De eerste dingen eerst: Belangrijkste investeringsprioriteiten voor financiële transformatie

Neem even de tijd om na te denken over alle handmatige processen die je elke dag uitvoert. Als dat er meer dan een paar zijn, ben je in goed gezelschap. We weten allemaal dat het tijd is om losgekoppelde spreadsheets en onnodige gegevensinvoer overboord te gooien, maar investeren in CPM-software kan moeilijk te verkopen zijn. Het kan lastig zijn om de goedkeuring van de C-suite te krijgen voor technologische investeringen. FP&A wordt soms gezien als niets meer dan een kostenpost die rapporteert en analyses maakt. Terwijl de "P" van planning over het hoofd wordt gezien. Maar we weten dat FP&A een drijvende kracht kan zijn voor het bedrijf, mits de juiste tools worden gegeven. Ongeacht deze wegversperringen is digitale transformatie (en slimme investeringen in technologie) de sleutel om gelijke tred te houden met steeds complexere en verschuivende markten, veranderingen in het gedrag van klanten, onvoorspelbare toeleveringsketens en nog veel meer. Hoewel er veel manieren zijn om de transformatie naar digitale processen te starten, kan het moeilijk zijn om te bepalen hoe je het meeste uit je technologiebudget kunt halen en kunt krijgen wat je nodig hebt. Om teams te helpen die willen investeren in CPM, hebben we deskundige analisten en consultants gevraagd: "Welk type technologieën moet de hoogste prioriteit krijgen binnen het budget van de financiële afdeling?" De volgende experts gaven hun advies over technologie en de toekomst van FP&A:

• Gary Boomer, aandeelhouder, visionair & strateeg, Boomer Consulting, Inc. Gary is een zeer invloedrijke consultant en expert op het gebied van strategische planning. Van klantontwikkeling tot compensatie, hij identificeert praktijken en beleidslijnen die vooruitgang in de hele accountancysector bevorderen.
• Richard B. Pototsky, voorzitter, Miami-CFO Richard is een doorgewinterde professional in FP&A die klanten al meer dan 25 jaar helpt om meer groei en winstgevendheid te bereiken.
• Janet Schijns, CEO, JS Group Janet is een voormalig C-Suite Fortune 500 executive met tientallen jaren ervaring in de high-tech industrie, variërend van Verizon tot Motorola tot Office Depot.

Cultuurverschuiving: FP&A als strategische investering

Met de juiste hulpmiddelen kunnen financiële afdelingen helpen bij het sturen van zakelijke beslissingen, het verbeteren van de winstgevendheid en het tijdig signaleren van onverwachte gebeurtenissen. Met name scenarioplanning is een waardevol hulpmiddel dat FP&A kan bieden als de gegevens en technologie beschikbaar zijn. Maar het kan een uitdaging zijn om over te stappen op een meer toekomstgericht paradigma. Zoals Boomer opmerkt: "De valkuil waar de meeste bedrijven, inclusief CPA-kantoren, in trappen met betrekking tot technologie-uitgaven is dat het grootste deel van hun budget gaat naar "het licht aanhouden": het onderhouden van de bestaande infrastructuur in plaats van innovatie om de productiviteit en de klantervaring te verbeteren. ... Innovatie en digitale transformatie veroorzaken verstoring en degenen die worden verstoord houden vaak niet van de verandering en verzetten zich ertegen. Daarom zijn bijscholing en externe procesevaluaties vaak nuttig." Deze reviews helpen de financiële afdeling bij het identificeren van wegversperringen en pijnpunten en bij het bepalen van de investeringsprioriteiten op het gebied van technologie. Boomer vervolgt: "De belangrijke vraag wordt; hoe kunnen we meer waarde toevoegen en de klantervaring verbeteren? Legacy in-house applicaties zorgen er vaak voor dat bedrijven in een duurder hybride model moeten werken." Boomer benadrukt een van de belangrijkste punten die financiële leiders kunnen gebruiken bij het opbouwen van een business case voor investeringen in technologie: De status quo is op termijn waarschijnlijk minder efficiënt en duurder dan nieuwe technologie zou zijn.

Technologie-investeringsprioriteiten

Zodra de beslissing is genomen om te investeren in nieuwe technologie, naar welke functionaliteit moet je team dan op zoek gaan? Richard B. Pototsky geeft een paar suggesties over waar te beginnen: "Organisaties die hun begrip van FinTech nog aan het uitbreiden zijn, moeten zich richten op het investeren in softwaresystemen die hen zullen helpen:

• beter te reageren en te anticiperen op veranderingen
• de bedrijfscontinuïteit te verbeteren
• repetitieve financiële processen te automatiseren
• budgettering, prognoses en financiële rapportage te stroomlijnen
• de kwaliteit van gegevens verbeteren."

