijk moest worden omschreven: (i) welke middelen zouden worden gebruikt; (ii) hoe middelen zouden worden ingezet; (iii) hoe succes zou worden gemeten; (iv) wie de middelen zou gebruiken; en (v) hoe degenen die verantwoordelijk waren voor het inzetten van middelen zouden worden gestimuleerd. Budgettering was erop gericht om deze kwesties tot in de jaren 1990 aan te pakken.

Prophix: Toen Prophix in de vroege jaren 1990 werd gelanceerd, was de fundamentele veronderstelling die aan de budgettering ten grondslag lag aan het verschuiven, weg van de oorspronkelijke bedoeling om bedrijfsmanagers verantwoordelijk te houden voor het verzekeren van voorspelbaarheid. De wereld werd veel dynamischer. De behoeften van financiële professionals om te anticiperen en te plannen op onvoorspelbaarheid zijn zeker veranderd. Wat zijn uw gedachten?

PS: Je hebt een belangrijk element geraakt: de wereld is veel minder voorspelbaar dan ooit. Als gevolg daarvan is de tijdshorizon waarover bedrijven moeten budgetteren ook veranderd. Dus terwijl het doel van budgettering niet drastisch is veranderd, is de context waarin budgetten bestaan drastisch veranderd. Bijvoorbeeld, beurswaarde en bedrijfswaardering zijn niet langer gerelateerd aan historische financiële prestaties, maar zijn gebaseerd op economische winst. En economische winst is uiteindelijk gebaseerd op verwachte toekomstige kasstromen verspreid over een aantal jaren in de toekomst - in vergelijking met het traditionele budget voor één jaar.

Prophix: Dat geeft aan waarom het voor financiële professionals van cruciaal belang is om een effectief evenwicht te vinden tussen kortetermijnbehoeften en langeretermijnstrategieën. Tegelijkertijd leidt de snelheid waarmee bedrijfsomstandigheden veranderen er ook toe dat financiële professionals moeten vertrouwen op tools en processen voor het ontwikkelen van robuuste budgetten die gemakkelijk uitvoerbaar zijn.

PS: Dat is zeker een deel van de nieuwe realiteit waarmee financiële leiders over de hele wereld worden geconfronteerd. Alleen al het tempo van technologische innovatie heeft geleid tot een omgeving waarin bedrijfsrisico's en bedrijfsvolatiliteit voortdurend toenemen. Als gevolg daarvan is een budgetplanningsperiode van één jaar te lang als een bedrijf wendbaar wil zijn en te kort als ze willen dat een budget een adequate tijdshorizon weerspiegelt voor het behalen van de gewenste economische winst. Dat betekent dat als budgetten een vitale rol willen blijven spelen bij het vormgeven van bedrijven, ze gecombineerd moeten worden met prognoses en 'wat als'-analyses die onmiddellijk bijgewerkt kunnen worden. Dat stelt besluitvormers in staat om risico's effectief te beperken en er tegelijkertijd voor te zorgen dat langetermijndoelen worden bereikt. En dat is uiteindelijk het nieuwe doel van budgettering.

In komende blogs zal Paul ingaan op hoe budgettering is geëvolueerd in termen van nadelen, resultaten, processen en technologieën.