Pototsky suggereert dat CPM-software een fundamentele technologie is: "Vooruitgang in Corporate Performance Management (CPM)-systemen stelt organisaties in staat om het water te testen en kleine veranderingen door te voeren op belangrijke gebieden in plaats van in één keer een complete revisie door te voeren," zegt hij, eraan toevoegend dat "snelle en relatief goedkope experimenten mogelijk zijn met de juiste technologie."

Drie CPM must-haves

Onze experts hebben een aantal kernfuncties geïdentificeerd die elke CPM-oplossing moet hebben, en de top drie bestaat uit:

1. Processen automatiseren
2. Gegevenskwaliteit verbeteren
3. Afdelingsfuncties stroomlijnen.

1. Processen automatiseren

Alle experts zijn het erover eens dat een van de belangrijkste functies van CPM-software het automatiseren van processen is. Alle financiële afdelingen hebben minstens een paar, en vaak veel, processen die handmatig worden uitgevoerd en die met de juiste tools geautomatiseerd kunnen worden. Bovendien kunnen processen aan elkaar worden gekoppeld met behulp van technologie, zodat veranderingen universeel kunnen worden doorgevoerd. Janet Schijns zegt: "...Ik zou kernfuncties zoals FP&A automatiseren om mijn team meer tijd te geven voor geavanceerde financiële planning en analyse." De juiste technologie kan worden gebruikt om fouten door handmatige gegevensinvoer te verminderen en tijd te besparen op rapportages die dagen of uren in beslag kunnen nemen. Een van de meest waardevolle aspecten van geautomatiseerde processen is dat veranderingen snel kunnen worden doorgevoerd en resultaten breed kunnen worden gedeeld. Agile FP&A teams die niet vastzitten aan alledaagse taken zijn beter in staat om te reageren op vragen en potentiële problemen te voorkomen.

2. Datakwaliteit verbeteren

Wat u ook doet, uw resultaten zijn slechts zo goed als uw gegevens. Investeringen in CPM-software moeten accurate en tijdige gegevensverzameling en -validatie omvatten. De gegevens moeten ook zo worden opgeslagen dat ze breed toegankelijk zijn en compatibel met alle FP&A-technologie. Schijns beschouwt datakwaliteit als prioriteit: "Ik zou beginnen met investeringen in data en analytics, ervoor zorgen dat ik de juiste gegevens vastlegde en in staat was om de gegevens te analyseren om learnings te creëren." Pototsky benadrukt het belang van real-time data: "Real-time financiële gegevens zijn cruciaal voor het beheren van de gezondheid van een bedrijf en het creëren van groeikansen. Deze upgrades en investeringen zullen bedrijven helpen om precies dat te doen." De juiste technologie kan gegevens van hoge kwaliteit centraliseren, valideren en onderhouden die eenvoudig kunnen worden ingevoerd in geautomatiseerde processen.

3. Processen stroomlijnen

Zodra je team tijd heeft vrijgemaakt met automatisering en verbeterde gegevensverzameling en -kwaliteit, is de volgende prioriteit het stroomlijnen van processen. Gecentraliseerde gegevens die worden ingevoerd in uw CPM-software kunnen processen voor budgettering, prognose, rapportage en nog veel meer stroomlijnen. Boomer wijst erop: "We zitten nu in de derde generatie van de cloud, die zorgt voor verbeterde integratie en bovenal de mogelijkheid om altijd en overal vandaan te werken." Pototsky voegt hieraan toe: "Technologie heeft ons voorzien van innovatieve tools die processen stroomlijnen en gedetailleerde, realtime financiële inzichten bieden." Gestroomlijnde processen besparen tijd en geld en ondersteunen waardevollere rapportages en analyses.

De onderste regel

Hoe je het ook bekijkt, investeren in betere technologie is goed voor het FP&A team en goed voor het bedrijf als geheel. Het geeft het FP&A team de mogelijkheid om zich te concentreren op projecten van een hoger niveau en vermindert de hoeveelheid tijd die besteed wordt aan routinematige, repetitieve taken. De overstap naar een robuuster datasysteem maakt datagestuurde besluitvorming mogelijk die richting kan geven aan het bedrijf. Onze experts zijn het er allemaal over eens dat het tijd is voor FP&A om mee te doen aan digitale transformatie. Lees voor meer informatie over slimme technologie-investeringen voor FP&A de gids Scenario Planning voor Finance.